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Planificateur de projet

Un planificateur de projet vous permet de visualiser et de planifier vos projets en ligne avec facilité. Il reproduit chaque aspect de votre plan de projet, de la charte de projet à la structure de répartition du travail, jusqu'au registre des risques et au calendrier des ressources.

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Un plan de projet est un outil essentiel pour une gestion de projet efficace. Il sert de guide aux chefs de projets, aux équipes, aux partenaires, aux clients et aux parties prenantes, et est essentiel pour assurer la collaboration des membres d'une l'équipe en vue de la réalisation d'un objectif commun. Il saisit le moindre détail de votre projet de façon à vous permettre d'exécuter le projet en toute simplicité et de garder la main en cas d'écarts.

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification de projet est la deuxième phase du cycle de vie du projet. Elle établit tous les détails du projet, y compris le calendrier, le budget, les jalons, les risques, les ressources, la portée, les livrables et les échéances.

Pourquoi les plans de projet sont-ils importants ?

Avec un plan de projet solide, les membres de l'équipe et les parties prenantes sont informés de tout ce qui contribue à la réussite du projet. La qualité est contrôlée, les tâches critiques sont traitées rapidement et les goulets d'étranglement sont repérés à distance, ce qui permet de livrer des projets de qualité supérieure.

Quels sont les composants d'un plan de projet ?

En tant que chef de projet, la dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre projet reste en suspens en raison d'une planification inefficace. C'est toujours une bonne idée de planifier longtemps à l'avance, et c'est encore mieux si vous avez mis au point tous les éléments de la planification afin que vous et votre équipe n'ayez pas à vous débattre avec un projet bancal. Voici la liste des principaux éléments qui doivent figurer dans un plan de projet :

  • Chronologie

    Le calendrier (ou chronologie), qui peut être établi après consultation des parties prenantes, contient les échéances des différentes tâches. L'établissement de jalons tout au long du processus permet de suivre correctement l'évolution du projet et la productivité de l'équipe.

  • Buts et objectifs

    Les équipes sont plus performantes lorsqu'elles ont un but concret et des objectifs pour l'atteindre. Les objectifs doivent être réalistes et mesurables afin d'obtenir rapidement des livrables de grande qualité.

  • Étendue

    Afin d'établir l'étendue d'un projet, les buts, les objectifs et le calendrier doivent être bien définis.

  • Budget

    Chaque projet doit s'inscrire dans le cadre du budget qui lui est alloué. Il convient de noter que les exigences varient d'un projet à l'autre, mais que la procédure d'évaluation du capital humain, du paysage et des ressources reste la même pour tous les projets.

  • Communication

    Le travail s'effectue à un rythme rapide lorsque toutes les personnes concernées sont constamment informées de l'évolution du projet et que les équipes se présentent régulièrement aux réunions. Une communication active permet d'éliminer les silos, de combler de nombreuses lacunes et de maintenir l'alignement des équipes.

  • Évaluation de la qualité

    Définissez des lignes directrices en matière de qualité auxquelles votre équipe doit se conformer, et l'excellent résultat de votre projet parlera de lui-même.

  • Risques

    Collaborez avec l'équipe et les autres parties prenantes pour comprendre les risques potentiels que vous pourriez rencontrer pendant la réalisation de votre projet.

Comment rédiger un plan de projet

L'époque où vous aviez besoin de papier et d'un crayon pour noter votre plan est révolue. Aujourd'hui, vous pouvez utiliser un planificateur de projet en ligne. Voici comment :

01. Créer la structure de répartition du travail

Une fois l'étendue du projet définie, vous devrez le diviser en parties gérables. Un planificateur de projet vous permet d'enregistrer et de suivre facilement ces étapes. Les jalons, les tâches individuelles et les sous-tâches peuvent être créés en quelques minutes.

décomposez votre travail à l'aide d'un plan de projet solide

02. Planifier le projet à l'aide de diagrammes de Gantt

L'étape suivante consiste à planifier le calendrier du projet. Il est également important de prendre en considération les interdépendances qu'il peut y avoir entre différents éléments de travail. C'est là que les diagrammes de Gantt entrent en jeu. Ils permettent de programmer des tâches, de définir des dépendances, d'analyser le chemin critique et de définir des lignes de base à comparer avec les progrès réels.

