効果的な営業会議を開催する準備（アジェンダと資料の作成）

営業会議のゴール

営業部門には売上目標を達成することが求められています。それでは、営業会議のゴールとは何でしょうか。『世界で一番やさしい会議の教科書』（日経BP社）では、会議終了の判断基準として、「どうなったら会議を終了と言えるのか？」を明確にすることが強調されています。

営業会議で言うならば、「部門の目標に対しての進捗を共有し、打ち手が意思決定され誰がいつまでにやるかも明確になった状態」が会議の終了条件です。

つまり、目標と現状のギャップについて数字を確認し合うことはもちろん必要です。さらに、どのような打ち手でギャップを埋めるのか、誰かの責任にするのではなく部門全体で意思決定する必要があります。打ち手については、誰がいつまでにやるのかという明確なアクションプランも決定済み、ということが会議の終了条件と言えるでしょう。

会議前のチェックリスト

会議前に以下のチェックリストを用意し、各項目を確認することで、会議をスムーズに進行させましょう。

なお、『世界で一番やさしい会議の教科書』（日経BP）に「会議Prepシート」が用意されており、これを活用しても良いでしょう。ファシリテーターが会議をコントロールすることを前提として作られた準備シートですが、会議のポイントを見失わないように整理するために役立ちます。

参加者の役割分担

営業会議では、各参加者に明確な役割を割り当てることで、効率的に進行することができます。以下のように役割分担を行うことでスムーズな会議が実現します。

アジェンダの作成

意味のある営業会議にするためには、ゴールから逆算したアジェンダを作成することが重要です。各議題の時間配分を設定し、優先順位をつけることで、重要な議題を時間内に終えられるようにします。
以下は、アジェンダの作成で押さえておくべきポイントや文例などを紹介します。

アジェンダで押さえるポイント

アジェンダの作成に際して、以下のとおりいくつか押さえるべきポイントがあります。

• 目的を明確にする
  会議の目的を明確にし、達成すべきゴールを設定します。これにより、参加者全員が共通の理解を持ち、会議の進行がスムーズになります。
• 時間配分を設定する
  各議題に対して適切な時間配分を設定し、会議が長引かないようにします。例えば、売上進捗報告に30分、新規案件のディスカッションに20分といった具合です。
• 優先順位を付ける
  重要な議題から順にアジェンダに組み込みます。これにより、時間が足りなくなった場合でも、重要事項がカバーされます。
• 担当者を明確にする
  各議題の担当者を事前に決めておき、責任の所在を明確にします。これにより、議論が円滑に進行します。
• 資料を準備する
  必要な資料を事前に準備し、参加者全員に共有します。これにより、会議中の混乱を防ぎ、効率的に議論を進めることができます。
• 参加者へのアジェンダの事前共有
  会議前にアジェンダを参加者全員に共有し、内容を把握してもらうことで、会議当日の進行をスムーズにします。

これらのポイントを踏まえた上で、実際にアジェンダを作成する際には、先ほど紹介した「会議Prepシート」を活用すると良いでしょう。

アジェンダの共有

会議Prepシートを基に作成した具体的なアジェンダを全体に展開する文例は以下の通りです。

参加者の準備の促進

アジェンダは会議の2日前までに共有しましょう。事前に共有することで、参加者が議題について深く考える時間を確保できます。

アジェンダは紙媒体、メール、チャットツールなどを用いて共有できますが、いずれの方法を選ぶにしても、全員に確実に伝わるように配慮します。

参加者が事前に議題について準備できるよう、アジェンダには具体的な議題の詳細とともに、事前に考えてもらいたい事項（宿題）を明記しておくと良いでしょう。こうすることで、参加者が会議に向けて必要なデータや情報を集め、深く考えることができ、会議当日により効果的な議論が行えます。

資料・データの準備

営業会議で効果的な議論を行うためには、議論の前提となる資料やデータをしっかり準備しておくことが重要です。

必要な資料

会議で使用する資料は、パワーポイントで作成することが一般的です。パワーポイントを活用することで、視覚的に「見える化」し、情報を分かりやすく伝えることができます。

とはいえ、資料作成に手間をかけず、効率的に進めたいという方も多いでしょう。その場合、オンラインプレゼンテーション作成ツール「Canva」などを活用することもできます。下記はツールのフォーマットです。

データの準備

営業会議では基本的に、予算、売上、商談、タスクに関するデータが必要です。社内の販売管理システムや営業支援ツール（SFA）、経営管理システム（ERP）、BIツール、エクセルなどからデータを取得し、集計してパワーポイントにまとめます。以下のポイントに注意して、データを準備しましょう。

• 予算と売上のデータ
  予算と実際の売上の比較データを用意します。これにより、目標達成度を確認し、必要な対策を講じることができます。
• 商談データ
  現在進行中の商談の状況を一覧で確認できるデータを準備します。これにより、商談の進捗や問題点を把握し、次のステップを明確にすることができます。
• タスクデータ
  各担当者のタスクの進捗状況を示すデータを用意します。これにより、タスクの遅延を防ぎ、円滑なプロジェクト進行を支援します。

以下は、営業の顧客管理や商談管理に役立つ無料のテンプレートです。これを活用することで、データの管理が容易になり、会議準備がスムーズに進みます。

「顧客管理・商談管理テンプレート.xlsx」をダウンロード

資料・データの準備は手間がかかりますが、この作業をしっかり行うことで会議がより効果的に進行し、成果を上げることができるでしょう。CRM/SFAツールやBIツールでは、わざわざ営業会議用の資料を作成しなくとも、重要なデータがあらかじめまとまっていて、リアルタイムで把握することもできます。営業会議に有効活用しましょう。