Créer un projet

Vous pouvez créer des projets pour les comptes, les contacts et les transactions dans Zoho CRM. Les utilisateurs de votre compte CRM peuvent créer ou associer des projets s'ils sont autorisés à le faire.

Pour créer un nouveau projet à partir d'une page de détails d'un enregistrement dans Zoho CRM

1. Cliquez sur les modules Accounts (Comptes), Contacts ou Deals (Transactions), puis sélectionnez un enregistrement.
2. Sur la page [Record Details] (Détails de l'enregistrement), sélectionnez  Zoho Projects dans la  liste associée.
3. Cliquez sur New Project (Nouveau projet).
   Vous serez averti si vous n'êtes pas autorisés à créer un projet.
   
4. Dans la section Project Details (Détails du projet), procédez comme suit :
   • Indiquez le nom du projet (Project Name).
   • Dans la liste déroulante, choisissez un modèle (Template) déjà créé.
   • Dans la liste déroulante, choisissez un propriétaire de projet (Project Owner).
   • Saisissez la date de début (Start date) et la date de fin (End date) du projet.
   • Sélectionnez le groupe de projet (Project Group) auquel appartient le projet. (Consultez également : Créer des groupes de projet)
   • Saisissez un aperçu de projet (Project Overview) pour le projet.
     
   • Pour ajouter d'autres informations liées au projet, cliquez sur Show more fields (Afficher plus de champs) et procédez comme suit :
     • Choisissez l'état de facturation (Billing Status) de votre projet dans la liste déroulante. 
     • Sélectionnez la méthode de facturation ( Billing Method ) et le budget du projet Project Budget [Based on Amount / Based on Hours] (en fonction de la quantité/du nombre d'heures) dans les listes déroulantes respectives.
       Notez que ces deux champs ne s'affichent que si les projets sont intégrés avec Zoho Books. Lorsque des champs personnalisés sont ajoutés dans Zoho Projects, vous retrouvez ces mêmes champs lorsque vous cliquez sur Show  More Fields (Afficher plus de champs).
       Vous pouvez capturer des informations supplémentaires depuis Zoho CRM avec ces champs personnalisés.
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   • Dans la section Project Users (Utilisateurs du projet), cliquez sur Add user(s) (Ajouter des utilisateurs).
   • Sélectionnez les utilisateurs dans la liste. 
     Seuls les utilisateurs de Zoho CRM seront répertoriés. 
   • Pour modifier le rôle et le profil de l'utilisateur, sélectionnez Role  (Rôle) et Profile (Profil) dans la liste déroulante.
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5. Dans la section Client Details (Détails clients), sélectionnez les utilisateurs clients (Client Users).
   Seul l'utilisateur sélectionné aura accès au projet.
   • Pour les contacts : le contact auquel vous ajoutez le projet sera l'utilisateur client. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts en tant qu'utilisateurs client, mais aucun contact ne peut être ajouté à deux clients.
   • Pour les modules Accounts (Comptes) et Deals (Transactions) : tous les contacts Zoho CRM associés au compte ou à la transaction seront répertoriés en vue d'être ajoutés comme utilisateurs clients.
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6. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Projet associé

Dans Zoho CRM, vous pouvez également associer les projets déjà créés aux modules Accounts (Comptes), Contacts et Deals (Transactions). Pour pouvoir modifier/associer le projet pour ce profil, l'utilisateur doit disposer de l'autorisation de modifier des projets (Edit Project Permission)  dans Zoho Projects .

Pour associer un projet existant

1. Cliquez sur les modules Accounts (Comptes), Contacts ou Deals (Transactions), puis sélectionnez un enregistrement.
2. Sur la page [Record Details] (Détails d'enregistrement) des modules Accounts (Comptes), Contacts ou Deals (Transactions), cliquez sur Associate Project (Associer le projet).
   Vous serez averti si vous n'êtes pas autorisés à créer un  projet associé.
   
3. Dans la section Associate Projects (Associer les projets), procéder comme suit :
   • Sélectionnez le projet souhaité dans la liste déroulante Project Name (Nom du projet).
     • Seuls les projets pour lesquels l'utilisateur dispose d'autorisations de modification/d'association sont répertoriés ici. 
     • Les projets qui sont déjà associés à l'enregistrement ne seront pas répertoriés. La Description et les utilisateurs du projet pour le projet sélectionné seront ajoutés.
   • Modifiez l'aperçu du projet (Project Overview), si nécessaire.
   • Attribuez un Project Owner (propriétaire du projet) et un Project Group (groupe de projets) à partir de la liste déroulante.
   • Cliquez sur le lien Show more fields (Afficher plus de champs)  pour ajouter ou modifier les informations relatives au projet.
     Vous pouvez ajouter ou modifier les paramètres Billing Status (État de facturation), Billing Method (Méthode de facturation), Project Budget (Budget du projet) et les autres champs personnalisés.  
     
