Perutean Email

Di Zoho Mail, Anda dapat mengalihkan atau mengirim salinan email secara otomatis dengan mengonfigurasi Email Routing. Perutean Email sangat bermanfaat dalam beragam situasi, misalnya saat Anda ingin mengirim salinan email salah satu pengguna ke pengguna lain secara otomatis. Selain itu, Anda bisa menentukan pengguna tertentu untuk menerima email yang dikirimkan organisasi Anda dengan meneruskannya kepada penerima tidak dikenal. Anda juga dapat menggunakan perutean untuk meningkatkan keamanan terhadap spam.

Mengonfigurasi Perutean Email di Zoho Mail

Anda bisa mengonfigurasikan Perutean Email, Gateway Masuk, dan Gateway Keluar sesuai kebutuhan Anda. Untuk mengonfigurasi perutean ke akun Anda,

1. Login ke Zoho Mail Admin Console.
2. Buka Mail Settings di panel sebelah kiri dan buka Email Routing.
3. Di bagian Email Routing, klik Configure routingatauAdd.
   
4. Dari daftar drop-down, pilih domain yang Routing-nya ingin diaktifkan.
5. Masukkan detail yang diperlukan, dan klik Add. Proses verifikasi ini mungkin perlu beberapa saat sebelum konfigurasi perutean ditambahkan.
   

Saat ditambahkan untuk perutean email, konfigurasi akan diatur ke kondisi nonaktif secara default. Untuk Mengaktifkan atau Menonaktifkan konfigurasi perutean Anda, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Mail Settings di panel sebelah kiri dan pilih Email Routing.
2. Pilih konfigurasi perutean yang ingin diaktifkan dari daftar.
3. Di bawah Routing Details, aktifkan atau nonaktifkan Routing dengan menggeser Status.
   

Parameter yang diperlukan:

1. Destination Host
   Destinatino Host adalah nama domain, MX record, atau alamat IP dari server email valid yang dapat menerima email secara langsung. Ketika nama domain diberikan dalam tujuan, email yang dirutekan akan dikirimkan ke catatan MX domain yang telah diatur sebagai tujuan. Jika catatan MX disediakan langsung di tujuan, email akan dirutekan secara langsung ke server yang disediakan.
2. Verification Email Address
   Sebelum mengaktifkan perutean email, server tujuan akan menerima email verifikasi untuk mengonfirmasikan validitas detail server tujuan yang dipilih. Anda perlu memberikan alamat email valid yang merupakan tujuan pengiriman email verifikasi. Hanya jika email telah berhasil dikirimkan, perutean email dapat diaktifkan.
3. Change domain to match the provided destination
   Secara default, domain alamat email verifikasi akan diatur ke domain yang peruteannya ingin dikonfigurasikan. Anda juga bisa mengubah domain alamat email verifikasi menjadi domain host tujuan. Misalnya, jika ingin mengaktifkan perutean untuk domain 'Zylker.com' ke tujuan 'gmail.com' dan email verifikasi Anda adalah zylker@gmail.com, Anda bisa mengaktifkan opsi ini.

Jenis Pengiriman Email

• Split Delivery: Deliver Emails to Non-existing accounts only
  Anda dapat mengonfigurasikan Split Delivery jika memiliki set akun di Zoho Mail dan akun lain di server lainnya. Ketika Anda memilih opsi ini, email yang masuk ke akun di Zoho akan dikirimkan di Zoho. Saat masuk ke akun yang tidak ada di Zoho, email akan dialihkan ke server tujuan yang dipilih dan tidak akan dipentalkan kembali.
• Dual Delivery: Parallel email delivery for existing accounts only
  Anda dapat mengonfigurasikan Dual Delivery jika menginginkan pengiriman email di kedua server untuk semua akun yang ada di Zoho. Jika masuk ke akun yang tidak ada, email akan langsung dipantulkan kembali dari server Zoho dan tidak akan diperiksa di server tujuan. Pada dasarnya, Pengiriman Ganda dapat dikonfigurasi saat Anda memiliki cadangan email atau layanan pengarsipan di tempat lain atau menginginkan sistem untuk saling berdampingan karena berbagai alasan.
• Email Routing: Route all emails irrespective of account in Zoho
  Anda dapat mengonfigurasikan opsi Email Routing di Zoho Mail jika Anda menginginkan semua email yang dialamatkan ke email Anda dirutekan, terlepas dari apakah akun disetel di Zoho atau tidak. Email akan dikirimkan ke akun Zoho jika memang disetel.
• Custom Routing: Route all emails for specific accounts
  Anda dapat mengonfigurasikan opsi Custom Routing jika menginginkan merutekan semua email yang dialamatkan ke akun tertentu.

