CRM/SFAで予実管理する準備を整える

このレッスンで学べること

CRM/SFAでの営業予実の管理を「CRM環境の準備」「CRMへの実績の登録」「CRMで予算と実績を比較」の3つの段階に分けます。このレッスンでは、「CRM環境の準備」を扱います。具体的には、予実管理をCRM/SFAで実践するために、アカウントを用意することはもちろん、予実管理を可視化するための環境を準備していきます。

CRM/SFAツールを用意

はじめに、営業予実を管理するCRM/SFAツールを用意しましょう。

アカウント作成

Zoho CRM を使う場合は、Zoho CRM の無料トライアルからアカウントを作成します。Zoho CRM の無料トライアルのフォームを記入し、登録ボタンをクリックすると、すぐにZoho CRM のアカウントに移動します。Zoho CRM は、顧客データはもちろん、売上情報、予算・実績を管理し、分析することができます。

Zoho CRM の無料トライアルでは、Zoho CRM の多くの機能を利用できる上位プランであるエンタープライズプランを15日間利用できます。15日が過ぎると、無料プランに自動的に移行されますが、同じアカウントでそのまま利用できます。

アカウントを作成すると、会社名を登録するポップアップ画面が表示されます。[サンプルデータを読み込む]のチェックを外して利用を開始してください。今回のレッスンでは予実管理に役立つサンプルデータを別で用意しているため、この段階ではサンプルデータを読み込む必要がないためです。仮にサンプルデータを読みこんだ場合でも、後からサンプルデータだけを削除することが可能です。[設定（画面右上の歯車マーク）]→[データ管理]→[サンブルデータの削除]からいつでも一括削除できます。

予実管理の想定シナリオ

このレッスンでは、A社というシステム販売会社での予実管理を例に解説していきます。A社の各営業チームは、エクセルシートで売上と商談情報をそれぞれ記録して週次で予実を報告しています。しかし、管理職はリアルタイムで全体像を把握することができません。予実管理をして迅速に対応する目的で、各チームが使用しているエクセルシートをCRM/SFAへ移行して一元管理したいと考えています。A社の概要は以下の通りです。

A社のプロフィール

A社は、日本企業を中心にシステムを販売している会社です。αシステム、βシステム、γシステムの3つが主要な製品で、営業部門は、東日本チーム、西日本チーム、海外チームの3部門に分かれています。売上実績などの記録はエクセルシートを利用しています。なお、今年（4月から3月）の売上目標（本レッスンでは予算と呼びます）は1億円で、10月時点で8,000万円という進捗です。

実績（売上）とは別に、各チームのパイプライン上に合計5,000万円の商談があります。パイプラインとは、案件の獲得から受注するまでの一連のプロセスのことで、パイプライン上の商談は未確定の売上として扱っています。

8,000万円の売上について、チーム別、商品別の内訳は以下の通りです。パイプライン上の商談については、チーム別の内訳は分かる一方で、商品別の内訳は分かっていません。これは、販売実績管理用のエクセルシートと進行中の商談管理のエクセルシートのフォーマットが異なり、各商品の売上が確定するまで、集計できなくなっているためです。

チーム別の売上状況

商品別の売上状況

商談タブのカスタマイズ

CRM/SFAには、さまざまなビジネスモデルの要件を満たすために多くの機能があります。そのため、予実管理に活用するためにはある程度のカスタマイズが必要です。今回は、シナリオに添って、[商談]タブにおいて、項目の追加や商品の登録といったカスタマイズを行います。このカスタマイズを行うことで、最終的に、チーム別の実績や着地見込みを可視化できます。

項目の追加

Zoho CRM では、データを登録するデータベースを「タブ」と呼びます。Zoho CRM には「見込み客」「取引先」「商談」などさまざまな「タブ」が存在します。[見込み客]タブには見込み客の氏名やメールアドレスといった情報があり、[商談]タブには商談金額や商談ステージなどの情報があります。
ここでは、[商談]タブにA社の事情に添った項目を追加しましょう。標準で設定されている項目に加えて、[商談商品]、[商品金額]、[担当チーム]の3項目を追加で設定していきます。

