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[実践編] 取引先、連絡先、見込み客の登録

ここまでのレッスンで営業組織が抱える課題やSFAによる課題解決について学んできました。
このレッスンでは、SFA活用の最初のステップとして、SFAツールに自社の顧客情報を記録する準備としてカスタマイズを行い、実際にデータをインポート・登録していきます。
本レッスンを参考として自社のビジネスモデルに合ったタブや項目をカスタマイズしデータを登録することで、顧客情報の準備を進めながらSFAの基本的なデータ構造を学べます。

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[実践編] 取引先、連絡先、見込み客の登録

SFAの初期設定について

Zoho CRM は、CRM、SFAのどちらを活用する場合でも、同じ環境を利用できます。

そのため、SFA機能を利用するための環境準備や初期設定については、マスターシリーズ「よくわかるCRM」の実践編Lesson 6~8を参考に環境準備や設定を実施してください。

参考リンク

よくわかるCRM Lesson 6「[実践編] CRMの環境準備と導入ステップ

よくわかるCRM Lesson 7「[実践編] ユーザーを追加して、役職と権限をコントロールする

よくわかるCRM Lesson 8「[実践編] CRMの初期設定をカスタマイズしましょう

カスタマイズの前提シナリオ

このレッスンでは、「システム構築の開発・運用サービスを提供する企業(B社)の営業部」での利用を例に、Zoho CRM のSFA機能の導入・カスタマイズ手順を解説していきます。操作方法を見ながら、自社のビジネスモデルや実際の営業活動に合ったカスタマイズを行ってください。

最初から最適な環境を作ることができればベストですが、まずはカスタマイズは最小限に抑えて上で活用することをお勧めします。

企業のプロフィール

B社は、顧客からIT化やDXに関する相談を受けて、システム開発や運用についてのサービスを提供する100人規模のシステム会社です。ホームページからの問い合わせや展示会、セミナーから見込み客を獲得することがほとんどで、今回、獲得した見込み客から発生する商談を確実に受注に結び付けることを目的としてSFAを導入することになりました。(組織図の青マークの部署で利用します)

マーケティング部は存在せず展示会の出展やセミナーの開催などもすべて営業部が対応しています。

また、営業事務専任担当者はおらず、見積書や請求書の電子データは営業担当者が作成し、発送などのやり取りや入金確認などは経理部門が行っています。

企業のプロフィール

企業が抱える課題

B社では、以下3つの課題を抱え、SFAツールの導入による解決をしようとしています。

  • 展示会や問い合わせで発生した案件を確実にクローズし、受注率を向上させたい
  • 現状の営業活動におけるボトルネックを把握し、改善し続けられる仕組みを構築したい
  • 無駄の多い営業会議などの社内業務を効率化し、営業担当者の負荷軽減を図りたい

Zoho CRM に格納される顧客情報

まず、Zoho CRM にデータを格納していくタブ※を準備します。ここからは、タブをカスタマイズして必要なデータの入力に対応する準備とデータのインポートを行っていきます。

Zoho CRM に格納される顧客情報の流れ

B社がまず利用する顧客情報に関連するタブは、[取引先][連絡先][見込み客]」の3つです。案件を管理するための[商談]タブは次のレッスンでカスタマイズを行います。まずは顧客情報に関連するタブをカスタマイズして、データを準備していきましょう。

※ タブとは?
Zoho CRM ではデータを登録するデータベースを「タブ」と呼びます。エクセルでデータを保存する際には、データをシートに分けて管理しますが、これと同じく、CRMもデータをタブで分類すると理解すると分かりやすいでしょう。

データをタブで分類

なお、Zoho CRMの環境を準備した際に[サンプルデータを読み込む]を選択しておくと、最初からサンプルデータが準備されますので、[取引先][連絡先][見込み客]タブについて、サンプルデータの内容を確認しておくとカスタマイズのイメージが湧きやすくなります。

取引先タブのカスタマイズとインポート

まず最初にカスタマイズを行うのは[取引先]タブです。

[取引先]タブは、顧客企業の組織に関わる情報を入力するタブです。法人に対するビジネスを行っている場合には必須の情報といえます。[連絡先]や[商談]ともひも付き、先に取引先情報を用意しておくことで、他のタブの情報とのひも付けが容易となるため、最初に登録しておきます。

