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[実践編] 見積書・請求書の作成と管理

Lesson 8では、商談情報と活動情報を活用し、商談の進捗状況の把握や営業支援活動を行うためのSFAの活用方法、営業会議の進め方などを学びました。
本レッスンでは、SFAを使った効率的な見積書・請求書の作成と管理方法について学んでいきます。

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[実践編] 見積書・請求書の作成と管理

見積書・請求書管理の前提シナリオ

このレッスンでは、Lesson 8に引き続き、「システム構築の開発・運用サービスを提供する企業(B社)の営業部」での利用を例に、Zoho CRM のSFA機能の導入・カスタマイズ手順を解説していきます。操作方法を見ながら、自社のビジネスモデルや実際の営業活動に合ったデータの登録やカスタマイズを行ってください。

最初から最適な環境を作ることができればベストですが、まずはカスタマイズは最小限に抑えて上で活用することをお勧めします。

企業のプロフィール

B社は、顧客からIT化やDXに関する相談を受けて、システム開発や運用についてのサービスを提供する100人規模のシステム会社です。ホームページからの問い合わせや展示会、セミナーから見込み客を獲得することがほとんどで、今回、獲得した見込み客から発生する商談を確実に受注に結び付けることを目的としてSFAを導入することになりました。(組織図の青マークの部署で利用します)

企業のプロフィール

見積書・請求書等の管理の現状

これまでは、B社営業部においては見積書と請求書の管理は、Excelとクラウド型のファイル共有サービス、メールでのコミュニケーションの組み合わせで行っていました。

商談が進み、見積書の作成が必要になった段階で、各営業担当者が過去の見積書ファイルをコピーし、システムエンジニアが行った見積もりに沿って編集してファイルサーバーに保存。その後、案件規模の大きな商談の見積もりについては、上司にメールで連絡して承認を依頼し、承認が下り次第メールもしくは原本を顧客に送付するという形で運用を行っています。請求書もほぼ同じ業務の流れで運用しています。

営業事務専任担当者はおらず、見積書や請求書の原本の発送などのやり取り、入金確認などは経理部門が行っています。

以下のような管理の問題点が挙げられます。

  • 過去の見積書をコピーして使い回しているため、他社の名称や過去の情報などが残ってしまい、書類の不備が頻繁に起こっている
  • ファイル共有サービス上で管理を行っているため、最新版のファイルがどれか分からず、間違ったバージョンの書類を送ってしまうことがある
  • 営業担当者、営業マネージャー、経理部門間のやり取りをメールで行っており、メールの見落としや勘違いなどで対応漏れやミスが起こっている
  • 外出の多い営業マネージャ―の見積承認に時間がかかり、約束した提出期限を守れずに顧客からの信頼を損ねてしまうことがある
  • 見積書の商品名や単価が標準化されておらず、サービスの単価間違いが起こったり、どのサービスがいくらで売れているのかを分析できない

これまでの管理方法を一新し、見積書・請求書に記載する商品・サービスの標準化、SFAツール上での書類データの一元管理、データに基づくコミュニケーションなどを行っていく必要がある状況です。

営業組織における見積書・請求書管理とは

営業組織における見積書や請求書管理では、少ないリソースで業務を問題なく回すことができる業務の効率性と、ミスを起こして顧客の信頼を失わないための業務の正確さの両方が求められます。しかし、効率性と正確性の両立には、ITツールを活用しない属人的な運用では限界があります。

また、データ活用という観点でも、明細レベルでデータを管理できれば、Excelの見積書や請求書では集計が困難な商品ごとの販売価格や値引き金額などの正確な把握が可能となります。

