営業会議の進行管理（ファリシテーションとコミュニケーション術）

営業会議のファシリテーションとは

営業会議におけるファシリテーションとは、どのようなものなのでしょうか。

『世界で一番やさしい会議の教科書』（日経BP社）によると、ファシリテーションは「ゴールを達成するために、人々の能力を最大限に引き出す技術」と定義されています。

前提として営業会議の目的は、部門の目標に対する進捗を共有し、具体的な打ち手を意思決定することです。このため、営業会議におけるファシリテーターは、会議の進行をスムーズにし、全員が積極的に参加し、意見を交換できる環境を作り出すことが求められます。結果として、誰が何をいつまでに行うかを明確にし、チーム全体がゴールの達成に向けて一丸となる状態を実現するのがファシリテーションの役割と言えます。

会議の進行役としての役割

会議では、複数の参加者が集まるため、その流れをスムーズに進めるために進行役が不可欠です。この役割を担うファシリテーターは、会議を通じて参加者の意見を引き出し、活発な議論を促進し、最終的な合意形成に向けて導く責任を持ちます。

ファシリテーターは、多様な意見を公平に取り扱いながら会議を進めることが求められます。必ずしも中立である必要はありませんが、自らの意見や主張を前面に出すことは避け、議論が議題から逸脱しないように注意深くコントロールします。また、意見の偏りがあればそれを修正し、全ての声が等しく聞かれるよう努めます。

このように、ファシリテーターは会議での公平な議論を促進し、すべての参加者が活発に参加できる環境を整えることで、効果的な会議運営を支える重要な役割を果たします。

ファシリテーターに必要なスキル

ファシリテーターには、具体的にどのようなスキルが必要なのでしょうか。以下は、ファシリテーターに求められる主要なスキルを紹介します。ファシリテーターとしての役割は多岐にわたりますが、その最終的な目標は、会議の成果を最大化し、全員が納得する結論を導くことです。これらのスキルを磨くことで、効果的な営業会議の運営が可能になります。

目的へ誘導する力

ファシリテーターは議論を明確なゴールに向けて導く役割を持ちます。会議開始時には目的を設定し、参加者の合意を得てから議論を開始することが重要です。目的が達成されたかを評価する基準も明確にします。

環境を整備する力

会議がスムーズに進むように、物理的な環境を整えることが求められます。また、議論が過熱した際は冷静に対処し、必要に応じて休憩を取り入れることで参加者の注意力を保ちます。

意見交換を促進する力

ファシリテーターは、全員が意見を平等に述べられるように環境を整える必要があります。一部の人だけが発言する状況を避け、意見が多様に交わされるよう努めます。自身も議論に参加する一方で、自らの意見を抑え、他の意見を引き出すバランスを保つことが求められます。

タイムマネジメント力

時間を適切に管理し、議論が目標に沿って進行するよう調整する能力が必要です。生産的な議論を促すために、議題の調整や優先順位の変更を行うことが求められます。

議論を整理しまとめる力

会議の終わりには、議論の要点と結論を明確に整理し、参加者全員が理解できる形で提示することが求められます。ここでのまとめが、参加者に会議の成果を正確に伝えるために非常に重要です。

合意を言語化する力

議論の末には、得られた結論に対する全員の合意を確認し、その合意を言語化します。これにより、会議の決定事項が正確に記録され、後の実行段階での誤解を防ぎます。

会議を活性化する進行方法

会議をより効果的かつ活発にするためには、ファシリテーターが戦略的な進行方法を採用することが重要です。『世界で一番やさしい会議の教科書』では、会議を次の4つのフェーズに沿って進めることを推奨しています。準備フェーズは、Lesson 2で詳しく説明したため省略します。

会議の進行方法を具体的にイメージできるよう、以下のアジェンダを例に挙げて説明します。

導入フェーズ

導入フェーズは会議が成功するかどうかを決定づける重要な段階です。この段階で、会議の目的と終了条件を明確にすることが求められます。会議の始まりに次のステップを踏むことで、全参加者が同じ目標に向かって効率的に取り組むことができます。

会議の終了条件の確認

会議の本題に入る前に、会議の成功をどのように定義するかを参加者全員と共有します。

営業会議の場合、具体的な終了条件は「部門の目標に対する進捗を共有し、次のアクションについて意思決定を行い、各担当者が責任を持つタスクと期限を明確にする」ことが含まれるでしょう。

