Apa yang dimaksud dengan sistem pembuatan tiket?
Sistem pembuatan tiket adalah perangkat lunak yang membantu Anda menyederhanakan proses penanganan tiket dukungan pelanggan. Perangkat lunak sistem pembuatan tiket menyediakan semua informasi yang Anda perlukan untuk menyelesaikan masalah. Berkat perangkat lunak ini pula, Anda bisa memprioritaskan, melacak, dan mengotomatiskan tugas-tugas dukungan rutin.
Mengapa Anda memerlukan sistem pembuatan tiket?
Jika tim dukungan pelanggan Anda menghadapi masalah berikut, mungkin sudah waktunya menerapkan sistem pembuatan tiket masalah.
- Kesulitan menangani interaksi dengan pelanggan di beberapa platform.
- Kewalahan menyelesaikan tugas rutin sehari-hari.
- Kerap melewatkan masalah penting yang diajukan dan gagal memenuhi tenggat.
- Kesulitan mengelola semua data yang relevan untuk satu tiket.
- Mengecewakan pelanggan karena lambat memberikan tanggapan.
- Menerima komplain dari pelanggan karena layanan pelanggan Anda.
Apa manfaat utama sistem pembuatan tiket dukungan pelanggan?
Solusi tiket layanan pelanggan adalah salah satu cara menekan biaya dukungan dan meningkatkan kinerja Anda. Berikut adalah lima cara Zoho Desk, sistem pembuatan tiket terbaik di pasar, dalam mengoptimalkan dukungan pelanggan Anda.
Pembuatan tiket multisaluran yang efektif dan efisien
Sistem pembuatan tiket multisaluran akan mengumpulkan tiket dukungan dari berbagai saluran yang kemudian dikelola dalam antarmuka tunggal. Dengan begitu, agen bisa bekerja lebih efektif dan efisien serta cepat menanggapi tiket. Saluran-saluran ini meliputi:
- Email: Semua email pelanggan Anda tersimpan dalam antarmuka terpadu di dalam alat pembuatan tiket sehingga mempermudah Anda meresponsnya. Berkat fitur ini, sistem pembuatan tiket jadi sangat berguna untuk menangani email layanan pelanggan di beberapa alamat email.
- Media sosial: Komunikasi pelanggan bisa dilihat dan dikelola melalui media sosial, seperti Facebook, Instagram, dan Twitter. Pun demikian dengan tweet dan postingan, Anda bisa membalasnya lewat sistem pembuatan tiket dan bahkan mengatur peringatan kata kunci sehingga tidak ada postingan yang terlewat.
- Obrolan langsung: Selain untuk memahami masalah yang mereka hadapi, mengobrol dengan pelanggan akan memudahkan Anda untuk memberikan bantuan langsung sesuai kebutuhan mereka. Sistem tiket dukungan memudahkan untuk mengonversi obrolan langsung menjadi tiket saat ada masalah yang perlu perhatian khusus.
- Telefoni: Dengan sistem pembuatan tiket multisaluran kami, Anda bisa memanfaatkan telefoni cloud untuk menerima dan melakukan panggilan telepon dari pusat bantuan. Anda juga bisa mencatat, merekam, dan memantau panggilan tersebut. Kemudian, mengonversinya menjadi tiket atau menautkannya dengan tiket yang ada.
- Formulir Web: Komunikasi antara pelanggan dan Anda harus dibuat sesimpel mungkin. Karena alasan itulah, kini Anda bisa menyematkan widget formulir web yang bisa diubahsuaikan di situs web Anda melalui Zoho Desk. Pelanggan bisa menggunakan formulir tersebut untuk memberikan data pribadi mereka yang Anda butuhkan dan mengajukan pertanyaan. Setelah itu, formulir tersebut akan otomatis berubah menjadi tiket dukungan di dalam perangkat lunak pembuatan tiket Anda.