créez un plan de projet dès aujourd'hui avec nos diagrammes de Gantt

03. Allouer les ressources de manière optimale

Il est maintenant temps d'intégrer votre équipe et les autres parties prenantes du projet. Il est important d'attribuer le travail à la bonne personne ou équipe en prenant en compte les compétences et les spécialisations de chacun. Le logiciel de planification de projet analyse la charge de travail de chaque utilisateur pour une répartition optimale des tâches.

allocation des ressources faite correctement avec un planificateur de projet en ligne

04. Fixer un budget prévisionnel

Dans la planification de projet en ligne et hors ligne, il est important de fixer un budget initial pour vos éléments de travail. Établissez un budget prévisionnel à comparer avec vos dépenses réelles. Fixez un seuil budgétaire et suivez de près vos dépenses à l'aide des prévisions budgétaires, de l'EVM et de la comparaison entre les rapports planifiés et réels.

bien budgétiser grâce à un bon plan de projet

05. Prévoir une communication efficace

Le principal avantage des outils virtuels est leur large éventail de fonctions de collaboration interactives. Assurez-vous que chaque partie prenante du projet dispose de toutes les informations en planifiant des mises à jour de statut régulières, des appels et des réunions virtuelles. Les forums et les flux garantissent également que les conversations se déroulent de manière organique.

la planification de projet va de pair avec une bonne communication

Quelles sont les cinq phases d'un projet ?

Lancer un projet, éviter les contretemps et le mener à son terme nécessite une structure, et le diviser en phases peut s'avérer utile. Les cinq phases principales d'un projet sont les suivantes

1) Initiation

Cette phase marque le début d'un projet, défini par des buts et des objectifs plus larges et un calendrier. Les équipes utilisent cette étape pour établir l'objectif général du projet, ainsi que sa valeur commerciale. C'est également le moment de prouver que le résultat final est réalisable, ce qui permet d'obtenir l'approbation du projet par les principales parties prenantes.

3) Suivi et contrôle

Cette phase est cruciale car les enjeux sont importants et le contrôle fréquent des processus de travail est très utile. En général, cette phase va de pair avec la phase d'exécution, et l'équipe continue à surveiller les éléments de travail pour s'assurer que les produits livrables coïncident avec les objectifs du projet. Les indicateurs clés du projet (KPI) et les facteurs critiques de succès (CSF) sont utilisés pour surveiller l'avancement du projet, identifier les menaces potentielles, mesurer les progrès accomplis et prendre en compte les changements éventuels. Des examens fréquents ont lieu pour s'assurer que le projet est sur la bonne voie et que tout type de problème peut être déjoué.

2) Planification

Vient ensuite la planification, au cours de laquelle l'équipe fixe des objectifs et des buts clairs, estime le budget, réserve les ressources et crée un calendrier concret. Le chef de projet assigne des tâches spécifiques et des échéances aux membres de l'équipe, et la responsabilité individuelle devient une priorité. Une bonne communication lors des réunions est essentielle pour faire germer les idées, notamment en ce qui concerne l'équipement, le calendrier, le budget et les membres de l'équipe responsables de chaque tâche.

4) Exécution

Au cours de cette phase, l'équipe utilise les données recueillies aux étapes d'initiation et de planification pour travailler à l'achèvement du projet. Les réunions sont récurrentes, les membres de l'équipe travaillent sans relâche et le chef de projet supervise les workflows.

5) Clôture

Signifiant la fin du projet, cette phase correspond à la signature des contrats, à la sortie des produits et à l'achèvement des livrables. L'équipe organise une réunion rétrospective pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui aurait pu être amélioré afin d'accroître la productivité et d'améliorer les performances dans les projets futurs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification de projet ?

Le logiciel de planification de projet aide les chefs de projet à mener leurs projets à destination, sans aucune perturbation en cours de route. Grâce à un ensemble de fonctionnalités intuitives telles que les tableaux de bord, les widgets, les diagrammes de Gantt et les rapports, le logiciel fournit un aperçu de l'état général du projet, ainsi qu'un suivi méticuleux des éléments de travail.

Avantages du logiciel de planification de projet en ligne

  • Suivi de projet

    Suivez l'état d'avancement du projet en utilisant un planificateur de projet en ligne afin de garantir des rapports opportuns à la direction.

  • Gestion de la portée

    Assurez-vous que chacun comprend clairement qui fait quoi, quand et à quel coût.

  • Gestion de programme

    Établissez des calendriers appropriés, assurez des workflows ininterrompus et terminez les projets dans les délais.

  • Allocation des ressources

    Attribuez les tâches rapidement, affectez les ressources appropriées et définissez les responsabilités.

