Konfiguration von IMAP-Konten

IMAP ist ein E-Mail-Protokoll, das zur Konfiguration Ihres E-Mail-Kontos in Zoho CRM dient. Es bietet verschiedene Vorteile, vor allem, dass die Synchronisierung mit mehreren Geräten möglich ist. Das heißt, Ihre E-Mail-Aktivitäten werden auf dem PC, Laptop, Mobiltelefon, Tablet usw. synchronisiert. Mit Zoho CRM können Sie eine der gängigen IMAP-Integrationen auswählen oder eine benutzerdefinierte E-Mail-Integration konfigurieren.

Verfügbarkeit

IMAP-Konten einrichten

So fügen Sie eins der IMAP-Konten hinzu

1. Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Kanäle > E-Mail.
2. Wählen Sie auf der Seite E-Mail einen der beliebten E-Mail-Dienste aus.
   
3. Klicken Sie auf "IMAP".
   
4. Geben Sie im Anmeldefenster die E-Mail-Adresse an, und klicken Sie auf Weiter.
   Klicken Sie auf Konto erstellen, wenn Sie kein Konto haben.
   
5. Geben Sie das Passwort ein, und klicken Sie auf Zulassen, um Zoho den Zugriff auf Ihr Konto zu ermöglichen.
   Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentisierung für Ihr E-Mail-Konto aktiviert haben, müssen Sie anstelle Ihres normalen E-Mail-Passwortes das App-spezifische Passwort für die IMAP-Konfiguration eingeben.
   Siehe auch: App-spezifische Passwörter generieren
6. Klicken Sie auf Fortsetzen.
7. Klicken Sie auf den Link Hinzufügen, um weitere Absenderadressen hinzuzufügen, falls erforderlich.
   
8. Klicken Sie auf Serverdaten, um die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende E-Mails anzuzeigen.
   Die Serverdaten werden automatisch eingetragen, wenn Sie eine der gängigen IMAP-Integrationen auswählen.
9. Wählen Sie die Einstellungenfür die E-Mail-Freigabe.
   

App-spezifische Passwörter generieren

Die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) ist ein von allen wichtigen E-Mail-Clients angebotener Service, der den Posteingang zusätzlich absichert. Wenn die 2FA für ein E-Mail-Konto aktiviert ist, sind für den Zugang zu dem Konto nicht nur Benutzername und Passwort erforderlich, sondern auch ein eindeutiger Passcode, der an die registrierte Handynummer des E-Mail-Kontoinhabers gesendet wird. Dadurch wird es für Außenstehende schwieriger, unautorisierten Zugriff auf ein E-Mail-Konto zu erhalten.

Wenn für das E-Mail-Konto, das Sie in Zoho CRM konfigurieren möchten, die Zwei-Faktor-Authentisierung aktiviert ist, müssen Sie das App-spezifische Passwort des E-Mail-Kontos für die IMAP-Konfiguration eingeben, NICHT Ihr normales E-Mail-Konto-Passwort. Im Folgenden finden Sie Anweisungen zum Generieren des App-spezifischen Passworts für verschiedene gängige E-Mail-Clients.

Für ein Zoho Mail-Konto

Wenn Sie Ihr Zoho Mail-Konto über IMAP in Zoho CRM konfigurieren möchten und dafür den 2FA-Service aktiviert haben, können Sie das App-spezifische Passwort für Ihr Zoho Mail-Konto anhand folgender Anleitung generieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zoho-Anmeldedaten bei https://accounts.zoho.com/u/h#home an.
2. Klicken Sie auf dem Begrüßungs-Dashboard auf Zwei-Faktor-Authentisierung.
3. Klicken Sie auf der Seite Zwei-Faktor-Authentisierung auf Anwendungsspezifische Passwörter verwalten.
   
4. Geben Sie im Popup-Fenster Anwendungsspezifische Passwörter den Namen des Geräts und Ihr aktuelles Passwort für das Zoho-Konto ein.
   
   Der Geräte-/App-Name ist nur ein Hinweis für Sie, um zu sehen, warum Sie das App-spezifische Passwort generiert haben, wenn Sie die Liste der generierten Passwörter anzeigen.
   
5. Klicken Sie auf Generieren.
   Das eindeutige App-spezifische Passwort für Ihr Konto wird generiert. Beachten Sie, dass dieses Passwort nur ein einziges Mal angezeigt wird.
   
6. Kopieren Sie das Passwort, und fügen Sie es sofort in das Passwort-Textfeld für die IMAP-Konfiguration in Zoho CRM ein.
   Sie können das Passwort widerrufen, wenn Sie das Gerät nicht mehr verwenden oder den Zugriff auf die Anwendung sperren möchten.

Für ein Gmail-Konto

Wenn Sie Ihr Gmail-Konto per IMAP in Zoho CRM konfigurieren möchten und den 2FA-Service dafür aktiviert haben, können Sie mithilfe der folgenden Anweisungen das App-spezifische Passwort für Ihr Gmail-Konto generieren.

1. • Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an.
   • Rufen Sie die Seite App-Passwörter auf.
   • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste App auswählen den Eintrag Andere aus.
   • Geben Sie den benutzerdefinierten Namen ein, z. B. IMAP für Zoho CRM.
     
   • Klicken Sie auf Generieren.
     
   • Kopieren Sie das generierte eindeutige App-spezifische Passwort, und fügen Sie es in das Passwort-Textfeld für die IMAP-Konfiguration in Zoho CRM ein.
     Sie können das Passwort widerrufen, wenn Sie das Gerät nicht mehr verwenden oder den Zugriff auf die Anwendung sperren möchten.
     

