CRM/SFAに実績を登録する

このレッスンで学べること

CRM/SFAでの営業予実の管理を「CRM環境の準備」「CRMへの実績の登録」「CRMで予算と実績を比較」の3つの段階に分けます。このレッスンでは「CRMへの実績の登録」を扱います。具体的には、顧客の登録、商談の登録、商談ステージの登録、売上の登録を行います。

予実管理の想定シナリオ

Lesson 4に引き続き、A社というシステム販売会社での予実管理を例に解説していきます。

A社のプロフィール

A社は、日本企業を中心にシステムを販売している会社です。αシステム、βシステム、γシステムの3つが主要な製品で、営業部門は、東日本チーム、西日本チーム、海外チームの3部門に分かれています。売上実績などの記録はエクセルシートを利用しています。なお、今年（4月から3月）の売上目標（本レッスンでは予算と呼びます）は1億円で、10月時点で8,000万円という進捗です。

実績（売上）とは別に、各チームのパイプライン上に合計5,000万円の商談があります。パイプラインとは、案件の獲得から受注するまでの一連のプロセスのことで、パイプライン上の商談は未確定の売上として扱っています。

8,000万円の売上について、チーム別、商品別の内訳は以下の通りです。パイプライン上の商談については、チーム別の内訳は分かる一方で、商品別の内訳は分かっていません。これは、販売実績管理用のエクセルシートと進行中の商談管理のエクセルシートのフォーマットが異なり、各商品の売上が確定するまで、集計できなくなっているためです。

チーム別の売上状況

商品別の売上状況

顧客を登録

予実管理において売上実績をCRM/SFAに登録するには、売上情報を関連付ける顧客データを登録しておく必要があります。すでに顧客となっている法人情報と、その法人の担当者をそれぞれZoho CRM に登録してみましょう。ここでは、例としてB株式会社と担当者の加藤誠一さんというデータをCRMに登録します。顧客になっていない見込み客の取り扱いについては、このレッスンでは省略します。

取引先の登録

法人情報は、[取引先]タブに登録します。Zoho CRM では、データを類似性に基づいて分類しています。各グループをZoho CRM では「タブ」と呼びます。顧客データのうち、法人に関する情報をZoho CRM では[取引先]タブに登録することになります。

画面上部に並ぶタブから[取引先]を選び、[取引先を作成]を押下します。

[取引先を作成]を押下すると、作成画面に移動します。B株式会社の企業情報について、必要な情報を入力した後、[保存する]を押下すれば取引先の登録が終わります。初期設定では会社名のみ必須項目です。

連絡先の登録

次に、B株式会社の担当者の加藤誠一さんを[連絡先]タブに登録します。[連絡先]タブは、顧客となっている企業の担当者を保存するタブです。Zoho CRM では法人と個人を区別することで、データを整理しやすくしています。画面上部の[連絡先]タブを選択し、[連絡先を作成する]を押下します。

次の画面で詳細情報を入力します。初期設定での必須項目は姓だけですが、ここでのポイントは取引先名を入力することです。取引先名という項目の横にある建物マークをクリックすると、[取引先]タブの情報を選択できるポップアップが表示されます。ここでのポイントは、加藤誠一さんの所属会社であるB株式会社を選択します。こうすることで[連絡先]タブにある加藤さんの情報と[取引先]タブにある加藤さんの情報が関連付けられ、それぞれのタブの情報からリンクし合うなど、CRMならではの便利な活用ができるようになります。

ここまで取引先と連絡先を手動で登録しましたが、あらかじめエクセルなどで作成した大量のデータを一度に読み込むインポート、という方法もあります。インポートの方法についてはこのレッスンの最後に解説します。

商談の登録

続いて、CRM/SFAに商談を登録します。商談データとは、売上の期待値や完了予定日、担当者情報といった商談に限定した情報のことです。受注したかどうかや、いくらの売上が上がるのかも商談データです。Zoho CRM では[商談]タブで管理し、すでに登録してある取引先と連絡先のデータに関連付けて登録します。

下記の商談データを登録していきます。

• 商談相手はB株式会社の加藤誠一さん
• 扱う商品はαシステムで、金額は1,000万円
• ステージは「条件確認」（ステージにひも付く確度：10）
• 東日本チームが商談を担当

Zoho CRM において、商談の登録方法は[商談]タブ以外からでもできます。特に、[取引先]タブや[連絡先]タブから登録すると、[取引先]や[連絡先]とひも付いた状態となるので効率的です。ここでは、先ほど作成した[連絡先]タブの加藤さんの情報から商談を登録します。まず[連絡先]タブで、対象となる加藤さんを押下します。（画面では姓名の表示順が、初期設定の名姓となっています。[設定]から変更できますがこのレッスンでは割愛します）

