Con Zoho Creator hemos conseguido reducir los errores humanos en un 95%.

Resumen

PREMO se enfrentaba a retos relacionados con la introducción manual de datos, con una gestión ineficiente del inventario y con una visibilidad limitada de los procesos. Para hacer frente a estos problemas, la empresa recurrió a Zoho Creator, una plataforma de bajo código para crear aplicaciones personalizadas, automatizar flujos de trabajo y obtener información en tiempo real.

La empresa

PREMO es una empresa con sede en Málaga, España, especializada en componentes y sistemas de alta electrónica para el mercado de la automoción. Con más de 60 años de historia como fabricante de equipo original (original equipment manufacturer), actualmente la empresa es el proveedor líder de componentes de automoción en todo el mundo.

Su oferta incluye el diseño y la fabricación de todo tipo de componentes magnéticos para la industria del automóvil, como pueden ser transformadores de potencia e inductores. La empresa se esfuerza por ofrecer a los clientes la mejor calidad, precio y servicio posibles, garantizando que cada pieza o accesorio adquirido cumpla un alto nivel de satisfacción por parte del cliente.

El reto

La fabricación de piezas magnéticas no está estandarizada, como sí sucede con otros componentes pasivos, tales como condensadores y resistencias. Esto implica que cada componente vendido es 100% personalizado o una modificación de una pieza existente. Este proceso requiere una herramienta de gestión de proyectos eficaz, y Zoho Projects fue la solución adoptada por PREMO para esta parte del problema.

Aun así, PREMO tuvo que enfrentarse a varios retos a medida que seguía creciendo. El cálculo de costes, el análisis de marketing y el cálculo de rentabilidad se realizaban en hojas de cálculo individuales, y la empresa tuvo que plantearse la digitalización de estos procesos de desarrollo empresarial. La empresa necesitaba una herramienta robusta y fiable que el equipo directivo pudiera manejar sin depender demasiado de los desarrolladores.

La solución

PREMO quería una herramienta de cálculo de costes, y una de las tareas de la herramienta sería recopilar datos de diferentes fuentes -incluidos SAP, Salesforce y Zoho Projects- y centralizarlos. Rellenar manualmente la hoja de Excel con estos datos era un inconveniente importante. Fue entonces cuando se pusieron en contacto con Pinout Solutions, un partner de Zoho con sede en España.

“Pinout Solutions propuso crear una solución a medida para nuestra empresa utilizando Zoho Projects para el análisis y Zoho Creator para integrar todas las demás herramientas necesarias directamente en el sistema", explica Claudio Cabeza, Responsable de Desarrollo de Negocio de PREMO. Con la implementación de Zoho Creator, los datos se rellenan automáticamente sin margen para errores humanos o retrasos.

Este nuevo proceso transformó el flujo de trabajo de PREMO. Anteriormente, los datos se almacenaban en una hoja de Excel, y varias partes interesadas añadían manualmente información al archivo, como la lista de materiales o las actualizaciones de los presupuestos de los proveedores. Aunque las hojas de Excel permitían un cierto seguimiento de los cambios, carecían del nivel necesario de detalle y potencia. Con Zoho Creator, los cambios y modificaciones realizados en el sistema son meticulosamente rastreados, proporcionando una trazabilidad de auditoría completa. Los usuarios pueden acceder a un registro de los cambios que se hicieron en cada dato, presentados en una interfaz fácil de usar que muestra claramente quién hizo qué modificaciones.

Además, cuando se utilizaban hojas de Excel, cada archivo se almacenaba individualmente en una carpeta en la nube sin ninguna conexión con otros sistemas. La única referencia a los proyectos era el nombre del archivo y su dirección de enlace. Con Zoho Creator, la herramienta para el cálculo de costes está perfectamente integrada para cada proyecto en Zoho Projects. Esto mejora enormemente la experiencia del usuario, haciendo además mucho más fácil localizar el último coste calculado para cada proyecto. Los usuarios ya no necesitan buscar archivos separados o referencias: los datos relevantes están disponibles dentro del proyecto.

Beneficios y ROI

Zoho Creator demostró ser fundamental en la optimización de la gestión de inventario de PREMO. La empresa desarrolló un sistema de inventario a medida que permite el seguimiento y la gestión en tiempo real, lo que se traduce en niveles de existencias precisos, reducción de errores y mejora de la eficiencia de la cadena de suministro.

La implantación también ha facilitado la centralización de todos los datos operativos en una única aplicación en la nube, accesible en todo momento. También ha ayudado con la integración de las comunicaciones internas y externas, y la garantía de que cada usuario sólo tiene acceso a los datos que está autorizado a ver.

Las capacidades de reporte y análisis de Zoho Creator han permitido a PREMO generar informes personalizados y extraer valiosos conocimientos empresariales. Mediante el seguimiento de las métricas clave, la identificación de tendencias y la toma de decisiones basadas en datos, la empresa fue capaz de impulsar el crecimiento y la rentabilidad.

El ahorro potencial de PREMO en costes operativos se sitúa ahora en el 35%. También ha reducido el uso del correo electrónico en las comunicaciones en un 90% y ha mejorado los tiempos de respuesta en un 70%. La reducción global de errores humanos de la empresa es del 95%.

De cara al futuro

La integración de Zoho Creator ha desempeñado un papel fundamental en los logros de PREMO en el sector de los componentes electrónicos. Utilizando el desarrollo de aplicaciones de bajo código, la empresa aspira a una optimización continua, una mayor eficiencia y una entrega de productos y servicios para sus clientes que cumpla con los mayores estándares de calidad.