見積書・請求書管理の要素

見積書・請求書管理において効率性と業務の正確性を実現するための要素は、主に以下の5つです。

1. 見積書・請求書の一元管理

見積書や請求書を一つのツールやプラットフォームで管理することで、作成した本人以外の営業担当者や事務担当も簡単に過去の見積書や請求書を検索・参照でき、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。サーバー側とローカル側の二重管理やファイル名による最新版の管理などが不要なツールを選んで利用することが必要です。また、見積書・請求書には、顧客の機密情報が含まれることがあるため、必要な権限を持つユーザーのみがアクセスできるような権限管理機能も求められます。SFAツールには、見積書や請求書を一元管理する機能を提供しているものもあります。

2. フォーマットの標準化

業務のミスを防ぎ、後のデータ分析などに活かすためには、見積書や請求書のフォーマット(書式)が統一されていることが求められます。フォーマットが統一されることで、ミスの減少と作業時間の短縮が図れるため、組織内でフォーマットを作成して管理できる仕組みが必要です。

3. 商品・サービスの標準化

見積書・請求書内では明細レベルのデータとして、商品・サービス名、単価、数量、値引き額などが必要となります。明細レベルでのデータが標準化・統一化されていれば、営業担当者は、商品を選択するだけで効率的に見積書を作成することができます。また、適切な利益を確保するのに必要な単価や値引き額の範囲に収まっているかの判断も容易となり、承認作業の簡略化にも繋がります。見積書・請求書データとは別に、商品・サービス情報を管理できる仕組みが必要です。

4. プロセスの標準化・自動化

正確性を確保しつつ、適切な利益を上げるための見積書の管理を行うためには、作成・承認・送付の一連の流れを標準化し、ルールに則った運用が可能な限り自動化されることが求められます。例えば、一定金額以上の見積書は顧客への提出前に必ず営業マネージャ―や関連部門の承認が必要となる承認プロセスを通した上で、顧客への送付を行うなどのルールが必要です。なお、承認プロセスの設定などについては、次のレッスンで学ぶ予定です。

5. 書類のステータス管理

最終的に顧客に提出した最新版の書類がどれなのかを判別したり、承認プロセスがどこまで進んでいるのかを一目で判断するためには、見積書や請求書のステータス(作成中、承認中、送付済み、入金済みなど)管理が必要となります。ステータスをリアルタイムで管理することで、営業チーム全体で現在の状況を把握しやすくなり、営業担当者以外でも顧客からの問い合わせに対応できる体制が整います。

6. データの分析とレポート機能

見積書・請求書のデータは最終的な顧客の意思決定の内容が反映された情報であり、分析・活用することで、商品戦略や営業戦略の改善などにも役立ちます。見積書や請求書のデータを明細レベルで簡単に収集・分析する機能が求められます。見積書・請求書のデータの活用により、どの製品やサービスがよく売れているか、案件ごとにどの程度利益が出ているのか、値引き額と受注率の関係性など、さまざまな分析を実行できます。

上記の6つの要素を満たした管理を行うには、見積書・請求書の管理機能を備えたSFAツールを活用することが一番の近道です。

Zoho CRM における見積書・請求書の位置付け

Zoho CRM における見積書・請求書の位置付け

Zoho CRM では見積書・請求書の管理は、[見積書][請求書][商品]の3つのタブで行います。タブには、[受注書]タブも存在し、注文書もしくは注文請書の管理にも活用できますが、注文書は顧客のフォーマットで発行され、PDFなどで管理されることも多いため、今回は[見積書][請求書][商品]を使った書類の管理方法を学んでいきます。

上記のデータモデルでは、分かりやすくするために[商談]⇒[見積書]⇒[請求書]という流れでタブを記載していますが、[見積書][請求書]は、それぞれ、[取引先][連絡先][商談]とひも付けることが可能です。

