Administrar las respuestas automáticas

Configurar respuestas automáticas

Las respuestas automáticas son la solución para enviar respuestas automatizadas y correos electrónicos de seguimiento a los clientes y los clientes potenciales. Después de recibir una respuesta por parte de un cliente potencial o un contacto, debe excluir manualmente los contactos de la lista de correo. Consulte también Casos de respuestas automáticas

Importante:

• Esta función solo se encuentra disponible para los módulos Clientes potenciales y Contactos.
• Puede configurar un máximo de tres respuestas automáticas y un máximo de cinco correos de seguimiento por cada contestadora automática.
• Puede enviar un máximo de 250 correos electrónicos masivos al día y por empresa.
• La vista personalizada seleccionada para respuesta automática debe contener nuevos datos. Si selecciona una vista personalizada en la que los datos no sean nuevos, la contestadora automática enviará el primer correo electrónico a los mismos datos antiguos durante las reiteraciones. Por ejemplo, puede seleccionar las vistas personalizadas "Clientes potenciales de hoy" y "Contactos nuevos de esta semana" en lugar de "Todos los clientes potenciales abiertos" y "Clientes potenciales creados recientemente". En la vista Clientes potenciales de hoy, los datos se actualizan siempre con los datos del día actual, mientras que es probable que los datos en Todos los clientes potenciales abiertos no cambien con frecuencia.
• Cuando configure las respuestas automáticas dinámicas, seleccione siempre las vistas personalizadas en función de las opciones en la sección Patrón de repetición. Si establece el patrón de repetición en Por día, asegúrese de que los datos en la vista personalizada seleccionada sean nuevos cada día. Del mismo modo, si selecciona Por semana, los datos deben ser nuevos para esa semana antes de iniciar las respuestas automáticas. Si los datos utilizados son antiguos, la contestadora automática enviará el primer correo electrónico a los mismos datos durante las repeticiones.
• Mientras se ejecutan las respuestas automáticas, el sistema no puede identificar registros duplicados. Por lo tanto, se recomienda que revise los contactos duplicados y los combine con el registro principal antes de configurar las respuestas automáticas.
• En la actualidad, no puede realizar un seguimiento a la respuesta cuando el cliente responde su correo electrónico. Por lo tanto, debe seleccionar manualmente los contactos de la lista de correo para excluirlos de la siguiente tanda de correos electrónicos de seguimiento.
• Utilice el formulario de cancelación de suscripción en las plantillas de correo electrónico con respuestas automáticas. Mediante el formulario de cancelación de suscripción, puede permitir que los destinatarios cancelen su suscripción de la próxima tanda de correos de seguimiento y evitar quejas en contra de los correos no deseados. Consulte también Configuración del formulario de cancelación de suscripción

Para configurar las respuestas automáticas

1. Haga clic en la pestañaClientes potenciales/Contactos.
2. En la página de inicio de Clientes potenciales/Contactos, haga clic en Más acciones > Respuestas automáticas.
3. En la página Respuestas automáticas, haga clic en Crear respuesta automática.
4. En la página Nueva respuesta automática, siga los pasos que se indican a continuación:
   • Ingrese el Nombre de la respuesta automática.
     
5. Seleccione el propietario de los registros de la lista de selección Asignado a.
   De forma predeterminada, en este campo se muestra el nombre del usuario que crea la respuesta automática.
6. Seleccione la Vista personalizada para configurar la lista de destinatarios de las respuestas automáticas.
7. Seleccione una Carpeta para las respuestas automáticas.
8. Seleccione Estática o Dinámica y especifique los detalles correspondientes. (Consulte la tabla para conocer la lista de campos estándares)
   • Estática: corresponde a la respuesta automática de seguimiento que se produce en una fecha fija.
   • Dinámica: corresponde a la respuesta automática de seguimiento que se produce en intervalos predefinidos por usted.
9. Puede agregar listas de seguimiento en los casos en que sea necesario. Después de seleccionar la plantilla de correo electrónico en la lista de seguimiento, se le solicitará que ingrese las direcciones de correo electrónico De y Responder a.
   En esta ventana puede seleccionar la dirección de correo electrónico de su cuenta, la dirección de correo electrónico del propietario del registro y el correo electrónico de la organización de la lista desplegable.
10. Haga clic en Guardar.

En la siguiente tabla se proporciona la lista de campos y su descripción cuando se selecciona la opción Estática.

En la siguiente tabla se proporciona la lista de campos y su descripción cuando se selecciona la opción Dinámica.

Crear carpetas

En Zoho CRM, puede crear varias carpetas para organizar de mejor manera sus respuestas automáticas. Esto sirve para mantenerlas clasificadas en distintas categorías para su rápido acceso.

Para crear carpetas

1. Haga clic en la pestañaClientes potenciales/Contactos.
2. En la página de inicio de Clientes potenciales/Contactos, haga clic en Más acciones > Respuestas automáticas.
3. En la página Respuestas automáticas, haga clic en Crear carpeta.
4. En la página Crear carpeta, siga los pasos que se indican a continuación:
   • Ingrese el Nombre de la carpeta.
   • Ingrese la Descripción.
   • Especifique la accesibilidad de la función de respuestas automáticas.
     
5. Haga clic en Guardar.

Excluir contactos de las listas de seguimiento

Después de recibir las respuestas de los destinatarios, puede excluir los clientes potenciales o los contactos de las listas de seguimiento, y programar el siguiente seguimiento solo a los clientes potenciales o los contactos que no hayan respondido.

Para excluir registros de la siguiente tanda de mensajes de seguimiento

1. Haga clic en la pestaña Clientes potenciales/Contactos.
2. En la página de inicio de Clientes potenciales/Contactos, haga clic en Más acciones > Respuestas automáticas.
3. En la página Respuestas automáticas, haga clic en el enlace Actualizar respuesta correspondiente a la respuesta automática.
4. En la superposición Lista de correos enviados, seleccione los clientes potenciales o los contactos que desee excluir de la próxima tanda de mensajes de seguimiento.
5. Haga clic en Actualizar respuesta.
   Tenga en cuenta que la opción Actualizar respuesta está disponible exclusivamente para las respuestas automáticas dinámicas.

Para excluir registros antes de iniciar la contestadora automática

La lista de correo solo estará disponible después de iniciar la contestadora automática. Si desea excluir algunos contactos de la lista de correo, incluso antes de iniciar la contestadora automática, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Haga clic en la pestañaClientes potenciales o Contactos.
2. En la página de inicio de Clientes potenciales/Contactos, seleccione las casillas correspondientes a los registros que desee excluir.
3. Haga clic en Más acciones > Actualizar respuesta.
   
4. En la ventana emergente Seleccionar respuesta automática, seleccione la respuesta automática de la lista desplegable.
5. Haga clic en Guardar.

Incluir todos los contactos en la lista de seguimiento

Esta opción permite incluir en la lista de seguimiento todos los contactos excluidos de la lista de correo.

Para incluir todos los registros para la próxima tanda de mensajes de seguimiento

1. Haga clic en la pestaña Clientes potenciales/Contactos.
2. En la página de inicio de Clientes potenciales/Contactos, haga clic en Más acciones > Respuestas automáticas.
3. En la página Respuestas automáticas, haga clic en el enlace Restablecer correspondiente a la respuesta automática.