Apa itu email
Email adalah surat elektronik, mode komunikasi paling andal dan legal yang menggunakan perangkat elektronik serta transmisi data untuk melalui jaringan komputer yang berbeda ke satu atau sekelompok penerima di internet.
Manfaat email
- Email bersifat universal karena semua server email harus mematuhi aturan RFC yang ditetapkan oleh IETF (Internet Engineering Task Force).
- Anda dapat mengirim email satu per satu atau mengirim ke sekelompok orang menggunakan layanan email yang berbeda sekaligus.
- Email dapat dikirim untuk memberi tahu orang atau mengingatkan orang.
- Email adalah mode komunikasi asinkron dan penerima dapat menanggapinya sesuai kenyamanan mereka.
- Opsi Cc/Bcc dalam email berguna untuk memastikan setiap orang tidak ketinggalan informasi, bahkan saat penerima sebenarnya adalah beberapa orang yang berbeda.
- Dengan opsi kapan saja, di mana saja, dan aplikasi universal, email masih menjadi mode komunikasi paling tepercaya untuk komunikasi intra-organisasi.
- Email adalah mode komunikasi yang paling efektif, dalam hal biaya, kecepatan, dan keandalan.
Cara Kerja Email
Saat mengirim email ke teman atau kontak Anda, email itu hampir segera dikirimkan ke penerima dalam sekejap mata. Namun, ada serangkaian proses yang terjadi di latar belakang dari saat Anda mengirim email hingga email dikirimkan ke Kotak Masuk penerima. Proses ini dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
- Anda login ke email Anda (webmail atau perangkat seluler atau klien desktop).
- Membuka komposer dan menentukan subjek, mengetikkan isi email, memilih penerima, lalu membuat draf email.
- Anda menekan tombol kirim dan mengirim email. Kini proses backend dimulai.
- Klien email (web/seluler/desktop) terhubung ke server Outgoing SMTP berdasarkan akun email yang Anda gunakan.
- Klien email mengirimkan email dalam format MIME ke server Outgoing SMTP.
- Outgoing SMTP memvalidasi informasi pengirim dan memproses pesan untuk dikirimkan.
- Outgoing SMTP juga memverifikasi ukuran lampiran dan memverifikasi apakah email tersebut mematuhi kebijakan email keluar yang diatur untuk akun tertentu.
- Setelah seluruh validasi selesai, email kemudian ditempatkan di antrean Keluar.
- Server SMTP mencari DNS record domain dan mengambil informasi MX record server penerima (A Record jika tidak ada MX Record yang ditemukan).
- Kemudian, Server SMTP terhubung dengan MTA server email Penerima dan mengirim email melalui protokol SMTP.
- Server Penerima kemudian menjalankan berbagai pemeriksaan - termasuk pemeriksaan Spam dan Virus untuk email, lalu menerima email berdasarkan kebijakan Anti-spam dan Anti-virus email.
- Kemudian, server Penerima memvalidasi akun penerima dan mengirimkan email ke akun email pengguna, berdasarkan kebijakan email masuk yang diatur untuk akun tersebut.
Pengguna membuka email yang diterima menggunakan klien email.
Cara Kerja Email
Pemantulan Email/Email Tidak Terkirim (Kesalahan 554.x.x/Kesalahan 5xx):
Setelah email dikirim dari klien, email dapat dipantulkan kembali sebagai email yang tidak terkirim karena salah satu alasan di bawah. Kesalahan ini adalah kesalahan permanen sehingga pengiriman email tidak akan dicoba lagi oleh Server SMTP.
Domain Tidak Sah:
Jika Anda mengirim email ke domain tidak valid, server SMTP tidak dapat mencari informasi DNS untuk domain itu. Dalam hal ini, email dipantulkan sebagai tidak terkirim oleh server SMTP itu sendiri.
Contoh: Anda mengirim email ke abc@yordomain.com, bukan ke abc@yourdomain.com. Dalam hal ini, jika tidak ditemukan domain yordomain.com yang valid, Pencarian DNS gagal dan domain dianggap tidak valid.