  • Efficacité

    Dispensez-vous de mémoriser toutes les tâches et définissez des rappels en temps voulu pour une meilleure productivité.

  • Assurance qualité

    Intégrez l'ensemble des travaux pour garantir aux clients un projet de qualité à un coût réduit.

Les principales fonctionnalités des logiciels de planification de projet

  • Définition des lignes de base

    Les performances de l'ensemble du projet sont mesurées par rapport aux trois points de départ du projet : la portée, le calendrier et les coûts. Ces piliers permettent de déterminer si le projet est sur la bonne voie pendant son exécution.

  • Délimitation de la portée du projet

    L'énoncé de la portée est sans nul doute ce qui importe le plus dans le plan de projet ; il doit préciser les besoins de l'entreprise, les objectifs, la portée et les avantages apportés par l'achèvement du projet. Il peut être considéré comme un contrat entre le chef de projet et des parties prenantes, contrat qui ne peut être modifié qu'avec l'approbation des parties prenantes.

  • Planification des lignes de base du projet

    Une fois les livrables du projet confirmés dans l'énoncé de la portée, ils doivent être développés dans une structure de répartition du travail (SRT) de l'ensemble des livrables. La portée comprend l'ensemble des livrables qui doivent être produits lors du projet et détermine donc toutes les activités à réaliser.

  • Gestion des ressources du projet

    L'étape suivante du processus de planification du projet consiste à répartir le budget et les autres ressources du projet. Il s'agit également d'attribuer le travail de manière optimale aux différents membres de l'équipe, de sorte que personne n'ait trop ou pas assez de tâches à accomplir. Cette étape est liée à la planification du projet et les deux peuvent s'influencer mutuellement.

  • Plan de communication du projet

    Le plan de communication est un élément important du plan de projet. Un plan de communication doit indiquer notamment qui sur le projet souhaite quel type de rapport et à quelle fréquence ; comment s'effectuera la remontée des problèmes ; qui se chargera de les résoudre ; où et sous quelle forme les informations relatives au projet seront stockées ; et qui aura accès à ces informations.

Étapes de la planification de projet

Chaque projet, qu'il soit petit ou grand, est adapté aux exigences spécifiques d'une entreprise. Pourtant, les différentes étapes d'un projet restent fondamentalement les mêmes. Voici sept étapes à respecter lors de la planification d'un projet :

Étapes de la planification de projet
  • Définir la portée

    La portée du projet sert à vos équipes et à votre entreprise dans son ensemble, car elle détermine votre plan d'action, en tenant compte des buts et objectifs du projet que vous avez définis. Il est prudent d'utiliser un énoncé ou un document de portée afin de disposer d'une référence au cas où le projet s'écarterait du plan initial. La portée d'un projet aide également à délimiter les éléments qui ne sont pas essentiels et garantit que le temps est consacré à la génération de quelque chose de valeur.

  • Clarifier les buts et les objectifs

    Un but est un résultat qui peut être atteint, tandis qu'un objectif est l'action réalisée pour atteindre ce but. Ces deux éléments jettent les bases d'un projet. S'ils sont bien définis, ils peuvent mener le projet vers de grands sommets. Dans le cas contraire, ils peuvent le conduire à l'échec. Veillez à ce que vos équipes soient informées des objectifs afin qu'elles sachent à quoi s'attendre et ce qu'elles doivent faire pour les atteindre le plus rapidement possible.

  • Communiquer avec les parties prenantes

    Pour que le projet se déroule sans encombre, il est important de consulter les bonnes parties prenantes. Cela signifie qu'il faut rencontrer les personnes responsables de tout ce que le projet implique, depuis l'initiation et la planification jusqu'à l'exécution. Recueillez les avis de divers professionnels, car des perspectives différentes contribuent grandement à peaufiner le projet et à l'orienter vers la réussite.

  • Rassembler et déléguer

    Lorsque vos équipes sont prêtes, il ne vous reste plus qu'à leur assigner des tâches en tenant compte de leur charge de travail actuelle, de leur méthode de travail et de leurs compétences. Planifiez des réunions et lancez des idées nouvelles pour voir ce qui fonctionne pour votre entreprise et le style de travail de votre équipe. Une fois cette étape franchie, vous saurez plus clairement ce qui est en jeu et ce qui peut être laissé de côté.