それぞれのタブの位置付けは以下の通りです。

[見積書]タブ:商談の過程で作成・提出する見積書を一元管理するためのタブ

[請求書]タブ:納品後に作成・提出する請求書を一元管理するためのタブ。作成済みの見積書データから変換して作成可能

[商品]タブ:見積書や請求書から参照できる明細情報として登録する商品・サービスの情報を一元管理するためのタブ

ここからは、商品を登録し、登録した商品情報を元に見積書を作成。作成した見積書から請求書に変換し、書類の作成と管理を効率化する流れを説明していきます。

商品の登録と管理

まずは、[商品]タブの登録からです。

見積書・請求書の作成においては、事前に[商品]登録していなくても、[見積書][請求書]タブの登録画面からの都度新しい商品を追加することも可能です。しかし、見積書・請求書の標準化という観点では、商品を担当者が自由に作成できる状態は望ましくないため、可能であれば商品を事前に作成し、商品の乱立を防ぐ運用を検討しましょう。

なお、[商品]タブは、仕入や製造が必要な商品の在庫管理にも利用できますが、今回は説明を省略します。

実際に利用するタブを選択しましょう。Zoho CRM にログインし、上部のメニューから[商品]を選択します。[商品]が表示されていない場合には、[…]を押下すると、隠されたメニューが表示されます。

上部のメニューから[商品]を選択

商品データが未登録の場合、[商品]タブは上記のような表示となります。他のタブと同じようにExcelファイルなどから商品データをインポートすることも可能ですが、今回は手動で登録する方法を解説します。

[商品]の新規登録は、画面中央の[商品を作成する]を押下してください。

商品を作成

商品を登録するための作成画面が表示されますので、必要事項を入力していきます。

登録時に入力できる項目は以下の通りです。

項目名

項目の種類

必須

説明と選択値

商品の担当者

ルックアップ

社内の担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

商品名

1行

商品やサービスの名称を入力します。デフォルトでは、重複禁止設定が有効になっているため、同じ商品名の登録はできません

商品コード

1行

-

商品を識別するためのコードやID番号を入力します。コードを一意にしたい場合には、重複禁止設定を有効にしましょう

有効な商品

真偽値

-

現時点で販売対象となっているかの、有効な商品かどうかを入力する項目です。チェックが入っていないと他のタブからの参照時に選択できません

仕入先名

ルックアップ

-

他社から仕入れた商品の場合に、仕入れた先を仕入先タブから選択肢して指定します

製造者

選択リスト(単一)

-

仕入先とは別に製造元を管理したい場合に使う選択項目です

商品カテゴリー

選択リスト(単一)

-

個別の商品を分類したカテゴリーを入力し、検索やデータ分析などで活用します

販売開始日

日付

-

商品の販売開始日を入力します。期間限定商品など、販売期間が決まっている商品で利用します

販売終了日

日付

-

商品の販売終了日を入力します。期間限定商品など、販売期間が決まっている商品で利用します

サポート開始日

日付

-

商品のサポート開始日を入力します

サポート終了日

日付

-

商品のサポート終了日を入力します

単価

通貨

-

商品の単価を入力します。見積書などでは商品タブの単価に影響させずに単価が編集可能なので、標準的な単価を入力しておくとよいでしょう

選択リスト(複数)

-

商品に適用される税の種類を選択肢から複数指定します

課税対象

真偽値

-

商品が課税対象かどうかを指定します。商品が課税対象の場合はチェックを入れ、非課税の場合はチェックを外します

利用単位

選択リスト(単一)

-

商品の数量を数える単位を選択肢から指定します(例:箱、カートン、メートルなど)

発注量

小数

-

発注済みの数量です。仕入先向けに作成する発注書をZoho CRM 上で作成すると発注書のステータスで値が増減します。手動での管理も可能です

在庫量

小数

-

在庫の数量です。仕入先向けに作成する発注書をZoho CRM 上で作成すると発注書のステータスで値が増減します。また、請求書の作成とステータス変更でも値が増減します。手動での管理も可能です

