営業会議にCRM/SFAを使う - 初期設定編

このレッスンで学べること

このレッスンと次のレッスンで、営業に関するデータをCRM/SFAツールに集約し、営業会議に活用する方法を紹介します。「 初期設定編」「レポート作成編」の2つの段階に分けてそれぞれのレッスンで解説します。このレッスンでは、データの準備について解説します。

CRM/SFAツールを用意する

はじめに、営業会議に活用するためのCRM/SFAツールを用意しましょう。CRM/SFAツールは、顧客データはもちろん、売上情報、予算・実績を管理し、分析することができます。今回はCRM/SFAツールの例としてZoho CRM を使用します。

アカウントを作成する

Zoho CRM を使う場合は、Zoho CRM の無料トライアルのページからアカウントを作成します。フォームに必要事項を入力し、[無料アカウントを作成する]を押下すると、すぐにZoho CRM の画面に遷移します。

Zoho CRM の無料トライアルは、Zoho CRM の多くの機能を利用できる上位プランであるエンタープライズプランを15日間利用できます。15日が過ぎると、無料プランに自動的に移行されますが、同じアカウントでそのまま利用できます。

アカウントを作成すると、会社名を登録するポップアップ画面が表示されます。[サンプルデータを読み込む]のチェックを外して利用を開始してください。今回のレッスンでは営業会議に役立つサンプルデータを別で用意しており、この段階ではサンプルデータを読み込む必要がないためです。仮にサンプルデータを読みこんだ場合でも、後からサンプルデータだけを削除することが可能です。[設定（画面右上の歯車マーク）]→[データ管理]→[サンブルデータの削除]からいつでも一括削除できます。

このレッスンの想定企業を確認する

CRM/SFAを使って建設的な営業会議を行うイメージをつかむため、このレッスンではA社というシステム販売会社を想定し、データを準備していきます。A社の情報は以下の通りです。

A社の管理職になったつもりで、組織全体の売上目標と実績、そして各営業担当者の売上目標と実績を確認して、それぞれの進捗状況や目標未達の場合の改善策などを議論するためのデータ作りを進めます。データを分かりやすくするために、大幅な未達があるシナリオです。

企業のプロフィール

A社は、日本企業を中心にシステムを販売している会社です。なお、今会計年度（4月から3月）の売上目標は3億円で、四半期毎にそれぞれ7,500万円の売上目標を設定しています。なお、8月時点で8,000万円という進捗です。商談を担当する営業担当者は中沢ゆかさん、中山一平さん、友田浩二さんの3人です。実績（売上）とは別に、各担当者のパイプライン上に合計3,500万円の商談があります。パイプラインとは、案件の獲得から受注するまでの一連のプロセスのことで、パイプライン上の商談は未確定の売上として扱っています。

担当者別の売上目標

担当者別の実績

会計年度を設定する

今回のシナリオは、会計年度の開始月は4月です。Zoho CRM の初期設定では開始月が1月となっているため変更します。会計年度の設定は、Zoho CRM 内のさまざまなデータに反映されるため、初めに会計年度を設定します。

会計年度を設定するためには、[設定]から[一般]の[組織設定]を押下します。

遷移後で、[会計年度]を押下します。会計年度を4月〜3月に修正し、[会計年度の管理]を押下します。

ちなみに、今回は[標準の会計年度]から会計年度を設定していますが、組織によって独自の会計年度を設定することも可能です。

ユーザーを追加する

A社の営業担当者を、ユーザーとしてZoho CRM に追加します。ユーザーの追加を行うことで、各担当者の商談情報をZoho CRM 内にそれぞれ記録することができるようになります。ここでは、Zoho CRM の管理者として中沢ゆかさんのアカウントで操作しているため、中山一平さんと友田浩二さんを追加します。

ユーザーを追加するためには、[設定]→[一般]の[ユーザー]を選択します。

遷移後の画面で[＋新しいユーザー]を選択し、担当者の名前や役職を入力することで、ユーザーを追加することができます。追加方法は以下のサンプル動画の通りです。

商談データをインポートする

A社の商談データをインポートします。本来は、各担当者が都度、自分が担当する商談情報とその進捗状況、売上をCRM/SFAに入力していきますが、ここではA社のこれまでの商談データがエクセルにまとまっていて、それをZoho CRM の[商談]タブに一括登録（インポート）する、というイメージです。

サンプルデータをダウンロードする

サンプルデータには、商談名や商談の進捗（ステージ）、商談金額（総額）などの情報が入っています。ステージが「受注」であれば、総額は売上としてみなし、それ以外であればパイプライン上にある数字、ということになります。「確度」はステージに応じた受注確度を示しています。それぞれZoho CRM の初期設定のステージとそれに応じた初期設定の確度の数値が入っています。

ダウンロードした商談データをインポートしましょう。ホーム画面上部の[商談]タブを押下し、[商談を作成]横[▼]→[商談をインポート]を押下します。

インポートするファイルをアップロードし、[次へ]を押下します。

インポートしたファイルをどのように処理するかを選択します。今回は初めてのデータのインポートですので、[商談の新しいデータとして追加する]を選択し、[次へ]を押下します。

インポートするファイルを、Zoho CRM のどの項目に登録するか関連付ける「マッピング」という作業を行います。今回のサンプルデータはZoho CRM の項目名と同じため、関連付け作業は不要です。画面を確認して[次へ]を押下します。

最後にインポートするデータに行う以下3つの処理を選択します。今回はいずれも選択せず、[完了する]を押下します。これでインポートが完了しました。

ここまでで、A社の過去のデータがZoho CRM に格納されました。ただ、このままでは一目で状況が分からず、営業会議に使えるとは言い難いです。このため、次のレッスンでは、インポートしたデータをグラフや表で見える化し、営業会議の場で状況を確認し合えるようにします。