営業担当者が効率的にタスクを管理する

ステップ1：標準的な業務をタスクに細分化する

Lesson 2で紹介した、「オンライン商談」業務を例にタスクを細分化していきます。この細分化では、以下３つの工程をおさえます。

• 行動基準でタスクを全て洗い出す
• タスクの期限を明記する
• タスクに誰が関わるかを書き出す

行動基準でタスクを全て洗い出す

フィールドセールス担当者と仮定して、タスクを全て洗い出してみましょう。ここでは、インサイドセールス部門がアウトバウンドコールを行い、見込みのあるお客様を見つけ、その見込み客をフィールドセールス担当者に引き継ぐというプロセスを取っています。

営業プロセスの一部である「商談」において、特に「オンライン商談」には以下のような細かい段階があります。

• 見込み客の引き継ぎ
• アポイントメントの設定
• 事前準備
• オンライン商談の実施
• フォローアップ
• 社内報告

このうち、「オンライン商談第1回に向けた準備」において必要なタスクを行動基準で洗い出したものが以下です。

タスクの期限を明記する

行動基準に基づいてタスクを全て洗い出したら、次にそれぞれのタスクに対して期限を設定します。この際、各タスクの期限は、ある程度の余裕を持って設定することがポイントです。これにより、突発的な事態や予期せぬ遅れに対応しやすくなります。

タスクに誰が関わるか書き出す

タスクごとに期限を記載したら、最後は誰が関わるかを書き出します。大きく分けると、自分で完結できるものと、社内や商談相手とのすり合わせが必要なものがあります。後者は優先度が高くなることを覚えておきましょう。

今回は、「オンライン商談第1回に向けた準備」におけるタスクを洗い出しました。これを営業プロセスごとに実施して、タスクを整理しておく必要があります。

ステップ2：自分に合ったツールを選ぶ

標準的な業務をタスクに細分化するステップが完了したら、次は自分に合ったツールを選びます。代表的なツールは、次の通りです。

• 手帳・ノート
• Excel・スプレッドシート
• カレンダーツール
• タスク管理ツール
• 生成AI
• タスク管理機能付きのCRM（顧客関係管理ツール）・SFA（営業支援ツール）

営業担当者のタスク管理には、タスクの入力・進捗の管理・共有が簡単にできるツールが便利です。なぜなら、営業担当者は多くのタスクを抱えており、管理が大変だからです。日々の進捗を確認しやすいツールを選ぶと良いでしょう。

手帳・ノートは自分が好きなように書ける一方で、共有できないことや必要な情報を振り返って探しにくいことがデメリットとして挙げられます。Excelやスプレッドシートは、使い慣れていたらすぐにタスク管理を始められますが、複数人で情報を管理する場合にはあまり向いていません。

また、生成AIの発達により、タスク管理をAIに任せることが可能になりました。AIが搭載されたプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを活用することで、タスクの入力・管理などの手間を最小限に抑えられます。生成AIに慣れている人は、ChatGPTやGeminiなどを使って独自のタスク管理を行うこともできるでしょう。ただし、生成AIの利用に慣れるまでには時間がかかるため、新しい技術を積極的に使える人に向いています。

中でもおすすめは、タスク管理機能付きのCRM（顧客関係管理ツール）もしくはSFA（営業支援ツール）です。顧客ごとに進捗状況を管理できるため、多くの商談相手を抱えていても、タスク漏れを減らすことができます。

ステップ3：日々のタスクを管理する

タスク管理ツールを選んだら、実際に日々のタスクを管理していきます。そのためには、以下の3つを行っていきましょう。

タスクを入力する

日々のタスクを管理するには、ツールにタスクを入力していく必要があります。入力していないタスクは管理できないので、抜け漏れがないように注意しましょう。

なお、標準的な業務が発生したときに、その業務に関連するタスクが自動で作成されるツールを使うと、タスクを入力する手間が省けます。

また、標準的な業務におけるタスクは、必ずしも実施する必要がないこともあるでしょう。その際は、登録しないもしくは削除することを意識して、不要なタスクを省くことが大切です。

日次、週次でタスクの進捗を確認する習慣をつける

タスク管理ツールに必要なタスクを入力したら、日次・週次でタスクの進捗を管理する習慣をつけましょう。

日次では、朝一と業務終了前にタスクを確認します。朝一はタスクの期限を踏まえて、当日すべきタスクに優先順位をつけます。当日に急遽新しいタスクが入ることもあるため、朝に整理するのがおすすめです。業務終了前には、完了したタスクと未完了のタスクを確認し、翌日の計画を立てます。

週次では、月曜日の朝一と金曜日の夕方にタスクの進捗を確認しましょう。月曜日の朝一に一週間の目標を設定し、金曜日の夕方にその達成度を確認します。進捗状況を次週の計画に反映することで、翌週の業務をスムーズに開始することができます。

この習慣を続けることで、効率的なタスク管理が可能になり、生産性が向上するでしょう。

タスクがこなせないときの調整をする

他に優先度が高い業務を抱えているときや、業務の負担が大きいと感じたときは、上司や他の営業担当者に相談して、タスクを振り直すことも重要です。一人でタスクを抱え込んで商談相手に迷惑をかけたり、売上目標を達成できなかったりしては、元も子もありません。

なお、その際はタスクの優先順位付けが必要です。優先順位付けは、緊急度と重要度のマトリックスを活用するのが一般的です。

ただし、営業の場合個別のタスクの優先度を付けるのが難しいこともあります。その場合は、商談や顧客の優先度をもとに判断するとよいでしょう。