Projekt erstellen

In Zoho CRM können Sie Projekte für Konten, Kontakte und Geschäftsabschlüsse erstellen. Die Benutzer in Ihrem CRM-Konto können Projekte erstellen oder verknüpfen, wenn sie dazu berechtigt sind.

So erstellen Sie ein neues Projekt von einer Datensatzdetailseite in Zoho CRM aus

1. Klicken Sie auf die Module Accounts, Contacts oder Deals, und wählen Sie einen Datensatz aus.
2. Navigieren Sie auf der Seite [Datensatzdetails] in der verknüpften Liste zu Zoho Projects.
3. Klicken Sie auf Neues Projekt.
   Wenn Sie nicht berechtigt sind, ein Projekt zu erstellen, werden Sie darauf hingewiesen.
   
4. Gehen Sie im Abschnitt Projektdetails wie folgt vor:
   • Geben Sie den Projektnamen ein.
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine bereits erstellte Vorlage aus.
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Projekteigentümer aus.
   • Geben Sie das Startdatum und Enddatum des Projekts ein.
   • Wählen Sie eine Projektgruppe aus, zu der das Projekt gehört. (Siehe auch: Projektgruppen erstellen)
   • Geben Sie eine Projektübersicht für das Projekt ein.
     
   • Um weitere projektbezogene Details hinzuzufügen, klicken Sie auf Mehr Felder anzeigen, und gehen Sie wie folgt vor:
     • Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Abrechnungsstatus Ihres Projekts aus. 
     • Wählen Sie in der jeweiligen Dropdown-Liste die Abrechnungsmethode und das Projektbudget (Betragsbasiert / Stundenbasiert) aus.
       Beachten Sie, dass diese beiden Felder nur angezeigt werden, wenn die Projekte mit Zoho Books integriert sind. Wenn in Zoho Projects benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden, finden Sie diese aufgelistet, wenn Sie auf Mehr  Felder anzeigen klicken.
       Mit diesen benutzerdefinierten Feldern können Sie in Zoho CRM zusätzliche Informationen erfassen.
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   • Klicken Sie im Abschnitt Projektbenutzer auf Benutzer hinzufügen.
   • Wählen Sie die Benutzer aus der Liste aus. 
     Es werden nur Zoho CRM-Benutzer aufgelistet. 
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Rolle und ein Profil aus, wenn Sie die aktuellen Einstellungen für Rolle und Profil des Benutzers ändern möchten.
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5. Wählen Sie im Abschnitt Kundendaten die Kundenbenutzer aus.
   Nur die ausgewählten Benutzer haben Zugriff auf das Projekt.
   • Für Kontakte: Der Kontakt, unter dem Sie das Projekt hinzufügen, wird zum Kundenbenutzer. Sie können mehrere Kontakte als Kundenbenutzer hinzufügen, aber ein Kontakt kann nicht unter zwei Kunden hinzugefügt werden.
   • Für Konten & Geschäftsabschlüsse: Alle mit dem Konto oder Geschäftsabschluss verknüpften Zoho CRM-Kontakte werden als Kundenbenutzer aufgelistet und können hinzugefügt werden.
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6. Klicken Sie auf Speichern.

Projekt verknüpfen

In Zoho CRM können Sie auch die bereits erstellten Projekte mit Konten, Kontakten und Geschäftsabschlüssen verknüpfen. Der Benutzer muss die Berechtigung Projekt bearbeiten in Zoho Projects besitzen, um das Projekt für sein Profil zu bearbeiten/verknüpfen.

So verknüpfen Sie ein bestehendes Projekt

1. Klicken Sie auf die Module Accounts, Contacts oder Deals, und wählen Sie einen Datensatz aus.
2. Klicken Sie auf der Seite [Datensatzdetails] der Module "Accounts", "Contacts" oder "Deals" auf Projekt verknüpfen.
   Wenn Sie nicht berechtigt sind, ein Projekt zu verknüpfen, werden Sie darauf hingewiesen.
   
3. Gehen Sie im Abschnitt Projekte verknüpfen wie folgt vor:
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Projektname das gewünschte Projekt aus.
     • Hier werden nur die Projekte aufgelistet, für die der Benutzer über die Berechtigung zur Bearbeitung/Verknüpfung verfügt. 
     • Projekte, die bereits mit dem Datensatz verknüpft sind, werden nicht aufgeführt. Die Beschreibung und die Projektbenutzer für das ausgewählte Projekt werden hinzugefügt.
   • Ändern Sie die Projektübersicht, falls erforderlich.
   • Weisen Sie aus der Dropdown-Liste den Projekteigentümer und die Projektgruppe zu.
   • Klicken Sie auf den Link Mehr Felder anzeigen, um projektbezogene Details hinzuzufügen oder zu ändern.
     Sie können Abrechnungsstatus, Abrechnungsmethode, Projektbudget und andere, benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder bearbeiten.  
     
   • Klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Benutzer hinzuzufügen.
     Es werden nur Zoho CRM-Benutzer mit entsprechender Rolle und entsprechendem Profil in den Projekten aufgelistet.
     Falls erforderlich, können Sie in der Dropdown-Liste eine Rolle und ein Profil auswählen.
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4. Wählen Sie im Abschnitt Kundendaten die Kundenbenutzer aus.
   Der ausgewählte Benutzer hat Zugriff auf das Projekt.
   • Für Kontakte: Der Kontakt, unter dem Sie das Projekt hinzufügen, wird zum Kundenbenutzer. Sie können mehrere Kontakte als Kundenbenutzer hinzufügen, aber ein Kontakt kann nicht unter zwei Kunden hinzugefügt werden.
   • Für Konten & Geschäftsabschlüsse: Alle mit dem Konto oder Geschäftsabschluss verknüpften Zoho CRM-Kontakte werden als Kundenbenutzer aufgelistet und können hinzugefügt werden.
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5. Klicken Sie auf Speichern.

Verknüpfte Projekte aus Zoho CRM entfernen

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist und Sie es nicht mehr unter einem Datensatz auflisten möchten, können Sie es entfernen. Ein entferntes Projekt wird nicht aus Zoho Projects gelöscht. Das Projekt wird nur aus Zoho CRM entfernt.

So entfernen Sie Projekte

1. Klicken Sie auf die Module Accounts, Contacts oder Deals, und wählen Sie einen Datensatz aus.
2. Navigieren Sie auf der Seite [Datensatzdetails] der Module "Accounts", "Contacts" oder "Deals" zur verknüpften Liste von Zoho Projects.
   Die verknüpften Projekte werden mit den Angaben unter Projektname, Projektstatus, Projektbeschreibung und Projektabschluss aufgelistet.
3. Klicken Sie für das entsprechende Projekt auf den Link Löschen.
   

Projektgruppen erstellen

Eine Projektgruppe kann erstellt werden, während ein neues Projekt erstellt oder ein vorhandenes Projekt bearbeitet wird. Eine Projektgruppe wird in Zoho CRM von der Registerkarte "Projekte" aus erstellt.

So erstellen Sie in Zoho CRM eine Projektgruppe

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Projekte.
2. Klicken Sie auf der linken Seite auf Projekte.
3. Klicken Sie auf Neues Projekt.
4. Klicken Sie im Feld Gruppenname auf das Symbol Hinzufügen (+).
   Geben Sie den Namen der neuen Projektgruppe ein.
5. Klicken Sie auf Gruppehinzufügen.
   Daraufhin wird eine neue Projektgruppe erstellt. Diese kann mit bestehenden und neuen Projekten verknüpft werden.
   

Projekt für Kontakte erstellen

In Zoho CRM können Sie Projekte für das Modul Contacts erstellen, selbst wenn der Kontakt nicht mit einem Konto verknüpft ist. Das heißt, um ein Projekt erstellen zu können, muss der Kontakt nicht unbedingt einem Konto zugeordnet sein. Bei der Erstellung eines Projekts für den Kontakt werden Sie gefragt, ob Sie ein Projekt ohne Konto erstellen möchten. Sie müssen bei der Erstellung eines Projekts jedoch die folgenden Punkte beachten:

• Sobald das Projekt erstellt wurde, wird der Kontakt in Zoho Projects als der Kunde betrachtet.
• Der Kontakt wird als Dummy-Kunde unter Zoho Projects erstellt, und alle Projekte werden diesem Kunden zugeordnet. Es wird aber kein Konto in Zoho CRM erstellt. Wenn der Kontakt beispielsweise die E-Mail-Adresse patricia@zylker.com hat, wird in Zoho Projects ein Dummy-Kunde namens "Patricia" erstellt. Alle für diesen Kontakt erstellten Projekte werden direkt unter den Kunden "Patricia" verschoben. 
• Wenn der Kontakt in Zukunft einem Konto zugeordnet wird, wird das Konto in Zoho Projects mit der Firma des Kunden zusammengeführt, und der Firmenname des Kunden wird als neuer Kontoname aktualisiert. Angenommen, Patricia ist mit einem Konto mit dem Namen "Zylker" verknüpft. Dann wird der Name "Patricia" in Projects durch "Zylker" ersetzt.
• Es ist nicht zulässig, dass Projekte für ein Konto erstellt werden, das mehr als einem Kontakt zugeordnet ist, da ansonsten bei der Zusammenführung der Kunden in Projects Konflikte auftreten. 
• Wenn ein Konto bereits ein Kundenunternehmen in Projects ist und auch mit einem Kontakt verknüpft wurde, wird bei der Projekterstellung ein Fehler aufgrund eines Konflikts bei der Kundenzusammenführung gemeldet.

So erstellen Sie ein neues Projekt für Kontakte 

1. Navigieren Sie zum Modul Contacts, und wählen Sie einen Datensatz aus.
2. Gehen Sie in der verknüpften Liste des Datensatzes auf Zoho Projects, > klicken Sie auf Neues Projekt.
3. Klicken Sie im Popup-Fenster auf Ja, fortfahren. 
4. Geben Sie die Projektdaten in das Formular ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.
   

