CRM/SFAで営業のタスクを管理する - タスク編

なぜCRM/SFAで営業のタスク管理をするのか

これまでのレッスンで、営業担当者が活用するタスク管理方法の例として、手帳やExcel、CRM（顧客関係管理）/SFA（営業支援）ツールなど、複数の方法を紹介しました。さまざまなタスク管理の方法が存在する中で、CRM/SFAはどのようなタスク管理の強みがあるのでしょうか。

タスクと顧客情報を関連付けて1カ所で管理できる

営業活動の中でタスク管理を行う際には、タスクと顧客情報、カレンダー情報、メールなどの整合性が取れているかが重要です。整合性が取れていないと、何が最新情報なのか分からなくなったり、メールで調整した商談時間を誤ってカレンダーに登録してしまったり、ということが発生するからです。

その点、多くのCRM/SFAの場合、顧客情報や商談の情報を管理しつつ、スケジュールやタスクをそれらの情報に関連付けながら管理できるようになっています。情報が散らばることで発生するミスを防ぐことができます。

営業部門内で共有できる

タスクは1人で完結する場合もあれば、営業部門全体で進めるタスクもあります。CRM/SFAは、タスクを共有できるため、営業部門全体で確認し合いながらタスクを進められます。タスクに誤りがあった場合や進捗に遅れが生じた場合、管理職が担当者を早めにフォローすることもできます。手帳やノートで管理している場合では得られない利点です。エクセルは共有設定もできますが、CRM/SFAの方がはるかに手軽です。

さらに、成績の良い担当者のタスクの型を営業部門全体のタスク管理方法として採用し、部門全体のパフォーマンス向上につなげるといった活用もできます。

CRM/SFAツールを用意する

それでは、CRM/SFAで実際にタスクを管理していきましょう。まずはCRM/SFAツールを用意します。Zoho CRM を使う場合は、Zoho CRM トップページにアクセスし、アカウント作成のフォームに情報を入力します。この登録は無料です。トライアル期間が終わった後も、無料プランの機能をそのまま使うことができます。フォームを送信後、登録したメールアドレス宛てにアカウント認証メールが届きます。メールに記載されたURLにアクセスし、アカウント認証を完了させると、画面がZoho CRM に切り替わります。切り替わらない場合は、トップページ右上のサインインからログイン情報を入力して、Zoho CRM に入りましょう。

Zoho CRM のタスク・予定・通話の違い

タスクを登録する前に、CRM/SFAのタスク管理について事前に理解しておきましょう。CRM/SFAは、ToDoのようなタスクだけでなく、打ち合わせ予定や架電予定なども管理することができます。Zoho CRM では、これらの営業活動を「予定」「タスク」「通話」に分けて管理できるようになっています。

Lesson 5では「予定」「タスク」「通話」のうち、「タスク」を扱います。それぞれ切り分けが難しい活動も存在しますが、具体的な作業項目はタスク、日時が決まっているイベントは予定、電話の記録は通話を使うことで、効果的に活動を管理できます。

タスクを登録する

「7月31日を期限に株式会社△△への提案資料を作成する」という内容のタスクをCRM/SFAに登録してみましょう。

画面上部に並ぶメニューから[タスク]タブを押下します。「タブ」とは、データを登録するデータベースのことです。エクセルでデータを保存する際には、データをシートごとに分類します。Zoho CRM では「タブ」でデータを分類しています。Zoho CRM の[タスク]タブは、商談を進めるための準備など、実施するべきタスクに関する情報を入力するタブです。

[タスクを作成]を押下し、タスクを登録します。

タスクを登録するため画面が表示されますので、必要事項を入力していきます。件名や期限のほかに、[連絡先][取引先]という項目があります。これは、CRM/SFA内に登録されている企業の担当者とその所属先企業を入力できる項目です。今回は、株式会社△△の岸田さんの情報を[連絡先][取引先]に入力します。

[連絡先][取引先]の登録についてはここでは割愛します。詳しくは下記のレッスンで解説しています。

よくわかるSFA Lesson 5「[実践編] 取引先、連絡先、見込み客の登録」

タスク登録の手順はサンプル動画の通りです。

登録の際には、[リマインダー]をオンにして日付を指定しておくことで、タスク実行日よりも前に通知を受け取ることができるため、タスクの失念を防ぐことが可能です。

また、今回は使いませんでしたが、[繰り返し]をオンにして頻度を設定することもできます。定期的に同じタスクを行う必要がある場合に役立ちます。

タスクを確認する

登録されたタスクは、[タスク]タブの一覧画面から確認できます。

登録したタスクを押下するとタスクの詳細画面に遷移します。

画面中央では、選択したタスクの詳細情報が表示されます。

画面右側は、タスクに関連付いたデータの情報が表示されます。ここでは株式会社△△と担当者の岸田さんについて確認できます。この画面からメールを送信することも可能です。

タスクの確認は関連付けた[連絡先]タブと[取引先]タブからも確認できます。例えば、[取引先]タブの株式会社△△の詳細画面の中央に[未完了の活動]があり、登録した提案資料作成のタスクがあることが分かります。

タスクのステータスを変更する

タスクが進んだ、完了した、などの変化があったらタスクのステータスを更新しましょう。2通りの方法を紹介します。

1つ目は、タスクの詳細画面から変更する方法です。[ステータス]を[開始前]から[進行中]などに変更します。

2つ目は、タスク一覧画面から更新する方法です。ステータスを更新したいタスクを選択し、[一括更新]を押下します。

ポップアップの画面で[ステータス]を[進行中]などと選択して[更新する]を押下すればステータスが更新できます。

インポートする

1件ずつタスクを手動で登録する以外にも、エクセルなどで管理しているタスクを一括で登録する「インポート」という方法があります。

Zoho CRM でインポート可能なファイル形式は.xls、 .xlsx、 .vcf 、.csvです。
[タスク]タブの[タスクを作成]横[▼]、[タスクをインポート]を順に押下します

インポート元のファイルをドラッグ&ドロップするか、[参照]を選択し、参照元のファイルを選択し、[次へ]を押下します。

サンプルファイルのダウンロードはこちらから。

次に、インポートしたファイルをどのように処理するかを選択します。今回は初めてのデータのインポートですので、[タスクの新しいデータとして追加する]を選び、[次へ]を押下します。

次の画面では、インポートファイルの1行目と、Zoho CRM の項目を関連付けるマッピングを行います。例えば、ファイルの「期限」をZoho CRM の「期限」という項目に関連付けます。用意したサンプルファイルはZoho CRM の項目名とほぼ同じなので分かりやすいですが、例えば、エクセルで「締切」という名称を付けていた場合、Zoho CRM の「期限」に関連付ける、といった調整が必要です。

マッピングが完了したら[次へ]を押下します。

最後に、インポートするデータに行う以下3つの処理を選択します。

今回はいずれも選択せず、[完了する]を押下します。

インポートは数秒から数分で完了し、CRMにデータが登録されます。これで、インポートによるタスクの一括作成が完了しました。

ちなみに、[設定]から[データ管理]セクションの[インポート]に移動し、[インポート履歴]のタブを開くと、ここからインポートの結果の確認や取り消しが行えます。

ここまでCRM/SFAでタスク管理を行う目的やメリットについて紹介し、実践としてZohoCRM における活動管理手法の1つである　[タスク]タブの使い方について解説しました。

次回のレッスンでは、[予定]タブと[通話]タブの使い方について解説していきます。