Mengonfigurasi jenis Pengiriman Email

Anda dapat memilih berbagai jenis pengiriman untuk merutekan email dengan cara tertentu. Untuk memilih jenis pengiriman email, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Masuk ke Admin Console (Konsol Admin) Zoho Mail.
2. Buka Mail Settings di panel sebelah kiri dan pilih Email Routing.
3. Pilih perutean yang jenis pengirimannya ingin dikonfigurasikan dari daftar.
4. Pada halaman konfigurasi perutean dari perutean yang dipilih, klik Basic settings.
5. Pilih jenis perutean yang diinginkan dari daftar drop-down.
   

Perutean berbasis kriteria

Dengan bantuan perutean berbasis Kriteria, Anda dapat mengatur syarat perutean tertentu. Untuk mengaktifkan perutean berbasis kriteria, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Masuk ke Admin Console (Konsol Admin) Zoho Mail.
2. Buka Mail Settings di panel sebelah kiri dan pilih Email Routing.
3. Pilih perutean yang jenis pengirimannya ingin dikonfigurasikan dari daftar.
4. Pada halaman konfigurasi perutean dari perutean yang dipilih, klik Advanced settings.
5. Aktifkan Perutean berbasis kriteria dengan menggeser opsi.
   
6. Pilih jenis ketentuan—AND, OR, NONE.
7. Pilih kriteria dari menu drop-down dan masukkan nilai kriterianya masing-masing.
8. Untuk menambahkan kriteria lainnya, klik ikon .

Setelah itu, sistem hanya akan merutekan email yang memenuhi masing-masing kriteria (syarat) konfigurasi.

Konfigurasi perutean lainnya

• Send Bounce Message
  Saat Anda mengaktifkan perutean ke server tujuan, email ke tujuan mungkin gagal karena berbagai alasan. Jika Anda mengaktifkan opsi Send bounce (Kirim pengembalian), email yang terpental akan dikirim ke pengirim. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengembalian email ke pengirim dengan membuka Basic settings di halaman konfigurasi masing-masing perutean dan menggeser opsi tersebut.
• Routing for Group Members
  Umumnya, saat email dirutekan ke alamat email grup, email tersebut dikirimkan ke alamat grup tersebut saja. Jika opsi Routing for Group Members diaktifkan dari Basic settings di halaman konfigurasi, email akan dikirimkan ke kotak surat setiap anggota grup.
• Recipient username change
  Saat diaktifkan di Advanced settings, Anda dapat merutekan email yang diterima oleh satu akun pengguna ke akun pengguna lainnya. Idealnya, opsi ini digunakan untuk pemfilteran spam atau retensi email. Misalnya, penerima email di organisasi Anda adalah rebecca@zylker.com, paula@zylker.com, dan steve@zylker.com. Anda dapat merutekan setiap email yang diterima oleh semua anggota organisasi Anda secara otomatis ke backup@zylker.com dengan mengonfigurasikan nama pengguna sebagai "backup".
• Recipient domain name change
  Saat diaktifkan di Advanced settings, Anda dapat merutekan email yang diterima oleh seorang pengguna di satu domain dan server ke nama pengguna sama yang dihosting dengan domain berbeda di server berbeda. Misalnya, domain Anda adalah zylker.com dan Anda mengonfigurasi zylkertravels.com sebagai bagian domain untuk email yang dirutekan. Maka, saat user@zylker.com menerima email di Zoho Mail, email akan secara otomatis dirutekan ke user@Zylkertravels.com di server lainnya.

Mengonfigurasi Sistem Pengarsipan Email Pihak Ketiga/Retensi

Gateway Masuk dan Keluar umumnya digunakan bila Anda menggunakan sistem pihak ketiga untuk layanan seperti Pengarsipan Email, Pencadangan, atau Retensi Email guna memenuhi kebijakan perusahaan. Layanan pihak ketiga akan memberikan MX record atau Alamat IP untuk digunakan bersama layanan mereka dan alamat IP dari salinan yang akan dirutekan ke Zoho Mail.

Anda perlu mengonfigurasi alamat IP yang diberikan oleh layanan pihak ketiga sebagai 'Incoming Gateway'. Demikian pula, untuk merutekan email keluar melalui layanan pihak ketiga, Anda perlu mengonfigurasikan MX atau alamat IP di mana layanan tersebut menerima email untuk pencadangan, sebagai Outgoing Gateway. Anda bisa merujuk di sini untuk informasi lebih mendetail tentang opsi pencadangan yang tersedia di Zoho Mail.

