“予定・連絡・マニュアル”を一つに。
大学研究室に最適な情報基盤をZoho Connect で構築

「年度が替わっても情報をそのまま引き継げるZoho Connect の使い勝手の良さは、研究室運営にとって非常に大きな価値です」

芝浦工業大学 建築学部 建築学科 教授
博士（工学）　志手 一哉 氏

―まず、志手研究室の研究内容について教えてください。

志手一哉氏（以下、志手氏）：私たちの研究室では、建築物が建てられてから使用され、維持管理されるまでの一連のプロセス、いわゆる建築生産マネジメントを対象に研究しています。設計者にどのような要求を伝えるべきか、施工会社との契約や工程管理をどう進めるか、さらにはメンテナンスの採算性をどのように確保するかといった、建築プロジェクト全体を包括的かつ横断的に捉えるのが特徴です。BIMを活用した基礎研究からゼネコンとの共同研究まで、幅広いテーマが同時並行で進行するため、研究室として扱う情報量は非常に多くなります。

―研究室のメンバー構成や、日々の活動についても教えてください。

志手氏：学部4年生から大学院生までが在籍し、毎年メンバーが入れ替わります。OB・OGも研究やイベント参加の機会があり、研究室としては、現役生を対象にしたコミュニケーションと、卒業生に対するコミュニケーションの両軸があります。学生はPCやスマートフォンの利用に慣れており、BIMソフトの活用やクラウドサービスを使いこなすほどリテラシーが高いです。その分、情報共有の方法をどう整えるかが研究室運営の重要なテーマだといえます。

―Zoho Connect 導入前は、どのような手段で情報共有していたのでしょうか。

志手氏：基本はメールとGoogleドライブです。予定の周知、資料の共有、ゼミの案内など、これまではすべてをメールで送信していました。ただし、情報が流れていくスピードが速いので、学生が見逃すこともありましたし、私も同じ連絡を何度も送る必要が出てくることがありました。また、Googleドライブは便利ですが、フォルダが増えていくと過年度の資料が埋もれてしまい、学生が「どこを見ればいいのか」を迷ってしまう場面もありました。

―従来の運用について、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか。

志手氏：従来の運用に大きな不満があったわけではありませんが、「もっと良いやり方があるはずだ」という意識は常にありました。教育機関としての特性上、研究室は年度ごとにメンバーが入れ替わるため、新しい学生へ必要な情報をどう受け渡すかも課題でした。メールやGoogleドライブだけでは情報が散在し、全体像が見えにくいため、研究室として「情報共有の基盤」をしっかり整えたいと考えていました。

―新しいツールの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

志手氏：ある委員会活動でZoho Connect の無料版を使う機会があり、「これは便利だ」と感じたのがきっかけです。メールやドライブを置き換えるだけでなく、研究室のさまざまな情報をひとつにまとめられるのではないかと直感しました。課題を解決するためというより、「より良い体験を提供してくれるツールに出会った」という印象が強かったですね。

―導入検討の段階で、他のサービスとは比較されましたか。

志手氏：SlackもMicrosoft Teamsも試したことがあります。研究室運営で必要な機能をひとつにまとめるという意味では、Zoho Connect が最もフィットしました。Slackは即時的なチャットコミュニケーションが優れている一方で、予定管理やマニュアルのような情報の整理には向きません。Teamsは大学全体として提供されていますが、どうしても機能に応じて「アプリをまたぐ」必要があり、学生にとっても、私にとっても負担が大きく、迷いやすい印象がありました。

―Zoho Connect を選んだ決め手はどこにあったのでしょうか。

志手氏：予定・連絡・資料・マニュアルがひとつの環境に収まり、かつ権限管理が柔軟である点です。研究室では現役学生だけでなくOB・OGともやり取りが発生しますが、Zoho Connect は正規メンバーとゲストを簡単に分けられ、必要な範囲に必要な情報を共有できます。また、Googleカレンダーへの表示連携ができるため、学生が予定を見落としにくくなる点も魅力的なポイントでした。
その後、無料版から有料版に切り替えましたが、研究室の規模や情報量を考えると、有料版にする価値は十分にありました。費用もそれほど高額ではなく、「これなら研究室の基盤として長く使える」と判断しました。

Zoho Connect の料金体系（2025年12月時点）

―現在、Zoho Connect はどのような用途で活用されていますか。

志手氏：基本的には、研究室内での連絡全般をZoho Connect に集約しています。行事の予定、ゼミの案内、資料共有、ちょっとした連絡事項まで、すべてフィード上で完結します。学生同士も気軽に投稿していて、新聞記事を紹介したり、議論のきっかけをつくったりと、コミュニケーションが自然に可視化されるようになりました。

