リードをCRM/SFAに登録・管理する

CRM/SFAツールが役立つ理由

展示会や公式Webサイトなどさまざまなチャネルから獲得したリード情報は、すぐに営業担当者に引き継いで架電などの営業活動を展開することもあれば、受注確度が高まるまでマーケティング部門が育成（リードナーチャリング）することもあります。いずれにしても、営業担当者にスムーズに情報が受け渡される必要があります。この流れは、リードがごく少数であればエクセルなどで管理、共有することができますが、リードの数が膨大になったり、検討期間が長いビジネスだったりする場合は、リード情報を専門に管理する独自のシステムやCRM/SFAツールを使うことが一般的です。なぜなら、マーケティング担当者や営業担当者が努力や工夫で管理しておける範囲を越えたものになり、専用のシステムを活用する方が効率的になるためです。

近年では、CRM/SFAツールが安価になり、しかも、簡単にデータを登録できたり、流入経路を記録できたり、対応の優先順位を付けるためのスコアリングといったことが手軽にできるようになっています。ツールに蓄積したデータを見える化する機能も備わり、リードの獲得チャネルの見直しのようなリードジェネレーション施策の改善にも活かせるようになっているため、CRM/SFAツールの有効活用には多くのメリットがあります。

このレッスンで学べること

リードジェネレーションにCRM/SFAを活用する流れを「リードをCRM/SFAに登録・管理する」「リードジェネレーションをCRM/SFAで改善する」という2つの段階に分けます。このLesson 6では、「リードをCRM/SFAに登録・管理する」を扱い、獲得したリード情報をさまざまな手段でツールに登録し、管理していくイメージをつかみます。※CRM/SFAツールの参考として、Zoho CRM の画面が登場します。

CRM/SFAツールの用意

はじめに、CRM/SFAツールを用意しましょう。ここではCRM/SFAツールの例としてZoho CRM を使います。

アカウントの用意

Zoho CRM を使う場合は、Zoho CRM の無料トライアルからアカウントを作成します。フォームに必要事項を入力し、[無料アカウントを作成する]を押下すると、すぐにZoho CRM の画面に移動します。

Zoho CRM の無料トライアルは、Zoho CRM の多くの機能を利用できる上位プランであるエンタープライズプランを15日間利用できます。15日が過ぎると、無料プランに自動的に移行されますが、同じアカウントでそのまま利用できます。

アカウントを作成すると、会社名を登録するポップアップ画面が表示されます。[サンプルデータを読み込む]のチェックを外して利用を開始してください。今回のレッスンではリードを管理するイメージをつかむためのサンプルデータを別で用意しており、この段階ではサンプルデータを読み込む必要がないためです。仮にサンプルデータを読みこんだ場合でも、後からサンプルデータだけを削除することが可能です。[設定（画面右上の歯車マーク）]→[データ管理]→[サンブルデータの削除]からいつでも一括削除できます。

タブの理解

CRM/SFAはデータベースです。データベースを使いやすくするためにデータのまとまりがあります。Zoho CRM ではデータのまとまりを[タブ]と呼びます。例えば、[見込み客]タブは、商談に至っていないリードばかりが集まった場所です。このレッスンはリードを扱いますので、[見込み客]タブを中心に操作します。

リードの手動登録

CRM/SFAにリードを登録しましょう。まずは手動で登録する方法です。例として、⚪︎×株式会社の担当者である森田真美さんというデータを登録します。展示会やセミナーなどで獲得した名刺の情報をリードとして登録するような場合は、このように手動でリード情報を入力することとなります。

[見込み客]タブを押下し、遷移後の画面で[見込み客を作成]を押下します。

移動後の画面で実際に森田真美さんのリード情報を入力していきます。入力した画面は以下の通りです。入力後、右上の[保存する]を押下します。

リード情報の作成が完了し、見込み客タブを見てみると、先ほど入力した森田真美さんに関するリード情報が登録されていることが確認できます。

森田真美さんの名前を押下すると、詳細情報の画面に遷移します。画面表示は姓名の順ではなく、Zoho CRM の初期設定の名姓の順になっていますが[設定]（画面右上の歯車マーク）から変更できます。このレッスンでは割愛します。

リードデータの編集

登録したリードのデータは、詳細画面から編集できます。先ほど登録した森田真美さん情報について、例とし、[見込み客のデータ元]を編集してみます。[見込み客]タブから森田真美さんの名前を押下し、見込み客情報から編集したい項目にカーソルを合わせ、[鉛筆マーク]を押下します。

[見込み客のデータ元]の選択リストが表示されます。今回は、[外部からの紹介]を選択します。チェックマークを押下すると、編集が完了します。

Webフォームを使ったリード登録

手動でリード情報を登録する方法について解説しましたが、実際のビジネスの現場では、営業担当者が名刺を集めてくるよりも、公式サイトやランディングページなどに設置したWebフォームを介してリードを獲得することの方が多いでしょう。そのためCRMには、Webフォーム作成機能があり、そのフォーム経由のリードをCRMに自動で登録することができます。メルマガ登録やお問い合わせなどさまざまなフォームを作ることができ、さらに作成したフォームはWebサイトに設置したり、フォームの単独のURLをSNSでつぶやいたり、フォームのQRコードをチラシに印刷して配布したり、などさまざまな方法でリードジェネレーションに役立てられます。

