Synchronisieren von Google Mail mit Zoho CRM

Sie können kundenspezifische E-Mails zwischen Google Apps und Zoho CRM synchronisieren, indem Sie POP3 in Zoho CRM konfigurieren. Geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort an, um Ihre G Suite-E-Mail in Zoho CRM zu konfigurieren. Nach der Konfiguration der E-Mail können Sie die kundenspezifischen E-Mails unter der Lead- oder Kontaktseite anzeigen.

Vorteile

Zentralisieren Sie alle Kundeninformationen und die gesamte E-Mail-Korrespondenz in Zoho CRM
Verknüpfen Sie E-Mail-Konversationen von Kunden mit CRM-Daten (Leads, Kontakte und Deals)
Teilen und aktualisieren Sie kundenspezifische E-Mails mit anderen Benutzern innerhalb des Kontos
Senden und empfangen Sie E-Mails gleichzeitig in Zoho CRM und Gmail (G Suite)

Entscheidende Merkmale

Registerkarte "E-Mail" in Zoho CRM
Senden und empfangen Sie alle E-Mails, ohne Zoho CRM zu verlassen
Teilen Sie Kunden-E-Mails mit Kollegen
Thread-Ansicht von E-Mail-Konversationen
Synchronisieren Sie gesendete und empfangene E-Mails mit G Suite

1. Gmail in Zoho CRM einrichten

Benutzerfunktionen
Administratorfunktionen

G Suite-Benutzerfunktionen

Sobald der IT-Administrator das Zoho Mail Add-on aktiviert hat, können Sie Gmail für Ihr E-Mail-Konto konfigurieren.

Schritt 1: Gmail-Konto in Zoho CRM konfigurieren
Schritt 2: Zoho Mail Add-On-Optionen konfigurieren

Schritt 1: So konfigurieren Sie Gmail in Zoho CRM:

Melden Sie sich bei G-Suite an.
Klicken Sie auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Marketplace > Google > E-Mail.
Geben Sie auf der Seite Gmail konfigurieren Ihr Passwort für G Suite ein.
Klicken Sie auf Jetzt konfigurieren.
Ihr Google E-Mail-Konto wird in Zoho CRM konfiguriert. Sie können jetzt E-Mails an Leads oder Kontakte senden.

Mail Add-on konfigurieren

Beim Konfigurieren von Zoho Mail Add-on können Sie entweder Kunden-E-Mails mit anderen Benutzern teilen (öffentlich) oder diese privat in Ihrem Zoho CRM-Konto verwalten.

Privates E-Mail-Konto	E-Mail-Konto mit Teilen
Andere Benutzer können Ihre Kunden-E-Mails nicht anzeigen.	Andere Benutzer können Ihre Kunden-E-Mails anzeigen.
CEOs und andere Mitglieder des obersten Führungsteams können diese Option nutzen, um ihre Kommunikation mit Kunden vertraulich zu halten.	E-Mail-Kommunikation mit Vertriebsmitarbeitern und Managern teilen, die direkt für die tägliche Interaktion mit Kunden zuständig sind. Das Teilen der E-Mail-Kommunikation hilft dem Management letztendlich, bessere Entscheidungen zu treffen.
Was können Sie tun?	Was können Sie tun?
Sie können andere E-Mails anzeigen, die öffentlich sind.	Sie können andere E-Mails anzeigen, die öffentlich sind.
Sie können auf andere E-Mail antworten.	Sie können auf andere E-Mail antworten.
Andere Benutzer können Ihre gesendeten E-Mails aus Zoho CRM nicht anzeigen.	Andere Benutzer können Ihre gesendeten E-Mails aus Zoho CRM anzeigen.
Andere Benutzer können Ihre empfangenen E-Mails nicht anzeigen.	Andere Benutzer können Ihre empfangenen E-Mails anzeigen.
	Warum gibt es keine standardmäßige öffentliche Option? Um die Privatsphäre der E-Mail-Konversationen mit Kunden zu schützen. Zum Beispiel fügt John, der neue Vertriebsmanager in Ihrem Unternehmen, die E-Mail-ID des CEO als Kontakt in CRM hinzu. Jetzt kann Adam, ein weiterer Vertriebsmanager, die Konversation zwischen John und dem CEO anzeigen, was in einem Echtzeit-Szenario nicht zulässig ist.