この条件を明確に伝えることで、参加者は会議の目的に集中し、具体的な成果を目指して議論を進めることができます。

時間配分の確認

会議が効率的に進行するよう、各議題に割り当てる時間を事前に計画し、会議の開始時にそれを参加者と共有します。例えば、上記のアジェンダを用いて時間配分を確認します。

事前にメンバーへ共有したアジェンダがあることで、会議の時間配分が明確になり、限られた時間の中で重要な議題に焦点を合わせることが可能になります。

例えば、議題2「6月の売上実績報告」には30分が割り当てられており、各担当者が時間内に進捗状況を報告し、全員が理解を深めるためにこの時間を厳守する必要があります。議題3「7月の売上目標と行動計画」も同様に30分が割り当てられていますが、ここでは具体的なアクションプランを決定するため、議論が深まることを保証しつつ時間管理が重要となります。

時間管理は、議論が深まることを保証し、同時に時間内に会議を終えるために不可欠です。この導入フェーズを通じて、会議は目標に沿ってスムーズに進行し、各参加者が効果的に貢献する基盤を築くことができます。

進行フェーズ

進行フェーズは、ファシリテーターが会議を効率的に進めるための中核的な段階です。この段階での行動は、会議の成果に直接的な影響を与えます。進行フェーズでは、ファシリテーターが議論をスムーズに進めるために以下のようなアクションを取りましょう。

スクライブの活用

『世界で一番やさしい会議の教科書』では、書いて整理する「スクライブ」の活用を提案しています。会議中にホワイトボードやデジタルツールを用いて議論の要点、意見、決定事項をリアルタイムで記録します。

例えば、各担当者が6月の売上実績を報告する際（アジェンダ　議題2）、スクライブが報告内容をホワイトボードに記録することで、参加者全員が進捗状況を把握しやすくなります。これにより、透明性が保たれ、誤解を防ぎ、後のレビュー時にも役立ちます。

発散収束のプロセスを踏む

議論を始める際には、まずアイデアを自由に出す「発散」フェーズを設け、選択肢を広げます。

例えば、7月の売上目標と行動計画（議題3）について議論する際、ファシリテーターが「売上目標達成のための新戦略やアクションプランを出してください」と呼びかけます。参加者は、「テレアポのスクリプト見直し」「SNSを活用したマーケティングキャンペーン」「既存顧客へのフォローアップ強化」などのアイデアを出し合い、スクライブがホワイトボードに記録します。全員が意見を出し終わるまで、評価や批判はせずに進めます。

次に、「収束」フェーズに移り、出された意見を具体的なアクションプランに絞り込みます。ファシリテーターはアイデアを整理し、関連するものをグループ化します。
例えば、「テレアポのスクリプト見直し」と「フォローアップ強化」は似たアプローチとしてまとめます。各アイデアのメリットとデメリットを議論し、「テレアポのスクリプト見直し」はコストが低く即実行可能、「セミナー開催」は準備に時間とコストがかかるが効果が大きい、などの評価を行います。

その後、優先順位をつけて実行可能なアクションを決定します。
例えば、「テレアポのスクリプト見直し」を最優先とし、担当者を決定し、期限を設定します。このプロセスにより、具体的かつ実行可能なアクションプランが導かれます。

議論の誘導

会議の目的に沿った議論が行われるよう、ファシリテーターが積極的に議論を誘導します。課題が複雑な場合は、問題の根本から順に解決策を導き出す「課題解決の5階層」アプローチが有効です。この手法では、以下の順序で問題を解析します。

① 事象：現在何が発生しているのか
② 問題：この事象が具体的にどのような困難を引き起こしているか
③ 原因：これらの問題が生じる根本的な理由は何か
④ 施策：考えられる解決策は何か
⑤ 効果：提案された施策がもたらす可能性のある成果

これらのステップを明確にすることで、参加者が混乱することなく、各自の意見がどの階層に関連しているかを認識しやすくなります。また、視覚的に「書く」ことで、これらの階層を具体化し、議論をより有効に進めることができます。

例えば、議題5「質疑応答とディスカッション」の際に「新規顧客の獲得が困難」という課題が出た場合を考えてみましょう。

① 事象：
新規顧客の獲得数が目標に達していない。
具体的には、予定していた50件の新規顧客のうち、実際には30件しか獲得できていない。

② 問題：
新規顧客の獲得が目標に達していないことで、売上目標も未達成になりそうである。
チームのモチベーションが低下している。

③ 原因：
テレアポのスクリプトが効果的ではない。
SNSマーケティングが十分に活用されていない。
競合他社の価格やサービスが魅力的である。

④ 施策：
テレアポのスクリプトを見直し、効果的なアプローチを取り入れる。
SNSマーケティングを強化し、ターゲット層へのリーチを広げる。
競合他社の価格やサービスを分析し、自社の強みを明確に打ち出す戦略を立てる。

