営業日報の基本

営業日報の目的

営業日報は、営業活動の進捗を把握し、チーム全体のパフォーマンスを向上させるための重要なツールです。正しく活用することで、各担当者の活動状況を可視化し、営業戦略の改善や業務の効率化を実現できます。また、日報を通じて得たデータは、迅速な意思決定や課題の早期発見に役立ちます。

さらに、成功事例や顧客からのフィードバックを集約し、全社的なナレッジとして活用することも可能です。営業日報の具体的な目的は、以下の通りです。

営業活動の把握と進捗管理（担当者・部門ごと）

営業日報を活用すると、担当者ごとの営業活動をリアルタイムで把握でき、部門全体の進捗状況を効果的に管理できます。また、マネージャーは、日報を通じて、どの商談が順調に進んでいるか、どの部分でサポートが必要かを迅速に判断できます。

例えば、営業担当者が「3件の訪問と1件の新規商談成立」を報告した場合、マネージャーはこれを基に次のアクションを決め、必要なフォローを即座に実施できます。このように、日報を元に適切な判断を行うことで、営業チーム全体のパフォーマンスを向上させることができます。

営業目標（KPI）の進捗確認

営業日報は、営業目標（KPI）の達成状況をリアルタイムで確認するためのツールとしても活用されます。目標に対して進捗がどのくらい進んでいるかを日報で定期的に把握することで、必要に応じてアクションを起こすことが可能です。

例えば、「目標売上に対する進捗率が60%」と報告された場合、その進捗に遅れがあれば、チームメンバーと速やかにミーティングを行い、ボトルネックを特定して具体的な改善策を講じます。また、チーム全体のKPIの進捗状況を会社全体の目標と照らし合わせることで、チーム営業活動が会社全体の目標達成に貢献しているかどうかを確認することもできます。

営業活動の評価・フィードバック

営業日報は、単なる営業活動を報告するためのツールではなく、個々の営業担当者の活動を評価し、営業担当者の行動の改善や業務改善のために適切なフィードバックを提供するための情報源にもなります。

例えば、日報に「訪問件数は多いが成約率が低い」というデータが示された場合、提案内容やアプローチ方法に問題がある可能性が考えられます。この場合、マネージャーは提案内容を改善すべきだと判断し、個々の担当者に対して改善をさせるためのフィードバックを行うことで、迅速な行動修正を促すことができます。また、「クロージング率は高いがアプローチ件数が少ない」場合には、新規顧客獲得に向けた活動量を増やすというフィードバックを促すことができます。

このように、日報を体系的に分析することで、チーム全体の課題や個々の営業担当者共通の弱点を特定し、行動の改善を促すアドバイスを行うことで、営営業活動を効率化し、チームの成果を最大化することができます。

課題の洗い出しと営業戦略の見直し

営業日報を活用することで、営業戦略全体の調整や改善を行うことが可能です。日報には、日々の商談数や提案数だけでなく、失注理由などの詳細な情報が記載されることが多く、これらのデータが重要な手がかりとなります。これらのデータを基に、どの市場やターゲット層に営業活動の効果が出ていないかを特定し、課題を明らかにすることで、営業戦略を柔軟に見直すことができます。

例えば、「ある市場において商談数は多いが成約率が低い」というデータが示された場合、アプローチ方法、提案内容、ターゲットの精度のいずれかに改善の余地があると判断できす。このような場合には、顧客ニーズにより適合した提案内容やアプローチ方法を再設計し、営業戦略を見直すことで成果を上げることが期待できます。また、特定の製品やサービスの提案が響かない場合には、単に提案内容を変更するだけでなく、全体的な販売戦略そのものを見直し、必要な改善策を講じることが効果的です。

顧客サービスの向上

営業日報には、営業活動の記録だけでなく、顧客からのフィードバックやクレームも記載されるため、これらのデータは製品やサービスの改善に欠かせない重要な情報源となります。例えば、日報に「製品の操作性に関する不満」や「サービス対応の遅さに対するクレーム」が記録されている場合、製品開発チームやカスタマーサポート部門と内容を共有し、迅速に対応策を講じることで、顧客満足度の向上が図れます。また、ポジティブなフィードバックが収集できれば、製品やサービスの強みをさらに伸ばす施策に役立てることも可能です。