Schritt 2: Privates oder gemeinschaftliches E-Mail-Konto einrichten

So richten Sie ein privates E-Mail-Konto ein:

Melden Sie sich bei G-Suite an.
Klicken Sie auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Kanäle > E-Mail.
Wählen Sie auf der Seite Zoho Mail Add-on die Option Privates Konto aus.
Wählen Sie eine Mailbox aus, die Sie in Zoho CRM konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

So richten Sie ein gemeinschaftliches E-Mail-Konto ein:

Melden Sie sich bei G-Suite an.
Klicken Sie auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Kanäle > E-Mail.
Führen Sie auf der Seite Zoho Mail Add-on folgende Schritte aus:
- Wählen Sie die Option E-Mail teilen aus.
- Wählen Sie die Mailbox aus.
- Geben Sie Ihr G Suite-Passwort ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Administratorfunktionen

Die wichtigen Funktionen des G Suite Domain-Administrators bei der Konfiguration von Gmail in Zoho CRM sind:

Schritt 1: Das Zoho Mail Add-on abonnieren
Schritt 2: Das Zoho Mail Add-on für G Suite-Benutzer aktivieren
Schritt 3: Die Registerkarte "E-Mails" in den Einstellungen der Benutzerprofile aktivieren
Schritt 4: In den Registerkarteneinstellungen E-Mails auswählen
Schritt 5: In den Einstellungen der Leads-, Kontakte- und Deals-Seiten E-Mails auswählen

Schritt 1: So abonnieren Sie das Zoho Mail Add-on

Melden Sie sich bei G-Suite an.
Klicken Sie auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Klicken Sie in Zoho CRM auf Upgrade.
Klicken Sie auf der Seite Plan auswählen auf Plan verwalten.
Wählen Sie auf der Seite Abonnement verwalten die Anzahl der Zoho Mail Add-on-Benutzer aus.
Klicken Sie auf Konto aktualisieren.
Vervollständigen Sie auf der Seite Kreditkarteninformationen die Kreditkartentransaktion.
Nach der erfolgreichen Transaktion können Sie Zoho Mail Add-on für die G Suite-Benutzer aktivieren.

Schritt 2: So aktivieren Sie das Zoho Mail Add-on für G Suite-Benutzer

Melden Sie sich bei G-Suite an.
Klicken Sie auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Benutzer & Steuerung > Sicherheitssteuerung > Profile.
Klicken Sie auf der Seite Profile für das Profil, dem Sie Berechtigungen erteilen möchten, auf den Link Bearbeiten.
Aktivieren Sie unter "Apps-Berechtigungen" das Kontrollkästchen Zoho Mail-Integration.
Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 3: So aktivieren Sie die Registerkarte "E-Mails"

Klicken Sie in G Suite auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Benutzer & Steuerung > Sicherheitssteuerung > Profile.
Bearbeiten Sie auf der Seite Profile das Profil, z. B. für das Standardprofil.
Aktivieren Sie auf der Seite Profil bearbeiten unter der Spalte Registerkarte sichtbar das Kontrollkästchen für E-Mails.
Klicken Sie auf Speichern.

Die folgende Tabelle erläutert, wann die Registerkarte "E-Mails" für Benutzer von Google Apps aktiviert wird:

Zoho Mail Add-on	Profil für Registerkarte "E-Mails"	Ergebnis
Aktiviert	Aktiviert	Die Registerkarte "E-Mail" ist für den Benutzer sichtbar
Aktiviert	Deaktiviert	Die Registerkarte "E-Mail" ist für den Benutzer nicht sichtbar
Deaktiviert	Aktiviert	Die Registerkarte "E-Mail" ist für den Benutzer nicht sichtbar
Deaktiviert	Deaktiviert	Die Registerkarte "E-Mail" ist für den Benutzer nicht sichtbar

Siehe auch Verwalten von Profilen

Schritt 4: So wählen Sie E-Mails in den Registerkarteneinstellungen aus

Klicken Sie in G Suite auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Anpassung > Module > Module organisieren.
Stellen Sie sicher, dass auf der Seite Registerkarten organisieren unter der Liste Ausgewählte RegisterkartenE-Mails angezeigt wird.
Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 5: So wählen Sie E-Mails in den Einstellungen der Leads-/Kontaktseiten aus