Solusi: Periksa ejaan yang benar untuk nama domain yang telah Anda masukkan.
Catatan MX tidak ditemukan:
Jika Anda mengirim email ke domain yang valid tetapi tidak ada MX record/A record yang valid untuk domain itu (tidak ada yang dikembalikan oleh Server DNS), email dikembalikan sebagai tidak terkirim oleh server SMTP itu sendiri.
Solusi: Tanyakan kepada penerima atau administrator penerima apakah ini adalah masalah yang sudah diketahui. Cari alamat email alternatif dan kirim email ke alamat email tersebut dalam keadaan darurat. Ini adalah murni masalah di domain penerima dan dapat diatasi oleh admin penerima.
Penerima tidak valid/Pengguna tidak dikenal
Jika Anda mengirim email tetapi salah mengetikkan alamat email atau mengirim email ke seorang karyawan yang telah meninggalkan organisasi, Anda mungkin mendapatkan kesalahan semacam ini.
Contoh: Anda mengirim email ke abb@yourdomain.com, bukan ke abc@yourdomain.com. Email dikirimkan ke catatan MX domain.com. Tetapi karena tidak ada akun yang valid bernama abb@domain.com di server, server penerima memantulkan email sebagai tidak terkirim.
Solusi: Dalam beberapa kasus, memeriksa alamat email untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik mungkin akan membantu.
Pelanggaran Kebijakan Email:
Server email penerima mungkin memiliki sejumlah batasan atau kebijakan email yang berlaku untuk email masuk. Jika email yang Anda kirim melanggar kebijakan seperti itu, email Anda mungkin ditolak oleh server penerima.
Contoh: Anda mengirim email ke abc@yourdomain.com dengan file lampiran .mov. Jika server penerima memiliki kebijakan email untuk tidak menerima file .mov, server penerima dapat menolak email berdasarkan kebijakan ini.
Alasan lain:
Selain alasan umum di atas, server email penerima mungkin menolak atau memantulkan email karena berbagai alasan dan kesalahan. Pada umumnya, email pantulan akan disertai alasan penolakan email.
Kegagalan Email Sementara/Kesalahan Coba Lagi (Kesalahan 451.x.x/Kesalahan 4xx):
Kadang-kadang, jika Server SMTP terhubung dengan server email penerima, server penerima melaporkan kesalahan sementara. Dalam hal ini, email akan dimasukkan ke Antrean Coba Lagi dan Server SMTP akan mencoba mengirim email ke server penerima dengan interval yang telah ditetapkan. Sebagian besar email terkirim pada percobaan selanjutnya. Jika email tidak diterima oleh server penerima setelah sejumlah percobaan yang telah ditentukan, email dipantulkan kembali ke pengirimnya dengan kegagalan permanen.
Server Sibuk:
Jika server penerima sibuk, email akan dimasukkan ke antrean coba lagi dan akan dicoba lagi setelah beberapa waktu.
Daftar Abu-Abu:
Saat menerima email dari domain tertentu untuk pertama kalinya, beberapa server penerima memasukkan email ke daftar abu-abu dengan melaporkan kesalahan sementara. Sebagian besar email akan terkirim pada percobaan selanjutnya.
Terlalu Banyak Email/Kebijakan Email:
Beberapa server memasukkan email ke daftar abu-abu saat mendeteksi lonjakan jumlah email yang diterima dari domain atau alamat IP tertentu. Penolakan sementara ini didasarkan pada kebijakan email server penerima.
Alasan lain:
Beberapa server penerima melaporkan kesalahan 4xx saat kotak surat penerima penuh atau berdasarkan pengaturan Anti-spam domain/server, dsb. Dalam kasus Zoho Mail, tidak ditemukannya MX record diperlakukan sebagai kesalahan sementara dan email akan ditempatkan di antrean coba lagi.