実際に利用するタブを選択しましょう。[設定]の[タブと項目]から[タブ]を選択します。

取引先タブのカスタマイズ

表示されたタブの名称の中から[取引先]をクリックします。

master2lesson5img5

続いて、[標準]レイアウトをクリックしてカスタマイズ画面に移動します。

レイアウトはビジネスモデルに合わせて複数設定可能ですが、まずは最初から用意されている標準タブを利用します。

取引先の標準項目

画面左側には設置できる項目のオプションが表示され、右側には現在設定されている実際のタブのレイアウト(項目の配置)が表示されています。

取引先の標準項目

最初から用意されている標準項目は以下の通りです。

項目名

項目の種類

必須

説明と選択値

取引先の担当者

ルックアップ

-

社内の営業担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

評価

選択リスト(単一)

取引先としての評価を入力します

  • 初期値
  • 連絡先入手済み
  • 有効
  • 連絡先不可
  • キャンセル
  • 連絡拒否

取引先名

一行

取引先の正式名称を入力します

電話番号

電話番号

-

取引先の電話番号を入力します

取引先の場所

一行

-

取引先の場所を入力します

Fax

電話番号

-

取引先のFAX番号を入力します

親取引先

ルックアップ

-

親会社が取引先タブに存在する場合に選択します。事業部単位で取引先を管理する際などにも使用します

Webサイト

URL

-

取引先のWebサイトのURLを入力します

取引先番号

長整数

-

取引先番号を内部で管理する場合に使用します

証券コード

一行

-

取引先が情報している場合に証券番号を入力します。同名の会社がある場合などに使用します

取引先の種類

選択リスト(複数可)

-

取引先の種類を入力します。取引先は顧客だけではなく仕入先なども管理することがあるため、さまざまな取引を想定して初期値が設定されています

  • 初期値
  • アナリスト
  • 競合他社
  • 顧客
  • 代理店
  • システムインテグレーター
  • 投資家
  • その他
  • パートナー
  • プレス
  • 見込み客
  • リセラー
  • サプライヤー
  • 仕入先

企業形態

選択リスト(単一)

-

上場・非上場などの企業形態の種類を入力します

  • 初期値
  • その他
  • 非公開
  • 公開
  • 子会社
  • 上場
  • 非上場

業界

選択リスト(単一)

-

取引先が所属する業界を記入します

  • 初期値
  • アプリケーションサービスプロバイダー
  • データ/通信OEM
  • ERP関連企業
  • 政府/地方公共団体
  • 大規模企業
  • 独立系ソフトウェアベンダー
    など

従業員数

数値

-

取引先の従業員数を入力します

年間売上

数値

-

取引先の年間売上として、昨年の実績値などを入力します

産業分類コード

数値

-

顧客企業のビジネスに合った産業分類コードを入力します

作成者

一行(自動入力)

-

取引先を作成したユーザーが自動で入力されます

更新者

一行(自動入力)

-

取引先を最後に更新したユーザーが自動で入力されます

町名・番地(請求先)

一行

-

取引先の請求先住所のうち町名・番地以降を入力します

市区町村(請求先)

一行

-

取引先の請求先住所のうち市区町村を入力します

都道府県(請求先)

一行

-

取引先の請求先住所のうち都道府県を入力します

郵便番号(請求先)

一行

-

取引先の請求先住所のうち郵便番号を入力します

国(請求先)

一行

-

取引先の請求先住所のうち国名を入力します

町名・番地(納品先)

一行

-

取引先の納品先住所のうち町名・番地以降を入力します

市区町村(納品先)

一行

-

取引先の納品先住所のうち市区町村を入力します

都道府県(納品先)

一行

-

取引先の納品先住所のうち都道府県を入力します

郵便番号(納品先)

一行

-

取引先の納品先住所のうち郵便番号を入力します

国(納品先)

一行

-

取引先の納品先住所のうち国名を入力します

詳細情報

複数行

-

取引先に関する詳細な情報を文章として入力します

※実際の環境での項目や配置、選択肢の内容は更新されることがあります。

項目のカスタマイズ(追加・削除・配置の変更)

標準項目はさまざまな国や企業で使われることを想定して設定されているため、日本企業にとっては不要と思える項目や配置の順番に違和感を覚えるものもあるかもしれません。

不要だと思う項目はできるだけ削除して、SFAを利用をする営業担当者が無駄な入力を行ったり、入力が大変そうだなといった印象を持たれないようにしておきましょう。

例えば、住所に関連する情報については、国内の企業のみを相手にしている場合には、[]の項目は不要ですし、日本では[都道府県]から並べるのが一般的です。また、ビル名が長いと[町名・番地]に入力しきれない可能性もあるので、[ビル名]項目を追加してもよいでしょう。