基準在庫量

小数

-

再発注の基準とする在庫の数量を入力/表示します。常に確保しておきたい数量、この基準を下回ったら発注をするという目安です

在庫管理者

ルックアップ

-

社内の在庫担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

受注量

小数

-

受注済みの数量を入力します

販売終了日

日付

-

商品の販売終了日を入力します。期間限定商品など、販売期間が決まっている商品で利用します

詳細情報

複数行

-

商品の詳細情報を複数行のテキストとして保存します

入力の詳細手順は、サンプル動画で紹介します。サンプル動画では、商品タブのカスタマイズ(商品カテゴリー、税率、利用単位)、見積で必要となるシステム開発に関わる工程を商品として追加する流れを確認できます。

入力の詳細手順のサンプル動画

サンプル動画の内容に沿って登録まで完了した後の、商品一覧と詳細画面は以下の通りです。

商品一覧と詳細画面
商品一覧と詳細画面
商品一覧と詳細画面

これで、見積書や請求書で商品を使用する準備が整いました。

実際の商品登録時には、自社の販売している商品やサービス、カテゴリなどを整理した上で入力を進めてください。

見積書の作成

次は[見積書]タブを使った見積書の作成です。

まずは見積書のフォーマットの準備から行っていきます。

見積書テンプレートの設定

Zoho CRM の見積書テンプレートは最初から用意されているものもありますが、日本国内で一般的に利用されているフォーマットと異なるため、新しいテンプレートをギャラリーから選択して追加します。

上部のメニューの[歯車アイコン]を押下し、[カスタマイズ]内にある[テンプレート]を押下します。

テンプレート
新しいテンプレート

各種テンプレートを管理する画面が表示されるので、中央上部の[各種書類]を選択すると、最初から用意されている書類に関するテンプレートが表示されます。今回は新規にテンプレートを登録しますので、[+新しいテンプレート]を押下します。

各種書類

テンプレートを追加するタブを選択するポップアップ画面が表示されますので、今回は[見積書]を選択して、[次へ]を押下します。

テンプレートのギャラリー

見積書のテンプレートとして選択可能な一覧がサムネイル形式で表示されますので、お好きなテンプレートを選んでください。今回はシンプルな[白黒]を選んで[選択する]を押下します。

新見積書テンプレート

選択したテンプレートを編集する画面が表示されます。

編集画面では、[見積書]タブ内の情報を自動で挿入する差し込み項目を設定したり、会社ロゴや見積書の押印の画像を挿入したり、直接テキストを入力するなど、カスタマイズが可能です。

今回は一連の流れを把握するために、カスタマイズは行わずに先に進みます。

左上の[テンプレート名]を入力する個所に名称を入力して、[保存する]ボタンを押下し、[今すぐ保存する]を選択します。

テンプレートを保存

テンプレートを保存するポップアップ画面が表示されるので、[組織内共有テンプレート]を選んで、[保存する]を押下します。

新たな見積書テンプレート

これで新たな見積書テンプレートが追加できました。

見積書データの登録

ここからは登録した商品を使って実際に見積書を作成していきます。

実際に利用するタブを選択ましょう。Zoho CRM にログインし、上部のメニューから[見積書]を選択します。[見積書]が表示されていない場合には、[…]を押下すると、隠されたメニューが表示されます。

見積書を作成

見積書データが未登録の場合、[見積書]タブは上記のような表示となります。

[見積書]の新規登録は、画面中央の[見積書を作成する]を押下してください。

[見積書]の新規登録

見積書を登録するための作成画面が表示されますので、必要事項を入力していきます。

登録時に入力できる項目は以下の通りです。

項目名

項目の種類

必須

説明と選択値

見積書の担当者

ルックアップ

社内の担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

件名

1行

見積書の件名を入力します。商談名とは異なるため、顧客側が見てもどの案件の見積書なのかがわかりやすい件名をつけましょう。

商談名

ルックアップ

-

見積書に関連する商談を商談タブから指定します

有効期限

日付

-

見積書の有効期限を入力します。発行から3か月といった記載の仕方をしたい場合には、カスタム項目として発行日付を追加して管理しましょう

見積書のステージ

選択リスト(単一)

