Durch die Integration von Zoho Finance Suite können Sie Ihre Konten von Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Expense und Zoho Subscription in Zoho CRM integrieren. Dadurch können Sie Rechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Kundenaufträge, Ausgaben, Ausgabenabrechnungen und Abonnementdaten für Kunden innerhalb Ihres Zoho CRM-Kontos anzeigen und überwachen. Sie können Informationen aus der Zoho Finance Suite auch kontextbezogen unter den Daten zu Konten, Kontakten und Interessenten anzeigen.

Verfügbarkeit

Erforderliche Berechtigungen: Berechtigungen auf Modulebene sowie Berechtigungen für Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Subscriptions.

Funktionen	Kostenlos	Standard	Professional	Enterprise
Integration von Zoho Finance Suite (Umfasst Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Subscriptions, Zoho Expense und Zoho Inventory)	-	-

 Integration der Zoho Finance Suite in Zoho CRM einrichten

Die Integration der Zoho Finance Suite in Zoho CRM einzurichten, umfasst folgende Aktionen:

• Konfiguration aktivieren
• Finance-Module wählen, die in Zoho CRM aufgenommen werden sollen
• Synchronisierungseinstellungen einrichten
• CRM-Triggerpunkte (für die Integration von Zoho Books) auswählen
• Profilberechtigungen einrichten

 Zoho Finance Suite konfigurieren

Sie können entweder Ihr eigenes Konto für Zoho Books/Expenses/Subscriptions oder das Konto eines anderen Unternehmens in Zoho CRM konfigurieren.

 So konfigurieren Sie Ihr Unternehmenskonto

1. Rufen Sie in Zoho CRM Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite auf.
2. Machen Sie auf der Seite Integration in Zoho Finance Suite folgende Angaben:
   • Ihre E-Mail-Adresse (bereits eingetragen).
   • Unternehmen: Alle Unternehmen, die in den Anwendungen von Zoho Finance angelegt wurden, werden aufgeführt. Wählen Sie dasjenige, das mit dieser Integration verknüpft werden soll.
3. Klicken Sie auf Weiter.

 So konfigurieren Sie das Unternehmenskonto eines anderen Benutzers

Wenn eine Person in Ihrer Organisation bereits ein Zoho Books/Expenses/Subscriptions-Konto hat, können Sie ihr Konto in Ihrem eigenen Zoho CRM-Konto konfigurieren. Um die Konfiguration zu aktivieren, benötigen Sie den Zoho Services Kommunikationsschlüssel ("ZSC-Schlüssel") des Kontos und die E-Mail-Adresse.

1. Rufen Sie in Zoho CRM Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite auf.
2. Klicken Sie auf der Seite Integration in Zoho Finance Suite auf den Link Unternehmen eines anderen Benutzers konfigurieren.
   • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
   • Geben sie den ZSC-Schlüssel des Zoho Books/Expenses/Subscriptions-Kontos ein.
3. Klicken Sie auf Weiter.

So generieren Sie den ZSC-Schlüssel in Zoho Books/Expenses/Subscriptions

1. Melden Sie sich bei der benötigten Zoho Finance-Anwendung an.
2. Klicken Sie auf Einstellungen > Integrationen > Zoho Books/Zoho Expenses/Zoho SubscriptionsZSC-Schlüssel.
   
3. Kopieren Sie den ZSC-Schlüssel, und nutzen Sie ihn zur Integration der Zoho Finance Suite in CRM.

 Finance-Module wählen, die in das CRM aufgenommen werden sollen

Sobald Sie die Konfigurationsdaten angegeben haben, wählen Sie die Finance-Module, die in CRM aufgenommen werden sollen.

• "Invoices", "Estimates", "Sales Orders" und "Purchase Orders" werden als Teilmodule unter der Registerkarte "Zoho Books" erstellt. Wenn Sie die Integration für Zoho Invoice aktiviert haben, werden unter der Registerkarte Zoho Invoice die Module "Invoices" und "Estimates" erstellt.
• "Expenses" und "Expenses Reports" werden als Teilmodule unter der Registerkarte Zoho Expense angelegt.
• Informationen aus Zoho Subscription werden kontextbezogen im CRM angezeigt.

 Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

Wenn Sie die Zoho Finance-Anwendungen gewählt haben, die enthalten sein sollen, wird zwischen folgenden Modulen die Datensynchronisation in Zoho CRM und Zoho Finance Suite hergestellt.

• Synchronisierung von Konten & ihren Kontakten: Dies gilt für alle Zoho Finance-Anwendungen.
  • Konten in Zoho CRM wird mit Kontakte in Zoho Finance Suite synchronisiert.
  • Kontakte in Zoho CRM wird mit Ansprechpartner in Zoho Finance-Anwendungen synchronisiert.
• Anbietersynchronisierung: Anbieter in Zoho Books wird mit Anbieter in Zoho CRM synchronisiert. Diese Synchronisation gilt nur für die Integration mit Zoho Books/Zoho Invoice.
• Produktsynchronisierung: Produkte in Zoho CRM wird mit Artikel in Zoho Books synchronisiert. Diese Synchronisation gilt nur für die Integration mit Zoho Books/Zoho Invoice.

In jedem der oben genannten Module können Sie für die Synchronisation Felder zuordnen.

So ordnen Sie Felder für die Synchronisation von Kontakten zu

1. Klicken Sie auf der Seite Zoho Finance Suite-Integration unter dem Abschnitt Synchronisierungseinstellungen im Abschnitt Kontaktsynchronisierung auf das Symbol Einstellungen.
2. Machen Sie auf der Seite Kontaktsynchronisierungseinstellungen folgende Angaben:
   • Welche Module sollen mit dem Zoho Finance Suite-Kontakt synchronisiert werden? – Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus.
   • Welche Datensätze müssen synchronisiert werden? – Wählen Sie aus dem Modul Accounts/Contacts die Listenansichten aus, aus denen die Datensätze synchronisiert werden.
   • Was muss am Kontakt in Zoho Books geändert werden, wenn derselbe Datensatz auf beiden Seiten bearbeitet wird? – Wenn während der Synchronisation Dubletten in Zoho Finance Suite auftreten, wählen Sie eine Option aus, um diese zu klonen, zu überschreiben oder zu überspringen.
   • Ordnen Sie die Felder der Zoho Finance Suite denen der Kontakte und Konten in Zoho CRM zu (entsprechend Ihrer Auswahl).
   • Klicken Sie auf Speichern.
     

So ordnen Sie Felder für die Anbietersynchronisierung zu

1. Klicken Sie auf der Seite Zoho Finance Suite-Integration unter dem Abschnitt Synchronisierungseinstellungen im Abschnitt Anbietersynchronisierung auf das Symbol Einstellungen.
2. Machen Sie auf der Seite Anbietersynchronisierungseinstellungen folgende Angaben:
   • Welche Datensätze müssen synchronisiert werden? – Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus.
   • Was muss beim Anbieter in Zoho Books geändert werden, wenn derselbe Datensatz auf beiden Seiten bearbeitet wird? – Wählen Sie eine der folgenden Optionen, wenn während der Synchronisation Dubletten in Zoho Books auftreten: Klonen, Überschreiben oder Überspringen.
   • Ordnen Sie die Felddaten in Anbieter in Zoho Books denen in Zoho CRM zu (entsprechend Ihrer Auswahl).
   • Klicken Sie auf Speichern.
     

