Ekspor/pencadangan akun email, email pemulihan dan coba ulang

Zoho Mail Admin Console menyediakan opsi untuk mengekspor atau mencadangkan email pengguna, memulihkan email yang dihapus, dan mencoba mengirim ulang email yang gagal terkirim. Opsi ini tersedia di menu pengaturan email Admin Console.

Ekspor Email

Super administrator atau administrator bisa mengekspor akun email pengguna organisasi mereka untuk mematuhi kebijakan pencadangan atau untuk mencadangkan akun sebelum karyawan keluar dari organisasi. Dalam kasus tertentu, jika penyimpanan akun email digunakan, admin dapat mencadangkan email dari akun tersebut berdasarkan jangka waktu tertentu sebelum menghapus email yang lebih lama untuk mengosongkan ruang dalam akun tersebut.

Ekspor Akun Email dapat dilakukan untuk seluruh akun atau berdasarkan periode waktu tertentu. Email yang diekspor akan tersedia dalam format ZIP/PST di Admin Console selama 30 hari sejak tanggal ekspor.

Mengekspor akun email - Administrator

Seluruh akun umumnya diekspor saat karyawan keluar dari organisasi, dan jika administrator harus mencadangkan akun sebelum menghapus akun atau menghapus email. Struktur folder file ZIP/PST sama persis seperti yang tersedia di akun pengguna.

Sistem hanya akan mengekspor email yang tersedia di akun tersebut pada waktu ekspor. Email di Spam/Sampah tidak akan disertakan dalam pencadangan.

1. Login ke Zoho Mail Admin Console.
2. Buka menu Mail Settings, lalu pilihExport Mail Account.
3. Klik Schedule New Export jika Anda menjadwalkan ekspor untuk pertama kalinya. Jika bukan pertama kali, klik Add.
   
4. Pilih tombol Select users untuk menambahkan kotak surat pengguna yang ingin Anda ekspor.
   
5. Pilih Add di dialog Add users dan klik Proceed.
6. Tentukan apakah Anda ingin mengekspor seluruh akun, atau email yang masuk dalam periode waktu tertentu.
   • Pilih Entire Accountdi bidang Export Mails from jika Anda ingin mengekspor semua email pengguna.
   • Pilih Specific Period, dan masukkan periode waktu untuk ekspor berbasis periode. Semua email yang dikirim atau diterima selama periode waktu tersebut akan diekspor sebagai file ZIP.
   • Pilih Export Archive emails only jika Anda hanya ingin mengekspor email yang diarsipkan oleh pengguna terpilih.
7. Centang kotak Use Encryption untuk melindungi file yang diekspor dengan kata sandi, lalu masukkan kata sandi file. Langkah ini bersifat opsional. Anda tidak perlu mencentang kotak jika Anda tidak memerlukan perlindungan kata sandi untuk file.
8. Tentukan apakah Anda ingin mengekspor data sebagai file ZIP atau PST pada opsi Export as.

   Catatan:

   • Opsi untuk mengekspor data dalam format PST telah diluncurkan secara bertahap dan hanya akan tersedia bagi pengguna organisasi yang telah menggunakan salah satu paket berbayar.
   • Jika ingin mengaktifkan opsi ini untuk akun organisasi Anda, silakan hubungi kami di support@zohomail.com.
9. Setelah itu, klik Export untuk mengekspor data pengguna yang dipilih.
   
10. Setelah menambahkan ekspor, Anda akan diarahkan ke daftar yang berisi semua ekspor terjadwal. Arahkan kursor ke ekspor dan klik ikon refresh untuk memeriksa status ekspor.
11. Setelah proses ekspor selesai, Anda akan melihat tautan unduhan dalam Status.
12. Klik tautan unduhan untuk melihat daftar file yang bisa diunduh untuk masing-masing akun. Notifikasi email juga akan dikirim ke admin dan pengguna, dengan tautan untuk mengunduh file yang tersedia.
    
13. Untuk menghapus ekspor, arahkan kursor ke ekspor yang diinginkan dan klik ikon delete .
    

Ekspor folder tertentu - Pencadangan Pengguna:

Pengguna dapat login ke akun mereka sendiri di mail.zoho.com untuk mengekspor email dalam folder atau sekumpulan folder tertentu. Opsi untuk mengekspor email di akun pribadi tersedia di bagian Import/ Export pada Settings. Namun, administrator dapat membatasi ekspor email berdasarkan pengguna tertentu menggunakan bagian Access Restrictions di Email Policy.

Pencadangan melalui Penerusan Email

Anda bisa menggunakan Email Forwarding dan Outgoing Email Forwarding untuk menyimpan salinan email yang masuk ke akun dan email yang dikirim dari akun tersebut. Anda perlu membuat dua akun pengguna di organisasi Anda secara eksklusif untuk keperluan ini. Misalnya: backup.in@yourdomain.com dan backup.out@yourdomain.com.