   • Cliquez sur le lien Add User(s) (Ajouter des utilisateurs) et cochez les cases pour ajouter des utilisateurs.
     Seuls les utilisateurs Zoho CRM seront répertoriés avec leur Rôle et leur Profil dans les projets.
     Vous pouvez sélectionner un Rôle et un Profil dans la liste déroulante, si nécessaire.
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4. Dans la section Client Details (Détails clients), sélectionnez les Client Users (utilisateurs clients).
   L'utilisateur sélectionné aura accès au projet.
   • Pour les contacts : le contact auquel vous ajoutez le projet sera l'utilisateur client. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts en tant qu'utilisateurs client, mais aucun contact ne peut être ajouté à deux clients.
   • Pour les modules Accounts (Comptes) et Deals (Transactions) : tous les contacts Zoho CRM associés au compte ou à la transaction seront répertoriés en vue d'être ajoutés comme utilisateurs clients.
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5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Supprimer des projets associés depuis Zoho CRM

Si un projet est terminé et que vous ne souhaitez pas qu'il soit répertorié dans un enregistrement, vous pouvez le supprimer. Lorsqu'un projet est retiré, il n'est pas supprimé de Zoho Projects. Le projet est seulement retiré de Zoho CRM.

Pour retirer des projets

1. Cliquez sur les modules Accounts (Comptes), Contacts ou Deals (Transactions), puis sélectionnez un enregistrement.
2. Sur la page [Détails d'enregistrement] des modules Accounts (Comptes), Contacs ou Deals (Transactions), accédez à la liste associée Zoho Projects.
   Les projets associés seront répertoriés, avec les paramètres suivants : Project Name (Nom de projet), Project Status (État de projet), Project Description (Description du projet) et Project Completion (Achèvement du projet).
3. Cliquez sur le lien Delete (Supprimer) pour le projet correspondant.
   

Créer des groupes de projet

Un groupe de projets peut être créé lors de la création d'un nouveau projet ou de la modification d'un projet existant. Un groupe de projets est créé dans Zoho CRM à partir de l'onglet Projects (Projets).

Pour créer un groupe de projets dans Zoho CRM

1. Cliquez sur l'onglet Projects (Projets).
2. Cliquez sur Projects (Projets) dans le volet de gauche.
3. Cliquez sur New Project (Nouveau projet).
4. Dans le champ Group Name (Nom du groupe), cliquez sur l'icône Add (+) (Ajouter).
   Saisissez le nom du nouveau groupe de projets.
5. Cliquez sur AddGroup (Ajouter un groupe).
   Un nouveau groupe de projets a maintenant été créé. Cela peut être associé à des projets existants comme à de nouveaux projets.
   

Créer un projet pour des Contacts

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer des projets pour le module Contacts, même si le contact n'est pas associé à un compte. Il n'est donc pas obligatoire que le contact dispose d'un compte associé pour créer un projet. Lors de la création d'un projet pour le contact, il vous sera demandé si vous souhaitez continuer à créer un projet sans un compte. Lors de la création d'un projet, vous devez toutefois noter les points suivants :

• Une fois que le projet est créé, le contact sera considéré comme le client dans Zoho Projects.
• Le contact sera créé comme un client fictif sous Zoho Projects et tous les projets seront associés à ce client. Toutefois, aucun compte ne sera créé dans Zoho CRM. Par exemple, si le contact est associé à l'adresse e-mail patricia@zylker.com, un client fictif nommé « Patricia » sera créé dans Zoho Projects. Tous les projets créés pour ce contact seront directement placés sous le client « Patricia ». 
• À l'avenir si le contact est associé à un compte, le compte sera fusionné avec l'entreprise du client dans Zoho Projects et le nom de l'entreprise du client sera mis à jour avec le nom du nouveau compte. Par exemple, si Patricia est associée à un compte au nom de « Zylker », dans les projets, le nom de client « Patricia » sera remplacé par « Zylker ».
• Vous ne serez pas autorisé à créer des projets pour le compte qui est associé à plusieurs contacts, puisqu'il y aura divergence lors de la fusion des clients dans des projets. 
• Si un compte est déjà une société cliente dans Zoho Projects, et qu'elle est également associée à un contact, une erreur sera signalée lors de la création d'un projet en raison de la divergence lors de la fusion des clients.

