リモートチームでメールキャンペーンを成功させる：Zoho Campaigns活用術

世界的な健康危機の影響で、私たちの働き方は大きく変化し、リモートワークが主流となっています。チームのデジタルコラボレーション、連携、KPI管理、そして目標達成の方法もまた、変化を遂げています。

チームで協力して取り組むメールマーケティングキャンペーンは、リモートワークによってどのような影響を受けるのでしょうか？マーケティング担当者、営業担当者、そしてデザイナーの皆様は、メールマーケティングキャンペーンの目標を再調整するための最良の方法について深く考えていることでしょう。

この記事では、メールデザインシステムの構築やマーケティングキャンペーンの実行といった共同作業の本質について解説し、在宅勤務やその他のリモート環境での業務において、Zoho Campaigns がいかに便利で安定したメールマーケティング機能の実行を支援できるかをご紹介します。

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メールプロセスの分割：役割分担と連携

メールマーケティングキャンペーンは、チームの共同作業です。メールの作成と実行プロセスを分割し、各担当者は以下の作業を行います。

コピーライティング：現在のキャンペーンに最適なコンテンツを決定します。配信すべきテーマを理解し、企画に適したコンテンツを作成します。

デザイン：テンプレートレイアウトの作成からコンテンツのデザインへの構造化まで、プロセスの視覚化が重要です。

テスト：複数のデバイスやクライアントの受信トレイでメールのレンダリングをプレビューします。

マーケティングと営業：マーケティングチームは、キャンペーンとそのメッセージの考案、ターゲット層の評価と決定、継続的な調整による適切なコンテンツとデザインの組み合わせの決定、適切なタイミングでのキャンペーンのスケジュール設定に取り組みます。また、多くの場合、セールスチームは、マーケティング担当者と協力して、パフォーマンス後の評価指標を理解し、フォローアップのアクションやキャンペーンを計画します。

すべての機能と個人は互いに密接に関連しており、全体的なプロセスは直線的なものではなく、フィードバックループを持つパイプラインのようなものです。

では、チームは今後数週間にわたって、メールマーケティングの計画を妨げることなく、このバランスを遠隔でどのように達成できるでしょうか？

チームの取り組みを強化できる簡単な方法をいくつかご紹介します。

適切な機能の活用: メールキャンペーンを送信する前に、メールマーケティングソフトウェアのショートカットや便利な機能を理解することが有益です。そのため、デザイナーからマーケティング担当者まで、全員が使用するソフトウェアの特定のツールやレポート機能について把握しておくことが重要です。

メールデザインシステムの構築: ブランディングのテーマを決定し、適切なコンポーネント、フォントスタイル、ニュースレターのレイアウトを選択するには、適切なデザインとタイポグラフィの仕様を保存したリポジトリバンクがあれば、あらゆる機会に対応するメールマーケティングをセットアップすることができます。

成果物の割り当てを明確にする：多くの個人の作業を組み合わせ、マルチユーザー設定で、各人がメール作成の特定のコンポーネントを完成させることで、プロセス全体がスピードアップします。そして、ソフトウェアは、この複数アクセスを柔軟に処理できる必要があります。

リモートチームでも、Zoho Campaigns でメールマーケティングの計画、実行、評価が可能

チームがリモートで作業する場合、Zoho Campaigns の便利な機能を活用すれば、手間を最小限に抑えながら最高のキャンペーンを実現できます。

役割と権限

まず、ユーザー管理権限を使用して、Zoho Campaigns を使用する際にチームの各メンバーが担当する役割を割り当てることができます。これにより、他のメンバーの作業を妨げることなく、各自がメールキャンペーンのプロセスを実行する際に、各自の作業を同時に完了させることができます。

例えば、「デザイナー」の役割を割り当て、ソフトウェアのクリエイティブエディターとテンプレートセクションのみにアクセスできるようにすることで、デザイナーが関心のあるものについて便利に作業することができます。