-

見積書のステージ(状態)を選択します。このステージは各見積書の管理や承認ワークフローなどでも利用する重要な項目です

  • 初期の選択肢
  • 下書き
  • 交渉中
  • 到達
  • 保留中
  • 確定済み
  • 受注
  • 失注

連絡先名

ルックアップ

-

見積書に関連する顧客側の担当者名を連絡先タブから指定します

取引先名

ルックアップ

見積書に関連する顧客側の企業名を取引先タブから指定します

配送会社

選択リスト(単一)

-

商品を配送する会社の名前を選択します。

部門

1行

-

見積書の送付先部門を入力します

請求先の住所

各項目1行

-

請求先となる顧客の住所情報を入力します。取引先や連絡先を選択すると、タブに入力された情報があれば自動で入力されます


入力項目

国、郵便番号、都道府県、市区町村、町名・番地

納品先の住所

各項目1行

-

納品先となる顧客の住所情報を入力します。取引先や連絡先を選択すると、タブに入力された情報があれば自動で入力されます


入力項目

国、郵便番号、都道府県、市区町村、町名・番地

単価

通貨

-

商品の単価を入力します。見積書等では商品タブの単価に影響させずに単価が編集可能なので、標準的な単価を入力しておくとよいでしょう

商品名

ルックアップ

見積書の明細の商品情報を商品タブから選択します。商品タブから選択するだけでなく、商品を新たに作成することもできます。明細情報は、編集画面の[行を追加するボタンを押下することで、明細行を増やすことが可能です

詳細情報(商品)

複数行

-

商品ごとに詳細な補足情報などが必要な場合に入力します

販売価格

通貨

-

商品の単価を入力します。 商品タブから商品を選ぶと、商品タブで設定された単価を元に自動で入力されます。入力された単価を個別に編集することが可能で、見積書上で単価を変更しても元の商品の単価は変わりません

小数

-

商品の数量です。単位は商品タブで商品ごとに設定された内容が反映されます

総額

数式(通貨)

-

商品明細行ごとの単価×個数の計算結果が自動で表示されます

割引(明細行)

通貨

パーセント

-

商品明細行ごとの割引金額もしくは割引率を入力できます

税(明細行)

パーセント

-

設定済みの税金の中から該当商品に掛かる税金を選択します。明細行では入力せずに、明細の合計欄でまとめて計算させることも可能です

総額(明細行)

数式(通貨)

-

商品明細行ごとの単価×個数と値引額(もしくは率)、税金に基づく計算結果が自動で表示されます

小計(合計欄)

数式(通貨)

-

商品明細行ごとの総額欄(単価×個数)の合計値が計算され表示されます

割引(合計欄)

数式(通貨)

-

合計欄の小計に対して行う値引割引金額もしくは割引率を入力できます

税(合計欄)

数式(通貨)

-

合計欄の小計と値引き額の計算結果に対してかかる税金を選択します

調整(合計欄)

通貨

-

値引き以外の調整(消費税の端数調整など)が必要な場合に入力します。調整額は総計欄の計算結果に反映されます。

総計(合計欄)

数式(通貨)

-

合計欄の小計と値引き額、税、調整額の計算結果にが自動で計算されます

取引条件

複数行

-

見積書の取引条件に記載したい内容を自由形式で入力します

詳細情報

複数行

-

見積書の詳細情報を複数行のテキストとして保存します。内部管理目的の項目です

入力の詳細手順は、サンプル動画で紹介します。サンプル動画では、システム開発に関わる工程を単価×人月(工数)として計算させ、明細行ごとではなく、合計欄で値引きや税金を計算させる流れを確認できます。

入力の詳細手順のサンプル動画

サンプル動画の内容に沿って登録まで完了した後の、見積書一覧と詳細画面は以下の通りです。

見積書一覧と詳細画面
見積書一覧と詳細画面
見積書一覧と詳細画面
見積書一覧と詳細画面

これで、見積書の承認を依頼したり、顧客に送付するデータの準備が整いました。

見積書の確認と出力

登録された見積書は、データをひも付けて作成することで、[連絡先][取引先][商談]などの各タブからも確認でき、同じ取引先で複数の商談が動いているような場合でも、他の担当者が進めている見積書を見逃すことはありません。

