経営戦略だけでなく、現場のセールスやマーケティングを強化するためにも、BIツールを導入すると効果的です。最近では導入を検討している企業も少なくありませんが、どのように導入すれば効果的なのか、何に気をつければいいのかわからないという方も多いでしょう。
この記事では、BIツールの活用シーンのほか、BIツールの導入方法や、導入における成功事例も紹介します。
BIツールとは？
BIツールとは、ビジネスインテリジェンス（Business Intelligence）ツールの略称です。自社が持つ膨大なデータを、ITを活用して集約し分析するソフトウェアで、企業の意思決定を支援してくれます。高度な分析を行うだけでなく、レポートやグラフなどで情報を誰にとってもわかりやすく“見える化”できます。
BIツールと一口にいっても多種多様であり、自社のビジネスに合ったツールを選べるのも特徴です。抽出できるデータの種類や加工する方法はさまざまです。クラウド型とオンプレミス型（ソフトウェア）など、システムの形態も多く存在します。
データおよびエビデンスをもとにした経営の実現に、BIツールは必要不可欠な存在となるでしょう。スピーディーかつ効率的に事業を展開するのに有効であるため、多くの企業から注目を集めています。
BIツールでできること
迅速な意思決定をサポートしてくれるというBIツール、具体的にはどのようなことができるのでしょうか。BIツールの具体的な活用シーンと、BIツールのデータでどのようなことができるのかを解説します。
組織パフォーマンスを最大化
BIツールは、異なるデータベースを連携・統合し、人間では因果関係を見つけることが難しい高度な分析ができます。組織パフォーマンスを最大化でき、事業拡大にも役立ちます。例えば、人事システムや勤怠管理システムなどを合わせれば効率的な人事採用や残業管理、顧客の購買データやエリア売上などを掛け合わせれば最適な販売、出店計画などを立案できるようになるでしょう。
迅速な意思決定
BIツールで、リアルタイムに分析したり、経営状況をこまめにモニタリングしたりすることで、PDCAサイクルを高速化して迅速な意思決定が可能となります。例えば、リアルタイムの売上状況を把握して新たな営業施策を講じたり、最新の予実データを見ることで予算管理の精度を高めたりと、経営課題に早めに対応することができるでしょう。
業務フローやプロセスの最適化
BIツールでは、分析したデータをビジュアル化することも可能です。直感的にデータを把握できるので、インプットの時間が短縮できます。分析結果を社内外に共有しやすく、進捗会議を減らしたり、アイデアの質が向上したりすることも期待できるかもしれません。業務フローやプロセスの最適化にもつながります。
経済的・人的なコストを削減
BIツールは、データアナリストのように、専門的な知識がなくても分析ができるようになります。専門家を雇うコストや、データを分析するのに要していた工数を軽減、浮いた分の工数をアイデア出しや実務に当てられ、経済的・人的なコストを削減できます。
BIツールの活用成功事例
Zoho Analytics は、巨大なデータを集約し、さまざまな角度から分析・可視化するためのBIツールです。Zoho Analytics を活用した成功事例を紹介します。
- 星野リゾート： PDCAサイクルを高速化し、キャンセル率を50％削減
ブライダル事業などを展開する「星野リゾート」のリゾナーレ八ヶ岳とリゾナーレトマムは、データ集約のスピード感が課題でした。営業拠点ごとにエクセルでデータを手入力し管理していたため、分散したデータを集約して再集計するのに時間がかかっていました。成約率などの全社KPIをリアルタイムで把握するのは難しく、2週間単位で数値を把握するのが精一杯という状況で、変化に追いつけず、施策は後手に回っていました。
また、予約来館されたお客さまのキャンセル率を下げることも課題でした。ただ、原因を探ろうにも効果的な分析ができておらず、過去の実績や経験則によって仮説で判断することしかできません。
それがBIツール導入によって、リアルタイムでボトルネックを確認し、非常に短いサイクルで有効な打ち手を実行できるようになりました。資料請求や来館予約など検討段階と想定されるお客さまの数値を日別で、昨対比や例年比で確認可能になりました。2週間で回していたPDCAサイクルをほぼリアルタイムで回せることで、状況に応じた最適な施策を打てるようになったのです。
