CRM/SFAを使ったデータドリブンセールス - 環境準備

データドリブンセールスにCRM/SFAツールを活用すべき理由

データドリブンセールスは、顧客の情報や日々の営業活動、見積もりや売上といった営業データを記録・分析することで営業活動を最適化することを意味します。営業担当者の経験値や勘に頼らない営業戦略の立案ができるメリットがある反面、記録した営業データの分析結果をよりどころに営業戦略を立てるため、データの記録や分析に高い正確性が求められます。

営業データの記録や分析を紙や個別のエクセルなどのアナログ形式や集計しにくい形式で行ってしまうと、「営業データを正確に記録・分析できない」「営業担当者しか読み解けない」という問題が発生します。

この問題を解決できるのがCRM/SFAツールです。「営業データの記録や分析の際の人的ミスを減らせる」「基準をそろえた営業データをメンバー全員にリアルタイムに共有できる」という体制を整えられます。

データドリブンセールスに役立つ「CRM/SFAツール」の概要

CRM（顧客関係管理）ツールは、顧客情報のデータベースです。連絡先や住所はもちろん、その顧客との商談やメール履歴も一元的に管理します。SFA（営業支援）は、営業活動の自動化を目指す営業支援ツールです。

歴史的には、SFAはCRMのサブセットとして位置づけられていましたが、近年では企業内のデータの分断を避ける目的と、営業活動においてCRMとSFAが相補的に利用されることが多いことから、垣根はなくなりつつあります。その結果、双方の機能を兼ね備えた1つのツールとして提供される傾向にあります。

CRM/SFAはデータを蓄積し、かつ、データを営業活動にすぐに活かせるように、表やグラフでの可視化機能が標準で備わっています。このため、データドリブンセールスを効率的に行うならば使わない選択肢は無いでしょう。

このレッスンで学べること

CRM/SFAツールを使ってデータドリブンセールスを実行するための方法について、「環境準備」と「レポート作成と営業改善」の2段階でイメージをつかみましょう。このレッスンでは「環境準備」を扱います。

このレッスンの想定シナリオ

このレッスンでは、A社というIoT機器メーカー企業の営業データを例に解説を進めます。データドリブンセールスにおいては、営業チーム全体の営業データを集約して分析を行うことが望ましいですが、今回はデータドリブンセールスを行う流れを分かりやすくするために、あえてエクセルでも集計が可能なA社の営業担当者の1人「渋谷優馬」さんだけの営業データを使います。

A社のプロフィール

• 業種：日本国内でIoT機器を販売しているメーカー企業
• 製品：主力製品は以下の2種類

  ①創業当初からの主力製品である「製品α」
  ②ニーズに合わせてサイズや機能を変更できるカスタマイズ性の高い「製品β」

• 価格：製品αの単価「50万円」
  製品βの単価「100万円」

特徴

A社はエクセルシートで顧客情報と商談情報を記録して、毎月の営業会議で売上推移や商談の進捗状況を報告しています。

課題

案件管理を個人のエクセルに任せていたA社の管理職は、新人営業担当者の渋谷優馬さんは、6カ月前に比べて売上が下がっていることが気になっていました。しかし、売上以外の状況が分からなかったので根本的な打ち手を見出せていませんでした。

売上の減少幅が40％に達したところで、売上以外のデータも把握し、可視化して、売上が下がった原因を突き止めて、打ち手を検討したいと考えています。

渋谷優馬さんの製品別の直近半年の売上と受注の推移

CRM/SFAツールを準備

はじめにCRM/SFAツールを準備しましょう。今回はCRMの事例としてZoho CRM を使って解説します。

Zoho CRM を使用するためには、まずZoho CRM のトップページにあるフォームに必要な情報を入力します。登録したメールアドレスにアカウント認証のメールが届くので、メールに記載されているURLにアクセスしてください。アカウント作成が完了すると、Zoho CRM の画面が表示されます。もし画面が表示されない場合は、トップページ右上の「サインイン」からZoho CRM にアクセスしてください。