顧客からの声を生かすには、営業部門とカスタマーサポート部門の連携を強化する仕組みを構築することが重要です。日報を通じて顧客からのフィードバックを定量・定性的に分析し、具体的な改善策をチーム間で共有するプロセスを確立することで、顧客への対応の質が向上します。例えば、「製品機能に対する要望が〇件寄せられた」といったデータを蓄積されているとします。この場合、問題を解決するための優先順位を決め、関係部門が連携して迅速に改善策を実行できる仕組みを作ることで、顧客のニーズを満たす取り組みができ、顧客満足度の向上に寄与できるでしょう。

ナレッジを社内で共有

営業日報は、成功事例や効果的な営業手法を社内で共有し、チーム全体のスキルを向上させるためのツールでもあります。成約率が高い営業担当者の成功パターンを日報から抽出し、他のメンバーと共有することで、チーム全体のパフォーマンスを引き上げることができます。

例えば、ある営業担当者が特定の提案手法を使って成約率を高めたケースがあったとします。マネージャーは、その営業担当者に「どのような提案を行ったか」「提案時に行った工夫したポイント」などを日報に記載させ、それを他のメンバーと共有することで、他のメンバーも同じ手法を活用できるようになります。さらに、訪問頻度や商談タイミングについても、日報に詳細なデータを記録することで、全員が活用できるナレッジとして蓄積されます。このようなナレッジ共有は、単発の取り組みで終わらせるのではなく、継続的な取り組みとして社内に定着させることが重要です。成功事例を蓄積し、それを全社的な教育プログラムや営業マニュアルに反映することで、営業スキルの向上を促し、組織全体の成長を支える仕組みを築けるでしょう。

営業日報に含むべき基本項目と例文

営業日報を効果的なツールとして活用するには、必要な情報を適切に記載することが重要です。営業活動の進捗を正確に把握し、組織の改善に役立てるために、以下の基本項目を盛り込みましょう。

• 基本情報（日付、担当者名、顧客情報）
• 営業目標
• 活動内容（タイムスケジュール）
• 訪問先や商談内容、提案内容
• 成果、進捗
• 所感
• 今後の予定

以下では、営業日報に含めるべき基本項目とその具体的な例を示します。

基本情報（日付、担当者名、顧客情報）

基本情報では、日付や担当者名、訪問先の会社名、担当者名など、基本的な情報を明確に記載しましょう。この情報によって、マネージャーは誰がどの顧客に対して、どのような対応を行ったか営業活動の全体像を把握でき、適切なフォローアップを行えるようになります。

記載例：

「2024年9月20日、部署：法人営業部第1課、担当：田中太郎、訪問先：株式会社ABC」

日報の活用例:

複数の商談を担当している営業担当者に進捗の遅れが見られる場合、他のチームメンバーをサポートとして割り当てることで、進捗の遅れを解消し、商談を順調に進めることができます。

営業目標

営業目標には、各営業担当者が目指す具体的な目標を記載します。マネージャーはこの項目を確認することで、各営業担当者の営業活動が順調に進んでいるかを判断し、個々のパフォーマンスやチーム全体の活動が目標に向かって順調に進んでいるかを確認できます。もし営業目標に対する進捗が芳しくない場合、適切なアクションを取ることが可能です。

記載例：「本日の目標：3件のアポイント取得」

日報の活用例:

アポイント取得が目標に達していない場合、営業プロセスの改善やアポイント取得方法に問題がないか分析、営業担当者に改善を促します。例えば、アプローチしているターゲットリストの見直したり、アプローチ手法の改善を促したり、より効率的にアポイントを獲得できるようにサポートをします。

活動内容（タイムスケジュール）

活動内容には、日々の営業活動の訪問予定を時系列で記載します。具体的な訪問予定が日報に記載されることで、マネージャーは営業担当者が日々どのように時間を使っているかを分析し、時間の使い方に無駄がないか、重要な顧客や新規顧客との商談が適切に行われているかなど、活動の質を評価できます。

記載例：10:00-11:00 株式会社ABC 訪問
・新製品の提案を実施。

13:00-14:00 株式会社DEF 電話商談
・既存契約の更新について交渉。

15:00-16:00 新規アポイント

日報の活用例:

もしアポイントが特定の時間帯に集中しており、顧客との商談に十分な時間を取れていない場合、訪問スケジュールの見直しを指示し、より効率的な時間配分を行うよう改善を促します。また、重要な商談が重なっている場合には、優先順位を付けてフォローアップのタイミングを調整させることも可能です。このように改善を促すことで、商談機会を最大限に活用し、営業活動の質を高めることができます。

