Laporan Admin - Statistik Email

Zoho Mail memiliki bagian tersendiri untuk Admin Reports, yang mencakup statistik berbagai aspek pengalaman email organisasi Anda. Sebagai administrator, laporan ini membantu Anda memperoleh informasi tentang berbagai aspek organisasi Anda, seperti Kotak Surat, Lalu Lintas Email, Grup Distribusi Email, status DMARC, dan lainnya.

Mengakses Laporan Admin

1. Login ke Admin Console Zoho Mail.
2. Di panel kiri, klik bagian Reports. Dashboard Admin Reports akan muncul.
   

Dasbor Admin Report

Dashboard adalah pintu gerbang semua informasi penting yang Anda butuhkan untuk mengevaluasi penggunaan email organisasi. Dapatkan statistik berbasis data dengan grafik atau widget yang dapat disusun agar menampilkan hari-hari yang Anda inginkan saja. Untuk mengelola akun, akses bagian User Profile dengan cara mengeklik avatar di sudut kanan atas halaman Admin Reports.

Dashboard Admin Reports menyediakan berbagai widget seperti Skor leamanan, Statistik lalu lintas email, Ringkasan pengguna, dll. Pilih tombol Customize organization dashboard di bagian bawah dasbor untuk menata widget laporan dan memunculkan atau menghilangkannya dari dasbor.

Untuk melihat berbagai widget laporan, pilih Graphical view atau Summary view dari menu drop-down di bagian kiri atas dasbor.

Tampilan Grafis

Halaman default saat masuk ke laporan admin adalah Graphical view. Klik ikon Customize organization dashboard untuk melihat daftar widget yang tersedia. Gunakan tab Enabled dan Disabled untuk mengaktifkan atau menonaktifkan widget sesuai keperluan Anda.

Berikut adalah daftar widget default yang tersedia di Graphical view:

• Email traffic stats - Memperlihatkan representasi visual jumlah email masuk dan keluar.
• Current license usage - Menampilkan jumlah lisensi organisasi Anda, jumlah lisensi yang digunakan, dan jumlah lisensi yang tersedia melalui widget ini.
• Email size - Menunjukkan ukuran email masuk dan keluar.
• User summary - Menampilkan jumlah pengguna Aktif, Tidak Aktif, dan Admin.
• Bounce reports - Menunjukkan total jumlah email yang dikirim dan jumlah yang terpental.
• Rejection reports - Menampilkan total email yang diterima dan jumlah yang ditolak.
• Outgoing traffic - Menunjukkan jumlah email yang dikirim dalam organisasi dan yang dikirim ke alamat email eksternal.
• Incoming traffic - Jumlah email yang diterima dalam organisasi dan yang diterima dari alamat email eksternal.
• Authentication reports - Representasi grafis Laporan spam. Ini membedakan jumlah kegagalan berdasarkan DKIM, SPF, dan SPF Soft fail.
• Spam reports - Menampilkan total jumlah email masuk (termasuk yang diterima dalam grup) versus jumlah email Spam.
• Rejection type reports - Laporan bentuk grafik yang menunjukkan penyebab penolakan, seperti Lampiran berbahaya, Virus, DNSBL, dan PBL.
• Quarantine incoming reports - Menampilkan jumlah email yang diterima dalam Karantina versus email yang Dikirim, Ditolak, atau Dikirim Ulang.
• WorkDrive storage - Bagi organisasi yang menggunakan WorkDrive, laporan ini akan diaktifkan.

Untuk menambahkan laporan yang Anda inginkan sebagai widget, lihat bagian Custom Widgets.