Pour créer un nouveau projet pour Contacts 

1. Sélectionnez le module Contacts, puis un Record (Enregistrement).
2. Dans la liste associée de l'enregistrement, accédez à Zoho Projects > cliquez sur New Project (Nouveau projet).
3. Cliquez sur Yes Proceed (Oui, continuer) dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. 
4. Saisissez les détails du projet dans le formulaire.
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Accéder à l'onglet Projects (Projets)

L'intégration de Zoho Projects à Zoho CRM a pour but de vous aider à créer plus facilement des projets et à les attribuer à vos utilisateurs CRM une fois la transaction conclue. Tous les détails du projet provenant de Zoho Projects sont transférés vers Zoho CRM et présentés sous l'onglet Projects (Projets). Les fonctionnalités sont les mêmes que dans Zoho Projects. Dans Zoho CRM, vous pouvez effectuer toutes les tâches et activités que vous effectueriez dans Zoho Projects. Consultez également Aide Zoho Projects

• Lorsque vous cliquez sur l'onglet Projects (Projets), vous êtes transféré vers une fenêtre iFrame où sont chargés les détails de Zoho Projects. Vous êtes transféré jusqu'à la section Feeds (Flux) du compte Zoho Projects correspondant.
  
• Lorsque vous cliquez sur un projet depuis la page Record Details (Détails de l'enregistrement) des modules Accounts (Comptes), Contacts ou Potentials (Potentiels), vous êtes transférés vers le Tableau de bord du projet en question.

Créer une nouvelle tâche pour un projet depuis Zoho CRM

Vous pouvez créer rapidement une nouvelle tâche pour un projet d'un contact, d'un compte ou d'une transaction. Cette tâche créée dans Zoho CRM peut être synchronisée avec Zoho Projects. Les utilisateurs disposant de l'autorisation Add Task (Ajouter une tâche) dans Zoho Projects peuvent uniquement créer/synchroniser des tâches à partir de CRM.

Pour créer une nouvelle tâche

1. Sur la page Records Details (Détails des enregistrements) du module sélectionné, cliquez sur New Task (Nouvelle tâche) dans la liste associée des activités ouvertes.
2. Saisissez les informations requises et cliquez sur Save & Add to Zoho Projects (Enregistrer et ajouter à Zoho Projects).
   
   Si vous ne voyez pas le bouton Save & Add to Zoho Projects (Enregistrer et ajouter à Zoho Projects), cela signifie qu'aucun projet n'est répertorié pour l'enregistrement sélectionné.
3. Dans la fenêtre contextuelle Add to Zoho Projects (Ajouter à Zoho Projects), sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter la tâche.
   Les projets auxquels l'utilisateur appartient seront uniquement répertoriés.
   
   Vous pouvez également synchroniser les tâches avec votre compte Zoho Projects ou ajouter directement une tâche à Zoho Projects. Une icône de synchronisation s'affiche avec votre liste d'activités ouvertes. Cela permet de veiller à ce que les tâches créées dans Zoho CRM soient synchronisées avec votre compte Zoho Projects.
   
   Les champs de tâches seront mappés et les remarques associées à la tâches seront, elles aussi, synchronisées.
   Mappage de champs

   Champs CRM	Champs Zoho Projects
   Subject (Objet)	Task Title (Titre de la tâche)
   Task Owner (Propriétaire de la tâche)	Task Assignee (Cessionnaire de la tâche)
   Due Date (Date d'échéance)	- Start Date (Date de début) (Date actuelle) - End Date (Date de fin) (la date de fin ne sera synchronisée qu'avec CRM)
   Statut - Completed (Terminé) - Not Started (Non commencé)	Completion (Achèvement) - Les tâches terminées seront mappées comme étant réalisées à 100 % dans votre Zoho Projects. - Les autres états (Non commencé) seront définis sur 0 % dans Projects (Projets).
   Notes (Remarques)	Commentaire (les remarques contenues dans CRM seront mappées sous forme de commentaires dans votre compte Projects ; le titre Remarques ne sera pas synchronisé)
   Description	Description
   Priority (Priorité) - High, Highest (élevée, maximale) - Low, Lowest (faible, minimale) - Normal (normale)	Priority (Priorité) - High (Élevée) - Low (Faible) - Medium (Moyenne)

4. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   La tâche sera désormais ajoutée dans le projet sélectionné.

Afficher les tâches, les milestones et les bugs

Les tâches, les milestones et les bugs associés à un projet sont transmis de Zoho Projects à Zoho CRM. Zoho CRM vous permet de les visualiser sur la page [Records Details] (Détails des enregistrements) des modules Accounts (Comptes), Contacts ou Deals (Transactions). Vous pouvez également ajouter une tâche et un milestone depuis Zoho CRM.

Pour afficher des tâches, des milestones et de bugs

1. Rendez-vous sur la page [Records Details] (Détails des enregistrements) du module souhaité.
2. Dans la section Zoho Projects, cliquez sur la barre d'achèvement sous la tâche ou le bug, selon ce que vous souhaitez ajouter au projet.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, ajoutez une nouvelle tâche ou un nouveau bug selon le cas.
   Consultez également Aide Zoho Projects