Resumen

• La administración del flujo de trabajo le permite automatizar sus procesos de ventas, marketing y soporte. Incluye las siguientes acciones:
  • Reglas de flujo de trabajo: un conjunto de reglas que se ejecutan cuando se cumplen determinadas condiciones.
  • Alertas de flujo de trabajo: se envían notificaciones automatizadas por correo electrónico cuando se activa una regla de flujo de trabajo.
  • Tareas de flujo de trabajo: aquellas que se asignan a los usuarios cuando se activan las reglas de flujo de trabajo.
  • Actualizaciones de campos de flujo de trabajo: los valores del campo especificado se actualizan automáticamente cuando se activan las reglas de flujo de trabajo.
  • Funciones personalizadas: desarrolle un conjunto de scripts de Deluge para recibir respuesta de otras aplicaciones y actualice los módulos de CRM cuando se cumplan los criterios de flujo de trabajo.
• Mientras crea una regla de flujo de trabajo, especifique la siguiente información:
  • Información básica: la información sobre el tipo de registro para el cual aplica la regla, por ejemplo, el nombre de la regla, la descripción y la opción para activar la regla.
  • Criterios de ejecución: criterios que especifican para qué tipo de registros debería activarse la regla. Es decir, los registros que se crean, modifican, crean y modifican o los registros para los cuales se actualizan los campos.
  • Criterios de reglas: aquellos que debe cumplir un registro para activar la regla.
  • Acciones instantáneas: alertas, tareas y las actualizaciones de campos que se activarán inmediatamente cuando se ejecuta la regla.
  • Acciones basadas en tiempo: alertas, tareas y actualizaciones de campos que se activarán de acuerdo con una hora definida.
• Una acción en una regla de flujo de trabajo puede incluir alertas, tareas y actualizaciones de campos de flujo de trabajo en un determinado tipo de registro, como clientes potenciales, contactos y acuerdos potenciales.
• Existen dos tipos de acciones en una regla de flujo de trabajo:
  • Acciones instantáneas: alertas, tareas y las actualizaciones de campos que se activarán inmediatamente cuando se ejecuta la regla.
  • Acciones basadas en tiempo: alertas, tareas y actualizaciones de campos que se activarán de acuerdo con una hora de ejecución definida.
• Las alertas de flujo de trabajo son notificaciones de correo electrónico que se pueden enviar a:
  • Clientes: a través de los campos de correos electrónicos del módulo
  • Usuarios en una cuenta de CRM: si selecciona grupos, funciones o funciones y subordinados
  • Propietarios y creadores de registros: si selecciona las respectivas casillas de verificación
  • Otros destinatarios: si especifica la dirección de correo electrónico en el cuadro de destinatarios adicionales.
• Las tareas de flujo de trabajo se pueden asignar al usuario de su organización. Puede utilizar el recordatorio para el usuario asignado a fin de recordarle la tarea al propietario del registro (a través de correo electrónico o ventana emergente).
• Las actualizaciones de campos de flujo de trabajo se pueden utilizar si desea actualizar determinados valores de campos en los registros cuando se activa la regla asociada.

Lista de verificación

Antes de utilizar las reglas de flujo de trabajo, revise la siguiente lista de verificación:

Notas importantes

Límites por día

Instancias en las que las acciones basadas en tiempo se reprogramarán

Instancias en las que las acciones basadas en tiempo NO se reprogramarán o eliminarán

Notas importantes:

• Cuando utiliza reglas de flujo de trabajo, no necesariamente aparecen todas las alertas y tareas. Si la regla es para clientes potenciales, solo las actualizaciones de campos, tareas y alertas creadas para ellos estarán disponibles para realizar la asociación.
• Puede crear un máximo de cinco acciones basadas en tiempo para una regla de flujo de trabajo.
• Cada acción basada en tiempo puede tener un máximo de cinco alertas y tareas, además de tres actualizaciones de campos.
• Si la opción para cancelar la suscripción de correo electrónico está activada, los correos electrónicos no se enviarán a los clientes.
• Para la característica de gestión de flujo de trabajo, se considerará la zona horaria de la organización para calcular un día. Si no se ha definido la zona horaria, se considerará la zona horaria del superadministrador
• Las acciones basadas en tiempo no se basan en minutos. La activación de las acciones basadas en tiempo puede que se retrase algunos minutos.
• Cuando las alertas por correo electrónico alcancen el límite del día, no se enviarán los mensajes de correo electrónico restantes de ese día.
• Si el tiempo de ejecución que se calcula ya pasó, entonces la acción se activará inmediatamente. La activación de las acciones basadas en tiempo puede que se retrase algunos minutos.

Notas sobre los límites por día:

• (Cantidad de usuarios * 100) o 5000, lo que sea menor, se tomará como el límite máximo por día de correos electrónicos que se puedan enviar mediante alertas de flujo de trabajo.
• (Cantidad de usuarios * 50) o 1000, lo que sea menor, se tomará como el límite máximo por día de ejecuciones de acciones basadas en tiempo (lo que incluyen alertas, tareas y actualizaciones de campos).
• Un máximo de 300 acciones se activarán cada hora. Si hay más de 300 acciones por hora, las restantes se ejecutarán en la siguiente hora.
• Se le notificará al superadministrador de su cuenta de CRM si se supera el límite de alertas por correo electrónico de flujo de trabajo del día.
• Los límites por día (por ejemplo: límite de correo electrónico) se calculan según la zona horaria PST.

Instancias en las que las acciones basadas en tiempo se reprogramarán:

• Los criterios de ejecución de la regla son la edición o creación o edición. Cuando se cumplen los criterios de la regla para un registro, las acciones instantáneas se activan y las basadas en tiempo se programan para el registro.
  Si un usuario edita el registro y los criterios de la regla no se cumplen, las acciones basadas en tiempo programadas previamente se eliminarán. Si el registro se edita nuevamente y se cumplen los criterios, las acciones basadas en tiempo se reprogramarán.
• Para las acciones basadas en tiempo, la hora de ejecución también se puede basar en el campo de fecha y hora personalizado. Cuando se cumplen los criterios de la regla para un registro, las acciones instantáneas se activan y las basadas en tiempo se programan para el registro.
  Si un usuario edita el registro para cambiar el valor del campo de fecha y hora, las acciones basadas en tiempo se reprogramarán de acuerdo con el nuevo valor de fecha y hora.

Instancias en las que las acciones basadas en tiempo no se reprogramarán o eliminarán:

1. Los criterios de ejecución de la regla son la edición o creación o edición. Cuando se cumplen los criterios de la regla para un registro, las acciones instantáneas se activan y las basadas en tiempo se programan para el registro.
   Si un usuario edita el registro, pero los criterios de la regla no se cumplen, las acciones basadas en tiempo no se volverán a programar.
2. Cuando se convierte en un cliente potencial, no se ejecutará ninguna acción basada en tiempo programada para el registro.
3. Cuando se cambia de la edición empresarial a la gratuita, todas las acciones basadas en tiempo programadas para el registro se eliminarán.
4. Cuando se eliminan los registros, todas las acciones basadas en tiempo programadas para el registro también se eliminarán. Si se restauran los registros eliminados, las acciones basadas en tiempo no se reprogramarán.