Tampilan Ringkasan

Organisasi yang menggunakan paket berbayar dapat melihat widget laporan tertentu di opsi Summary view. Klik Summary view dari menu drop-down di pojok kiri atas Dashboard untuk melihat widget berikut:

• Groups awaiting moderation - Menampilkan grup yang membutuhkan moderasi beserta jumlah email yang menunggu tindakan administrator. Klik jumlah email untuk menuju ke halaman Moderation grup.
• Groups with most members - Menunjukkan grup dengan jumlah anggota terbanyak. Klik jumlah anggota untuk menuju ke halaman Groups masing-masing.
• Administrators - Menampilkan jumlah Admin Super, Admin, dan Admin Kustom yang tersedia di organisasi.
• Recently created users - Memperlihatkan jumlah pengguna baru yang dibuat baru-baru ini. Klik jumlah pengguna untuk melihat pengguna yang dibuat.
• Recently deleted users - Jumlah pengguna yang dihapus baru-baru ini.
• Users nearing storage limit - Menampilkan pengguna dengan konsumsi penyimpanan tertinggi dari yang terbesar hingga terkecil. Klik nilai penyimpanannya untuk menuju ke halaman Storage Admin Console.
• Dormant users - Memperlihatkan jumlah pengguna tidak aktif di organisasi Anda.

Widget Kustom

Selain widget default, Anda juga dapat menambahkan widget kustom di dasbor. Widget kustom hanya dapat ditambahkan untuk laporan yang ditampilkan dalam bentuk grafik. Ikuti langkah berikut untuk menambahkan widget kustom:

1. Login ke Admin Console Zoho Mail.
2. Klik bagian Reports di panel kiri. Admin Reports akan terbuka di tab baru.
3. Di panel kiri, cari jenis laporan yang ingin ditambahkan widget kustom.
4. Klik Add to dashboard di sebelah kanan atas toolbar.
   ​

Untuk kembali ke tampilan dasbor default, pilihReset dashboard to default settings dari Configurations.

Tindakan Widget

Widget di dasbor Anda tidak hanya memberikan statistik, tetapi juga memungkinkan Anda melakukan tindakan seperti Show reports, Chart type, Export, Expand, dan Hide. Daftar tindakan dapat dilihat di sudut kanan atas setiap widget. Tindakan masing-masing widget dapat bervariasi.

Favorit

Bagian Admin Reports Zoho Mail memiliki banyak laporan untuk menganalisis data organisasi Anda. Sebagai admin, mungkin Anda merasa kesulitan bolak-balik memeriksa laporan rutin di bagian ini. Kebutuhan setiap admin pun mungkin berbeda-beda. Dengan bagian Favorites, setiap admin dapat menyimpan laporan favorit mereka di satu tempat tanpa harus bolak-balik dari satu bagian ke bagian lain.

Untuk menambahkan laporan ke Favourites, ikuti langkah berikut:

1. Login ke Admin Console Zoho Mail dan pilih Reports di panel sebelah kiri. Halaman Admin Reports akan terbuka di tab baru.
2. Pilih laporan yang ingin Anda tambahkan ke Favourites dan klik ikon bintang di sebelah nama laporan di panel atas. Laporan tersebut akan ditambahkan ke Favorites.
   
3. Buka bagian Favorites di panel sebelah kiri.
4. Klik menu drop-down, lalu pilih laporan penting dari daftar semua laporan yang ditambahkan ke favorit.
   
5. Untuk menyingkirkan laporan dari daftar favorit, Anda dapat menghapus ikon bintangnya kapan pun dari bagian Favorites atau dari laporan yang bersangkutan.

Laporan yang Tersedia

Anda dapat melihat dan mengelola berbagai laporan organisasi dari panel kiri Admin Reports. Untuk mempelajari setiap laporan lebih lanjut, klik jenis laporan dari daftar di bawah ini:

• Laporan akun pengguna​
• Laporan kotak surat​
• Statistik email
• Grup
• Laporan kepatuhan
• Laporan keamanan
• Log
• WorkDrive
• Laporan organisasi

Laporan Keamanan

Bagian laporan keamanan menyediakan ikhtisar upaya Login mencurigakan dan Riwayat sesi pengguna organisasi Anda.