住所情報をカスタマイズする例をサンプル動画でご覧ください。

住所情報をカスタマイズする例

なお、一度削除した項目は元に戻すこともできますし、新たに設定し直すこともできますので、不要なものや、すぐには使い道が決まらない項目は削除してシンプルなレイアウトにするのがお勧めです。

また、[評価][取引先の種類][業界]などの項目は多くの場合、最初から設定されている選択肢をカスタマイズする必要があります。

例えば、[取引先の種類]は、顧客だけでなく初期値の選択肢の中に仕入先やパートナーなども含んでいるため、使い方によっては不要な項目が多い状態となります。そのような場合は自社のビジネスモデルに合った項目にカスタマイズしましょう。

[取引先の種類]をカスタマイズする例をサンプル動画でご覧ください。動画内では多くの選択肢を削除し、「見込み客」「仕掛中」「既存顧客」「休眠顧客」にカスタマイズしています。

[取引先の種類]をカスタマイズする例

標準項目からすぐには使用しない項目を削除したシンプルなレイアウトに整理した際には、このようなレイアウト画面となります。

レイアウトの画面

実際に必要な項目は組織によって異なりますので、上記レイアウトや選択肢はあくまで参考としてください。

データの準備とインポート

カスタマイズが完了したら、実際に自社のデータをインポートします。

インポートする際には、先ほど作成した項目のフォーマットに応じて以下のようなExcelファイルを用意するとスムーズでしょう。

取引先のサンプルExcelファイルのダウンロードはこちら

取引先のサンプルExcelファイル

取引先の項目を設定した内容に合わせてデータを入力しておくことで、一括でデータをインポートすることができます。

データ準備の注意点としては以下のようなものがありますので、データの準備を行う際に意識しておきましょう。

  • 必須項目:レイアウト上で必須となっている項目(例:取引先名)にデータが入っていないとインポートがエラーとなります
  • 表記の揺れ:表記の揺れは後々のデータの不整合などを引き起こすことがあります。例えば、取引先名に表記の揺れ(株式会社の有無や記載箇所の誤り、全角半角のブレや空白の有無など)があると、後にインポートする連絡先と正しくひも付かない可能性があります
  • データの種類の誤り:設定された項目のデータの種類と実際のデータに違いがあるとインポートがエラーとなります。例えば、Webサイト(URL)や従業員数(数値)などの項目に全角文字が入っている場合などです
  • 選択項目:レイアウトのカスタマイズで設定済みの選択肢だけが入力されるように注意が必要です
  • 取引先の担当者:Zoho CRM 上のユーザーIDもしくはメールアドレスを入力する必要があります。指定しないとインポート作業を行ったユーザーの担当者名が設定されます

それでは実際にインポート作業を行ってみましょう。

[取引先]タブを選択して、画面右上の[取引先を作成]からインポートメニューを選択します。

取引先をインポートするオプションを選択

インポート画面に移動するので、ファイルを参照する[参照]を押下し、インポートしたいファイルを選択します。インポートするファイルは、[サンプルファイルからダウンロードする]からフォーマットを取得することもできます。

インポートの画面

ファイルの選択が完了したら、[次へ]ボタンを押下します。

※ インポートできるファイル形式は、.xls、 .xlsx、 .vcf 、.csvです。
※ インポートするファイルに含まれるデータ数(行)が5001件以上の場合は.csv形式を使用します。
※ サンプルデータの文字コードはUTF-8です。ダウンロードしてMicrosoft Excel などで開いたときに、文字化けが発生することがあります。これは文字コード指定して保存し直せば解消します。

インポート終了の画面

次に、インポートしたファイルをどのように処理するか、以下の3つから選択します。

  • 新しいデータのみをインポートする
  • すでにCRMに登録されているデータのみ更新する
  • 両方(新しいデータとしてすべてインポートし、すでに登録されている取引先データが存在する場合には、新しくデータを登録せずに既存データを更新する)