Auf Registerkarte "Projekte" zugreifen

Die Integration von Zoho Projects mit Zoho CRM soll Sie dabei unterstützen, Projekte zu erstellen und nach gewonnenem Geschäftsabschluss CRM-Benutzern zuzuweisen. Die kompletten Projektdaten werden von Zoho Projects nach Zoho CRM übertragen und auf der Registerkarte "Projekte" angezeigt. Die Funktionen sind dieselben wie in Projects. Sie können alle Aufgaben und Aktivitäten, die Sie in Zoho Projects ausführen, auch in Zoho CRM erledigen. Siehe auch Zoho Projects – Hilfe

• Wenn Sie auf die Registerkarte "Projekte" klicken, gelangen Sie in ein iFrame-Fenster, in das die Daten von Zoho Projects geladen werden. Sie gelangen in den Abschnitt Feeds des jeweiligen Zoho Projects-Kontos.
  
• Wenn Sie auf der Seite Datensatzdetails von Konten, Kontakte oder Interessenten auf ein Projekt klicken, gelangen Sie zum Dashboard des jeweiligen Projekts.

Neue Aufgabe für ein Projekt von Zoho CRM aus erstellen

Sie können in kurzer Zeit eine neue Aufgabe für das Projekt eines Kontakts, Kontos oder Geschäftsabschlusses erstellen. Diese in Zoho CRM erstellte Aufgabe kann mit Zoho Projects synchronisiert werden. Benutzer mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Aufgaben in Zoho Projects können nur Aufgaben aus CRM erstellen/synchronisieren.

So erstellen Sie eine neue Aufgabe

1. Klicken Sie auf der Seite Datensatzdetails des ausgewählten Moduls in der verknüpften Liste "Offene Aktivitäten" auf Neue Aufgabe.
2. Geben Sie die erforderlichen Details ein, und klicken Sie auf Speichern & Zu Zoho Projects hinzufügen.
   
   Wenn die Schaltfläche Speichern & Zu Zoho Projects hinzufügen nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass für den ausgewählten Datensatz keine Projekte aufgelistet werden.
3. Wählen Sie im Popup-Fenster Zu Zoho Projects hinzufügen das Projekt aus, dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten.
   Es werden nur die Projekte aufgelistet, denen der Benutzer angehört.
   
   Sie können die Aufgaben auch mit Ihrem Projects-Konto synchronisieren oder eine Aufgabe direkt zu Projects hinzufügen. Zusammen mit der Liste der offenen Aktivitäten wird ein Synchronisierungssymbol angezeigt. Dieses stellt sicher, dass die in Zoho CRM erstellten Aufgaben mit Ihrem Projects-Konto synchronisiert werden.
   
   Die Aufgabenfelder werden zugeordnet, und die der Aufgabe zugehörigen Notizen werden ebenfalls synchronisiert.
   Feldzuordnung

   CRM-Felder	Projects-Felder
   Betreff	Aufgabentitel
   Aufgabeneigentümer	Aufgabenempfänger
   Fälligkeitsdatum	- Startdatum (Aktuelles Datum) - Enddatum (Enddatum wird nur mit CRM synchronisiert)
   Status - Abgeschlossen - Nicht gestartet	Fertigstellung - Abgeschlossen wird in Zoho Projects als 100 % zugeordnet. - Anderer Status (Nicht gestartet) wird in Projects auf 0 % gesetzt.
   Notizen	Kommentar (Notizeninhalt aus CRM wird im Projects-Konto als Kommentare zugeordnet, Notizentitel kann nicht synchronisiert werden)
   Beschreibung	Beschreibung
   Priorität - Hoch, Höchste - Niedrig, Niedrigste - Normal	Priorität - Hoch - Niedrig - Mittel

4. Klicken Sie auf Speichern.
   Nun wird die Aufgabe unter dem ausgewählten Projekt hinzugefügt.

Aufgaben, Meilensteine und Fehler anzeigen

Mit einem Projekt verknüpfte Aufgaben, Meilensteine und Fehler werden von Zoho Projects nach Zoho CRM übertragen. Sie können sie in Zoho CRM auf der Seite [Datensatzdetails] des Moduls Accounts, Contacts oder Deals anzeigen. Sie können eine Aufgabe und einen Meilenstein auch von Zoho CRM aus hinzufügen.

So zeigen Sie Aufgaben, Meilensteine und Fehler an

1. Navigieren Sie zur Seite [Datensatzdetails] des gewünschten Moduls.
2. Klicken Sie im Abschnitt Zoho Projects auf die Fortschrittsleiste unter "Aufgabe" oder "Fehler", je nachdem, was Sie dem Projekt hinzufügen möchten.
   
3. Fügen Sie im daraufhin eingeblendeten Popup-Fenster eine neue Aufgabe oder einen Fehler hinzu.
   Siehe auch Zoho Projects – Hilfe