加藤さんの詳細画面で、[商談]にカーソルを重ね、表示された[＋]を押下します。

作成画面を開いた時点で、[取引先]と[連絡先]が入力されていることが分かります。

各項目に先ほどの商談の詳細情報を入力します。入力が完了したら[保存する]を押下します。なお、[売上の期待値]は、入力した商談の総額と確度を基に自動的に計算されるため、直接入力することができなくなっています。

これで商談が登録できました。手動で商談を登録しましたが、あらかじめエクセルなどで作成した複数の商談情報を一気に登録するインポート、という方法もあります。インポートについてはこのレッスンの最後に解説します。

商談ステージの登録

商談ステージとは、商談が「条件確認」「提案」「見積もりの提示」など、どの状態にあるのかを区分けしたものです。Zoho CRM の場合、ステージは商談の進行度合いを見える化できるだけでなく、受注確度がひも付いているため、売上の期待値の算出に役立ちます。実は、先ほど商談を登録した際、商談ステージは必須項目となっており、基本的には「条件確認」という最初のステージで登録することになります。

ステージの変更方法は複数あります。商談の詳細画面にあるバーの該当ステージをクリックして変更する方法が1つです。

ほかに、[商談]タブの一覧画面を[かんばん表示]にして、ドラッグ＆ドロップでステージを変更する方法です。

ステージを変えたい商談情報にカーソルを合わせ、移動させたいステージの位置までドラッグ&ドロップします。

これでステージの変更が完了しました。商談情報に移動すると、ステージと確度が変更されていることが分かります。

なお、確度が変更されたことに伴って、売上の期待値も変わっています。

売上の登録

実績となる売上の登録について、Zoho CRM では難しい操作は不要です。商談ステージを[受注]に変更するだけです。

受注すると、受注確度が100になり、売上の期待値も商談金額と等しくなります。

これで、予実管理のうち、実績登録が終わりました。次のレッスンで、実際に予実を管理する方法を解説します。

データのインポート

取引先、連絡先、商談、といったデータは、手動で登録する以外にエクセル形式などで複数を同時に登録するインポート、という方法があります。インポート可能なファイル形式は.xls、 .xlsx、 .vcf 、.csvです。

今回、A社のシナリオで予実管理するに当たり、A社のこれまでの取引をインポートでZoho CRM に取り込みます。このインポートを通じてA社に関するデータがZoho CRM に登録され、このデータを次のレッスンで可視化していきます。A社に関するインポートデータ、という想定で取引先、連絡先、商談のサンプルデータをインポートしてみましょう。

取引先のインポート

[取引先]タブに、企業情報をまとめたサンプルデータをインポートします。

[取引先]サンプルデータのダウンロードはこちら

[取引先]タブの[取引先を作成]横[▼]→[取引先をインポート]を押下します。

インポートするファイルをアップロードし、[次へ]を押下します。

インポートしたファイルをどのように処理するかを選択します。今回は初めてのデータのインポートですので、[取引先の新しいデータとしてインポートする]を選択し、[次へ]を押下します。

次の画面では、インポートファイルの一番上の行に記載された値を、Zoho CRM のどの項目に登録するか関連付ける「マッピング」という作業を行います。今回のサンプルデータはZoho CRM の項目名と同じため、複雑な関連付け作業は不要です。マッピングが完了したら[次へ]を押下します。

最後に、インポートするデータに行う以下3つの処理を選択します。今回はいずれも選択せず、[完了する]を押下します。これで取引先のインポートが完了しました。

連絡先のインポート

続いて[連絡先]タブにサンプルデータをインポートします。インポートの流れは取引先の場合と同じです。

[連絡先]サンプルデータのダウンロードはこちら

[連絡先]タブの[連絡先を作成]横[▼]→[連絡先をインポート]を押下します。

インポートするファイルをアップロードし、[次へ]を押下します。

次に、インポートしたファイルをどのように処理するか選択します。今回は初めてのデータのインポートですので、[連絡先の新しいデータとしてインポートする]を選択し、[次へ]を押下します。

インポートファイルの一番上の行に記載された値を、Zoho CRM のどの項目に登録するか関連付ける「マッピング」行います。マッピングを終えたら[次へ]を押下します。

インポートするデータに行う処理を選択します。今回はいずれも選択せず、[完了する]を押下します。これで取引先のインポートが完了しました。

商談のインポート

商談のデータも、取引先や連絡先と同様にインポートできます。

[商談]サンプルデータのダウンロードはこちら

[商談]タブの[商談を作成]横[▼]を選択し、[商談をインポート]を押下します。

インポートするファイルをアップロードし、[次へ]を押下します。

インポートしたファイルをどのように処理するか選択します。今回は初めてのデータのインポートですので、[商談の新しいデータとして追加する]を選択し、[次へ]を押下します。

インポートファイルの一番上の行に記載された値を、Zoho CRM のどの項目に登録するか関連付ける「マッピング」行います。マッピングを終えたら[次へ]を押下します。

インポートするデータに行う処理を選択します。今回はいずれも選択せず、[完了する]を押下します。