名刺取り込みからメール送信が10倍速に！
「Zoho CRM Plus ×ChatGPT」で切り拓く、
超・業務効率化イノベーション

「Zoho CRM Plus を導入したことで、名刺の取り込みからメール送信までにかかる時間が以前の10分の１で済むようになりました」

ドットシンク株式会社 代表取締役
小野隆士氏

――はじめに、ドットシンク株式会社について教えてください。

小野氏：私たちドットシンク株式会社は、主に中小企業を中心としたお客様に対して、CRMなどのシステム導入やWEBマーケティング支援を手掛けるITコンサルティング会社として2023年の８月に創業しました。
具体的には、Zohoを中心としたCRMやSFA、マーケティングオートメーションの導入支援を行い、それを活用するための人材育成、特にインサイドセールスの構築支援などに力を入れています。また、最近ではAIを活用した売上アップや集客支援といった新しい取り組みにも積極的にチャレンジしているところです。
当社は企業理念として、「ともにツクル未来」を掲げています。このステートメントの根幹にあるのは、お客様に成功していただき、その成功の延長線上で弊社も成長していきたい…という思いです。社名の「.（ドット）」がつながりや広がりを意味するように、私たちも「Zohoとお客様」「ドットシンクとパートナー企業」といったように、つながりを広げ、そこから新しい価値を生み出していきたいと願っています。
現在、従業員は3名と小規模ですが、全員が自分やその家族を大切にできる環境づくりを目指しています。従業員がゆとりを持って働くことで、お客様により良いサービスを提供できるという考えです。

――今回、数あるITツールの中から、Zoho CRM Plus を選ばれた決め手はどのようなものだったのでしょうか？

小野氏：会社を一人で立ち上げた当初から「将来的に人を増やしていきたい」というビジョンがありました。そこで、まず考えたのが「情報の蓄積」です。どんな案件がどう進んでいるのかを一つずつ把握できる仕組みを作りたかったのです。
製品選びに際しては、HubspotやSalesforce、あるいはLarkといった製品にも触れてみましたが、それらはどれもスコープがやや狭いと感じました。“スコープが狭い”というのは、例えば「CRM、SFA、MAはできるけれど、それ以上の拡張性が足りない」といった部分です。
Zoho CRM Plus の場合は、CRMやマーケティングツールだけでなく、バックオフィス機能も含めた広範囲なサービスが提供されています。この拡張性がとても魅力的でした。
また、コストの面でもZoho CRM Plus は極めて優秀。当社はスタートアップですので、Salesforceのような高額なツールは現実的ではありませんでした。先々、社員が増えたとき、ライセンス料が掛け算のように増えるモデルではZoho 以外だと負担が大きすぎます。その点、Zohoはスケーラブルで、コストパフォーマンスに優れていると感じました。
もしもSalesforceがZoho CRM Plus より安かったら？と考えてみても、私はZoho CRM Plus を選んでいたと思います。

――Zoho CRM Plus にはCRMをはじめ、十数種類のツールが統合されています。中でも特に活用されているツールを教えてください。

小野氏：そうですね。たとえば、Zoho PageSenseはWebサイトを分析する際、ヒートマップやユーザー行動のレコーディング機能を活用することで、改善ポイントを視覚的に把握できるので重宝しています。実際にお客様に導入した際には、具体的な改善点が明確になり、大きな驚きとともにその効果を実感していただきました。
このZoho PageSenseのフォーム分析機能は、どのページやどの項目でユーザーが離脱しているか、どの部分で訂正が入っているかを簡単に把握できる点が大きな強み。Zoho製品以外のフォームであってもトラッキング可能な柔軟性は特筆すべき点です。
また、Zoho SalesIQは、個々の訪問者を追跡し、その行動データを活用することで、より具体的なマーケティングアプローチを可能にするところがいいですね。
一方、Zoho Socialに関しては、ChatGPTを活用して投稿文を作成し、その運用を試していますが、定期的な配信がスムーズに行える点が便利です。特にスロット機能を活用することで、スケジュールに柔軟性を持たせながら効率的に運用できるのが魅力的。現在、このツールをSNS運用のためにクライアント様向けにも活用しようと考えており、ライセンスの追加を検討しているところです。

――Zoho CRM Plus を導入することで、業務オペレーションや働き方にどのような変化がありましたか？

小野氏：まず、業務の効率化に加えて、データ活用の精度が大きく向上しました。
当社では名刺の取り込みをカードスキャナーで行っています。しかし、読み取り精度が良くないため、その情報をChatGPTと連携させて内容を読み取らせ、スコアリングを行っています。さらに、そのお客様がどの程度の見込み客であるか、またなぜそのスコアをつけたのかという理由も ChatGPT に考えさせてCRMに記録しています。これにより、データの分析が飛躍的に向上されましたし、今後さらに自動化を進めていける可能性も感じています。
また、企業情報やニーズ・課題感を深く分析し、AI スコアリングを行うことで、営業活動の精度が向上。ChatGPTを使ってデータのエンリッチメントや追加情報の取得が簡単になり、これまで手作業で行っていた部分を効率化できました。
これらに加えて、ChatGPTにWeb サイトを見に行かせるエージェント機能も試行錯誤しているところです。