Laporan Login Mencurigakan

Berdasarkan perilaku login sebelumnya, Zoho Mail akan memberi peringatan jika ada aktivitas login mencurigakan. Administrator dapat melihat daftar aktivitas login mencurigakan selama rentang waktu tertentu. Untuk melihat login yang mencurigakan, ikuti langkah berikut:

1. Login ke Admin Console Zoho Mail dan pilih Reports di panel sebelah kiri.
2. Buka Security Reports dan pilih Suspicious login.
3. Pilih rentang tanggal yang diinginkan dari opsi drop-down. Berikut adalah detail yang tersedia dalam laporan:
   • Name/Email - Nama dan alamat email pengguna.
   • Login time - Waktu login pengguna.
   • Location - Lokasi pengguna login.
   • Login source - Sumber login (jenis protokol), seperti POP, IMAP, WEB, SMTP_IN, dan SMTP_OUT.
   • Client IP address - Alamat IP tempat login dilakukan.
4. Gunakan bilah Pencarian untuk memfilter laporan berdasarkan email address, client IP address, location, atau login source Laporan login mencurigakan berdasarkan kriteria filter yang dipilih akan ditampilkan.
   

Riwayat Sesi

Laporan riwayat sesi menampilkan jumlah sesi yang sedang berlangsung untuk pengguna yang dipilih. Laporan ini menampilkan alamat IP klien dan waktu sesi dimulai. Buka bagian Security di Admin Reports dan pilih Session history. Masukkan nama pengguna di bilah pencarian untuk melihat riwayat sesi yang bersangkutan. Anda juga dapat mengekspor atau memperluas tampilan grafik sesuai keperluan.

Ekspor Data

Untuk mengizinkan penggunaan data Anda di tempat lain demi tujuan analisis, Anda dapat mengekspor data ke perangkat lokal. Untuk mengekspor laporan jenis grafik, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Login ke Admin Console Zoho Mail.
2. Di panel sebelah kiri, klik bagian Reports dan cari laporan yang ingin diekspor.
3. Klik tombol Export dan pilih kondisi ekspor yang Anda inginkan.
   
4. Anda dapat mengenkripsi file dengan mencentang opsi Encrypt with password. Masukkan kata sandi yang ingin Anda gunakan untuk enkripsi.
5. Setelah selesai, klik Export.

Data yang diekspor akan disimpan di perangkat lokal Anda.

Ekspor Terjadwal

Proses ekspor dan pembuatan file data laporan seperti Ringkasan pengguna, Ringkasan grup, Detail status protokol, Detail akses protokol, dan Detail penyimpanan membutuhkan beberapa waktu. Anda dapat melacak laporan-laporan ini dan mengunduhnya di bagian Scheduled exports.

Untuk melihat status semua ekspor yang telah Anda jadwalkan, ikuti petunjuk berikut:

1. Login ke Admin Console Zoho Mail.
2. Di panel kiri, klik bagian Reports.
3. Di halaman Admin Reports, klik Scheduled reports icon di sudut kanan atas.
4. Pilih laporan bertanda Completed untuk mengunduhnya.
   ​​

Anda kini dapat melihat semua ekspor beserta informasi tanggal dan waktu terjadwalnya. Bagian ini hanya akan menampilkan ekspor yang dilakukan dalam 30 hari terakhir.

Konfigurasi

Konfigurasi Admin Reports akan membantu Anda menyesuaikan laporan agar sesuai preferensi. Untuk mengakses konfigurasi di Admin Reports:

1. Login ke Admin Console Zoho Mail.
2. Klik Reports di panel sebelah kiri. Halaman Admin Reports akan terbuka di tab baru.
3. Di panel kiri, klik Configuration di bagian bawah
4. Di bawah General,
   • Save and display subject in email logs - Aktifkan tombol geser untuk menyimpan subjek email di log dan laporan email.
   • Reset dashboard to default settings - Klik tombol ini untuk mereset dasbor ke pengaturan default. Semua widget dan grafik dalam dasbor akan kembali ke pengaturan default.
   • Report export format - Pilih format ekspor grafik yang diinginkan. Opsi yang tersedia adalah PNG, JPEG, dan SVG.