リマインダー

ほとんどの企業において、信用取引による売買が一般的に行われています。信用取引は売上を拡大するために有効であり、企業はこれらの取引を正確に記録し、期限前に支払いを行うように顧客に注意を喚起することが重要です。

Zoho Booksでは、顧客またはユーザーに対して、請求書や受取請求書の支払いに関するリマインダーメールを送ることができます。手動で送信することも、自動的に送信するように設定してより効率的な支払い回収を図ることも可能です。

請求書の手動リマインダーの構成

請求書を作成した顧客に対して、リマインダーメールを送信できます。以下の2つのケースに応じたリマインダーを送ることができます。

1. 期限超過の請求書のリマインダー ：顧客が期日を過ぎても支払いを行わない場合に、期限超過の請求書の支払いを促すリマインダーを顧客に送信します。

2. 発行済みの請求書のリマインダー：支払い期日が近づいていることを知らせるリマインダーを顧客に送信します。

上記のリマインダーは、初期設定で、すべての顧客に有効にしています。リマインダーの内容を編集するには、以下の手順に従ってください。

• ［設定］→［リマインダーと通知］→［リマインダー］の順に移動してください。
• ［手動のリマインダー］の下に、［支払い期限を超過した請求書のリマインダー］と［発行済みの請求書のリマインダー］が表示されます。これらをクリックするか、横に配置されている鉛筆（編集）アイコンをクリックしてください。
• 次の画面で、件名、メールの内容、フォーマットを編集できます。
• ［差し込み項目の挿入］オプションをクリックして、コンテンツ内に項目を追加することも可能です。
• ［保存］をクリックしてください。

リマインダーの構成を完了したら、請求書の詳細ページ内の上部バーにある［リマインダー］をクリックすると、対象のリマインダーを顧客に送信できます。

請求書のリマインダー送信の自動化

自動のリマインダーを設定して、支払いの迅速化を促進します。以下の内容のリマインダーを設定できます。

• 期限に応じる
• 支払予定日に応じる

期限に応じる

顧客の支払い期日に基づいて、リマインダーを送信します。Zoho Booksのアカウントには、初期設定として、3つのリマインダー設定枠が用意されています。期日の前または後に送信するかを選択できます。要件に応じて、送信する間隔を設定することが可能ます。

期限に応じた請求書のリマインダーを自動化するには：

• ［設定］→［リマインダーと通知］→［リマインダー］→［請求書］の順に移動してください。
• 任意のリマインダーのステータスを有効に切り替えてください。
• テンプレートの名前を入力し、リマインダーの送信先を選択してください。［自分］、［顧客］、［顧客に送信しコピーを自分にも送信する］のいずれかを選択できます。
• リマインダーの期限日を設定します。期日前または期日後の日数を入力してください。

• 横にあるドロップダウンで、期日の前にするか後にするかを選択できます。
• 各種の編集オプションを使用して、メールの内容やフォーマットに必要な変更を行ってください。
• ［差し込み項目の挿入］オプションをクリックして、コンテンツ内に項目を追加することも可能です。
• ［このリマインダーを有効にする］の近くにあるボックスにチェックを入れて有効にし、［保存］をクリックしてください。
• テンプレートを削除するには、［このリマインダーを削除］ボタンをクリックしてください。

リマインダーの設定を完了した後、すぐに送信する場合は、［請求書］モジュールに移動して対象の請求書を選択し、請求書セクションの上部バーにある［リマインダー］のドロップダウンから［今すぐ送信］をクリックしてください。

顧客から支払いを受けた場合、請求書セクションの上部バーにある［リマインダー］のドロップダウンをクリックし、［リマインダーの停止］ボタンをクリックすると、リマインダーを停止できます。

支払予定日に応じる

このリマインダーは、請求書に対して顧客が通知した支払予定日が過ぎていることや、支払予定日が近づいていことを、あなたの組織のユーザーに知らせるものです。
このリマインダーを有効にするには、以下の手順に従ってください。

• ［設定］→［リマインダーと通知］→［リマインダー］→［請求書］の順に移動してください。
• ［支払い予定日に基づく］のセクションで、ステータスを有効に切り替えてください。
• リマインダーの送信日と受信者を指定してください。
• ［このリマインダーを有効にする］の近くにあるボックスにチェックを入れて有効にし、［保存］をクリックしてください。

支払い予定日に応じた請求書のリマインダーを送信するには、以下の設定を行ってください。

• ［請求書］モジュールに移動して対象の請求書を選択し、請求書セクションの上部バーにある［リマインダー］のドロップダウンから［次の決済日］をクリックしてください。
• 顧客から通知された決済予定日を選択してください。
• ［支払い日まで通知しない。］の近くにあるボックスにチェックを入れると、顧客に送る定期的なリマインダーを無効にすることができます。
• ［保存］をクリックしてください。

受取請求書のリマインダーの自動化

受取請求書の支払いを行うためのリマインダーを設定することができます。この設定により、管理者が指定した支払い期限日またはそれより前に、アカウントのユーザーにリマインダーのメールが送信されます。支払期限日または支払予定日に基づいてリマインダーを送信することができます。

受取請求書のリマインダーを送信するには：

• ［設定］→［リマインダーと通知］→［リマインダー］→［受取請求書］の順に移動してください。
• 対象のリマインダーのステータスを有効に切り替えてください。
• リマインダーの送信日と受信者を指定してください。
• ［このリマインダーを有効にする］の近くにあるボックスにチェックを入れて有効にし、［保存］をクリックしてください。
• ［このリマインダーを有効にする］の近くにあるボックスにチェックを入れて有効にし、［保存］をクリックしてください。