Pecahkan semua masalah, sekarang juga
Sebelum mendapatkan jawaban yang tepat, staf dukungan Anda perlu mengelompokkan, memprioritaskan, dan mencari informasi yang tepat. Proses ini tentukan akan memakan banyak waktu. Perangkat lunak tiket dukungan yang efisien bisa membereskannya tanpa repot.
Penentuan tiket
Dengan perangkat lunak pusat bantuan yang tepat, penentuan tiket tidak lagi perlu lagi dilakukan secara manual. Penyusunan aturan Penentuan untuk mengirim tiket ke departemen yang tepat dan agen bisa dilakukan secara otomatis. Penentuan langsung dan automasi round-robin di Zoho Desk akan mempermudah kerja manajer sehingga mereka dapat berfokus pada tugas penting.
Mode Kerja
Pengelompokan tiket jadi makin mudah menggunakan perangkat pembuatan lunak tiket. Zoho Desk juga dilengkapi dengan berbagai filter, misalnya urgensi, prioritas, jenis pelanggan, atau status tiket yang akan memudahkan kerja Anda. Tiket dalam Mode Kerja akan otomatis pindah ke kolom yang sesuai sehingga tim Anda dapat memprioritaskan pekerjaan.
Semua informasi pelanggan Anda - di satu tempat
Bagi pelanggan, berulang kali memperkenalkan diri dan menceritakan masalah yang mereka hadapi amatlah merepotkan. Itulah sebabnya sistem pembuatan tiket kami menampilkan riwayat tiket, serta info seputar pelanggan.
Tampilan tiket yang intuitif
Perangkat lunak tiket dukungan yang baik bisa memudahkan dukungan pelanggan bagi Anda dan tim Anda. Proses penyiapan yang mudah dan tampilan tiket intuitif di Zoho Desk menampilkan semua info yang tepat agar prosesnya sederhana dan mudah dikelola.
Sistem yang memahami konteks
Sistem pembuatan tiket CRM bisa membantu penjualan dan dukungan dengan memberikan informasi pelanggan. Sebagai solusi pembuatan tiket pertama yang memahami konteks di industri, Zoho Desk mengusung integrasi siap pakai dengan Zoho CRM. Dengan integrasi ini, semua data pelanggan yang relevan akan dikumpulkan dan ditampilkan di dalam layar tiket.
Dukungan kilat dan praktis
Ada dua hal yang perlu ditawarkan oleh perangkat lunak pembuatan tiket layanan pelanggan yang baik: otomatisasi cerdas dan opsi layanan mandiri. Tujuannya adalah meningkatkan produktivitas dan memberikan jawaban secepat mungkin.
SLA dan alur kerja
Anda bisa menggunakan sistem tiket dukungan seperti Zoho Desk untuk menyusun SLA atau Perjanjian Tingkat Layanan. Dengan begitu, Anda bisa menyoroti tiket yang perlu segera ditangani dan memastikan semua tiket sudah ditanggapi. Selain itu, automasi alur kerja dapat diatur untuk mengambil tindakan secara otomatis saat tiket yang masuk memenuhi kondisi tertentu.
Pusat bantuan multimerek
Perusahaan Anda memiliki sekaligus mengelola banyak merek? Tidak masalah, Anda bisa membuat dan mengelola pusat bantuan untuk tiap merek tersebut. Membuat basis pengetahuan dengan artikel bantuan? Mencantumkan Pertanyaan Umum? Membuat komunitas? Atau bahkan ketiganya? Anda pun bisa melakukannya untuk tiap merek. Pusat bantuan ini tidak hanya akan menciptakan pengalaman merek yang kohesif bagi pelanggan Anda, tetapi juga berfungsi untuk mengelola semua tiket dari satu antarmuka di perangkat lunak pembuatan tiket Anda.
Tetap menjadi yang terdepan
Sistem pembuatan tiket dukungan akan terus memberikan informasi sehingga Anda tahu langkah-langkah yang harus diambil nantinya.
