SMS, messages vocaux et réponses vocales interactives (IVR) via Nexmo

Nexmo, une entreprise du groupe Vonage, est le leader mondial en matière de plateforme de communications cloud qui propose des API de communication et des kits de développement logiciels innovants pour des applications vocales, de SMS et de tchat ainsi que des services de vérification téléphonique. Nexmo permet aux applications et aux entreprises de communiquer avec leurs clients de manière fiable et en toute facilité, partout dans le monde. Désormais, grâce à l'extension Nexmo pour Zoho CRM, vous pouvez envoyer des SMS et des appels vocaux à vos leads et contacts directement depuis Zoho CRM. En installant cette extension, vous pouvez exécuter les opérations suivantes :

• Envoyer des SMS à votre liste CRM : envoi de SMS à tous vos modules Zoho CRM (leads, contacts, leads, etc.).

• Envoyer des messages vocaux : envoi de messages vocaux à vos clients et intégration des détails au sein de Zoho CRM, dans le champ correspondant (Lead/Contact).

• Configuration d’un IVR : configurez les paramètres IVR pour tous les appels sortants et entrants passés et reçus dans Zoho CRM.

Installation de l’extension Nexmo

Pour installer l'extension Nexmo, vous pouvez accéder à Zoho Marketplace ou vous connecter à votre compte Zoho CRM. Pour installer l'extension Nexmo

1. Accédez à Setup (Configuration) > Marketplace > All (Tout).
   Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans All Extensions (Toutes les extensions), vous pouvez visualiser toutes les extensions prises en charge par le système CRM.
2. Cliquez sur All Extensions (Toutes les extensions), recherchez Nexmo et cliquez dessus.
   Les détails concernant l'extension s'afficheront.
3. Cliquez sur Install Now (Installer maintenant).
   
4. Dans l'écran suivant, acceptez les Conditions d’utilisation du service et cliquez sur Continueto Install (Poursuivre l’installation).
5. Choisissez l’une des options suivantes et cliquez sur Confirm (Confirmer).
   • Installation pour les administrateurs uniquement - L'extension est installée dans le système CRM pour les utilisateurs disposant du profil d'administrateur uniquement.
   • Installation pour tous les utilisateurs - L'extension est installée dans le système CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent disposer d’un compte Nexmo pour utiliser cette fonctionnalité.
   • Choix des profils - L'extension est installée dans le système CRM pour tous les utilisateurs. Vous devez choisir cette option, cliquer sur Continue (Continuer), puis sélectionner le profil.
     L'extension est automatiquement installée pour les utilisateurs spécifiés. Une fois l'installation terminée, vous devez autoriser l'utilisation de vos identifiants de connexion Nexmo. Cliquez sur Authorize (Autoriser).
     
6. Si vous cliquez sur Skip (Ignorer) dans cette étape, vous pourrez autoriser l'extension ultérieurement dans Setup (Configuration) > Marketplace > All (Tout).
   Sur la page de détails de l’extension Nexmo, cliquez sur Authorize (Autoriser).

Configuration de l'extension

1. Une fois l'extension installée dans votre compte CRM, vous devez la configurer.

2. Si vous cliquez sur Skip (Ignorer) dans cette étape, vous pourrez configurer l'extension ultérieurement dans Setup (Configuration) > Marketplace > All (Tout) > Installed Extensions (Extensions installées).

3. L'extension Nexmo est configurée dans la page de détails qui lui est associée.

4. Pour configurer le compte Nexmo, vous devez saisir les valeurs de clé API et API Secret.

5. Ces deux paramètres sont disponibles dans la page des paramètres de Nemo.

6. Pour obtenir les valeurs de clé API et API Secret :

   • Accédez à votre compte Nexmo.
   • Dans le profil de votre compte, cliquez sur l'option Paramètres.
   • Faites défiler vers le bas, puis copiez la clé d’API du champ correspondant. Copiez-la ensuite dans la page de détails de l'extension de Zoho CRM.
   • Répétez également l'opération pour API Secret.
   Votre extension est désormais configurée et prête à être utilisée.
   

Envoi de SMS à l’aide de l'extension

• Choisissez les leads/contacts pour lesquels vous devez envoyer un SMS.

• Passez le curseur sur les options ci-dessus et appuyez sur l'option Send SMS (Envoyer un SMS). Une fenêtre contextuelle s’affiche.

• Ici, vous pouvez choisir un modèle existant (ou) rédiger un nouveau SMS à envoyer.

• Après avoir terminé, cliquez sur le bouton d'envoi d'un SMS.
  

Un rapport sur le nombre de SMS envoyés s’affiche et indique le nombre de SMS envoyés, le nombre d’échecs de réception, etc.

Envoi de messages vocaux à l'aide de l'extension

Pour envoyer des messages vocaux, exécutez les actions suivantes :

• Sélectionnez les leads ou les contacts auxquels un message vocal doit être envoyé.

• Passez le curseur sur le menu du haut et choisissez Send voice message (Envoyer un message vocal).

Deux options s’offrent à vous :

1. Convertir un message vocal en texte : vous pouvez saisir du texte dans la zone de texte ci-dessous et choisir une voix adéquate. Le système convertit automatiquement le texte en message vocal. Cliquez sur l'option Send (Envoyer) pour envoyer le texte saisi en tant que message vocal à la liste sélectionnée.

2. Télécharger un fichier audio : vous pouvez également télécharger un fichier audio. Le fichier audio est automatiquement envoyé en tant que message vocal à la liste sélectionnée.

Une fenêtre de confirmation s’affiche.

Une fois terminé, vous pouvez vérifier le statut du message vocal en accédant au lead/contact correspondant.

Configuration d’un IVR pour les appels entrants et sortants

1. Accédez à l’onglet Nexmo dans Zoho CRM.

2. Sur la page Nexmo Extension Configuration (Configuration de l'extension Nexmo), cliquez sur le sous-onglet du menu IVR. 

3. Dans l'écran qui s’affiche, cliquez sur l’option Create New IVR (Créer un nouvel IVR) et saisissez les détails comme demandé :

   • IVR Name (Nom de l’IVR) : saisissez le nom de votre choix pour l’IVR (ce sera utile lors du mappage).

   • Greetings (Message d'accueil) : saisissez un message d'accueil. Ce message sera diffusé à l'utilisateur.

   • Actions : saisissez le numéro de téléphone vers lequel l'appel entrant doit être redirigé en appuyant sur un numéro du clavier de numérotation.

Appels entrants :

1. Accédez au sous-onglet Numbers (Numéros) dans l'onglet Paramètres Nexmo.

2. A l’aide de l’option du menu IVR (pour les appels entrants), mappez le menu IVR souhaité avec le numéro de téléphone correspondant.

3. Le menu IVR est automatiquement mappé avec le numéro et il sera diffusé à l'utilisateur lors d'un appel entrant.

Désinstallation de l'extension

Vous pouvez désinstaller l'extension Nexmo à tout moment. N'oubliez pas que la suppression de cette extension supprime également toutes les données associées. Pour désinstaller l'extension Nexmo :

1. Cliquez sur Settings (Paramètres) > Setup (Configuration) > Marketplace > All (Tout). Toutes les extensions installées sont répertoriées.

2. Recherchez Nexmo, puis cliquez sur le lien Uninstall (Désinstaller) correspondant.

   3. Cliquez sur OK pour confirmer.
   L'extension sera désinstallée.