Informationen zur Unzustellbarkeit von E-Mails

Wenn Sie E-Mails von Zoho CRM senden, stellen Sie möglicherweise bisweilen fest, dass die Mails nicht zugestellt werden und den Empfänger somit nicht erreichen. Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen zu nicht zugestellten E-Mails und wie man dies verhindern kann.

Was versteht man unter nicht zugestellten E-Mails?

Nicht zugestellte E-Mails beziehen sich auf die E-Mail-Adressen, an die Zoho CRM Ihre E-Mails nicht zustellen konnte. Hierfür kann es viele Gründe geben. Basierend auf den Gründen werden die unzustellbaren E-Mails größtenteils als harte oder weiche Unzustellbarkeit klassifiziert.

Die E-Mail-Adressen werden als Harte Unzustellbarkeit markiert, wenn Zoho CRM feststellt, dass E-Mails an diese Adressen dauerhaft nicht zustellbar sind. In diesem Fall werden die mit einer "Harten Unzustellbarkeit" markierten Adressen gesperrt. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, E-Mails von Zoho CRM an diese Adressen zu senden.

Die E-Mail-Adressen werden als Weiche Unzustellbarkeit markiert, wenn Zoho CRM feststellt, dass E-Mails an diese Adressen vorübergehend nicht zustellbar sind. In einem solchen Fall können Sie weitere fünf Mal hintereinander eine E-Mail an die Adresse mit der weichen Unzustellbarkeit senden. Wenn die E-Mail beim fünften Mal nicht zustellbar ist, wird sie als E-Mail mit harter Unzustellbarkeit klassifiziert und die E-Mail-Adresse wird gesperrt.

Warum konnte meine E-Mail nicht zugestellt werden?

Im Folgenden sind die häufigsten Gründe aufgeführt, warum Ihre E-Mail nicht zugestellt wurde.

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist ungültig.
• Der Mail-Server für die E-Mail-Adresse des Empfängers ist ausgefallen.
• Der Posteingang des Empfängers ist voll.
• Der Domänenname des Empfängers existiert nicht.
• Ihre E-Mail wurde wiederholt durch den Empfänger als Spam markiert.

Was versteht man unter einer harten Unzustellbarkeit?

Harte Unzustellbarkeit bedeutet, dass die E-Mail-Adresse, an die eine E-Mail gesendet wurde, für Zoho CRM aus unterschiedlichen Gründen dauerhaft unzustellbar ist. Einige dieser Gründe sind:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers existiert nicht.
• Der Domänenname existiert nicht.
• Der E-Mail-Server des Empfängers hat die Lieferung komplett gesperrt.

Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte und mit einer harten Unzustellbarkeit markiert wurde, wird sie von Zoho CRM dauerhaft gesperrt.

Was versteht man unter einer weichen Unzustellbarkeit?

Weiche Unzustellbarkeit bedeutet, dass die E-Mail-Adresse, an die eine E-Mail gesendet wurde, für Zoho CRM aus unterschiedlichen Gründen vorübergehend unzustellbar ist. Einige dieser Gründe sind:

• Ihre E-Mail ist zu groß.
• Der Posteingang des Empfängers ist voll.
• Der Server des Empfängers ist ausgefallen oder offline.

Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte und mit einer weichen Unzustellbarkeit markiert wurde, können Sie bis zu fünf Mal weitere E-Mails senden. Wenn Zoho CRM beim fünften Mal die E-Mail zustellen kann, wird die weiche Unzustellbarkeit in eine harte Unzustellbarkeit umgewandelt und die E-Mail-Adresse wird daher dauerhaft gesperrt.

Werden E-Mails mit weicher Unzustellbarkeit dauerhaft gesperrt?

Wenn eine E-Mail-Adresse mit einer weichen Unzustellbarkeit markiert wurde, können Sie die E-Mail fünf weitere Male an den Empfänger senden. Wenn die E-Mail beim fünften aufeinander folgenden Mal nicht zustellbar ist, wird sie als harte Unzustellbarkeit klassifiziert und es sind keine weiteren E-Mails an diese Adresse möglich.

Eine gültige E-Mail-Adresse wurde mit einer harten Unzustellbarkeit markiert. Warum?

Wenn Ihre E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse mit einer harten Unzustellbarkeit markiert wurde, liegt dies meistens daran, dass Zoho CRM durch Spam-Filter oder die Firewall des Empfängers blockiert wurde. Dies geschieht in zwei Fällen:

• Die Spam-Filter haben Ihre E-Mails als Spam erkannt..
  Manchmal stufen Spam-Filter (wie Spamhaus) Ihre E-Mails als Spam ein und blockieren Zoho CRM. Dies hat nicht nur Auswirkungen auf Ihre zukünftigen E-Mails, sondern auch auf andere Zoho CRM-Kunden. In einem solchen Fall sollten Sie auf bewährte Maßnahmen für das E-Mail-Marketing zurückgreifen, damit die Spam-Filter Ihre Mails durchlassen. Dazu einige allgemeine Richtlinien:
  • Senden Sie sach-/themenbezogene E-Mails an den Empfänger.
  • Senden Sie keine zu großen E-Mails.
  • Nehmen Sie keine anstößigen Inhalte in die E-Mail auf.
  • Senden Sie nicht zu viele E-Mails auf einmal.
  • Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Betreffzeile den Inhalt der E-Mail widerspiegelt und den Empfänger nicht in die Irre führt.
• Spam-Filter haben Ihre E-Mails NICHT als Spam erkannt, sie wurden aber trotzdem nicht zugestellt.
  Manchmal werden Ihre E-Mails an eine gültige E-Mail-Adresse nicht zugestellt, ohne dass Sie daran schuld wären. Dies liegt daran, dass Zoho CRM möglicherweise aufgrund einer übermäßigen Benutzerauslastung von den Spam-Filtern und den Mail-Servern des Empfängers blockiert wurde. Senden Sie in diesem Fall unter support@zohocrm.com eine E-Mail mit den entsprechenden Details an Zoho CRM Support. Wir ergreifen dann die erforderlichen Maßnahmen für das Whitelisting von Zoho CRM. Alternativ können Sie auch direkt eine Anfrage an den IT-Administrator des Empfängers senden, um Zoho CRM in die Whitelist aufzunehmen.

Kann ich die Sperre für eine E-Mail-Adresse mit harter Unzustellbarkeit aufheben?

Wenn Sie davon überzeugt sind, dass die E-Mail-Adresse gültig ist, können Sie beim Zoho CRM Support unter support@zohocrm.com anfordern, dass eine mit harter Unzustellbarkeit markierte E-Mail-Adresse überprüft und die Sperre aufgehoben wird.

Was passiert, wenn Zoho CRM gesperrt wird?

Wenn Zoho CRM gesperrt wird, unternehmen wir umgehend die erforderlichen Schritte, um die IP-Adresse in die Whitelist aufnehmen zu lassen. Sollte Ihre E-Mail unzustellbar sein, weil Zoho CRM gesperrt ist, führen Sie bitte einen der folgenden Schritte aus:

• Wenden Sie sich direkt an den IT-Administrator der Empfängerdomäne, um Zoho CRM entsperren zu lassen.
• Oder schreiben Sie unter support@zohocrm.com unter Angabe der E-Mail-Adresse des Empfängers an den Zoho CRM-Support. Wir werden uns darum kümmern, dass Zoho CRM in die Whitelist aufgenommen wird.