結果、「予約から来館までの期間が一定日数を超えるとキャンセル率が上がる」ということがわかり、来館予約のキャンセル率を50％削減するなど、客観的なデータにもとづいた経営が可能になりました。
詳しくは、こちらのZoho Analytics の導入事例をご覧ください。
【導入事例】広告施策や営業施策の効果をリアルタイムで分析常識を覆す気付きによって商機をつかむ！
BIツールの導入プロセス
このようにビジネスの心強い味方となるBIツールですが、適切な手順を踏まずに導入すると自社の事業とミスマッチを起こす可能性があります。導入で失敗しないためにも、下記の3ステップを事前に確認しておきましょう。
1. BIツールの要件を確認
BIツールを導入するなら、その目的を明確にすることが必要です。現在の課題や解決したいことを洗い出し、どのようなBIツールが必要か言語化しましょう。どういったデータを集め、どのような分析が必要か検討することが大切です。
また、誰が使うかも考慮すべきポイントです。経営層と管理職、一般社員では取得したい情報や、求める分析が大きく異なります。誰が、どのように活用するのかをきちんと把握しておきましょう。
2. BIツールを選定
BIツールに求める要件が固まったら、自社のビジネスに合ったBIツールを選定しましょう。要件に合った機能を備えていることはもちろん、使い勝手や機能の拡張性、セキュリティ面も確認してください。
また、自社で導入できるか事前に確認しておきましょう。オンプレミス版やクラウド版、料金プランなど自社の状況に合った選択肢があるかも、選定の基準となります。
3.BI ツールを設定
実際にBIツールを導入したら初期設定を行います。必要な手順は導入するBIツールによって異なりますが、必要なデータを取り込んだり、ユーザーアカウントを発行したりという作業が発生します。もし分析チームや担当者を設ける場合は、利用の目的に適した設定となるように、すり合わせも欠かせません。
もちろん、BIツールは導入したら終わりではありません。データのアップデートや機能の拡張などを担う運用体制を構築しておくことも重要です。事業に活用する方法を踏まえ、自社内における操作マニュアルや運用ルールを定めておくとトラブルも起こりづらくなります。
BIツールの導入における注意点
BIツール導入にあたって、事前に注意しておきたいことを解説します。これらを踏まえて、適切なBIツール導入計画を立てましょう。
BIツールによっては導入にスキルが必要
BIツールの導入における注意点として、BIツールの中には専門的な知識がないと、導入が難しいことがあります。特に、OSS（オープンソースソフトウェア）のBIツールは無償で利用でき、自社向けにカスタマイズできますが、エンジニアでないと扱えない可能性が高いでしょう。自社のエンジニアがいない、あるいは工数をかけられない場合は、インターネット上で使えるSaaS型のBIツールの利用も検討してください。
自社に合ったツールを選ぶ
BIツールは自社が持つ膨大なデータを使用するため、既存の基幹系システムと連携する必要も出てくるでしょう。そのときに連携に必要な機能が備わっていなかったり、運用に不便があったりしては意味がありません。 データ管理から連携して使用できるBIツールを選択するのがおすすめです。
BIツールを導入したいなら「Zoho Analytics」
BIツールは、企業や組織のビッグデータを分析し、意思決定や戦略策定のサポートに役立つツールです。上記を参考に自社に合ったBIツールの導入をご検討ください。
世界で1万4,000社が導入するBIツール「Zoho Analytics」は、会社のデータを多様な角度から分析可能。構築・埋め込みができるローコード＆ノーコードのサービスなので、簡単に導入できます。ほかのビジネスアプリケーションとも連携できるのも魅力です。
また、同業他社と比較して低コストであるのも特徴です。費用面ではZoho Analytics （業務分析/BIツール）を含んだ、お得な統合パッケージ「Zoho CRM Plus」もおすすめです。マーケティングから営業、サポートまで顧客データを一元管理・活用できます。自社のDX化を進める一助となってくれるでしょう。