So ordnen Sie Felder für die Produktsynchronisierung zu

1. Klicken Sie auf der Seite "Zoho Finance Suite-Integration" unter dem Abschnitt Synchronisierungseinstellungen auf das Symbol Einstellungen im Abschnitt Produktsynchronisierung.
2. Machen Sie auf der Seite Kontaktsynchronisierungseinstellungen folgende Angaben:
   • Was muss am Artikel in Zoho Books geändert werden, wenn derselbe Datensatz auf beiden Seiten bearbeitet wird? – Wählen Sie eine der folgenden Optionen, wenn während der Synchronisation Dubletten in Zoho Books auftreten: Klonen, Überschreiben oder Überspringen.
   • Ordnen Sie die Felder in Artikel denen von Produkte in Zoho CRM zu.
   • Klicken Sie auf Speichern.
     

 CRM-Triggerpunkte einrichten (für die Zoho Books/Zoho Invoice-Integration)

Sie können automatisch während der Integration von Zoho Books/Zoho Invoice auf Grundlage der Geschäftsabschlussstufe in Zoho CRM einen Kostenvoranschlag erstellen/annehmen/annullieren und eine Rechnung erstellen/annullieren. Wählen Sie einen der folgenden Triggerpunkte, falls erforderlich.

• Kostenvoranschlag je nach gewählter Geschäftsabschlussstufe erstellen/annehmen/annullieren
• Eine Rechnung erstellen/annullieren, wenn ein Interessent gewonnen bzw. verloren wurde
• Keine
  

 Profilberechtigungen festlegen

So legen Sie Berechtigungen für Profile fest

1. Rufen Sie Setup > Sicherheitssteuerung > Profile auf.
2. Klicken Sie auf der Seite Profile für das Profil, das Sie ändern möchten, auf den Link Bearbeiten.
3. Wählen Sie bei den Berechtigungen auf Modulebene die Sichtbarkeit von Registerkarten für die Module Zoho Book/Zoho Invoice und Zoho Expense.
   
4. Wählen Sie in den Abschnitten Berechtigung für Zoho Books/Zoho Invoice und Zoho Subscriptions die Kontrollkästchen folgender Berechtigungen für Rechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Kundenaufträge und Forderungen & Forderungszusammenfassung und Abonnements:
   • Anzeigen – Um Transaktionen anzuzeigen
   • Erstellen& Bearbeiten – Um Transaktionen zu erstellen und auch zu bearbeiten (für Zoho Subscriptions nicht verfügbar)
   • E-Mail – Um eine Kopie der Transaktion an eine E-Mail anzuhängen und an Kunden zu senden (für Zoho Subscriptions nicht verfügbar)
     
5. Klicken Sie auf Speichern.

 Zoho Finance Suite deaktivieren

Als Administrator von Zoho CRM können Sie die Zoho Finance Suite-Integration in Ihrem CRM-Konto deaktivieren. Wenn Sie die Zoho Finance Suite-Integration deaktivieren, sind keine zugehörigen Daten mehr in Zoho CRM verfügbar.

So deaktivieren Sie die Zoho Finance Suite

1. Melden Sie sich bei Zoho CRM mit Administratorrechten an.
2. Rufen Sie Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite auf.
3. Klicken Sie auf der Seite Integration in Zoho Finance Suite auf Deaktivieren.
   Lesen Sie sich die Auswirkungen der Deaktivierung durch, und deaktivieren Sie die Suite.
   
   Beachten Sie, dass diese Deaktivierung für alle in Zoho CRM integrierten Finance-Anwendungen gilt.

 Wichtige Hinweise zur Multiwährungsfunktion

Die Integration von Zoho CRM und Zoho Books kann bei der Multiwährungsfunktion zu kleineren Konflikten führen. Der Umgang mit ihnen erfolgt in Zoho CRM jedoch nahtlos. Folgende Punkte sind in Bezug auf diese Konflikte und den Umgang mit ihnen zu beachten.

Konflikt in Zoho CRM-Edition

Die Multiwährungsfunktion ist in allen Editionen von Zoho Books/Zoho Invoice enthalten, für den Fall, dass Rechnungen und Kostenvoranschläge für Kunden in verschiedenen Ländern erstellt werden müssen. In Zoho CRM ist die Multiwährungsfunktion jedoch nur in der Enterprise Edition verfügbar.