Analisis real-time
Zoho Desk dilengkapi dengan HQ, dasbor langsung yang menampilkan metrik-metrik penting, misalnya lalu lintas tiket, peringkat kepuasan pelanggan, dan tiket dengan utas terbanyak. Anda juga bisa membuat laporan untuk memantau kinerja tim. Dengan cara ini, sistem pembuatan tiket pelanggan membantu manajer mendeteksi tren penurunan di metrik agar langsung bisa mengambil tindakan.
AI
Sistem manajemen tiket terbaik memungkinkan Anda menyediakan dukungan pelanggan yang inovatif. Zia., asisten dukungan berbasis AI dari Zoho Desk bisa mengobrol dengan pelanggan Anda, mengidentifikasi sentimen di balik setiap tiket, dan memberikan solusi yang relevan dari artikel berbasis pengetahuan. Seiring berjalannya waktu, Zia juga akan terus belajar dan mengembangkan saran yang diberikan.
Integrasi cerdas
Anda bisa menggunakan sistem pembuatan tiket perusahaan untuk mengintegrasikan semua alat bisnis dan menyesuaikannya berdasarkan panduan merek dan kebutuhan bisnis Anda. Dengan begitu, data Anda akan lebih terkelola dan operasi Anda lebih simpel. Zoho Desk menawarkan integrasi yang andal dengan perangkat lunak CRM, inventaris, dan penagihan, serta API dan integrasi pihak ketiga lainnya.
Pertanyaan Umum
Bagaimana sistem pembuatan tiket membantu pelanggan saya?
Sistem pembuatan tiket memudahkan pelanggan mendapatkan jawaban melalui email, telepon, atau obrolan langsung di situs web Anda. Perangkat lunak yang tepat bahkan dapat memudahkan Anda untuk menyiapkan basis pengetahuan layanan mandiri dengan jawaban siap pakai untuk pertanyaan umum.
Mengapa saya harus menggunakan sistem pembuatan tiket online?
Idealnya, agen layanan pelanggan Anda hanya menangani antrean permintaan dan pertanyaan dukungan. Tapi umumnya, agen Anda kewalahan menangani banyak hal. Misalnya, tiket masuk dari beberapa pelanggan dan berbagai saluran. Semua pelanggan tersebut memiliki kebutuhan dan pertanyaan masing-masing. Sistem pembuatan tiket online yang efektif, seperti Zoho Desk, memastikan kelancaran proses ini serta membuatnya lebih efektif dan efisien bagi penggunanya.
Apa yang dimaksud dengan sistem tiket dukungan?
Alat pembuatan tiket dukungan menyederhanakan proses dengan mengarahkan semua permintaan dukungan melalui satu layanan bantuan. Perangkat lunak pembuatan tiket juga dapat menerapkan aturan dan alur kerja otomatis untuk memprioritaskan dan mempercepat penyelesaian masalah. Karenanya, karyawan layanan pelanggan Anda bisa fokus menyelesaikan pekerjaan mereka.
Bagaimana cara kerja sistem pembuatan tiket?
Setiap kali ada kasus dukungan pelanggan baru yang masuk, perangkat lunak ini akan membuat tiket. Tiket tersebut berisi semua informasi pelanggan yang relevan dan detail percakapan sebelumnya, lalu otomatis memberi tahu tim dukungan pelanggan tentang adanya tiket baru. Umumnya, alat pembuatan tiket juga mengirim notifikasi email otomatis kepada pelanggan berdasarkan status tiket mereka.
Jika Anda tidak puas dengan perangkat lunak pembuatan tiket setelah membeli, apa langkah selanjutnya?
Perangkat lunak pembuatan tiket dukungan yang canggih ini menghadirkan banyak opsi. Umumnya, perangkat lunak ini, termasuk Zoho Desk, juga menawarkan masa uji coba gratis. Coba Zoho Desk dahulu, bandingkan dengan pesaing di daftar ini, lalu putuskan perangkat lunak yang cocok untuk Anda.