既に登録されているデータと重複していると判断する基準は、取引先IDか取引先名から選択します。

今回は初めてのデータのインポートですので、[取引先の新しいデータとして追加する]を選びます。

新しいデータをインポートする際選択するオプション

次の画面では、インポートファイルの一番上の行に記載された値とインポートされる項目のマッピング(突き合せ)が正しいかを確認します。データのサンプルが文字化けしていたり、項目のずれがないかを確認しておきましょう。

あらかじめインポートするデータの項目名とCRM上の項目名をそろえておくと自動でマッピングが行われます。

インポートする先の項目がない場合には、[+ 新しい項目を作成する]ボタンから作成することができます。インポートしない項目があれば選択する必要はありません。また、取引先IDなどは自動で登録されますので、インポートするファイルにデータがなくても問題ありません。マッピングが完了したら[次へ]を押下します。

項目のマッピング

このタイミングで関連付けが行われていない項目の件数が表示されますが、問題がなければ[続ける]を押下します。

最後にインポートするデータに行う以下3つの処理を選択します。ここで解説する処理はいずれも、選択しなくてもインポートができます。

インポートするデータに行う以下3つの処理
  1. 割り当てルール
    インポートするデータに一定の割り当てルールを適用させ、自動的に担当者のアサインが行われるようにする場合には、この割り当てルールに✔︎(チェック)を付けます。
    割り当てルールはすでにCRMに設定しているものを利用することができますが、新しくルールを作成することも可能です。新しくルールを作成する場合には[割り当てルールを作成する]を選択します。

  2. 自動化・プロセス管理の処理の実行
    ワークフロー機能(処理の自動化)などを自動で適用するかを選択します。自動化を適用させる場合には、✔︎を付ければあらかじめ設定しているワークフローの条件に応じて処理が行われます。

  3. タスクの割り当て
    タスクの割り当てを自動で適用するかを選択します。タスクを自動でセットされるようにする場合には、自動化のプロセスにはチェックを付けずに、割り当てたいタスクを選択します。割り当てたいタスクを新規で作成するには[ワークフロータスクを作成する]を選択します。

事前にルール設定などを行っていない場合は、チェックを入れずそのまま[完了する]を押下しましょう。

インポートは数秒から数分で完了し、CRMにデータが登録されます。

[設定]から[データ管理]セクションの[インポート]に移動し、[インポート履歴]のタブを開くと、ここからインポートの結果や取り消しが行えます。

インポート履歴

連絡先タブのカスタマイズとインポート

次にカスタマイズを行いデータをインポートするのは[連絡先]タブです。

[連絡先]タブは、顧客企業の担当者などの個人に関わる情報を入力するタブです。[取引先]や[商談]ともひも付き、具体的な営業活動を行う対象であり、メールのやり取りも含めてさまざまな情報の起点となる重要な情報です。

取引先と同じように[設定]の[タブと項目]から[タブ]を選択し、表示されたタブの名称の中から[連絡先]をクリックし、続いて、[標準]レイアウトをクリックしてカスタマイズ画面に移動します。

連絡先の標準項目

画面左側には設置できる項目のオプションが表示され、右側には現在設定されている実際のタブのレイアウト(項目の配置)が表示されています。

連絡先の標準項目

最初から用意されている標準項目は以下の通りです。

項目名

項目の種類

必須

説明と選択値

連絡先の担当者

ルックアップ

-

社内の営業担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

見込み客のデータ元

選択リスト(単一)

-

連絡先を獲得した経路を入力します

  • 初期値
  • 広告
  • 電話営業(コールドコール)
  • 従業員からの紹介
  • 外部からの紹介
  • オンラインショップ
  • パートナー
    など

一行

-

連絡先の名を入力します

一行

連絡先の姓を入力します

取引名

ルックアップ

-

連絡先が所属する顧客企業を「取引先」から選択します

仕入先名

ルックアップ

-

連絡先が関連付ける企業を「仕入先」から選択します

メール

メールアドレス

-

連絡先のメールアドレスを入力します。デフォルトでは重複禁止の設定がされており、同じメールアドレスは登録できません

職位

一行

-

連絡先の職位(部長、課長など)を入力します

部署

一行

-

連絡先が所属する部署(営業部、総務部など)を入力します

電話番号

電話番号

-

連絡先の電話番号を入力します

電話番号(自宅)

電話番号

-

連絡先の自宅の電話番号を入力します

電話番号(その他)

