取引のロック
会計期末になると、勘定に影響を及ぼす可能性のある取引の作成や変更を制限したい場合があります。Zoho Booksの取引のロック機能を活用して、指定期間中の取引を凍結することができます。
取引をロックすると、指定日以前に記録された取引を追加、変更、削除することはできません。
Zoho Booksでは、個別のモジュールの取引をロックするか、すべての取引を一度にロックすることができます。以下にその違いを説明します。
| 個別のモジュールをロックする | Zoho Books内のすべての取引をロックする |
|---|---|
| 個別のモジュールの取引、またはモジュールの組み合わせをロックします。 | Zoho Booksのすべての取引をロックします。 |
| 各モジュールの取引は、必要に応じていつでも凍結できます。 | Zoho Booksのすべての取引が一度にロックされます。 |
| Zoho Booksのすべての取引が一度にロックされます。 | Zoho Booksのすべての取引は同じロック日となります。 |
取引をロックする
個別のモジュールをロックする
一部の組織では、営業、購買などがそれぞれの責任者によって管理されている場合があります。会計期末になると、それらのモジュールの取引をすべて同じ日付にロックしたくない場合があります。
このような場合には、すべての取引をロックする代わりに、個別のモジュールごとに取引をロックすることができます。
このオプションを使用すると、次のような場合に便利です。
- 特定のモジュールをロックしたい場合。
- 異なるモジュールごとに異なるロック日を設定したい場合。
モジュールごとに取引をロックする場合、各モジュールごとにロックされる取引は以下のとおりです。
| モジュール | 取引 |
|---|---|
| 売上 | 請求書、貸方票、請求書の支払い、顧客の支払い、供給書、デビットノート、前払金請求書 |
| 購入 | 経費、請求、仕入先のクレジット、仕入先の支払い、受取請求書の支払い |
| 銀行 | 預金、送金、カード決済、オーナーの引き出し、オーナーの出資、その他の収入、利息収入、税金の払い戻し、受け取ったクレジットまたは払い戻し、売上返品、経費の払い戻し、請求書なしの売上、初期債権者への支払い、初期債務者からの入金、賃金支払い、融資の返済、融資の実行 |
| 経理担当者 | 仕訳帳、税金の支払い、税金の調整、基準通貨の調整 |
1つ以上のモジュールを異なるロック日付でロックすることができます。
モジュールをロックするには：
- ［経理担当者］→［取引のロック］に移動してください。
- 対象のモジュールの横にある［ロック］をクリックしてください。売上、購入、銀行、経理担当者モジュールのいずれかを選択できます。個別のモジュールをロックするか、複数のモジュールを組み合わせてロックするかを選択できます。
- ロックの日付を選択してください。この日付以前に記録された取引は変更または削除できません。
- 取引をロックする理由を入力してください。
- モジュールのすべての取引を凍結するために［ロック］をクリックしてください。
メモ： 個別のモジュールをロックするオプションとすべての取引をロックするオプションの切り替え前に、まずロックされた取引を解除する必要があります。
Zoho Booksのすべての取引をロックする
会計期末に向けてZoho Booksのすべての取引を凍結したい場合は、一度にロックすることができます。これにより時間を節約できます。すべての取引をロックすることを選択すると、指定した共通のロック日付にすべての取引がロックされます。
Zoho Booksのすべての取引をロックするには：
- ［経理担当者］→［取引のロック］に移動してください。
- ページ下部の［すべての取引をロックする設定に切り替える］をクリックしてください。
- ［すべての取引］の横にある［ロック］をクリックしてください。
- ロックの日付を選択してください。この日付以前に記録された取引は変更または削除できません。
- すべての取引を凍結するために［ロック］をクリックしてください。
取引のロックの詳細を編集する
取引のロックの日付と、取引をロックする理由を変更することができます。詳細を編集する手順は以下のとおりです。
- ［経理担当者］→［取引のロック］に移動してください。
- 特定のモジュールまたは［すべての取引］の隣にある［編集］オプションをクリックしてください。
- 必要に応じて、ロックの日付を変更し、取引をロックする理由を修正してください。
- ［ロック］をクリックしてください。
取引のロックの解除
新しい会計期間を開始した後、以前にロックされた取引について、データを入力するためにロック解除する必要があります。ロック解除するには、以下の手順に従ってください。
- ［取引］→［取引のロック］に移動してください。
- 特定のモジュールまたは［すべての取引］の隣にある［ロックの解除］をクリックしてください。
- 取引のロックの解除理由を入力してください。
- ［ロックの解除］をクリックしてください。
取引のロックの一時的な解除
Zoho Booksで記録されたすべてのロックされた取引をロック解除する代わりに、特定の期間内の取引をロック解除するオプションがあります。たとえば、2021年7月11日から2021年10月11日の期間内の取引のみをロック解除することができます。
シナリオ： 会計年度末に、ピーターが売上モジュールをロックしているとします。しかし、特定の日付範囲内にある請求書を誤った顧客に関連付けていたことに後で気付きます。ピーターは、売上モジュールのロックを完全に解除する代わりに、特定の日付範囲内の取引を部分的に解除します。
ヒント： Zoho Booksの個別のモジュールまたはすべてのモジュールの取引を部分的に解除することができます。
取引のロックを一時的に解除するには：
- 左側のサイドバーで［経理担当者］をクリックし、［取引のロック］を選択してください。
- 対象のモジュールの横にある［ロックの解除］をクリックし、ドロップダウンから［一時的にロックを解除する］を選択してください。
- 一時的なロック解除期間とロックを解除する理由を入力してください。
- ［ロックの解除］をクリックしてください
これで、一時的なロック解除期間中に記録された取引を修正できます。
メモ： 解除期間中に取引を作成、変更、削除することができます。ただし、取引を変更した結果影響を受ける可能性のあるすべてのモジュールを解除することを忘れないようにしてください。たとえば、支払いが記録されている請求書を編集する場合、請求書とそれに関連する支払いの解除期間の日付範囲を入力する必要があります。
一時的なロック解除を無効にする
一時的にロック解除された取引を再びロックすることを選択できます。
一時的なロック解除を無効にするには：
- 左側のサイドバーで［経理担当者］をクリックし、［取引のロック］を選択してください。
- 特定のモジュールの横にある［ロックの解除］をクリックし、［一時的なロック解除を無効にする］を選択してください。
- 再度［一時的なロック解除を無効にする］をクリックして操作を確定してください。
一時的なロック解除を無効にすると、ロックされた取引を変更できなくなります。