Zoho CRM でWebフォームを作成してみましょう。例として、イベントに誘致するメールから誘導する参加申し込みフォームを作成していきます。[設定]から、[チャネル]→[Webフォーム]を押下します。

[新しいフォーム]を押下します。

ポップアップが表示されるため、Webフォームの名称と、データの登録先となるタブを選びます。Zoho CRM ではフォームは必ずタブに関連付けられます。Webフォームの名称を任意で付け、タブを[見込み客]とします。入力したら[作成する]を押下します。

遷移後の画面でWebフォームを作成します。画面中央に表示されているものがWebフォームの完成イメージで、画面左側の[項目]から追加したい項目を右にドラッグ&ドロップすることでWebフォームを作り上げていきます。画面左側に並んでいる項目はすべて[見込み客]タブの項目で、このフォームに入力されたものは最終的に[見込み客]タブの各項目に入ることになります。先ほどタブを選択したのは、このためです。

以下の流れでWebフォームを作成します。操作の流れはサンプル動画の通りです。

1. 画面左側の項目から[名]をドラッグ&ドロップして画面中央の[姓]の下に追加
2. 1と同様に、[メール]、[携帯電話]を追加
3. 画面左側[詳細項目]横の[v]を押下し、[規約/ポリシーの同意確認]をドラッグ&ドロップ
4. ポップアップが表示されるため、通り規約を入力
5. 規約の[個人情報保護方針]を選択し、ポップアップ内の[🔗]マークを押下し、リンクを挿入
6. [保存する]→[完了する]→[次へ]を押下

続いて、フォームをどのページに設置するかなどの詳細情報を設定していきます。

それぞれの項目について、今回は以下の通り入力し、[保存する]を押下します。[保存する]を押下後、フォームをどのコードで公開するかを選択する画面に移動します。今回は[ソースコード]を選択し、[完了する]を押下します。表示されたソースコードをコピーしてWebサイトのコーディング担当者に渡せば、作成したWebフォームをWebサイトに設置することができます。

操作方法は以下のサンプル動画の通りです。

• フォームを設置するURL：[ * ]を入力します。（本来はフォームを設置すURLを入力）
• 送信時の処理：[お礼ページ]を選択します。
• 担当者の割り当て：ユーザーを[中沢ゆか]で選択します。
  ※　今回、[中沢ゆか]で登録していますが、このWebフォームを経由して登録されたリードの担当者をここで指定します。
• タグを追加する：今回は追加しません。
• ダブルオプトインを有効にする：今回は有効にしません。
• 見込み客の担当者に通知する：オンにします。
• 自動送信：今回はオンにしません。
• 訪問者の追跡：今回はオンにしません。
• 登録の承認：今回はオンにしません。
  ※通知に関する項目の詳細は、以下のサンプル動画にて確認可能です。

これで、Webフォームの設定が完了しました。このWebフォームを見たサイトの訪問者が、このフォーム入力・送信すると、リード情報がCRMの[見込み客]タブに自動で取り込まれます。項目名などはWebフォームの管理画面からいつでも変更できます。

インポート機能を使った一括リード登録

リードジェネレーションの手段として、リードの獲得を外注、というケースがあります。展示会の運営会社からリード情報を大量に受け取ったり、外部メディアから定期的にリード情報を買うことがあるかもしれません。その際に役立つのがCRM/SFAのインポート機能です。インポート機能を使えば、CSV形式などの大量のリード情報を一括してCRM/SFAに登録することができます。

インポートのイメージをつかむため、今回は企業名や氏名、連絡先、住所などのリード情報をあらかじめまとめたサンプルデータを使います。

[見込み客]サンプルデータのダウンロードはこちら

[見込み客]タブの[見込み客を作成]横[▼]→[見込み客をインポート]を押下します。

ダウンロードしたサンプルデータをアップロードし、[次へ]を押下します。

インポートしたファイルをどのように処理するかを選択します。今回は初めてのデータのインポートですので、[見込み客の新しいデータとしてインポートする]を選択し、[次へ]を押下します。

次の画面では、インポートファイルを、Zoho CRM のどの項目に登録するか関連付ける「マッピング」という作業を行います。今回のサンプルデータはZoho CRM の項目名と同じであるため、関連付け作業は不要です。[次へ]を押下します。

インポートするデータに行う以下3つの処理を選択します。今回はいずれも選択せず、[完了する]を押下します。これでリードのインポートが完了しました。

データサイズによって、インポートの反映には少し時間がかかります。Zoho CRM 上でインポートが終わったというポップアップが表示されます。ポップアップの後に[見込み客]タブを確認すると、インポートしたリード情報が登録されていることが分かります。

次のレッスンでは、CRM に蓄積されたデータを活用してリードジェネレーションを改善していく方法を学びます。