  • Établir un budget et faire preuve d'ingéniosité

    Chaque tâche exige un ensemble de ressources qu'il convient de réserver au moment du lancement du projet. Pour ce faire, il est nécessaire de disposer d'une estimation adéquate du budget du projet, qui devra couvrir toutes les dépenses liées aux ressources. Les collaborateurs de l'équipe, l'équipement, le matériel de formation et d'autres éléments divers sont des ressources nécessaires à un projet. Assurez-vous de savoir quelle est la tâche, si les personnes impliquées possèdent les compétences requises, quel est le domaine, le coût global des ressources et si vous avez besoin d'un entrepreneur agréé pour vous les procurer.

  • Connaître les risques

    Les projets de toute nature sont forcément confrontés à des risques, c'est pourquoi la tenue d'un registre des risques peut être utile lorsque vous évaluez différentes possibilités et testez la tolérance au risque du projet. Un registre des risques est un document dans lequel les risques prévisibles sont mis en correspondance avec les mesures à prendre pour chacun d'entre eux. Le suivi permanent de l'avancement du projet et l'étude des rapports analytiques du projet peuvent également jouer en votre faveur, car ils permettent de reconnaître les contraintes et les risques potentiels avant qu'ils ne deviennent une menace.

  • Communiquer jusqu'au bout

    Des appels programmés, des mises à jour fréquentes sur les canaux et des réunions hebdomadaires devraient être la norme pour une communication harmonieuse. Ce sont aussi les réunions fortuites dans le couloir, les appels de travail impromptus qui durent des heures ou les instants « eurêka » que vous partagez par le biais des réseaux qui peuvent se matérialiser en quelque chose de phénoménal et porter le projet vers des sommets. Quoi qu'il en soit, veillez à ce que chacun soit informé.

Comment créer un plan de projet avec Zoho Projects

Transformez vos projets en réussites grâce à un plan solide élaboré par Zoho Projects. Voici comment vous pouvez commencer :

  • Création d'un nouveau projet ou utilisation d'un modèle existant

    Si vous créez un nouveau projet, vous pouvez indiquer les dates de début et de fin, assigner un propriétaire, activer une date limite stricte, ajouter une description, associer une équipe, choisir des onglets préférés et en faire un projet privé ou public. Avec un modèle de projet, vous pouvez soit modifier les détails préremplis, soit utiliser le modèle sélectionné tel quel.

  • Activation du budget

    Une fois que vous aurez activé la case budget dans la configuration, vous pourrez planifier votre budget, le suivre, facturer vos clients et acquérir les ressources nécessaires.

  • Tâches et responsables des tâches

    Une fois votre projet lancé, vous pouvez commencer à créer des listes de tâches, des tâches et des sous-tâches, et assigner un propriétaire à chacune d'entre elles. Vous pouvez également créer des jalons qui feront avancer votre projet si vous êtes dans l'impasse ; cela vous permet de savoir où vous en êtes et ce que vous devez faire pour vous remettre sur la bonne voie. Demandez à vos équipes de consigner leurs heures sur des feuilles de temps afin de savoir qui a travaillé sur quoi et pendant combien de temps.

  • Rapports

    Analysez les performances de votre équipe et le déroulement de votre projet grâce à des rapports personnalisés et avancés tels que les feuilles de temps, les problèmes, les tâches et les rapports de projet. Vous pouvez recueillir les commentaires de votre équipe sur les données et ajuster votre projet si nécessaire.

  • Diagrammes de Gantt

    Restez sur la bonne voie grâce à nos diagrammes de Gantt, qui vous informent des échéances, des tâches critiques et non critiques, des écarts et des relâchements de toute nature. Il devient facile de modifier la durée des tâches lorsque vous disposez d'une représentation visuelle de vos éléments de travail dans un format esthétiquement agréable. Votre propre plan de projet est prêt.

Modèles de plans de projet simples

Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps dans la planification d'un projet, surtout si votre organisation travaille régulièrement sur des projets similaires. Dans Zoho Projects, nous fournissons un modèle d'intégration que vous pouvez modifier et personnaliser, ainsi que des modèles spécifiques pour les secteurs de la construction, du développement de logiciels, de la fabrication d'automobiles et autres, afin de simplifier votre processus de planification de projet.

Nous croyons également à la création d'outils qui vous aideront à augmenter votre productivité. Dans Zoho Projects, vous pouvez créer un plan de projet à partir de zéro, puis le sauvegarder et en faire un modèle que vous pourrez réutiliser à tout moment. Que ce soit un modèle de répartition des tâches tout simple ou un modèle de ventilation détaillée des coûts, le choix vous appartient ! En savoir plus sur les modèles de projet

 
 

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