[実践編] レポートをCRMで作成する方法

CRMで作るレポートとは

CRMには、顧客や商談、営業活動の情報が日々蓄積されます。また、見積などの発行した帳票やメール、予定などさまざまな記録も蓄積していくことができます。こうしたデータに基づいてレポートを作成することがCRMはできます。

CRMで作る、最もシンプルなレポートをみてみましょう。

これは、CRMに登録されている商談のうち、商談ステージ（商談の状態）が受注/失注していないものをまとめたレポートです。このレポートは、[レポート]タブの画面右側に表示されているフォルダーから[商談のレポート]を選択して[未完了の商談]を選択すると表示されます。

[未完了の商談]を選択して表示したら、画面右上の[編集する]ボタンを押下します。

画面左側には、このレポートをカスタマイズする[列]と[フィルター]の２つが表示されています。

[列]では、このレポートの表示をカスタマイズします。[列]、[行グループ][列グループ][集計項目]の4つが並んでいます。

[列]は、レポートに表示する項目を指定します。レポートのテーブルに表示される項目は、以下から追加・削除が行え、また並び替えもドラッグ＆ドロップ操作でできます。

[行グループ][列グループ]は、表示されるレポートを行（横軸）や列（縦軸）にグループを作ります。例えば、未完了の商談をステージに応じて[行グループ]（横軸）をつくるように変更すると、以下のようになります。

さらに、[列グループ]（縦軸）を作成日時（年月別）に指定すると、以下のようになります。

[行グループ]や[列グループ]は、それぞれのグループの右側に表示されている（追加アイコン）を選択するだけで簡単に追加できます。

さらに集計項目を追加すると、指定した条件に基づいて平均や合計、最大値、最小値などの値を集計して記載します。例えば、[総額の合計]を選択すると、以下のように表示されます。

それでは、以下の設定を[未完了の商談]レポートに実装してみてください。並び準も以下と同じになるようにします。設定が完了したら[保存する]ボタンを押下します。

次に、編集したレポートを グラフ追加してみましょう。保存された[未完了の商談]レポートの画面右上に[グラフを作成する]ボタンが表示されています。この[グラフを作成する]ボタンは、[行グループ]または[列グループ]を指定している場合にのみ表示されます。

グラフの種類は以下の6つから選択します。今回は、ステージ別の総額の合計がグラフで表示されるレポートをつくりたいと思いますので、[縦棒グラフ]を選択しましょう。

[軸（Y軸）]は[総額の合計]を選択し、[グループ化]はステージを選び[保存する]ボタンを押下します。すると、先ほど作成したレポートの上にグラフが表示されるようになりました。

それでは今度は、自分でゼロからレポートを作成してみましょう。ここでは、日報レポートを自動作成してみます。今回作成したレポートは、定期的にメールで送信されるように設定します。

前提としてフォローアップの記録をメモに残している場合を想定しています。まずはサンプルデータにメモを記録してみましょう。[商談]タブに移動し、インポートされたサンプルデータにメモを以下の様に登録していきます。

このように営業活動の記録をメモに残していったら、実際に日報レポートを作成します。[レポート]タブに移動し[レポートを作成する]ボタンを押下します。

どのタブのデータに基づくレポートを作成するのかを選択する画面が表示されるので、今回は[商談]を選択し[続ける]ボタンを押下します。

すると、関連タブの追加を行う画面が表示されます。これは、今回作成する商談タブに登録されているデータに"親"と"子"の"関連付け"を行います。（緑の追加ボタン）は"親"を意味し、（青の追加ボタン）は"子"を意味します。"親"は、先ほど選択したレポートを作成するタブ（レポートの基準タブ）に登録されたルックアップ項目※1をレポートに含める場合に選択します。"子"は、レポートの基準タブに登録されている関連リスト※2 をレポートに含める場合に選択します。

※1 ルックアップ項目とは

CRM上に記録されているデータを見ると、以下の様に青いリンク文字で表示されているものがありますが、これがルックアップ項目です。

A社とのXX商談といった、会社の情報と商談の情報は本来、異なるタブに記録されていきます。しかし、それではデータ同士が分断されてしまいます。A社との商談が何かを結びつけて管理するためには、この商談がA社とのものであるとリンク付け、ルックアップ（参照）するための項目を設置します。

※2 関連リストとは

CRM上に表示されているデータを見ると、画面左側に[関連リスト]のセクションがあり[メモ]や[添付][見積書][商品]などが並んでいます。

先ほどメモを商談で登録しましたが、商談タブに記録していたのではありません。これは商談の基本情報ではなく、商談や取引先に関するメモであり商談で参照できるようにしているだけなのです。その証拠に、先ほどメモを記録した商談の取引先名[鉄日建設株式会社]を選択して取引先タブでこの会社の情報を表示した時に、メモに先ほど商談で作成したものが表示されています。

「親タブ」には基準タブ内のルックアップ項目を選択して追加し、「子タブ」には基準タブ内の関連リストを選択して追加します。

今回は、[商談]タブのメモを元に日報レポートを作成したいので、[親タブ]は設定せずに[子タブ]に[メモ]を選択します。メモを抽出する条件は、"関連データのみ"を選択して[完了する]ボタンを押下します。

これで関連タブの選択は完了しましたので[続ける]ボタンを押下します。すると今度は、先ほど[未完了の商談]で確認したレポートの表示をカスタマイズする画面に移動します。列の条件は、以下の様に設定してください。

さらに今回は日報のため、今日作成されたメモのみを表示したいと思います。フィルタータブを選択し、アイコンを選択します。

メモを作成した日時が今日であり、自分が作成したメモのみが表示されるように設定するため、以下のようにフィルターを指定して[保存する]ボタンを押下します。

すると、今日作成したメモのみが以下のように表示されますので、[保存する]ボタンを押下します。

最後にレポートの名前と保存先のフォルダーを選択して[保存する]ボタンを押下したら完成です。

これで、日報レポートが簡単に作成することができました。

続いて、作成したレポートを定期的にメールで送信されるように設定します。

[レポート]タブに移動し、画面左側の定期レポートから[新しい定期レポート]ボタンを押下します。

次に、レポートを送信する方法を設定する画面が表示されます。レポートでは、先ほど作成した[自分の日報]を選択します。ファイルのエクスポート形式はPDF/XLS/CSVから選択します。これは、Zoho CRMが自動的に送信するレポートメールに添付されるレポートのファイル形式を選択するものです。レポートの定期送信を開始する日と送信時間を設定し、間隔はここでは[毎日]を指定し、終了日はここでは[なし]を設定します。

レポートの送信方法は[メール]を選択し、メールを送信する際のメール文についてテンプレートを指定します。[テンプレートを選択]ボタンを押下し、さらに[テンプレートを作成する]ボタンを押下します。

テンプレートのギャラリーに移動しますので、[白紙]を選択し、以下のようにテンプレートを作成します。

テンプレート名：日報送信用
テンプレートの件名：今日の日報を送信します
内容：今日の日報を送信します。添付の資料をご確認ください。

テンプレートを保存する先を指定し[保存する]ボタンを押下します。

こうして、以下のような定期レポートの設定が完了したら[予約する]ボタンを押下します。

これで、日報レポートが自動的にZoho CRM からメール送信されるようにされるようになりました。

このように、CRMにデータを登録していけば、レポートが簡単に作成でき、また定期レポートの処理も自動化されます。