Gateway Masuk

Gateway masuk adalah server yang merutekan email ke Zoho Mail Servers. Jika MX record domain Anda diarahkan ke server lama atau server cadangan, Anda dapat mengonfigurasi perutean email dari server lama ke Zoho, di mana MX tidak diarahkan ke Zoho. Dalam kasus seperti ini, Anda perlu memberikan alamat IP server, yang meneruskan email ke akun di sini. Ini akan memastikan bahwa alamat IP yang dikonfigurasi dianggap sah dan masuk ke daftar putih untuk organisasi Anda.

Untuk menambahkan alamat IP ke Gateway Masuk,

1. Masuk ke Admin Console (Konsol Admin) Zoho Mail.
2. Buka Mail Settings di panel sebelah kiri dan masuk ke Inbound Gateway di bawah Email Routing.
3. Pada bagian Inbound Gateway, pilih IPv4 atau IPv6 dan lakukan salah satu hal berikut:
   • Masukkan alamat IP dan pilih subnet mask jika Anda memilih IPv4.
   • Masukkan alamat IP jika Anda memilih IPv6.
4. Setelah selesai, klik ikon .
   

Berikut adalah beberapa opsi lain yang tersedia di bagian gateway masuk:

• Reject non-inbound gateway emails - menolak email yang tidak berasal dari alamat IP gateway masuk.
• Skip spam processing for all inbound gateway emails - melewati pemrosesan spam untuk email asal alamat IP yang ditambahkan ke daftar gateway masuk.
• Untuk menghapus alamat IP, arahkan kursor ke IP dan klik ikon .

​

Gateway Keluar

Gateway email keluar adalah server lain yang dikonfigurasi untuk meneruskan server keluar dari berbagai domain organisasi Anda. Anda dapat mengonfigurasi gateway keluar bila ingin meneruskan semua email keluar dari server Anda ke server SMTP lainnya. Server lainnya akan mengirimkan email ke akun masing-masing yang ditetapkan untuk penerima. Server lainnya dapat mengarsipkan email untuk tujuan pencadangan atau retensi email.

Untuk mengonfigurasi Gateway Keluar, ikuti langkah berikut:

1. Masuk ke Admin Console (Konsol Admin) Zoho Mail.
2. Buka Mail Settings di panel sebelah kiri dan masuk ke Outbound Gateway di bawah Email Routing.
3. Masukkan alamat IP Host Tujuan atau MX record.
4. Pilih Jenis koneksi dan masing-masing nomor Port akan dipilih secara otomatis.
5. Anda juga dapat mengautentikasi server tujuan dengan nama pengguna dan kata sandinya.
6. Pilih email pengguna yang ingin diteruskan melalui gateway keluar terkonfigurasi menggunakan opsi Apply for (All users, For selected users, and Except selected users).
   
7. Setelah selesai, klik Tambah.
8. Masukkan Verification email address dan pilih domain yang sesuai (jika memiliki lebih dari satu domain) dari daftar drop-down.
   
9. Klik Verify and Add.

Outbound Gateway akan dikonfigurasikan setelah verifikasi berhasil. Anda dapat mengubah alamat email Authentication dengan mengklik tombol Update di samping alamat email yang digunakan untuk autentikasi.

Anda juga dapat mengubah preferensi email pengguna yang ingin diteruskan melalui gateway. Konfirmasikan bahwa Anda ingin mengubah konfigurasi pengguna di pop-up saat mengubah preferensi pengguna.

• All users - Email semua pengguna akan diteruskan melalui gateway.
• For selected users - Hanya email pengguna terpilih yang akan diteruskan melalui gateway.
• Except selected users - Email dari pengguna terpilih tidak akan diteruskan melalui gateway.

Saat memilihFor selected users atau Except selected users , Anda memiliki opsi berikut untuk menambahkan pengguna:

• Select Users - Dari daftar pengguna dalam organisasi Anda.
• Import Users - Menggunakan file CSV atau TXT.
  

Setelah melakukan perubahan yang diperlukan, klik Update. Pengguna yang dipilih akan tercantum di bagian Selected users. Anda dapat menambahkan atau mengimpor pengguna ke daftar dengan mengklik Add/ Import . Anda juga bisa menghapus pengguna dari daftar dengan mengarahkan mouse ke pengguna di tabel dan mengklik ikon atau tombol Delete di atas tabel, lalu mengunggah CSV atau TXT yang berisi detail pengguna.