Cuando existen cientos y miles de registros en CRM, a medida que su negocio crece, verificar si hay duplicados se vuelve una tarea muy difícil. Zoho CRM permite detener los duplicados, incluso antes de que se creen, con la ayuda de lo que llamamos "campos únicos".

Cuando marca un campo como único, CRM buscará duplicados en los registros existentes según el valor de ese campo. Por ejemplo, supongamos que marcó Dirección de correo electrónico como un campo único en el módulo Clientes potenciales. Cuando intente crear un cliente potencial cuya dirección de correo electrónico es la misma que la de un cliente potencial existente, CRM emitirá una alerta de duplicación. Claramente, dos personas no pueden tener el mismo ID de correo electrónico. Otros ejemplos son los números de seguro social, los números de pasaporte, los códigos de producto y similares. En Zoho CRM, puede marcar un campo de cualquier módulo como "Único". Una vez marcados como "Únicos", estos campos desempeñan una función vital en la gestión de registros duplicados en Zoho CRM en varias instancias, incluidos los registros creados de manera manual, así como los registros creados a través de importación, API, conversión de pedido/cotización de clientes potenciales/ventas.

El administrador o un usuario con el permiso de perfil Personalizar Zoho CRM podrán marcar un campo como único. Una vez que un campo esté marcado como único en un módulo, podrá detener la generación de registros duplicados en ese módulo mediante la creación manual, las importaciones, las integraciones, los formularios web, etc.

A pesar de marcar un campo como único, con el tiempo, si descubre que posiblemente existen registros duplicados en su cuenta, puede usar las herramientas de deduplicación de CRM para eliminarlos.

Disponibilidad

Permiso necesario: todos los usuarios pueden utilizar esta función una vez activada.

Marcar un campo como único

Los usuarios que cuentan con permiso para personalizar Zoho CRM en el perfil pueden habilitar a esta función. Todos los administradores recibirán una notificación por correo electrónico cuando esta función esté activada o desactivada. Tenga en cuenta que debe habilitarla por separado para los módulos Clientes potenciales y Contactos. Una vez que esté habilitada, todos los usuarios pueden usarla y recibirán una notificación cuando se agregue un cliente potencial o un contacto cuya dirección de correo electrónico ya exista en CRM.

Haga clic en este enlace para saber cómo marcar un campo como único y ver las notas relacionadas: Marcar un campo como único

Uso

Existen diferentes maneras para agregar un registro en Zoho CRM. Puede completar el formulario de clientes potenciales/contactos, clonar un registro, usar los formularios web, importar registros, utilizar las API al igual que muchas otras formas de agregar registros. A continuación, verá las diferentes situaciones en las que se realiza la verificación de duplicados de correo electrónico.

• Crear y editar registros: recibirá un mensaje de notificación y no podrá guardar el registro si la dirección de correo electrónico ya existe en otro registro.
   
• Listasrelacionadas: la verificación de duplicados de la dirección de correo electrónico también se realizará cuando se creen contactos en Listas relacionadas.
   
• Cuadro emergente de búsqueda: durante la creación de clientes potenciales/contactos en el cuadro emergente del campo de búsqueda, se realizará la verificación de duplicados de la dirección de correo electrónico.
   
• Formulario web: solo en los registros extraídos de los formularios web de clientes potenciales/contactos, se realizará la verificación de duplicados de correo electrónico. En caso de que se encuentre un duplicado, se enviará automáticamente para su aprobación, incluso si la opción Aprobación de cliente potencial/contacto está desactivada. Solo después de que se revisen y aprueben los registros, se agregarán al módulo. Consulte también Aprobar registros
   
• Clonar: cuando clone un registro, en la página Clonar cliente potencial/contacto, el valor Correo electrónico se eliminará automáticamente. Puede agregar una dirección de correo electrónico diferente y guardar el registro.
   
• Importar: si la opción de verificación de duplicados de la dirección de correo electrónico está habilitada, la opción de clonación se desactivará. Podrá elegir la opción Omitir o Sobrescribir como elemento de acción para entradas duplicadas. Si elige la opción Sobrescribir, el ID de cliente potencial/contacto no se podrá asignar.
   
• Aplicación móvil: mientras agrega un registro mediante la aplicación móvil de Zoho CRM, se realizará una verificación de duplicados y no podrá crear clientes potenciales o contactos duplicados.
   
• Para los métodos de API: los siguientes son los casos en los que la verificación de duplicados de dirección de correo electrónico está activada:
   
  • • Método de API insertRecord: con este método de API, si agrega un registro con una dirección de correo electrónico que ya existe en la cuenta de CRM, recibirá un mensaje de notificación: <message>El registro ya existe</message>. El registro no se agregará.
       
    • Método de API updateRecord: con este método de API, si actualiza el campo Correo electrónico de un registro, se realizará la verificación de duplicados de la dirección de correo electrónico. Si ya existe una dirección de correo electrónico similar en la cuenta de CRM, el registro no se actualizará. Cuando actualice varios registros, se omitirá.
       
    • Método de API convertLead: con este método de API, si convierte un cliente potencial, se realizará la verificación de duplicados de la dirección de correo electrónico. Si ya existe una dirección de correo electrónico similar en la cuenta de CRM, el registro no se convertirá.

Limitaciones

La verificación de duplicados de la dirección de correo electrónico no se realizará en los siguientes casos:

• Cuando se actualicen o agreguen registros mediante la vista de Zoho Sheet.
• Durante la migración de datos.
• Cuando se restauren registros de la papelera de reciclaje.
• Durante la sincronización de contactos mediante el uso de las funciones del complemento de Zoho CRM para Microsoft Outlook, la sincronización de Google Contacts.