データのエクスポート

Zoho Booksを使用して、組織のすべてのデータをエクスポートできます。Zoho Booksでは、特定のモジュール内のすべてのデータをエクスポートすることも、独自のエクスポートテンプレートを作成して特定のデータをエクスポートすることも可能です。

エクスポートテンプレート機能を使用すると、次のことができます。

• エクスポートしたい項目を選択する
• 好みに応じて項目の順序を変更し、名前を変更する

シナリオ：スティーブは組織のセールスチームのメンバーです。組織のパフォーマンスに関するさまざまなレポートを生成し、定期的に経営陣のメンバーと共有しています。スティーブは、要件に基づいて、特定の項目を選択してエクスポートしたデータからセールスレポートを生成したり、すべてのデータを自身のコンピューターにエクスポートしたりしています。

同様に、データをエクスポートする際に独自のテンプレートを作成し、それらから1つを選択してエクスポートすることもできます。Zoho Booksでこれを行う方法を見てみましょう。

• 左側のナビゲーションペインから特定のモジュールに移動してください。
• 右上隅の3点リーダーアイコンをクリックし、ドロップダウンから［エクスポート］を選択してください。
  
• データをエクスポートしたいモジュールを選択してください。
  
• エクスポートする取引をフィルタリングするために、次のいずれかのオプションを選択してください。
  • すべての請求書：すべての取引をエクスポートします。
  • 特定の期間：エクスポートするデータのカスタムの日付範囲を設定します。
    
• ［エクスポートファイルの項目］の下にあるドロップダウンをクリックして、テンプレートを選択してください（エクスポートテンプレートを選択しない場合、指定された期間のすべてのデータ項目がエクスポートされます）。
  • エクスポートテンプレートリストからテンプレートを選択するか、［+ 新しく追加］オプションをクリックして新しいテンプレートを作成してください。
    
  • 新しいテンプレートの名前を入力してください。
    
  • 新しい項目を追加し、ドロップダウンから必要な項目を選択してください。
  • 不要な項目を削除するために、項目の右側にある削除アイコンをクリックしてください。
  • 項目を並べ替えるために、項目の左側にある並べ替えボタンをドラッグしてください。
  • ［保存して選択］をクリックして続行してください。

これをよりよく理解するために、以下のGIFをご覧いただけます。

メモ：これは音声を含まないGIFで、途中で一時停止することはできません。テンプレートの動作を完全に理解するためには、GIFを最後までご覧ください。

• データをエクスポートする形式として、CSV、XLS（Microsoft Excel 1997-2004との互換性）、またはXLSX（Microsoft Excel）の中から選択してください。
• エクスポートにセキュリティの層を追加するために、Zoho Booksではデータのエクスポートをパスワードで保護することができます。エクスポートをパスワードで保護するには、以下の手順を実行します。
• CSVまたはXLSX形式のどちらかを選択してください。
• ［ファイル保護用のパスワード］項目にセキュリティのためのパスワードを入力してください。
• ［エクスポート］をクリックしてください。

メモ：XLSXファイルは組み込みのパスワード保護をサポートしていますが、CSVファイルは提供したパスワードで圧縮され、ファイルを解凍する際にこのパスワードを入力する必要があります。