Extension IBM Notes pour Zoho CRM

L'extension IBM Notes peut vous aider à synchroniser vos contacts, tâches et événements avec Zoho CRM.  Choisissez une synchronisation uni- ou bidirectionnelle, , par exemple, depuis IBM Notes vers Zoho CRM ou vice -versa. Le Service d'accès Domino  doit être activé  pour que le processus de synchronisation fonctionne bien. 

Installer et authentifier l'extension IBM Notes

L'installation de l'extension et son authentification avec les identifiants IBM Notes constituent votre première étape. Une fois que cela est fait, vous pouvez synchroniser les données entre Zoho CRM et IBM Notes. Vous pouvez aller dans Zoho Marketplace et installer l'extension IBM Notes ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et l'installer.

Pour installer l'extension IBM Notes

1. Cliquez sur Paramètres >Marketplace> Tous.
   Vous verrez une liste de vos extensions actuellement installées. Dans  Toutes les extensions, vous pouvez afficher toutes les extensions prises en charge par votre CRM. 
2. Cliquez sur Toutes les extensions.
3. Cherchez l'extension IBM Notes et cliquez dessus.
   Les détails concernant l'extension s'afficheront.
4. Cliquez sur Installer maintenant.
5. Acceptez les conditions d'utilisation du service dans l'écran suivant.
6. Cliquez sur  Continuer l'installation.
   Si l'installation est réussie, l'onglet  IBM Notes Syncsera créé dans votre compte CRM.
   
7. Cliquez sur l'onglet  IBM Notes Sync.
   Vous allez être redirigé vers la page d'authentification.
8. Fournir le Nom du serveur, le Nom d'utilisateur et le Mot de passe, puis cliquez sur Envoyer.

Activer le service d'accès Domino(DAS)

Le service d'accès Domino (DAS) est désactivé par défaut. Il doit être activé  par l'administrateur pour pouvoir accéder au serveur, à la base de données, et afficher les notes IBM. 

Pour activer DAS sur le serveur

1. Dans IBM Notes Server, sous Configuration, sélectionnez l’option Document serveur actuel.
2. Dans l'onglet  Protocoles Internet, cliquez sur Moteur Web Domino.
3. Sous  Services d'accès Domino (DAS), sélectionnez  Données et le  Calendrier pour  les  services activés.
4. Enregistrez le document.
   

Pour activer DAS sur la base de données

Répétez la procédure énoncée dans Domino Designer pour chaque base de données accessible (exemple : Calendrier, Contact  et À faire)

1. Ouvrez les propriétés des bases de données.
2. Cliquez sur l'onglet Avancé.
3. Sélectionnez Visualisation seulement pour limiter l'accès à un affichage ou Visualisation et documents pour un accès complet.
   

Pour activer DAS sur un affichage

Répétez la procédure donnée dans Domino Designer pour chaque affichage accessible (exemple : Calendrier, Contact  et À faire)

1. Sélectionnez l'affichage (Contacts, Calendrier, À  faire) et  choisissez les propriétés de l'affichage.
2. Cliquez sur  l'onglet  Avancé.
3. Vérifiez  les opérations  Autoriser les services de données Domino.
   ​

Synchroniser les données

Pour synchroniser les données

1. Cliquez sur Démarrer la synchronisation pour lancer la  synchronisation de vos données.
   
2. Dans la fenêtre contextuelle  Synchroniser les paramètres, procédez comme suit : Choisissez Oui/Non pour Synchroniser les contacts.
   • Choisissez Oui/Non pour Synchroniser les tâches.
   • Choisissez Oui/Non pour Synchroniser les événements et sélectionnez quels événements vous souhaitez synchroniser : Tous les événements, À partir d'aujourd'hui, À partir du mois dernier.
     
   • Choisissez le Typede synchronisation : uni / bidirectionnelle.
   • Sélectionnez l'une des options de la liste déroulante lorsqu'un Comportement conflictuel apparaît lors de la synchronisation.
     • Le CRM gagne toujours : les données  du CRM seront conservées  en cas de conflit. 
     • IBM Notes gagne toujours : les données d'IBM Notes seront conservées.
   • Cliquez sur Enregistrer.
     Une fois la synchronisation terminée, les détails de la synchronisation seront affichés dans le tableau de bord.
     

Programmer des événements

Des réunions peuvent être programmées pour une équipe à l'aide de l'option Programmer une réunion

Pour programmer des événements

1. Choisissez l'onglet Programmer des réunions dans la fenêtre IBM Notes Sync.
2. Tapez l'Objet de la réunion.
3. Ajoutez la liste des participants dans Participants.
4. Mentionnez le Lieu.
5. Spécifiez l'heure de Début et de Fin.
6. Définissez un Rappel si nécessaire.
7. Cliquez sur Programmer pour planifier la réunion.

Modifier les Paramètres

Le réglage de la Synchronisation, la modification du mot de passe et la gestion des utilisateurs de votre intégration peuvent être effectués en utilisant les options Paramètres de synchronisation, Modification du mot de passe et Gestion des utilisateurs. Cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit de la page Synchronisation d'IBM Notes.  Vous pouvez modifier les paramètres en choisissant l'option dans la liste déroulante.

Pour modifier les paramètres de synchronisation

1. Cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit de la fenêtre de synchronisation d'IBM Notes.
2. Choisissez Paramètres de synchronisation pour modifier les réglages de synchronisation.

Pour modifier le mot de passe

Si le mot de passe  du  compte IBM Notes  est modifié après  avoir été synchronisé avec Zoho CRM, vous pouvez le mettre à jour dans le CRM afin d'éviter des problèmes de synchronisation.

1. Choisissez  l'option  Modifier le  mot de passe dans la liste déroulante.
2. Indiquez l'Identifiant e-mail et le nouveau Mot de passe pour mettre à jour le mot de passe.

Pour gérer les utilisateurs

Le compte utilisateur utilisé pour acheter l'extension sera ajouté en tant qu'administrateur et  il aura  l'autorisation d'ajouter des utilisateurs au compte de synchronisation.

1. Choisissez  l'option  Gérer les utilisateurs.
   
2. Ajoutez des utilisateurs  à partir de la liste.  Le nombre d'utilisateurs  que vous pouvez ajouter dépend de votre licence d'utilisateur.
3. Un utilisateur ajouté au  compte de synchronisation peut être supprimé en cliquant sur le bouton Supprimer.
   Un compte utilisateur qui a été synchronisé ne peut pas être supprimé de la liste des utilisateurs.
   

Désinstaller l'extension IBM Notes

Veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller l'extension

1. Cliquez sur Configuration > Marketplace >Tous.
   Toutes les extensions installées seront répertoriées.
2. CherchezIBM Notes et cliquez sur le lien Désinstaller.
3. Cliquez sur Ok pour confirmer.
   L'extension sera désinstallée et toutes les données liées à IBM Notes seront supprimées.