電話番号

-

連絡先の電話番号が他にある場合に入力します

携帯電話

電話番号

-

連絡先の携帯電話番号を入力します

Fax

電話番号

-

連絡先のFAX番号を入力します

誕生日

日付

-

連絡先の誕生日を入力します

秘書

1行

-

連絡先の秘書の名前を入力します

電話番号(秘書)

1行

-

連絡先の秘書の電話番号を入力します

上司

ルックアップ

-

連絡先の上司が連絡先タブに存在する場合に選択します

メール対象外(オプトアウト)

真偽値

-

Zoho CRM からのメール送信を行ってはいけない場合にチェックを入れます

SkypeID

一行

-

連絡先のSkype IDを入力します

Twitter

一行

-

連絡先のX(Twitter) IDを入力します

サブのメールアドレス

メールアドレス

-

連絡先にメインのメールアドレス以外にアドレスがある場合に入力します

作成者

一行(自動入力)

-

連絡先を作成したユーザーが自動で入力されます

更新者

一行(自動入力)

-

連絡先を最後に更新したユーザーが自動で入力されます

町名・番地

一行

-

連絡先の住所のうち町名・番地以降を入力します

市区町村

一行

-

連絡先の先住所のうち市区町村を入力します

都道府県

一行

-

連絡先の先住所のうち都道府県を入力します

郵便番号

一行

-

連絡先の先住所のうち郵便番号を入力します

一行

-

連絡先の先住所のうち国名を入力します

町名・番地(その他)

一行

-

連絡先のその他住所のうち町名・番地以降を入力します

市区町村(その他)

一行

-

連絡先のその他先住所のうち市区町村を入力します

都道府県(その他)

一行

-

連絡先のその他先住所のうち都道府県を入力します

郵便番号(納品先)

一行

-

連絡先のその他先住所のうち郵便番号を入力します

国(納品先)

一行

-

連絡先の納品先住所のうち国名を入力します

詳細情報

複数行

-

連絡先に関する詳細な情報を文章として入力します

※実際の環境での項目や配置、選択肢の内容は更新されることがあります。

項目のカスタマイズ(追加・削除・配置の変更)

取引先のカスタマイズと同じように自社のビジネスにとって不要な項目や違和感のある配置がある場合に設定を行っていきます。

住所関連項目の変更は取引先と同じ内容、配置となるようにするとよいでしょう。誕生日や電話番号(自宅)なども法人相手のビジネスではなくてもよい項目といえます。

[連絡先]タブでの重要な項目としては、[見込み客のデータ元]があります。この項目は該当の顧客をどのような経路(広告や展示会など)で獲得したのかを保存する項目です。獲得経路が分かることで、より商談獲得や受注が発生しやすい経路はどこなのかが評価でき、効率的な顧客開拓につなげることができます。

[見込み客のデータ元]は、[見込み客]タブや[商談]タブにも存在し、[見込み客]タブから[連絡先]に変換する際に引き継がれる項目です。自社の獲得経路を把握した上で、設定しましょう。

[見込み客のデータ元]をカスタマイズする例をサンプル動画でご覧ください。動画内では多くの選択肢を削除し、「展示会」「セミナー」「問い合わせ(Webサイト)」「外部からの紹介」に絞ってカスタマイズしています。

[見込み客のデータ元]をカスタマイズする例

標準項目からすぐには使用しない項目を削除したシンプルなレイアウトに整理した際には、このようなレイアウト画面となります。

レイアウトの画面

実際に必要な項目は組織によって異なりますので、上記レイアウトや選択肢はあくまで参考としてください。

データの準備とインポート

カスタマイズが完了したら、実際に自社のデータをインポートします。

インポートする際には、先ほど作成した項目のフォーマットに応じて以下のようなExcelファイルを用意するとスムーズでしょう。

取引先のサンプルExcelファイルのダウンロードはこちら

取引先のサンプルExcelファイル

連絡先の項目を設定した内容に合わせてデータを入力しておくことで、一括でデータをインポートすることができます。

データ準備の注意点としては以下のようなものがありますので、データの準備を行う際に意識しておきましょう。

  • 必須項目:レイアウト上で必須となっている項目(例:姓)にデータが入っていないとインポートがエラーとなります
  • ルックアップ項目:ルックアップ項目に応じたデータを入力する必要があります。例えば、取引先をひも付ける場合には、すでに登録済みの取引先名と同じ文字列を入れておきましょう。同名企業がある場合などは、Zoho CRM 上で取引先IDを確認して入力しておくことで間違った登録を防げます
  • 文字化け:環境依存文字などが含まれる場合、そのままインポートすると文字化けすることがあります。文字化けしている場合などはインポート後にデータを確認して修正しましょう
  • メール対象外:真偽値(チェック項目)は、半角数字の1を入れるとチェックが入ります。チェックが不要な場合は空白とします
  • 選択項目:レイアウトのカスタマイズで設定済みの選択肢だけが入力されるように注意が必要です

