Sanggahan Email
Sanggahan email/domain adalah catatan kaki untuk seluruh organisasi yang ditambahkan di akhir semua email yang dikirimkan oleh organisasi tersebut.
Sanggahan Email
Sanggahan email/domain adalah paragraf atau teks yang ditambahkan ke bagian bawah email sebagai pemberitahuan hukum dan pemberitahuan kerahasiaan. Ini disebut juga sebagai footer email, tanda tangan organisasi, boilerplate email, dan merupakan hal yang lumrah di seluruh organisasi tersebut.
Keuntungan menyetel Sanggahan dalam Zoho Mail di setiap Email Signature adalah sanggahan ditambahkan ke email, bahkan ketika dikirim dari klien email POP atau IMAP lain yang menggunakan Zoho SMTP Servers. Zoho Mail mendukung format Rich Text untuk sanggahan. Pengguna mungkin lupa menambahkan teks atau memiliki beberapa kesalahan ketik atau formatnya mungkin tidak konsisten.
Sanggahan email bersifat spesifik untuk domain. Jika memiliki beberapa domain yang dikonfigurasi, Anda bisa menambahkan sanggahan untuk setiap domain dalam organisasi.
Contohnya adalah jika memiliki dua domain: zylker.com dan zylkertravels.com, sanggahan email akan dikonfigurasikan untuk kedua domain tersebut. Jika pengguna memiliki akun email di kedua domain, sanggahan untuk domain yang dipilih pengguna pada saat mengirim email akan ditambahkan ke email. Jika email dikirim dari rebecca@zylker.com, sanggahan untuk domain zylker.com akan ditambahkan ke email.
Langkah-langkah untuk menambahkan sanggahan email:
- Masuk ke Zoho Mail Control Panel.
- Buka menu Domains dan pilih domain yang sanggahan domainnya ingin dikonfigurasikan.
- Buka tab Settings , lalu temukan bagian Domain Disclaimer.
- Klik Add Disclaimer.
- Dalam bidang teks yang muncul, masukkan sanggahan dan format konten sesuai kebutuhan Anda.
- Anda dapat menyetel sanggahan kustom untuk beberapa domain di organisasi Anda.
Pastikan Anda memberi tahu pengguna bahwa teks sanggahan akan ditambahkan pada tingkat server. Dengan demikian, ketika pengguna menambahkan teks sanggahan di tanda tangannya, mereka harus menghapus opsi tersebut setelah sanggahan diterapkan.
Tip:
Jika menambahkan sanggahan untuk domain, mungkin bagian akhir email akan menampilkan beberapa sanggahan untuk rangkaian email yang panjang di dalam organisasi. Ini tidak dapat dihindari karena sanggahan yang telah ditambahkan akan menjadi bagian dari email, dan tidak dapat dihapus secara otomatis selama ada balasan atau terusan. Ketika email yang sama dijawab atau diteruskan lagi, sanggahan lain akan ditambahkan di akhir, sehingga beberapa sanggahan mulai mendominasi kapasitas email. Oleh karena itu pastikan sanggahan pendek dan sederhana, serta berukuran relatif kecil. Ukuran email akan dihitung bersama teks sanggahan yang Anda tambahkan.
Sampel Teks Sanggahan
Sampel sanggahan disediakan di bawah ini untuk referensi Anda.
Pesan ini berisi informasi rahasia dan hanya ditujukan untuk masing-masing individu yang disebutkan. Jika Anda bukan individu yang disebutkan Anda tidak boleh menyebarkan, mendistribusikan, atau menyalin email ini. Anda tidak bisa menggunakan atau meneruskan lampiran apa pun dalam email. Harap beri tahu pengirim segera melalui email jika Anda menerima email ini tanpa sengaja dan hapus email ini dari sistem Anda. Perusahaan X, Suite# 1, Jalan, Kota, Negara, www.company.com
Catatan:
- Sanggahan ditambahkan pada tingkat domain untuk seluruh organisasi.
- Tanda Tangan disetel pada tingkat pengguna dan umumnya memiliki detail seperti nama pengguna, jabatan, dan informasi lokasi kerja dan hanya berlaku untuk antarmuka web