―特に利用頻度が高い機能はどれでしょうか。

志手氏：フィードと予定、それからマニュアルの3つは研究室運営の中心と言えるほど使っています。例えば予定にURLや補足情報を書き込むと、それがフィードにも通知されるので、学生が見逃すリスクが大幅に減りました。私はこれを「最高のリマインダー」だと感じています。予定とフィードがつながるのは想像以上に便利で、一度使うと手放せません。

日常の連絡から情報共有、出欠アンケートまで、研究室内のやり取りをフィードで一元化

―マニュアル機能の活用について詳しく教えてください。

志手氏：マニュアルは非常に使いやすく、研究室には欠かせない機能になりました。章立てで整理でき、年度別マニュアルと全体マニュアルを分けて運用しているため、新しく研究室に入ったメンバーが何を見ればいいかすぐに分かります。年度が切り替わっても大半の内容は共通なので、「容易に次年度のマニュアルを準備できる」のがとても楽で、学生にも好評です。

研究室内のルールや学習資料を、マニュアルとして体系的に整理

―チャットやチャンネルなどの機能も使われていますか。

志手氏：利用していますね。外部での活動中に学生とやり取りする際、音声通話もできるため、メールよりも早く連絡できるのが助かります。学生同士の相談や簡易的な連絡などがチャットで完結する場面が増えました。

―研究室を卒業したOB・OGとの連絡にも活用されているのでしょうか。

志手氏：はい。OB・OGはゲスト権限で招待しており、必要な連絡だけ届けられるようにしています。正規メンバーとの差を明確にすることができ、権限管理が非常にしやすいです。外部の人も招きやすいため、研究室のネットワーク維持にも役立っています。

研究室メンバーのみに表示される予定（ブラウン）と卒業生を含め全体に表示される予定（グリーン）は自動で色分けされる

―導入によって、どのような変化や成果を感じていますか。

志手氏：一番大きいのは、「全部ここを参照すればよい」という状態をつくれたことです。以前はメール、ドライブ、その他のツールを行き来していましたが、今はZoho Connect だけ見れば、研究室運営に必要な情報がすべて揃います。私の負担も減りましたし、学生が迷うことも明らかに減りました。行事やゼミの予定を見落とすケースが減ったのも大きい成果です。

―使いやすさに関して、学生の反応はいかがでしょうか。

志手氏：学生はリテラシーも高いので吸収が早く、直感的に使ってくれています。スマートフォンのアプリで確認できる点も好評です。フィードでの投稿も活発になり、コミュニケーションが自然に増えたように感じます。

―導入して特に「よかった」と感じるポイントを挙げるとすれば。

志手氏：予定とフィードの連携によるリマインダー機能、それからマニュアルによる情報整理のしやすさ、この2つは特に大きいです。研究室の情報基盤として、期待以上に機能していると感じています。

―今後、Zoho Connect を研究室内でどのように活用していきたいと考えていますか。

志手氏：すでに研究室の基盤として活用できているので、「もっとこうしたい」というよりは、今の運用を安定して継続できることが一番だと考えています。予定、フィード、マニュアルがひとつにつながる今の仕組みはとても気に入っていますし、学生もすぐに馴染んでくれるので、今後もストレスなく運用を続けていきたいですね。

―追加で活用してみたい機能や、今後の運用アイデアはありますか。

志手氏：貸出品の管理など、研究室独自の運用に合わせたアプリがもっと簡単につくれるとありがたいと感じています。研究室は機材や備品の利用も多いため、テンプレートのような形で用意されていると、すぐに導入できると思います。今でも十分便利ですが、研究室向けの“ひな形”があるとさらに活用範囲が広がりそうです。

―AI機能など、今後期待する領域はありますか。

志手氏：私はAIを強く求めているわけではありませんが、たとえばマニュアルや過年度情報の検索性を高めるような用途であれば役立つかもしれません。ただ、現状でも十分困っていないので、まずは今の使い勝手をそのまま維持してもらえることが重要だと考えています。

―Zoho Connect を、他の研究室や教育機関に薦めるとしたら、
どの点が強みになると感じますか。

志手氏：研究室のように年度でメンバーが大きく入れ替わる組織にとって、情報を一元化して引き継げる仕組みは大きな価値があります。行事が多く、在籍する学生数やアカウント数が多い研究室ほど、情報が散在しやすいため、こうした基盤の重要性を実感しやすいと思います。
Zoho Connect は予定・フィード・マニュアルが自然につながっており、学生も迷わずに使いこなせます。特にマニュアル機能は代替が効きにくく、Teamsなど他のツールでは同じ体験をつくるのは難しいと感じています。研究室運営に必要な要素がシンプルにまとまっている点は、大きなおすすめポイントですね。