ライブラリとフォルダー

バナー、GIF、画像、サムネイル、お客様の声、ニュースレターのレイアウトなど、キャンペーンに含めたいクリエイティブなコンテンツは、事前に画像およびテンプレートライブラリにアップロードしておくことができます。使用する際に、それらのコンテンツをレイアウトに引き込むだけで済みます。

また、Giphy、Flickr、Google Photosとの統合により、事前のアップロードなしで、必要なときにいつでもお好みのクリエイティブをインポートすることができます。さらに、異なるメーリングリスト、キャンペーン、画像、および関連するすべてを、すべてのチームメンバーがアクセスできるフォルダに追加することもできます。

エディターのブックマーク機能

キャンペーンエディタの「ブックマーク」機能は、ユーザー（例えばコピーライター）が、レイアウトの特定の部分（例えばCTAボタンやバナー画像）を選択して内蔵のライブラリに保存し、他のユーザー（例えばデザイナーやマーケティング担当者）がキャンペーンデザインの再調整や最終化を行う際にそれらの部分を使用できるようにするものです。

HTMLのアップロードとコンテンツのインポート

チームがすでにHTMLコードで作業している場合は、テンプレートエディターにHTMLコードと画像ファイルを直接アップロードするオプションをご利用いただけます。また、クラウドからコンテンツやクリエイティブファイルを取得するために、インポートオプションでは、社内（Zoho WorkDrive）および外部アプリケーション（Google Drive、One Drive、Dropbox、Box）に接続することができます。

マーケティングカレンダー機能

チームカレンダーを使用すると、重要な日付をマークするだけでなく、キャンペーンのマーケティングカレンダーから素早くイベントを追加したり、休日のパターンを選択したり、リマインダー通知の設定やキャンペーン作成のショートカットなどを行うことができます。 すべてのキャンペーンの日付とステータス（送信中/送信済み/スケジュール済み）は、それぞれの日付にマークされるため、いつでもキャンペーンの目標を明確に把握することができます。

コンテンツのレビューと承認

チームのメンバーがEメール作成に関する最新情報を共有できるように、Zoho Campaigns では承認システムを提供しています。アカウントの承認者と、タスク完了の承認が必要なメンバーを選択します。これにより、マネージャーやチームの指導者がリモートで作業している場合でも、キャンペーンの進捗状況を簡単に把握することができます。

メール送信ポリシー

特に、全員が異なる場所から調整を行っている場合は、ブランドに関するメールのやりとりの頻度を見落とさないことが重要です。Zoho Campaigns の「メールの制限」オプションでは、ブランドを代表してアカウントから送信するメールの数（すべてのユーザーからの合計）を決定できます。

これにより、購読者が適切な数のメールを受信し、スパムメールの送信者にならないようにすることができます。

ワークフローにおける内部通知

自動メッセージを設定する際、ワークフローの実行状況や見込み客が特定のアクションを完了したかどうかに関する通知を受け取れるようサポートします。「内部通知メール」コンポーネントを使用すると、ワークフローの任意の段階で、リードナーチャリングの状況に関するメッセージをチームメンバーに送信することができます。

分析レポートと連絡先データのエクスポート

キャンペーンを送信した後、レポートの評価基準と連絡先の詳細をチームメンバーと共有して、パフォーマンスを評価することができます。Zoho Campaigns からエクスポートされたデータはパスワードで保護され、完全なセキュリティと信頼性を提供します。

モバイルとApple TVアプリ

Zoho Campaigns は、iOSとAndroidのモバイルアプリを提供することで、外出先でのメール利用に備えます。連絡先の追加、キャンペーンのスケジュール設定、レポートの確認など、どこにいてもすべての操作が可能です。

さらに、Apple TVアプリは、ビデオ会議の際にチームの役に立ちます。テレビにキャンペーンの結果を映し出し、結果について話し合うことができます。

このリモートワークの経験が、すべてのメールマーケティング担当者の皆さまにとって、うまく組織化され、調整されたものになることを願っています。

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