Während die Multiwährungsfunktion nur in der Enterprise Edition von Zoho CRM verfügbar ist, ist die Zoho Finance Suite-Integration sowohl für die Enterprise Edition als auch die Professional Edition von Zoho CRM verfügbar. Dies kann zu einem Konflikt führen, wenn ein Benutzer in der Professional Edition die Zoho Finance Suite-Integration aktivieren möchte.

Wenn ein Benutzer der Zoho CRM Professional Edition, der in seinem Zoho Books/Zoho Invoice-Konto mit mehreren Währungen arbeitet, die Zoho Finance Suite-Integration aktivieren möchte, wird die Multiwährungsfunktion für sein Zoho CRM-Konto aktiviert.

Der Benutzer kann dann mehrere Währungen für sein Zoho CRM-Konto hinzufügen. In diesem Fall wird die Landeswährung vom "Währungsgebiet" unter dem Abschnitt "Gebietsinformationen" abgerufen. Um das Währungsgebiet festzulegen, gehen Sie zu Einstellungen > Setup > Allgemein > Unternehmensdaten > Gebietsinformationen.

Konflikt der Basiswährungen von Zoho Books/Zoho Invoice und Zoho CRM

Wenn die Landeswährung in Zoho CRM nicht der Basiswährung in Zoho Books/Zoho Invoice entspricht, kann diese Integration nicht aktiviert werden.

Wenn beispielsweise die Landeswährung in Ihrem Zoho CRM-Konto USD und die Basiswährung in Zoho Books/Zoho Invoice INR ist, kann die Integration nicht aktiviert werden. In einem solchen Fall sollten Sie die Basiswährung in Zoho Books/Zoho Invoice auf USD ändern (da die einmal in Zoho CRM festgelegte Landeswährung nicht geändert werden kann).

Wenn Sie feststellen, dass die Basiswährung in Zoho Books/Zoho Invoice für alle Transaktionen verwendet wurde und nicht geändert werden kann, wenden Sie sich bitte an support@zohocrm.com. Unser Support-Team ändert die Landeswährung in Zoho CRM für Sie. Sobald die Währungen in beiden Konten gleich eingerichtet wurden, kann die Zoho Finance Suite-Integration aktiviert werden.

Konflikt beim festgelegten Wechselkurs

Die Festlegung der Wechselkurse in Zoho CRM und Zoho Books/Zoho Invoice kann zu einem Konflikt führen.

Nehmen wir an, dass die Landeswährung sowohl in Zoho CRM als auch in Zoho Books USD ist. Wenn Sie eine Währung in Zoho CRM hinzufügen, zum Beispiel INR, fragt Sie Zoho CRM „Wie vielen INR entspricht 1 USD?“. Wenn Sie jedoch dieselbe Währung in Zoho Books hinzufügen, werden Sie gefragt „Wie vielen USD entspricht 1 INR?“

Obwohl die Landeswährung in beiden Fällen USD ist, wird der Wechselkurs in Zoho CRM als 1 USD = 60 INR und in Zoho Books als 0,015 USD = 1 INR festgehalten. Die Angaben sind also invers.

Wenn Rechnungen, die in INR gestellt werden, an Zoho CRM übergeben werden, werden sie in die Landeswährung (USD) umgerechnet, bevor sie in Listenansichten und Berichten erscheinen. Zoho CRM verwendet zur Umrechnung den Wechselkurs, der in der Rechnung angegeben ist (Wechselkurs von Zoho Books). Es treten ein paar geringfügige Abweichungen bei dieser Umrechnung auf, wenn das Ergebnis mehr als 9 Dezimalstellen hat. Bei bis zu 9 Dezimalstellen sind die Zahlen korrekt. Der Unterschied ist, wenn überhaupt, in der Regel fast vollständig zu vernachlässigen.

Wenn Sie den genauen Betrag sehen möchten, können Sie ihn jederzeit in Zoho Books überprüfen.