Klicken Sie in G Suite auf (das Symbol "Apps").
Klicken Sie auf Mehr > Zoho CRM.
Sie werden zu Zoho CRM weitergeleitet.
Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Anpassung > Module > Leads.
Klicken Sie auf der Seite Leads auf die Registerkarte Layouts.
Stellen Sie auf der Seite Layout bearbeiten sicher, dass Mail in der ausgewählten Liste angezeigt wird.
Klicken Sie auf Speichern.
Dies gilt auch für die Module "Contacts" und "Deals".

Hinweis:

Wenn das Zoho Mail Add-On deaktiviert ist, können Benutzer folgende Schritte nicht ausführen:

Zoho Mail Add-on konfigurieren
E-Mails von Gmail in Zoho CRM abrufen
Registerkarte "E-Mail" in Zoho CRM anzeigen
E-Mail- oder Benutzer-Dropdown-Listenoptionen auf der Leads- oder Kontaktseite teilen
In Gmail gesendete E-Mails in CRM (und umgekehrt) anzeigen
Optionen "Antworten" und "Allen Antworten" anzeigen

2. E-Mails an Geschäftskontakte senden

Über die Module "Leads", "Contacts" oder "Deals"

Klicken Sie auf die Registerkarte Leads, Contacts oder Deals.
Wählen Sie auf der [Modul]-Homepageden Datensatz aus.
Navigieren Sie auf der Seite Datensatzdetails zu der mit Mails verknüpften Liste, und klicken Sie auf Mail senden.
Geben Sie auf der Seite E-Mail verfassen die Nachricht ein, hängen Sie Dateien an, und fügen Sie E-Mail-IDs in den Feldern CC & BCC ein.
Klicken Sie auf Senden.
Die E-Mail wird an den Empfänger gesendet. Außerdem wird eine Kopie der E-Mail in der verknüpften Listenansicht E-Mails und in Gmail im Ordner Gesendet gespeichert.

Über die Registerkarte "E-Mail" in Zoho CRM

Klicken Sie auf E-Mails > Verfassen.

Anschließend folgt der normale E-Mail-Prozess. Das Fenster "Verfassen" enthält eine Reihe von Bearbeitungs- und Formatierungsoptionen und ist ähnlich aufgebaut wie bei anderen Editoren zum Verfassen von E-Mails. Wenn Sie Ihren Postausgang konfiguriert haben, werden die E-Mails nach einem Intervall von wenigen Minuten versendet.

Über Gmail

Mit nur wenigen Schritten können Sie in den Einstellungen festlegen, dass Sie E-Mails von Ihrem Gmail-Konto aus versenden und diese dann als gesendete E-Mails in Zoho CRM anzeigen. Konfigurieren Sie dazu den Filter für das Gmail POP-Konto in Zoho Mail wie nachfolgend beschrieben:

Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
Klicken Sie auf Einstellungen > Mailorganisation > Filter.
Klicken Sie auf Filter hinzufügen.
Geben Sie im angezeigten Popup-Fenster Filter Folgendes an:
- Geben Sie einen Filternamen ein.
- Wählen Sie für die Nachrichtenkriterien die Option Sender Ist mit Ihrem Gmail-Konto (...@gmail.com) aus.
- Wählen Sie für das Feld In Ordner verschieben die Option Gesendet aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Wählen Sie den Filter aus, und klicken Sie auf Durch Filter laufen aus.

3. E-Mails von Geschäftskontakten empfangen

Wenn Sie in Gmail eine E-Mail von einem Geschäftskontakte erhalten, wird diese automatisch in Zoho CRM abgerufen. Die empfangenen E-Mails mit Bezug zu diesem Lead, Kontakt oder Deal werden dann im E-Mail-Abschnitt der jeweiligen Leads-, Kontakte- oder Deals-Seite aufgeführt. E-Mails mit Bezug zum Hauptkontakt werden ebenfalls im E-Mail-Abschnitt auf der Seite "Deal" angezeigt.