見積書の確認と出力
見積書の確認と出力

作成したデータの確認が取れたら、次はテンプレートを使って見積書をプレビューしてみましょう。

見積書をプレビュー

見積の詳細画面から、右上の[…]を押下し、[印刷プレビュー]を選択します。

印刷プレビュー

印刷プレビューを行い、PDFなどに出力できるポップアップ画面が表示されるので、先ほど作ったテンプレートを選択し、表示方法で[PDF]を選択してください。画面中央から右側にかけてプレビュー結果が表示されます。プレビュー結果をそのまま出力可能ですので、さらに詳しく確認するには、左下の[印刷する]を押下し、プリンターへ出力するかPDFとして保存するかをブラウザの印刷ウィザードにしたがって操作を行ってください。

見積書のPDF

テンプレートをカスタマイズせずに出力すると上記のような見積書が作成されます。

自社で普段使っている見積書フォーマットに合わせる場合には、見積書テンプレートのカスタマイズを行ってください。

先ほど追加したテンプレートを一部カスタマイズする操作をサンプル動画でご覧いただけます。

カスタマイズする操作のサンプル動画

5分ほどのカスタマイズで、以下のような形に修正することができました。

見積書のPDF

まだ見積書のフォーマットとしては完成とは言えませんが、会社のロゴや印影を追加したり、テキストの位置やフォントなどを調整すれば十分に利用できるテンプレートにカスタマイズが可能です。

見積書や請求書のテンプレートはHTML形式でカスタマイズが可能なため、時間をかければ普段利用しているフォーマットにかなり近づけられる可能性がありますが、あまり細かいフォーマットにこだわりすぎずに、必要な項目が間違いなく記載されているかどうかを意識してテンプレートのカスタマイズを行ってください。

[見積書]で作成したデータから、紐づけた連絡先のメールアドレスに対して、直接PDFを添付してメール送信することも可能です。

メール送信
直接PDFを添付

メールでの送信が終わったら、見積書のステージを変更し、送付済みであることが分かるようにしておきましょう。

請求書の作成

次は[請求書]タブを使った請求書の作成です。

操作手順は見積書と同じで、流れとしては、

  • 請求書テンプレートの準備
  • 請求書データの登録(もしくは見積書からの変換)
  • 請求書データの出力

となります。

請求書は見積書で作成したデータを元に変換して簡単に作成できる点が大きく異なる点です。

請求書の標準項目

[請求書]タブで最初から用意されている標準項目は以下の通りです。データの構造がほぼ見積書と同じであることが分かります。

項目名

項目の種類

必須

説明と選択値

請求書の担当者

ルックアップ

社内の担当者をZoho CRM のユーザーとして指定します

件名

1行

請求書の件名を入力します。商談名とは異なるため、顧客側が見てもどの案件の見積書なのかがわかりやすい件名をつけましょう

受注書

ルックアップ

-

請求書に関連する受注書を受注書タブから指定します

発注書

ルックアップ

-

請求書に関連する発注書を発注書タブから指定します。原価や仕入情報の管理目的で使用します

物品税

通貨

-

商品の輸送に関わる物品税・関税などの入力します

請求書発行日

日付

-

請求書を発行した日付を入力します

期限

日付

-

請求書に対する入金期限の日付を入力します

商談名

ルックアップ

-

請求書に関連する商談を商談タブから指定します

連絡先名

ルックアップ

-

請求書に関連する顧客側の担当者名を連絡先タブから指定します

取引先名

ルックアップ

請求書に関連する顧客側の企業名を取引先タブから指定します

ステータス

選択リスト(単一)

