Crear un proyecto

Puede crear proyectos para las cuentas, los contactos y los acuerdos en Zoho CRM. Los usuarios en su cuenta de CRM pueden crear o asociar proyectos si tienen permiso para hacerlo.

Para crear un nuevo proyecto a partir de la página de detalles del registro en Zoho CRM

1. Haga clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, y seleccione un registro.
2. En la página [Detalles del registro], vaya a  Zoho Projects en la lista relacionada.
3. Haga clic en Nuevo proyecto.
   Se le avisará si no tiene permiso para crear un proyecto.
   
4. En la sección Detalles del proyecto, haga lo siguiente:
   • Ingrese el nombre del proyecto.
   • Elija una plantilla creada previamente en la lista desplegable.
   • Elija un propietario del proyecto en la lista desplegable.
   • Ingrese la fecha de inicio y la fecha de término del proyecto.
   • Seleccione un grupo de proyectos al que pertenezca el proyecto. (Consulte también: Crear grupos de proyectos)
   • Ingrese una descripción general del proyecto para el proyecto.
     
   • Para agregar más detalles relacionados con el proyecto, haga clic en Mostrar más campos y haga lo siguiente:
     • Elija el estado de facturación del proyecto en la lista desplegable. 
     • Seleccione el método de facturación y el presupuesto del proyecto (Según la cantidad / Según las horas) en las listas desplegables respectivas.
       Tenga en cuenta que estos dos campos aparecerán solo si los proyectos están integrados con Zoho Books. Cuando se agreguen campos personalizados en Zoho Projects, estos aparecerán cuando haga clic en Mostrar más campos.
       Puede captar información adicional dentro de Zoho CRM con estos campos personalizados.
     ​
   • En la sección Usuarios del proyecto , haga clic en Agregar usuarios.
   • Seleccione a los usuarios de la lista. 
     Solo los usuarios de Zoho CRM aparecerán en la lista. 
   • Seleccione una función y un perfil en la lista desplegable, si desea cambiar la función y el perfil actuales del usuario.
     ​
5. En la sección Detalles del cliente, seleccione a los usuarios clientes.
   Solo el usuario seleccionado tendrá acceso al proyecto.
   • Para los contactos: el contacto al cual desea agregar el proyecto será el usuario cliente. Puede agregar varios contactos como usuarios clientes, pero no puede agregar un contacto en dos clientes.
   • Para las cuentas y los acuerdos: todos los contactos de Zoho CRM asociados con la cuenta o el acuerdo aparecen en la lista para ser agregados como usuarios clientes.
     ​
6. Haga clic en Guardar.

Asociar un proyecto

En Zoho CRM, también puede asociar los proyectos ya creados con las cuentas, los contactos y los acuerdos. El usuario debe tener el permiso para editar el proyecto  en Zoho Projects para editar o asociar el proyecto para su perfil.

Para asociar un proyecto existente

1. Haga clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, y seleccione un registro.
2. En la página [Detalles del registro] de los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, haga clic en Asociar el proyecto.
   Se le avisará si no tiene permiso para asociar un proyecto.
   
3. En la sección Asociar proyectos, haga lo siguiente:
   • Seleccione el proyecto necesario en la lista desplegable Nombre del proyecto.
     • Aquí solo aparecerán los proyectos para los cuales el usuario tenga permisos de edición/asociación. 
     • Los proyectos que ya estén asociados con el registro no aparecerán en la lista. Se agregará la descripción y los usuarios de proyecto del proyecto seleccionado.
   • Modifique la descripción general del proyecto, si es necesario.
   • Asigne un propietario del proyecto y el grupo de proyecto en la lista desplegable.
   • Haga clic en el enlace Mostrar más campos para agregar o cambiar los detalles relacionados con el proyecto.
     Puede agregar o editar el estado de facturación, el método de facturación, el presupuesto del proyecto y los otros campos personalizados.  
     
