Crear grupos

Puede crear diferentes tipos de grupos de usuarios y compartir los registros comunes entre los grupos.

Para crear grupos

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Grupos.
2. En la sección Grupos, haga clic en Crear grupo nuevo.
3. En la página Grupo nuevo, realice las siguientes acciones:
   • En la sección Detalles del grupo, especifique el nombre del grupo y su descripción.
     
   • En la sección Fuente del grupo, seleccione los miembros del grupo. Puede seleccionar usuarios, funciones, funciones y subordinados, así como diferentes grupos como miembros del nuevo grupo.
4. Haga clic en Guardar.
   

 Asignar usuarios a un grupo

Después de crear un nuevo grupo, puede asociar miembros al grupo. Como se mencionó anteriormente, los miembros del grupo pueden ser usuarios, funciones, funciones y subordinados, u otros grupos. Después de asignar miembros del grupo, puede compartir los datos de CRM entre los usuarios mediante la aplicación de reglas de intercambio de datos.

Para asociar usuarios a un grupo

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Grupos.
2. En la sección Grupos, seleccione el grupo al que desea asignar los usuarios.
3. En la página Detalles del grupo, haga clic en Editar.
4. En Fuentes del grupo, seleccione los usuarios.
   Puede seleccionar usuarios, funciones, funciones y subordinados, así como diferentes grupos como miembros del nuevo grupo.
5. Haga clic en Guardar.

 Editar grupos

Después de crear los grupos, puede actualizar el nombre y los miembros del grupo a medida que aumenten los requisitos.

Para editar grupos

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Grupos.
2. En la página Lista de grupos, puede ver la lista de grupos que haya agregado.
3. En la página Lista de grupos públicos, haga clic en el botón Editar correspondiente al grupo que desee editar.
4. En la página Editar grupo, realice las siguientes acciones:
   • En la sección Detalles del grupo, especifique el nombre del grupo e incluya comentarios sobre el grupo en los campos Nombre del grupo y Descripción respectivamente.
   • En la sección Fuente del grupo, seleccione los miembros del grupo.
     Puede modificar usuarios, funciones, funciones y subordinados, así como diferentes grupos como miembros del nuevo grupo.
5. Haga clic en Guardar.

 Eliminar grupos

Se recomienda eliminar, de vez en cuando, los grupos no deseados mediante la función de eliminación. Durante la eliminación, todas las reglas de intercambio de datos se determinarán automáticamente y se actualizarán los cambios, por lo que no será necesario volver a determinarlas.

Para eliminar grupos

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Grupos.
2. En la página Grupos, estará disponible la lista de nombres de grupos.
3. Haga clic en el botón Supr para eliminar cualquier grupo de esta lista.

 Compartir registros con grupos

En Zoho CRM, los registros siempre son propiedad del usuario. Sin embargo, los derechos de acceso a los registros se pueden extender a otros usuarios mediante la agrupación de un conjunto de usuarios y el establecimiento de reglas de intercambio para cada módulo. Después de configurar las reglas de intercambio, los miembros del grupo podrán acceder a los registros en los módulos de CRM según el permiso que tengan en el perfil.

Por ejemplo, si el "Usuario A" no tiene acceso al módulo Clientes potenciales, no podrá acceder a Clientes potenciales mediante el establecimiento del intercambio de datos con grupos.

• El propietario tiene todos los derechos sobre los registros
• Los grupos no pueden ser propietarios de registros. Sin embargo, los registros se pueden compartir con otros usuarios mediante grupos y el establecimiento de reglas de intercambio de datos
• Un usuario debe contar con permiso de nivel de perfil para acceder a los registros
• Para aplicar el intercambio de registros, debe volver a realizar el cálculo después de configurar las reglas de intercambio

Para compartir datos con grupos

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Control de seguridad > Reglas de intercambio de datos.
2. En la página Reglas de intercambio de datos, configure las reglas de intercambio de datos para cada módulo. Consulte tambiénReglas de intercambio de datos 
   
3. Haga clic en Guardar.