データの準備が整ったら「取引先」と同じ手順でデータのインポートを行います。

見込み客タブのカスタマイズとインポート

次にスタマイズを行いデータをインポートするのは[見込み客]タブです。

[見込み客]タブは、[連絡先]と同じように顧客企業の担当者などの個人に関わる情報を入力するタブです。[連絡先]タブとの違いは、まだ取引がなかったり、展示会などで名刺情報は入手したが、顧客になる可能性がどの程度あるかもわからない個人の連絡先のような、「見込みがあるかもしれない顧客候補」という位置づけです。一般的にはリードと呼ばれることもあります。

日本企業においては、顧客リストを「連絡先」と「見込み客」で分けずに管理していることもあり、自社でどのような管理を行うかを決めてから見込み客にインポートを行いましょう。

また、最初の段階では、既存顧客とその商談の管理からSFAツールの活用を始めるような場合には、見込み客のカスタマイズとインポートは飛ばして、商談の登録に進んでも問題ありません。

連絡先と同じように設定メニューの[タブと項目]から[タブ]を選択し、表示されたタブの名称の中から[見込み客]をクリックし、続いて、[標準]レイアウトをクリックしてカスタマイズ画面に移動します。

見込み客の標準項目

画面左側には設置できる項目のオプションが表示され、右側には現在設定されている実際のタブのレイアウト(項目の配置)が表示されています。

見込み客の標準項目

最初から用意されている標準項目は以下の通りです。

項目名

項目の種類

必須

説明と選択値

見込み客の担当者

ルックアップ

-

社内の営業担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

会社

一行

見込み客の所属する企業の名称を入力します

一行

-

見込み客の名を入力します

一行

見込み客の姓を入力します

職位

一行

-

見込み客の職位(部長、課長など)を入力します

メール

メールアドレス

-

見込み客のメールアドレスを入力します。初期値では重複禁止の設定がされており、同じメールアドレスは登録できません

電話番号

電話番号

-

見込み客の電話番号を入力します

携帯電話

電話番号

-

見込み客の携帯電話番号を入力します

Fax

電話番号

-

見込み客のFAX番号を入力します

見込み客のデータ元

選択リスト(単一)

-

見込み客を獲得した経路を入力します

  • 初期値
  • 広告
  • 電話営業(コールドコール)
  • 従業員からの紹介
  • 外部からの紹介
  • オンラインショップ
  • パートナー
    など

見込み客ステータス

選択リスト(単一)

-

見込み客に対して行ったフォロー結果であるステータスを入力します

  • 初期値
  • 連絡済み(不在)
  • 対応予定
  • 連絡済み(到達)
  • 無効
  • 失注
  • 見込みあり
  • 精査済み(対象外)
  • 精査前(未完了)
    など

業界

選択リスト(単一)

-

見込み客が所属する企業の業界を記入します

  • 初期値
  • アプリケーションサービスプロバイ
  • ダー
  • データ/通信OEM
  • ERP関連企業
  • 政府/地方公共団体
  • 大規模企業
  • 独立系ソフトウェアベンダー
    など

従業員数

数値

-

見込み客が所属する企業の従業員数を入力します

年間売上

数値

-

見込み客が所属する企業の年間売上として、昨年の実績値などを入力します

年間売上

数値

-

見込み客が初期段階の評価を記入します

  • 初期値
  • 連絡先入手済み
  • 有効
  • 連絡不可
  • キャンセル
  • 連絡拒否

メール対象外(オプトアウト)

真偽値

-

Zoho CRM からのメール送信を行ってはいけない場合にチェックを入れます

SkypeID

一行

-

見込み客のSkype IDを入力します

Twitter

一行

-

見込み客のX(Twitter) IDを入力します

サブのメールアドレス

メールアドレス

-

見込み客にメインのメールアドレス以外にアドレスがある場合に入力します

作成者

一行(自動入力)