訪問先や商談内容、提案内容

訪問先や商談の詳細な内容を記録することで、マネージャーは営業活動の進捗状況や提案の質を評価できます。この情報は、今後の営業活動や改善策を検討する際に重要な手がかりとなります。具体的な提案内容や商談の経過を記録することで、営業担当者自身も振り返りがしやすくなり、次回の商談準備にも役立ちます。

記載例:

• 株式会社ABCとの商談

新製品の導入メリットを強調し、導入後のコスト削減効果を説明。顧客は価格面で再検討を希望。

• 株式会社DEFとの商談

既存契約の更新条件を提示し、前向きな反応を得た。次回のフォローアップで正式契約へ進む予定。

日報の活用例:

成約に結びついた商談内容を他の営業担当者に共有することで、他のメンバーも成功した手法を参考にでき、チーム全体の提案力向上や成約率の向上につなげることができます。一方に、提案がうまくいかない場合は、提案手法を見直し、営業担当者と一緒にトレーニングや顧客のニーズに合った提案内容を検討することで改善が図れます。

成果、進捗

営業活動の成果や進捗状況を定量的に記載する項目も必要です。マネージャーは、チーム全体の営業パフォーマンスを具体的に把握し、進捗が計画通りに進んでいるか、また目標達成に向けた修正が必要かを判断する必要があります。数値を基に進捗状況を把握することで、営業プロセスの見直しやチームの営業戦略の見直しにも役立てることができます。

記載例例:

「目標：月5件の商談成立 → 現在3件達成、残り2件」

日報の活用例:

進捗が目標通りに進んでいない場合、マネージャーは営業戦略を見直し、商談の各段階で課題を特定し、具体的なアクションプランを再考します。例えば、商談成立件数が目標を下回っている場合は、顧客へのアプローチ手法や課題に対する解決策の提案を見直し、営業担当者に指示します。

所感

営業活動に対する振り返りや知見を記載する項目は、担当者の業務に対する姿勢や改善意欲を把握するために重要です。この項目を設けることで、フィードバックの際により具体的なアドバイスをできるようになります。営業担当者に所感には自己評価や今後の改善策を記載してもらうことで、次回の商談成功に向けたアクションを一緒に計画することができます。

記載例:

「価格面での懸念が大きかったため、次回の提案時には価格の柔軟性を示す必要があると感じた。」

日報の活用例:

営業担当者の自己評価を基に、次回の商談に向けた改善点や具体的な対策を指導することで、商談の成功率を高めることができます。また、営業プロセスにおける共通の課題が複数の営業担当者の日報に書かれている場合は、チーム全体を対象にトレーニングや対策を共有する場を設け、チーム全体のスキルの向上を促します。

今後の予定

今後の商談やフォローアップの予定が記載されていることも重要なポイントです。これらが記載されていると、マネージャーは担当者が次にどのようなアクションを計画しているかを把握し、そのタイミングに応じたサポートや指示を的確に行うことができます。特に、重要な顧客との打ち合わせが直近で予定されている場合、フォローアップの遅れを防ぎ、顧客への対応が確実に行われるように支援できます。

記載例:

「ABC社には次回の提案時に、価格面での柔軟なオプションを提示し、再提案を行う予定。」

日報の活用例:

フォローアップの遅れを防ぐために、マネージャーが適切なタイミングで介入し、次回の商談を成功に導くためのサポートを提供します。例えば、価格交渉が課題となっている場合、商談前にマネージャーが経営層と連携して柔軟な提案を準備し、営業活動を支援します。

営業日報の例文

「営業日報例.xlsx」をダウンロード

それでは、上記の基本項目に基づいて、営業日報の具体的な例文を作成してみます。下記が営業日報の例文です。

この営業日報の例文は、マネージャーがチームの営業活動を効果的に把握し、営業活動を適切に支援できる形式である点がポイントです。受注件数や進捗率などの数値データを一目で確認できると、目標達成状況を迅速に把握でき、必要な調整やリソースの再配分をスムーズに行うことができます。また、顧客情報の項目で、商談の内容や結果が明確に記載されていると、担当者ごとのパフォーマンスを評価し、適切なフィードバックやサポートを行う材料として活用可能できます。その他、所感や今後の予定を通じて担当者の自己評価を確認し、次のアクションを指示することで、チーム全体の営業戦略をより効果的に推進することができるでしょう。