Anda dapat meneruskan semua email masuk ke akun backup.in dengan mengonfigurasi Email Forwarding di Admin Console.

Penerusan keluar umumnya didasarkan pada kebijakan penerusan keluar. Anda bisa membuat kebijakan penerusan keluar dan menyetel backup.out@yourdomain.com sebagai akun yang akan digunakan untuk mempertahankan salinan email keluar. Kemudian Anda perlu menerapkan kebijakan kepada pengguna, yang untuknya Anda ingin membuat cadangan email keluar. Baca di sini untuk informasi selengkapnya tentang Kebijakan Email.

Bila Anda mengonfigurasikan berbagai akun untuk diteruskan ke akun tunggal, pastikan kapasitas penyimpanan akun 'Cadangan' cukup untuk menangani volume email.

Pemulihan Email

Dengan opsi pemulihan email, Anda dapat memulihkan email yang sebelumnya telah dihapus oleh pengguna dari masing-masing akun email. Fitur ini sangat berguna bagi admin organisasi yang perlu membaca email karyawan yang sudah keluar dari perusahaan dan menghapus emailnya. Admin dapat memilih untuk memulihkan semua email yang dihapus untuk karyawan tersebut dalam periode yang ditentukan. Ikuti langkah berikut untuk memulihkan email yang diperlukan:

1. Login ke Zoho Mail Admin Console.
2. Buka menu Security & Compliance , dan pilih Deleted Email Recovery.
3. Klik Add Recovery
4. Klik Select Users dan pilih satu atau beberapa pengguna yang emailnya ingin dipulihkan.
5. Pada menu drop-down Select recovery duration, pilih periode waktu pemulihan email untuk akun yang diinginkan.
6. Di opsi Recovery destination folder ,
   1. Pilih Same folder jika email perlu dipulihkan ke folder yang sebelumnya.
   2. Pilih New folder jika email perlu dipulihkan ke folder baru, lalu masukkan nama untuk folder ini.
7. Centang kotak Recover deleted spam folder emails also jika Anda ingin email spam yang diterima dalam durasi tertentu dipulihkan juga.
8. Setelah itu, klik Add Recovery.
9. Setelah menjadwalkan pemulihan, Anda akan diarahkan ke daftar yang berisi semua pemulihan terjadwal. Anda dapat memeriksa status pemulihan email di sini.
10. Klik opsi Recover deleted emails.

Pemulihan email berlaku untuk email yang diterima dan dikirim. Status penyelesaian, ukuran email yang dipulihkan, dan detail lainnya dapat dilihat di daftar pemulihan email. Anda juga dapat menggunakan opsi Filter yang tersedia untuk melihat pemulihan email berdasarkan status penyelesaian.

Mencoba Ulang Email

Saat email dikirim dari akun Anda, jika penerima server tidak menerima email karena kesalahan sementara, email tersebut akan dipindahkan ke antrean Retry. Email tidak akan dipantulkan kembali ke pengirim karena kesalahan sementara (451.x.x). Email yang dikirim dari domain ke server email luar mungkin terkadang terpantul karena kesalahan sementara dalam server penerima. Email tersebut tidak akan memantul ke pengirim tetapi akan masuk antrean di daftar Retry Mail. Pengirim akan menerima email dengan alasan, setelah 4 jam.

“Pengiriman pesan gagal untuk sementara waktu dan akan dicoba lagi selama x hari. Pesan akan gagal secara permanen jika semua upaya tidak berhasil."

Email akan otomatis dicoba pada interval yang telah ditetapkan secara otomatis.

Administrator dapat melihat email di antrean coba ulang, memvalidasi header, serta menghapus percobaan ulang jika diperlukan. Daftar akan memiliki informasi pengirim, penerima, Waktu percobaan ulang terakhir, Alasan penundaan pengiriman serta informasi header. Administrator dapat mencoba ulang pengiriman secara manual dengan memilih pesan dan menggunakan opsi Retry.

Opsi ini berguna bila email ke domain tertentu yang valid memantul karena masalah server sementara pada pihak penerima. Dalam hal ini, administrator dapat memilih semua email yang dialamatkan ke domain tersebut dan pilih Retry Sending, yang akan menghindari email memantul kembali ke pengirim.

1. Login ke Zoho Mail Admin Console.
2. Buka menu Mail Settings dan pilih Retry Emails.
3. Semua email yang menunggu coba ulang akan tercantum di sini, beserta alamat penerima, waktu percobaan ulang terakhir, percobaan ulang yang tertunda, dan alasan kegagalan.
4. Klik email dalam daftar untuk melihat header email.
5. Pilih email dalam antrean percobaan ulang yang ingin ditindak.
6. Anda dapat mengirim atau menghapus email dengan mengklik Send atau Delete .