-

請求書のステータス(状態)を選択します。このステージは各請求書の管理や承認ワークフローなどでも利用する重要な項目です

  • 初期の選択肢
  • 作成済み
  • 承認済み
  • 納品済み
  • キャンセル

請求先の住所

各項目1行

-

請求先となる顧客の住所情報を入力します。取引先や連絡先を選択すると、タブに入力された情報があれば自動で入力されます


入力項目

国、郵便番号、都道府県、市区町村、町名・番地

納品先の住所

各項目1行

-

納品先となる顧客の住所情報を入力します。取引先や連絡先を選択すると、タブに入力された情報があれば自動で入力されます


入力項目

国、郵便番号、都道府県、市区町村、町名・番地

単価

通貨

-

商品の単価を入力します。請求書等では商品タブの単価に影響させずに単価が編集可能なので、標準的な単価を入力しておくとよいでしょう

商品名

ルックアップ

請求書の明細の商品情報を商品タブから選択します。商品タブから選択するだけでなく、商品を新たに作成することもできます。明細情報は、編集画面の[行を追加する]ボタンを押下することで、明細行を増やすことが可能です

詳細情報(商品)

複数行

-

商品ごとに詳細な補足情報などが必要な場合に入力します

販売価格

通貨

-

商品の単価を入力します。 商品タブから商品を選ぶと、商品タブで設定された単価を元に自動で入力されます。入力された単価を個別に編集することが可能で、請求書上で単価を変更しても元の商品の単価は変わりません

小数

-

商品の数量です。単位は商品タブで商品ごとに設定された内容が反映されます

総額

数式(通貨)

-

商品明細行ごとの単価×個数の計算結果が自動で表示されます

割引(明細行)

通貨

パーセント

-

商品明細行ごとの割引金額もしくは割引率を入力できます

税(明細行)

パーセント

-

設定済みの税金の中から該当商品に掛かる税金を選択します。明細行では入力せずに、明細の合計欄でまとめて計算させることも可能です

総額(明細行)

数式(通貨)

-

商品明細行ごとの単価×個数と値引額(もしくは率)、税金に基づく計算結果が自動で表示されます

小計(合計欄)

数式(通貨)

-

商品明細行ごとの総額欄(単価×個数)の合計値が計算され表示されます

割引(合計欄)

数式(通貨)

-

合計欄の小計に対して行う値引割引金額もしくは割引率を入力できます

税(合計欄)

数式(通貨)

-

合計欄の小計と値引き額の計算結果に対してかかる税金を選択します

調整(合計欄)

通貨

-

値引き以外の調整(消費税の端数調整など)が必要な場合に入力します。調整額は総計欄の計算結果に反映されます。

総計(合計欄)

数式(通貨)

-

合計欄の小計と値引き額、税、調整額の計算結果にが自動で計算されます

取引条件

複数行

-

請求書の取引条件に記載したい内容を自由形式で入力します

詳細情報

複数行

-

請求書の詳細情報を複数行のテキストとして保存します。内部管理目的の項目です

見積書から請求書への変換

[請求書]タブの標準項目で確認できる通り、見積書と請求書のデータ構造や項目はほぼ同じです。そのため、SFAツール以外の見積書や請求書管理機能を持つサービスでも、見積書を元に各種書類に変換する機能が付属していることが一般的です。

見積書から請求書を変換する手順については、以下のサンプル動画で紹介します。サンプル動画では、先ほど作成した見積書を元に2クリックで請求書データが作成され、[取引先]や[商談]にひも付いていることが確認できます。

見積書から請求書を変換する手順のサンプル動画

2クリックで、見積書から各タブへの関連付けや明細データを引き継いだ請求書データを作成することができました。

請求書データを作成
請求書データを作成

この請求書データを元に社内の承認や印刷やデータ出力、原本の操作などを行えば営業担当者の事務作業は簡略ができるはずです。

また、請求書のステータス項目による状態管理を確実に行い、次のレッスンでご紹介する承認プロセスの設定と自動化を行えば、承認手続きや経理部門とのコミュニケーションの簡略化も実現できるようになります。

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