-

見込み客を作成したユーザーが自動で入力されます

更新者

一行(自動入力)

-

見込み客を最後に更新したユーザーが自動で入力されます

町名・番地

一行

-

見込み客の住所のうち町名・番地以降を入力します

市区町村

一行

-

見込み客の先住所のうち市区町村を入力します

都道府県

一行

-

見込み客の先住所のうち都道府県を入力します

郵便番号

一行

-

見込み客の先住所のうち郵便番号を入力します

一行

-

見込み客の先住所のうち国名を入力します

詳細情報

複数行

-

見込み客に関する詳細な情報を文章として入力します

※実際の環境での項目や配置、選択肢の内容は更新されることがあります。

項目のカスタマイズ(追加・削除・配置の変更)

連絡先のカスタマイズと同じように自社のビジネスにとって不要な項目や違和感のある配置がある場合に設定を行っていきます。

[見込み客]タブは、「連絡先」と共通の個人の情報と「取引先」と共通の所属する企業の情報の両方の項目を持ち、一部「見込み客」独自の項目も持っています。

住所関連項目の変更は「取引先」・「連絡先」と同じ内容、配置となるようにするとよいでしょう。

また、[職位]はありますが、[部署]が独立した項目として設定されていないので、必要な場合には、[部署]項目を追加して、「連絡先」タブに引き継げるようにしておきましょう。

「見込み客」タブ独自の項目としては、[評価]と[見込み客ステータス]があります。

[評価]と[見込み客ステータス]は位置づけの違いがわかりづらい項目ですが、[評価]はそもそも連絡先として有効なものなのかの最低限の評価を行った結果を入力し、[見込み客ステータス]はインサイドセールスなどにより、個別フォロー行った結果を見込み客の状態として入力するイメージです。

日本の法人向けのビジネスにおいては、リストを購入して活用することは一般的ではなく、現時点で実在する連絡先なのかを評価するプロセスを通常のフォローアップと分けて行う必要がないこともあるため、[評価]項目を無理に使う必要はありません。

[見込み客ステータス]は下の図のように、選択項目としての具体的なフォロー結果とフォロー状況の3段階評価【無効・未完了・精査済み(対象外)】に分かれています。

見込み客ステータス1
見込み客ステータス2

すこし項目が分かりづらいため、上記の例を参考に自社の見込み客に対するフォローに合わせてカスタマイズしてください。

フォロー状況の3段階評価の位置付けは以下の通りです。

  • 無効:データの誤り、異動や退職で存在しない見込み客などの場合に設定します
  • 未完了:見込み客に対するフォローや育成活動が進行中である場合に設定します
  • 精査済(対象外):見込み客に対するフォローや育成活動が完了した場合に設定します。営業対象として外れている場合だけでなく、具体的な商談に進む場合にも設定します

「見込み客」は評価が終わり十分な見込みがあると判断された段階で「見込み客」のデータを「取引先」「連絡先」「商談」にコピーして、より具体的な商談を進めていくことになります。

「見込み客」のデータを別のタブにコピーして、見込み客としてのフォローが行われないように「見込み客」タブからデータを見えなくすることを変換といい、この変換によって顧客のステージが先に進んだことが明確にわかる形となっています。

見込み客の変換では、どのデータをそれぞれのタブに引き継ぐのかを個別に設定できます。

[見込み客]タブのレイアウトのカスタマイズ画面の上部にある[見込み客の変換の関連付け]から設定が可能です。

見込み客の変換の関連付けオプションを選択

例えば「取引先」「連絡先」「見込み客」で住所情報として[ビル名]を追加した場合、以下の画面のように「見込み客」の[ビル名]をそれぞれのタブのどの項目に引き継ぐのかを設定できます。

タブ項目の引き継ぎ

選択項目の選択肢のカスタマイズや変換の関連付けを終えたら、全体のレイアウトの整理を行いましょう。

標準項目からすぐには使用しない項目などを削除したシンプルなレイアウトに整理した際には、このようなレイアウト画面となります。

レイアウトの画面

実際に必要な項目は組織によって異なりますので、上記レイアウトや選択肢はあくまで参考としてください。

データの準備とインポート

カスタマイズが完了したら、実際に自社のデータをインポートします。

インポートの方法や注意点はこれまでの取引先や連絡先と同じなので、インポート用のファイルを準備した上で、見込み客のインポートを行ってください。

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