Für ein Outlook-Konto

Wenn Sie Ihr Outlook-Konto über IMAP in Zoho CRM konfigurieren möchten und den 2FA-Service dafür aktiviert haben, können Sie mithilfe der folgenden Anweisungen das App-spezifische Passwort für Ihr Outlook-Konto generieren.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto über diesen Link an.
2. Klicken Sie unter "App-Passwörter" auf Neues App-Passwort erstellen.
   
3. Kopieren Sie das generierte eindeutige App-spezifische Passwort, und fügen Sie es in das Passwort-Textfeld für die IMAP-Konfiguration in Zoho CRM ein.
   

Für ein Office 365-Konto

Wenn Sie Ihr Office 365-Konto über IMAP in Zoho CRM konfigurieren möchten und dafür den Multi-Faktor-Authentisierungsdienst aktiviert haben, können Sie mithilfe der folgenden Anweisungen das App-spezifische Passwort für Ihr Office 365-Konto generieren.

So generieren Sie ein App-spezifisches Passwort für Office 365

1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an.
2. Navigieren Sie zu Einstellungen > Zusätzliche Sicherheitsprüfung.
3. Klicken Sie, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, auf den Unterabschnitt.
   
4. Klicken Sie auf die Option App-Passwörter.
   
5. Geben Sie im Popup-Fenster App-Passwort erstellen eine ID für das Passwort ein.
   Dieser Name soll Sie daran erinnern, warum Sie das Passwort erstellt haben.
   
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Ihr App-Passwort wird angezeigt.
   
   Kopieren Sie das generierte eindeutige App-spezifische Passwort, und fügen Sie es in das Passwort-Textfeld für die IMAP-Konfiguration in Zoho CRM ein.

Für ein Yahoo Mail-Konto

Wenn Sie Ihr Yahoo-Konto über IMAP in Zoho CRM konfigurieren möchten und den 2FA-Service dafür aktiviert haben, können Sie mithilfe der folgenden Anweisungen das App-spezifische Passwort für Ihr Yahoo-Konto generieren.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Yahoo Mail-Konto an.
2. Navigieren Sie zu Einstellungen > Konto-Info.
   
3. Wählen Sie auf der Seite "Konto-Info" "Konto-Sicherheit" aus.
4. Klicken Sie unter Zweistufige Überprüfung auf App-Passwort generieren.
   
   Um das App-spezifische Passwort zu generieren, muss die zweistufige Überprüfung aktiviert sein.
5. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste App auswählen die Option "Andere" aus, und geben Sie den Namen der App ein. Beispiel: IMAP für Zoho CRM.
   
6. Klicken Sie auf Generieren.
   
7. Kopieren Sie das generierte eindeutige App-spezifische Passwort, und fügen Sie es in das Passwort-Textfeld für die IMAP-Konfiguration in Zoho CRM ein.

Benutzerdefinierte IMAP-Konten einrichten

So fügen Sie benutzerdefinierte IMAP-Konten hinzu

1. Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Kanäle  > E-Mail.
2. Klicken Sie auf der Seite E-Mail-Einstellungen unter Benutzerdefinierte E-Mail-Integrationen auf IMAP.
   
3. Machen Sie auf der Seite IMAP-Integration die erforderlichen Angaben.
   1. Geben Sie den Servernamen, den Port, die E-Mail-Adresse und das Passwort für ausgehende E-Mails ein.
   2. Geben Sie den Servernamen, den Port, die E-Mail-Adresse und das Passwort für den Server für ausgehende E-Mails ein.
   3. Klicken Sie auf Fortsetzen.
      
4. Wenn beide gleich sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die gleichen Anmeldeinformationen für den ausgehenden Server verwenden.
5. Klicken Sie auf den Link Hinzufügen, um weitere Absenderadressen hinzuzufügen, falls erforderlich.
6. Klicken Sie auf Serverdaten, um die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende E-Mails anzuzeigen.
   Die Serverdaten werden automatisch eingetragen, wenn Sie eine der gängigen IMAP-Integrationen auswählen.
7. Wählen Sie die Berechtigungen zur E-Mail-Freigabe.
   

E-Mails anzeigen

Wenn das IMAP-Konto eingerichtet ist, werden Ihre gesendeten und empfangenen E-Mails in der verknüpften Liste zu E-Mails mit den Leads/Kontakten in Zoho CRM verknüpft. Dazu gehören sowohl E-Mails an primäre als auch an sekundäre E-Mail-Adressen von Leads/Kontakten. E-Mails in dieser verknüpften Liste können nach Benutzern sortiert werden, sofern diese ihr E-Mail-Konto bei der Einrichtung ihres IMAP-Kontos freigegeben haben. Sie können aus der Dropdown-Liste entweder auswählen, dass Alle die E-Mail anzeigen können, oder nur bestimmte Benutzer. Beachten Sie, dass die Option Alle für das Anzeigen von E-Mails nur in der IMAP-Konfiguration unterstützt wird.

So zeigen Sie E-Mails von Leads/Kontakten an

1. Rufen Sie das Modul Leads oder Contacts auf.
2. Klicken Sie auf einen Datensatz im Modul.
3. Wählen Sie in der verknüpften Liste zu E-Mails im Auswahlfeld den gewünschten Benutzer mit IMAP-Freigabe aus.
   Die über IMAP gesendeten E-Mails werden angezeigt.