⑤ 効果：
テレアポの成功率が上がり、新規顧客の獲得数が増加する。
SNSマーケティングにより、新しい顧客層にリーチできるようになる。
自社の強みを明確にすることで、競争力が高まり、顧客の選択肢として優先されるようになる。

このように、「課題解決の5階層」アプローチを用いることで、問題の本質を明確にし、具体的な解決策を導き出すことができます。

まとめフェーズ

まとめフェーズは、営業会議を締めくくり、討議された内容を実行可能な計画に変える重要な段階です。

決定事項の再確認

営業会議の終了時には、すべての決定事項を明確にし、それに基づくアクションプランを再確認します。このプロセスにより、参加者全員が会議の成果と次のステップについて同じ理解を共有し、実行への準備が整います。例えば、7月の売上目標と行動計画（議題3）で決定された「テレアポのスクリプト見直し」や「SNSマーケティングキャンペーンの実施」などの具体的な戦略や担当者、期限がここで最終確認されます。

担当者と期限の指定

各アクション項目について明確な担当者と期限を設定します。これは営業活動において極めて重要であり、各メンバーが自分の責任を明確に理解し、期限内に結果を出すためのモチベーションを高めます。例えば、「テレアポのスクリプト見直し」は佐藤さんが担当し、実施期限を7月20日と設定します。「SNSマーケティングキャンペーンの実施」は吉田さんが担当し、7月末までに準備を完了することとします。担当者と期限の明確化により、会議後の追跡が容易になり、効率的な進捗管理が可能となります。

合意の言語化

会議の結果を言語化し、すべての参加者に配布することで、議論された内容と合意に達した決定が正確に記録されます。議事録は、会議の透明性を高めるとともに、具体的な営業目標に対する参加者のコミットメントを強化します。また、後日のレビュー時や次の会議の準備において、貴重な参考資料となります。

この段階を通じて、営業会議は明確な成果を残し、参加者が効果的に次のアクションに移るための基盤を築くことができます。

意見の引き出し方・コツ

ファシリテーターは、会議をスムーズに進行するだけでなく、参会者の意見を引き出すことが大きな役割の一つです。参加者の中には、会議の場で意見を言わないことも少なくないでしょう。そのような場合に使える意見の引き出し方・コツを紹介します。

話していない人に振る

会議中、積極的に発言していない参加者に直接質問を投げかけることで、彼らが議論に参加する機会を作り出します。

例えば、「〇〇さん、この点についてどう思いますか？」というシンプルな質問でも構いません。これにより、普段は静かな参加者でも意見を共有しやすい環境になるでしょう。

意見を最後まで言いきらせる

発言者が自分の意見を途中で留めず、最後までしっかりと言いきらせることが大切です。

発言を促すには、「そのアイデアをもう少し詳しく聞かせてください」や「その点について他に追加することはありますか？」といったフレーズが効果的です。

このアプローチにより、発言者は自分の考えを十分に表現する機会を持ち、その結果、より深い議論が可能になります。

ファシリテーションの成功例と失敗例

ここでは、ファシリテーションの成功例と失敗例を紹介します。適切なファシリテーションは、会議の質を向上させ、チームのパフォーマンスを最大化しますが、誤った方法は会議の効果を損ない、チームのモチベーションに悪影響を与えます。

成功例

フォローアップを徹底する

営業会議で出た意見やアイデアをそのままにせず、具体的な打ち手まで確定させることが重要です。こうしたフォローアップの徹底が、営業会議の成功に繋がります。

例えば、テレアポの効率を上げるために、特定のセールストークを試してみるというアイデアが出た場合、会議中に具体的なアクションプランを作成します。そのプランには、実際にテレアポを担当する社員がどのようにそのセールストークを実践するか、どのくらいの期間で結果を測定するかを明記します。
進捗を定期的に確認し、必要に応じてアプローチを修正することで、会議の成果を確実に実現することができます。

意見対立の解消と視点の切り替える

会議では、異なる意見や反対意見が出ることを恐れず、オープンな議論を促進することが大切です。意見の合意が難しい方向に進んだ場合、一度会議の目的を思い出し、どの意見が目的に適しているかを考えます。

例えば、新規訪問の方法について議論する場合、ある営業担当者がSNSを活用して事前にコンタクトを取るという新しいアプローチを提案したとします。他のメンバーが反対意見を持っていたとしても、ファシリテーターがその意見を尊重し、議論を促進することで、新しいアプローチが試され、結果的に予想外の成果を上げることがあります。

