Intégrer RingCentral avec Zoho CRM
Comment puis-je...
Configurer l'intégration RingCentral
RingCentral est un système de communication basé sur le cloud adapté pour les entreprises. Il est simple à configurer et à utiliser. Appelez, envoyez des SMS et des fax, effectuez des téléconférences, participez à des réunions en ligne, etc., à tout moment, depuis n'importe quel appareil, sans avoir besoin de changer de systèmes. Une fois que vous avez intégré RingCentral à Zoho CRM, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.
- Lorsque vous recevez un appel entrant d'un contact CRM ou déclenchez un appel sortant vers un contact CRM via RingCentral, vous pouvez afficher une carte de visite du contact dans Zoho CRM.
- Tous les appels passés ou reçus via RingCentral sont automatiquement consignés dans Zoho CRM et vous pouvez afficher les journaux des appels.
- Vous pouvez ajouter des activités de suivi à la fin de chaque appel depuis Zoho CRM.
Remarque :
- Pour faire fonctionner cette intégration, vous devez avoir un compte RingCentral.
- Vous devez également avoir installé le téléphone logiciel RingCentral sur votre appareil.
- Seul l'administrateur d'un compte Zoho CRM peut activer l'intégration RingCentral.
- Dès qu'elle est activée par l'administrateur, l'intégration est activée pour tous les utilisateurs. Chaque utilisateur du compte d'organisation Zoho CRM peut se connecter à RingCentral avec ses informations d'identification uniques.
Pour configurer RingCentral dans Zoho CRM, vous devez
- Activer l'intégration RingCentral
- Vous connecter à votre compte RingCentral dans Zoho CRM
Activer l'intégration RingCentral
Pour activer l'intégration RingCentral
- Allez à Setup (Configuration) > Channels (Canaux) > Telephony (Téléphonie).
- Sélectionnez RingCentral dans le menu déroulant Choose a telephony provider (Choisir un fournisseur de téléphonie).
- Cliquez sur Enable (Activer).
Remarque :
- Après avoir cliqué sur Enable (Activer), patientez pendant que la page s'actualise automatiquement. Ne cliquez pas ailleurs tant que l'écran de connexion à RingCentral ne s'est pas affiché.
Se connecter à RingCentral
Dès que vous avez activé l'intégration RingCentral, vous êtes invité à vous connecter à votre compte RingCentral depuis Zoho CRM.
Pour vous connecter à votre compte RingCentral
- Cliquez sur Login to RingCentral (Se connecter à RingCentral) si vous souhaitez vous connecter à votre compte immédiatement.
- Vous serez dirigé vers la page de connexion à RingCentral où vous devrez saisir les détails de connexion et cliquer sur Login (Se connecter).
- Si vous vous connectez plus tard, vous pouvez utiliser l'icône du téléphone dans le coin inférieur droit de la page pour accéder à l'écran de connexion RingCentral.
- Après vous être connecté, choisissez le numéro de téléphone requis dans la liste. Veuillez utiliser votre numéro RingCentral direct et n'utilisez pas le numéro RC gratuit de votre organisation.
Remarque :
- Pour vous déconnecter de RingCentral, veuillez suivre les étapes détaillées ici.
Utiliser l'intégration RingCentral
Une fois que vous avez activé RingCentral dans Zoho CRM et que vous vous êtes connecté à votre compte RingCentral dans Zoho CRM ainsi qu'au téléphone logiciel RingCentral, vous êtes prêt à utiliser cette intégration RingCentral. Vous pouvez recevoir des appels entrants, passer des appels sortants et ajouter des activités de suivi depuis Zoho CRM.
Recevoir des appels
Lorsque vous recevez un appel entrant d'un contact CRM via RingCentral, vous pouvez afficher une carte de visite du contact.
À la fin de l'appel, les options de suivi de la fenêtre Call Ended (Appel terminé) vous permettent d'ajouter des appels et d'attribuer des tâches à votre contact.