   • Haga clic en el enlace Agregar usuarios y seleccione las casillas de verificación para agregar usuarios.
     Solo los usuarios de Zoho CRM aparecen en la lista con sus funciones y perfiles correspondientes en los proyectos.
     Puede seleccionar una función y un perfil en la lista desplegable, si es necesario.
     ​​
4. En la sección Detalles del cliente, seleccione a los usuarios clientes.
   El usuario seleccionado tendrá acceso al proyecto.
   • Para los contactos: el contacto al cual desea agregar el proyecto será el usuario cliente. Puede agregar varios contactos como usuarios clientes, pero no puede agregar un contacto en dos clientes.
   • Para las cuentas y los acuerdos: todos los contactos de Zoho CRM asociados con la cuenta o el acuerdo aparecen en la lista para ser agregados como usuarios clientes.
     ​
5. Haga clic en Guardar.

Quitar los proyectos asociados desde Zoho CRM

Cuando un proyecto está completo, si no desea que aparezca en un registro, puede quitarlo. Cuando quita un proyecto, no se elimina de Zoho Projects. El proyecto solo desaparece de Zoho CRM.

Para quitar proyectos

1. Haga clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, y seleccione un registro.
2. En la página [Detalles del registro] de los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, vaya a la lista relacionada de Zoho Projects.
   Aparecerán en la lista los proyectos asociados con los detalles de nombre del proyecto, estado del proyecto, descripción del proyecto y finalización del proyecto.
3. Haga clic en el enlace Eliminar en el proyecto correspondiente.
   

Crear grupos de proyectos

Un grupo de proyectos se puede crear mientras crea un nuevo proyecto o edita uno existente. Un grupo de proyectos se crea en Zoho CRM en la pestaña de proyectos.

Para crear un grupo de proyectos en Zoho CRM

1. Haga clic en la pestaña de proyectos.
2. Haga clic en Proyectos en el panel de la izquierda.
3. Haga clic en Nuevo proyecto.
4. En el campo Nombre del proyecto, haga clic en el ícono para agregar (+).
   Ingrese el nombre del nuevo grupo de proyectos.
5. Haga clic en Agregargrupo.
   Ahora se ha creado un nuevo grupo de proyectos. Esto se puede asociar con proyectos existentes y nuevos.
   

Crear un proyecto para los contactos

En Zoho CRM, puede crear proyectos para el módulo de contactos incluso si el contacto no está asociado con una cuenta. Es decir, no es obligatorio que el contacto tenga una cuenta asociada para la creación de un proyecto. Mientras crea un proyecto para el contacto, se le solicitará si desea continuar creando un proyecto sin una cuenta. Sin embargo, debe tener en cuenta los siguientes puntos al crear un proyecto:

• Una vez creado el proyecto, el contacto será considerado como el cliente en Zoho Projects.
• El contacto se creará como un cliente ficticio en Zoho Projects y todos los proyectos estarán asociados a este cliente. Sin embargo, no se creará ninguna cuenta en Zoho CRM. Por ejemplo, si el contacto tiene la dirección de correo electrónico patricia@zylker.com, un cliente ficticio llamado "Patricia" se creará en Zoho Projects. Todos los proyectos creados para este contacto se moverán directamente al cliente "Patricia". 
• En el futuro, si el contacto está asociado a una cuenta, esta se fusionará con la empresa del cliente en Zoho Projects y el nombre de la empresa del cliente se actualizará con el nuevo nombre de la cuenta. Por ejemplo, si Patricia está asociada a una cuenta denominada "Zylker". En Projects, el nombre del cliente "Patricia" será sustituido por "Zylker".
• No se le permitirá crear proyectos para cuentas que estén asociadas a más de un contacto, dado que habrá discrepancia a la hora de fusionar los clientes en Projects. 
• Si una cuenta ya es una empresa cliente en Projects y también está asociada a un contacto, se producirá un error si se crea un proyecto debido a la discrepancia en la fusión de los clientes.

Para crear un nuevo proyecto para los contactos 

1. Vaya al módulo de contactos y seleccione un registro.
2. En la lista relacionada del registro, vaya a Zoho Projects > haga clic en Nuevo proyecto.
3. Haga clic en Sí, proceder en el menú emergente. 
4. Ingrese los detalles del proyecto en el formulario.
5. Haga clic en Guardar.
   