ファシリテーターは中立な立場から参加者が納得してゴールに同意できるよう支援し、対立の構図を解消します。例として「両者の意見を踏まえ、例えばこのようなことは検討できますか？」という声かけも良いでしょう。
それぞれの立場から見た意見を中立的に伝え、視点の切り替えを促します。また、妥協点や代替案を提示することも有効です。

このように、ファシリテーターが視点の切り替えを促し、参加者全員の意見を公平に取り扱うことで、効果的な議論を行い、会議の目的達成につなげることができます。

失敗例

忖度してしまう

会議で自分より偉い人の発言をすべて肯定してしまうのは、ファシリテーターがよく犯すミスです。目上の人の意見を否定したくない気持ちは理解できますが、それでは会議の本質が失われます。ファシリテーターがいなくても会議が成立してしまうでしょう。

目上の意見ばかり取り入れることは、若手社員のやる気を削ぐ原因になります。結局、上層部の意見が通るだけなら、若手は自分の意見を考える必要がなくなります。真面目に意見を出すことが無意味に感じられるでしょう。ファシリテーターは、このような事態を避けるために全員の意見を平等に扱う姿勢を持つべきです。
会議の場を、全員が平等に意見を出し合い、活発に議論できる雰囲気にすることが重要です。時には、偉い人の意見が否定されることもあるでしょうが、その際は、フォローを入れてその人の気分を損なわないように心がけることが大切です。

意見を誘導する

会議の答えが決まっていると思い込み、意見を誘導するのは大きなミスです。自分の意見を優遇し、反対意見を軽く扱うのはファシリテーションとは言えません。とくに経験豊富な人がやりがちな失敗とも言えるでしょう。
どれだけの優秀な人でも、自分の考えが常に正しいとは限りません。間違った考えでなくても、それを上回るアイデアがあるかもしれません。会議で自分の考えに誘導すると、良いアイデアを引き出せなくなります。正解の目星をつけることは構いませんが、それを絶対と信じて誘導すると、会社の発展や社員の成長が妨げられることを覚えておきましょう。

営業会議の効果をアップさせるコミュニケーション術

営業会議を効果的に進めるためには、ファシリテーションスキルだけでなく、優れたコミュニケーション術も必要です。明確で効果的なコミュニケーションを実施することで、会議の質が向上し、目標達成に向けた成果が最大化されます。

ここでは、いくつか営業会議の効果をアップさせるコミュニケーション術を紹介します。

会議の質を向上する質問を引き出す方法

質の高い質問は、会議の成果を大きく左右し、参加者が積極的に参加する環境を促進します。以下の方法を用いて、参加者から有意義な情報を引き出しましょう。

意見を肯定する

ファシリテーターは、参加者が提案するアイデアや意見を肯定的に受け止めることで、発言者が自信を持って意見を展開できるよう支援します。

例えば、新しいアイデアに対して「その視点は非常に重要ですね。もう少し詳しく教えていただけますか？」と問いかけることで、議論が深まります。

共感と感謝を表す

発言者の意見に共感し、その貢献に感謝を示すことで、ポジティブな会議の雰囲気を醸成します。このアプローチは「その意見は大変参考になります。ありがとうございます」と伝えることで、他の参加者も自由に意見を共有するようになります。

オウム返しを使う

発言内容をオウム返しで繰り返すことにより、その意見が正確に理解されているかを確認します。

とくに複雑なアイデアや重要なポイントについて、「あなたが言いたいのは、〇〇ということですね？」と確認することで、誤解を防ぎます。

深掘りする質問をする

議論を具体的に進めるため、深掘りする質問を活用します。

「このアプローチを取る大きなメリットは何だと思いますか？」や「この戦略が直面しうる主な課題は何ですか？」など、詳細を尋ねることで、議論がより具体的で建設的な方向へ進みます。

ホワイトボードなど視覚的な補助の活用

営業会議でのコミュニケーションを向上させる「スクライブ」にも活用できるため、ホワイトボードなどの視覚的ツールを活用する方法が効果的です。

会議の主要な論点や問いをホワイトボードに書き出し、それに対する仮説や解答を可視化します。また、議論中に出るアイデアや問題点をリアルタイムで記録し、参加者が議論の流れを追いやすくします。

さらに、会議の結論として「決まったこと」や「やるべきこと」をボードに明記し、それぞれのタスクに対して担当者と完了期限を割り当て、実行段階への移行をスムーズにします。