――顧客情報管理においては、どのようなタブを活用されているのでしょうか？

小野氏：見込み客、連絡先、取引先、商談、そしてキャンペーンタブを主に利用しています。特にキャンペーンタブは、名刺交換などで出会った方々をスキャンして取り込む際に便利です。例えば、「12月例会」というキャンペーンを作っておいて、そのキャンペーンに紐付けて名刺を取り込むことで、どのタイミングでお会いしたかが履歴として見えるようになります。このように、キャンペーンを利用することで、出会いから数年後のフォローアップまでを一貫して管理することができ、リード獲得だけでなく、施策にかかったコストや進捗も把握できます。
また、タスク管理にも触れましたが、キャンペーンに関連するタスク、例えば通話やコール履歴を管理する機能もありますが、まだ十分に活用しきれていない部分もあります。データを貯める段階として、まずは取り組んでいるという状態です。
さらに、独自のタブも作成しており、例えばコンサルティング案件として「月額いくら」といった形でのお手伝いがある場合、これを「提携継続案件」というタブを作って管理しています。

――導入されてから１年数か月が経過しましたが、現在Zoho CRM Plus はどのように効果を発揮していますか？

小野氏：Zoho CRM Plus の具体的な導入効果としては、例えば売上予測の可視化が挙げられます。商談情報を入力することで、現状の確定した売上と見込み売上がグラフ化される仕組みになっており、この点はとても便利だと感じています。これにより事業全体の動きを把握しやすくなりました。
また、商談のリスト管理ではロック機能を活用し、例えば「入金完了」とした案件にはロックをかけるといった運用を行っています。これにより見積もりの段階では総額や売上期待値が表示されるようになり、商談状況の管理がスムーズに行えています。
単発案件と継続案件を分けて管理する仕組みも整えていますが、全体としてはまだ試行錯誤の段階です。CRMを「きれいに使っている」とまでは言えませんが、必死に活用しながら日々改善を重ねている状況です。

――貴重なご意見をありがとうございます。Zoho CRM Plus を活用した、今後の展望をお聞かせください。

小野氏：今後の方向性としては、先ほどお話しした“AIの活用”が大きなテーマになると思っています。Zoho CRM Plus を「手間なく、より価値の高いもの」に進化させるために、AIを活用することで、より効率的に、売上に直結する形でお客様のビジネスをサポートしていければと考えています。
例えば、「せっかくのCRMを導入したのに住所録で終わっていませんか？」という疑問に対して、AIを組み合わせた活用方法を提案していく。あるいは、AIを活用してメール文面を生成し、それを差込メールとして自動送信するような仕組みを構築すれば、業務の自動化が一層進みます。
ただし、重要なのは「AIにすべてを任せる」のではなく、「人間がAIをツールとして活用する」というバランスです。AIを使うことで作業が楽になる分、その空いた時間を使って次の戦略を考えたり、人間ならではの価値を発揮できる部分に集中することがより一層求められていくはずです。AIに「使われる」のではなく、「AIを使いこなす」。そうすることで、企業としての価値や強みをより明確にしながらビジネスを加速させていけるのではないでしょうか。
その点においても、Zoho CRM Plus はAIによるスコアリングや効率化を取り入れながら、「どうすればより効果的な売り方ができるか」という視点で、人間とAIが協力して成果を最大化できるツールです。AIのサポートを受けて、人間の発想力や価値を引き出しながら進化していくCRMの理想形を目指したいですね。

――最後に、Zoho CRM Plus の導入を検討している方へ、メッセージをお願いします。

小野氏：まだCRMを導入していない企業に対しては、「入れてみる価値はありますよ」とお伝えしたいですね。顧客管理をシンプルに始めるには、Zoho CRM Plus は非常に優れていますし、事業の広がりに応じて柔軟に形を変えられるのが魅力です。さらにコスト面でも導入しやすい。もし仮に導入がうまくいかなかったとしても、ダメージが少ないというのも安心できるポイントです。
また、過去にCRMの導入に失敗して挫折してしまった会社にもおすすめしたいですね。Zoho CRM Plus は、「小さく始めて、育てる」という考え方に非常にマッチしています。たとえば、最初はウェブサイトにZoho SalesIQを入れるだけでも、「お客様が来ている」という実感を得られる。そのデータがCRMに蓄積され、次にメールを送って反応を見たりすることで、少しずつステップアップが可能です。こうした「自社の成長に合わせて育てていける」柔軟性は、他社製品にはない大きな強みだと思います。
また、Zoho CRM Plus には「最初から全てをワンパッケージで始められる」という大きなメリットがあります。多くの方が「CRM単体で始めて、必要に応じて追加していこう」と考えるか、「最初からパッケージで入れた方がいいのか」と悩まれると思いますが、営業関連の業務においては最初からZoho CRM Plus を導入する方がスムーズです。CRM単体と比べても大差ない価格で、ツール同士の連携が非常にスムーズなので、最初からワンパッケージで運用する方が断然効率的だと思います。