Passer des appels
Quand un appel sortant est déclenché vers un contact dans Zoho CRM, l'appel est effectué via RingCentral.
Pour déclencher un appel sortant depuis Zoho CRM
- Cliquez sur l'enregistrement désiré.
- Sur la page Record's Details (Détails de l'enregistrement), cliquez sur l'icône du téléphone en regard du numéro de téléphone.
L'appel via RingCentral est maintenant établi.
- Les options de suivi de la fenêtre Call Ended (Appel terminé) vous permettent d'ajouter des appels, d'attribuer des tâches et d'ajouter une description à l'appel.
Activité de suivi
À la fin de chaque appel via RingCentral, vous pouvez effectuer l'une ou l'ensemble des activités suivantes depuis la fenêtre Call Ended (Appel terminé) dans Zoho CRM. Elles seront automatiquement associées à l'enregistrement respectif.
- Ajoutez un appel de suivi.
- Ajoutez une tâche de suivi.
Afficher les journaux des appels et les enregistrements des appels
Les appels passés, reçus, manqués ou sans réponse dans Zoho CRM via RingCentral sont automatiquement consignés dans le module Activities (Activités).
Pour afficher les journaux des appels
- Cliquez sur le module Activities (Activités).
- Sélectionnez la vue de la liste All Calls (Tous les appels).
- Cliquez sur n'importe quel enregistrement pour afficher les détails de l'appel.
- Les appels enregistrés sont affichés dans cette section.
Remarque :
- Les appels enregistrés peuvent être affichés uniquement si l'intégration RingCentral est activée et si l'utilisateur est connecté.
- Si le numéro de téléphone préféré pour l'appel est sélectionné comme « {company_number}*{extension} », le module d'activités affichera deux enregistrements pour chaque appel passé depuis CRM.
Appeler depuis le navigateur pour RingCentral
La fonctionnalité Appeler depuis le navigateur pour RingCentral vous permet de passer des appels directement depuis CRM sans avoir à basculer entre votre compte CRM et RingCentral. Des plug-ins WebRTC sont installés pour vous permettre de gérer des appels depuis le navigateur et établir une communication en temps réel avec l'utilisateur final.
Vous devez choisir l'option Browser (Navigateur) dans la fenêtre contextuelle des préférences d'appel pour passer des appels depuis votre navigateur. Vous pouvez également enregistrer vos préférences avec l'ID de l'appelant sortant du destinataire, afin d'identifier facilement vos appelants par rapport à vos numéros RingCentral lorsque vous passez des appels sortants.
Vous pouvez maintenant passer des appels directement depuis votre navigateur sans avoir à utiliser un téléphone logiciel. Cela vous permet également de gérer directement les appels entrants dans votre CRM.
Remarque :
- Les fonctionnalités Mute (Muet), Unmute (Désactiver Muet), Hold (Mettre en attente), Unhold (Désactiver Mettre en attente) et Dialpad (Clavier de numérotation) seront incluses dans la fenêtre contextuelle uniquement si vous choisissez l'option Browser (Navigateur).
- Veuillez vous reporter aux fonctionnalités de connexion réseau avant de choisir l'option Browser (Navigateur).
- Les appels depuis le navigateur seront pris en charge uniquement dans Chrome 29 et les versions ultérieures et Firefox 47 et les versions ultérieures.
Désactiver l'intégration RingCentral
L'intégration RingCentral peut être désactivée à tout moment. Seul l'administrateur d'un compte Zoho CRM peut désactiver l'intégration.
Pour désactiver l'intégration RingCentral
- Allez à Setup (Configuration) > Channels (Canaux) > Telephony (Téléphonie).
- Cliquez sur Disable (Désactiver).
Remarque :
- Si vous désactivez l'intégration RingCentral, vous ne serez plus en mesure de passer des appels dans Zoho CRM via RingCentral.
- Une fois désactivée par l'administrateur, l'intégration est désactivée pour tous les utilisateurs du compte de l'organisation.
- Les détails des appels renseignés avant que l'intégration ne soit désactivée restent intacts.