Acceder a la pestaña de proyectos

La integración de Zoho Projects con Zoho CRM está diseñada para hacer más fácil la creación y asignación de proyectos para los usuarios de CRM después de obtener un acuerdo. Los detalles completos del proyecto de Zoho Projects se ingresan en Zoho CRM y se presentan en la pestaña de proyectos. Las funciones son las mismas que en Projects. Puede realizar todas las tareas y actividades que haría en Zoho Projects desde Zoho CRM. Consulte también Ayuda de Zoho Projects

• Cuando haga clic en la pestaña de proyectos, entrará a una ventana iFrame donde se cargan los detalles desde Zoho Projects. Entrará a la sección Fuentes de la cuenta de Zoho Projects respectiva.
  
• Cuando haga clic en un proyecto desde la página Detalles del registro de las cuentas, los contactos o los acuerdos potenciales, entrará al panel del proyecto en particular.

Crear una tarea nueva para un proyecto de Zoho CRM

Puede crear rápidamente una tarea nueva para un proyecto de un contacto, una cuenta o un acuerdo. Esta tarea creada en Zoho CRM se puede sincronizar con Zoho Projects. Los usuarios con el permiso para agregar tareas en Zoho Projects solo pueden crear/sincronizar tareas desde CRM.

Para crear una nueva tarea

1. En la página de detalles del registro del módulo seleccionado, haga clic en el botón Nueva tarea en la lista relacionada de actividades abiertas.
2. Ingrese los detalles necesarios y haga clic en Guardar y agregar a Zoho Projects.
   
   Si no ve el botón Guardar y agregar a Zoho Projects, significa que no hay proyectos en la lista del registro seleccionado.
3. En la ventana emergente Agregar a Zoho Projects, seleccione el proyecto al cual desea agregar la tarea.
   Solo aparecerán los proyectos a los que pertenece el usuario.
   
   También puede sincronizar las tareas con su cuenta de Projects o agregar directamente una tarea a Projects. Aparece un ícono de sincronización junto a la lista de actividades abiertas, que garantiza que las tareas creadas en Zoho CRM están sincronizadas con la cuenta de Projects.
   
   Los campos de tareas se asignarán y las notas relacionadas con la tarea también estarán sincronizadas.
   Asignación de campos

   Campos de CRM	Campos de Projects
   Asunto	Título de la tarea
   Propietario de la tarea	Usuario asignado a la tarea
   Fecha de vencimiento	- Fecha de inicio (fecha actual) - Fecha de término (la fecha final solo se sincroniza con CRM)
   Estado - Finalizado - No iniciado	Finalización - Lo finalizado se asignará como 100 % en Zoho Projects. - Otro estado (no iniciado) se establecerá en 0 % en Projects.
   Notas	Comentario (el contenido de las notas de CRM se asignará como comentarios en la cuenta de Projects y el título de las notas no se sincronizará)
   Descripción	Descripción
   Prioridad - Alta, la más alta - Baja, la más baja - Normal	Prioridad - Alta - Baja - Media

4. Haga clic en Guardar.
   Ahora, la tarea se agrega al proyecto seleccionado.

Ver tareas, hitos y errores

Las tareas, los hitos y los errores asociados con un proyecto se ingresan desde Zoho Projects hasta Zoho CRM. En Zoho CRM, puede ver estos en la página [Detalles del registro] del módulo de cuentas, contactos o acuerdos. También puede agregar una tarea y un hito desde Zoho CRM.

Para ver las tareas, los hitos y los errores

1. Vaya a la página [Detalles del registro] del módulo necesario.
2. En la sección Zoho Projects, haga clic en la barra de finalización debajo de la tarea o el error, dependiendo de lo que desee agregar al proyecto.
   
3. En la ventana emergente que aparece, agregue una tarea nueva o un error nuevo, según sea el caso.
   Consulte también Ayuda de Zoho Projects