登録は無料です。トライアル期間が終了した後も、無料プランとして引き続き利用可能です。

CRM/SFAに登録する営業データは「取引先」「商品」「商談」の3種類

CRM/SFAを使ってデータドリブンセールスを実現するには、営業データをCRM/SFAに蓄積することが必要です。

ここで言う営業データとは、取引先の企業名、住所、連絡先、自社が取り扱う製品の名称、単価、取引先との間に発生した商談の名前や売上額、製品の販売数などをを指します。

これをZoho CRMでは、[取引先][商品][商談]というタブでそれぞれ管理していきます。タブとは、Zoho CRM でデータ類似性に基づいて分類したグループを指します。本来の営業の現場では他のさまざまなデータをCRM/SFAに登録していくことになりますが、ここでは、A社のシナリオに沿った3種類のデータをサンプルデータとしてあらかじめ用意しました。これを一括登録（インポート）という方法で記録する方法を紹介します。営業担当者が現場で使っていたエクセルの情報をCRM/SFAに登録する、というイメージでみてください。

CRM/SFAに「取引先」を記録

[取引先]タブに、A社の取引先の企業データをまとめたサンプルデータをインポートします。前述のシナリオにはA社の取引先について言及していませんでしたが、売上がある、ということは製品を売った相手がある、ということです。CRM/SFAでは、売上は取引先に関連付けて記録していくことになるため、取引先情報を登録する必要があります。インポート可能なファイル形式は.xls、 .xlsx、 .vcf 、.csvです。[取引先]サンプルデータのダウンロードはこちら

まずZoho CRMのホーム画面から[取引先]タブを選択します。

[取引先]タブのページ右上にある[取引先を作成]ボタンの右隣の[▼]ボタンを押します。

[▼]ボタンの下に出てくる[取引先をインポート]ボタンを押します。

画面右側にある[ファイルから]の枠内にある[参照]ボタンを押し、取引先データをまとめたファイルをインポートします。

今回はサンプルデータを使っていますが、実際に自社の営業データをインポートする際には、このファイルの取引先名や電話番号などの情報を編集してください。

ファイルのアップロードが完了したら[次へ]を押します。

初めて取引先データをインポートする場合は、[取引先の新しいデータとして追加する]を選択して、[次へ]を押します。

次の画面では、インポートファイルの値をZoho CRM のどの項目に登録するか関連付ける「マッピング」という作業を行います。

今回は複雑な関連付け作業は不要ですが、今回は最低限必要な情報を管理するために、[取引先の担当者ID]（画面右）を[取引先の担当者（ユーザーID）]（画面左）に、[取引先名]（画面右）を[取引先名]（画面左）にマッピングしましょう。

次の画面も今回は[続ける]を押します。

インポートするデータに行う以下3つの処理を選択します。今回はいずれも選択せずに、[完了する]を押してください。

これで取引先のインポートが完了です。

最後にページを更新したら、[取引先]タブに取引先データが記録されています。

CRM/SFAに「商品」を記録

次に、商品データをCRM/SFAにインポートする方法を解説します。CRM/SFAに商品データを記録することで、商品ごとの受注率や商談進捗を管理できるようになり、データドリブンな営業施策の立案に役立ちます。

今回は想定シナリオに沿って、[商品]タブに製品αと製品βの情報を記録します。商品サンプルデータのダウンロードはこちら

商品データをインポートする流れは以下のサンプル動画の通りです。

CRM/SFAに「商談」を記録

CRM/SFAでは取引先や商品とひも付けて、商談データを記録できます。データドリブンセールスにおいて最も重要なのがこの商談データであり、A社のシナリオのうち、最も数が多いのもこのデータです。渋谷優馬さんが担当している全ての商談データがここに含まれ、商談金額はもちろん、営業活動中なのか受注失注したのかを区別する進捗状況（Zoho CRM ではステージと呼ぶ）などを含みます。商談の売上見込み金額や進捗状況、完了予定日を記録することで、毎月の売上目標の管理や途中で止まっている商談のフォローアップに活かせます。商談サンプルデータのダウンロードはこちら

商談データをインポートする流れは以下のサンプル動画の通りです。

このレッスンでは、エクセルなどにまとまっている複数の情報を一気にインポートする流れを紹介しましたが、特に商談については日々1件ずつ手作業で登録することの方が現実的です。

例えば商談を登録する場合、[商談]タブの[商談を作成]から遷移した画面で[商談名]や[完了予定日]などを入力して[保存する]を押下すれば登録できます。データドリブンセールスを実際に導入する際は、データがCRM/SFAに完全に登録されていることが大前提ですので、営業担当者にこの登録作業を徹底してもらう必要があります。

ここまでの作業で、A社のシナリオに沿ったデータがCRM/SFA内に蓄積されました。