• 商談商品:　αシステム、βシステム、γシステム
• 商品金額:　4,500万円、2,000万円、1,500万円
• 担当チーム:　東日本チーム、西日本チーム、海外チーム

Zoho CRM の[設定]→[カスタマイズ]→[タブと項目]を押下します。

[タブ]画面で[商談]を押下し、[標準]レイアウトを選択します。

[商談タブ]の項目のカスタマイズ画面が表示されます。この画面で、[商談商品]、[商品金額]、[担当チーム]の3項目を追加していきます。

商談商品の追加

商談商品を追加する流れは以下の動画の通りです。

動画の通り、まずはじめに画面左に並ぶ[新しい項目]から[選択リスト]を選択して、右の画面にドラッグ＆ドロップで移動させ、項目のラベルを[商談商品]に変更します。さらに[…]の[プロパティの編集]を押下し、[選択リストの値]に商品名として、αシステム、βシステム、γシステムと入力し[完了する]を押下します。戻った画面で右上の[保存する]を押下してカスタマイズを確定させます。確定後、[商品]タブを見てみると、商談情報を登録した際、[商談商品]という新しい項目が表示されるようになったことが分かります。

商品金額の追加

続いて商品金額を追加します。画面左の[新しい項目]から[通貨]をドラッグ&ドロップします。項目のラベルを[商品金額]と入力し、表示する桁数や、小数点以下の丸め方などを指定して[完了]を押下します。商品金額を追加する流れは以下の動画の通りです。

担当チームの追加

担当チームは、商談商品と同様、[選択リスト]を使用します。項目ラベルに[担当チーム]と入力し、[選択リストの値]として、東日本チーム、西日本チーム、海外チームを入力して[完了する]を押下します。

[商談商品]、[商品金額]、[担当チーム]の3項目を追加し終わった画面は以下のようになります。画面右上[保存する]を押下し、設定を保存します。A社が予実管理するに当たり、必要なCRM/SFAのカスタマイズが終わりました。

予実管理に必要な項目の理解

予算と実績をCRM/SFAで管理するに当たって、「ステージ」「確度」に理解を深めておきましょう。「ステージ」は商談の進み具合のことで、「確度」とは受注確率のことです。CRM/SFAにはこれらを管理する項目が備わっており、この「ステージ」「確度」「商談金額」の掛け算で着地見込みをリアルタイムで算出できます。予実管理は予算と実績を見比べるだけでなく、着地見込みの予測を立てることが重要なため、「ステージ」「確度」への理解が必要です。

ステージ

商談開始から終了までのプロセスは、いくつかの段階に区切って管理することができます。商談における段階を管理する項目のことをZoho CRM では[ステージ]と呼びます。Zoho CRM に標準で設定されているステージは以下の通りです。ステージを増やしたり減らしたり、名称を変えるといったカスタマイズも可能ですが、今回のA社のシナリオでは標準のまま使います。

確度

確度とは、受注を見込めるおおよその割合を指します。商談の金額に基づいて、売上の期待値を計算する際に使用するため、商談の状況を管理するにあたって重要な意味を持ちます。Zoho CRM では、ステージにひも付いて確度が設定されています。Zoho CRM に標準で設定されている確度以下の通りです。確度の数字を変えるカスタマイズも可能ですが、今回のA社のシナリオでは標準のまま使います。

ステージと確度を設定しておくことで、営業担当者の主観的な見込みではなく、客観的に商談の見込み度合や期待できる売上金額を把握でき、予実管理の精度を高めることができます。

Zoho CRM のステージと確度の設定は、[設定]→[カスタマイズ]→[タブと項目]→[商談]→[標準]を押下し、[ステージ]横[…]→[ステージと確度の関連付け]から確認できます。カスタマイズする際もここからできます。

ここまでで、CRM/SFAで予実管理を行う準備が整いました。
次のレッスンでは、今回登録した商談タブの項目に、実績の入力について解説します。