Währungsfelder erstellen

Bei einem Währungsfeld können Sie die Dezimal- und die Genauigkeitseinstellungen auf Basis Ihrer ausgewählten Landeswährung definieren. Es gibt vier Rundungsoptionen für ein Währungsfeld in Zoho CRM:
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So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder des Typs "Währung"

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Klicken Sie in der Listenansicht der Module auf das erforderliche Modul.
4. Ziehen Sie den Feldtyp Währung per Drag & Drop in den gewünschten Abschnitt des [Moduls] auf der rechten Seite.
5. Führen Sie im Popup-Fenster Währungseigenschaften die folgenden Schritte aus:
   • Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung einen Namen ein.
     
   • Wählen Sie die Länge des Feldes aus der Dropdown-Liste Maximal zulässige Ziffern aus. Beispiel: 9.
   • Wählen Sie die Anzahl der Dezimalstellen aus der Dropdown-Liste Nachkommastellen aus. Beispiel: 2.
   • Wählen Sie die Rundungsoption aus der Dropdown-Liste aus. Beispiel: Normal.
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Erforderlich", wenn dies ein Pflichtfeld sein soll.
   • Im Fall der Module Leads, Contacts, Accounts und Potentials sehen sie eine weitere Option namens "Auch erstellen für". Verwenden Sie diese Option, um das gleiche Feld in drei weiteren Modulen in einem Schritt zu erstellen. Diese Option ist nicht für das Feld Währung in benutzerdefinierten Modulen verfügbar.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Auswahllistenwerte hinzufügen/umbenennen

Standardmäßig sind einige der branchenüblichen Auswahllistenwerte in jedem Modul verfügbar. Sie können neue Auswahllistenwerte gemäß dem Geschäftsprozess Ihres Unternehmens hinzufügen und vorhandene Werte umbenennen.

So fügen Sie Auswahllistenwerte hinzu oder benennen sie um

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Klicken Sie in der Listenansicht der Module auf das gewünschte Modul.
4. Öffnen Sie das erforderliche Auswahllistenfeld, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften bearbeiten aus.
5. Im Popup-Fenster Eigenschaften derAuswahlliste können Sie folgende Schritte ausführen:
   
   • Um einen neuen Wert hinzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol für einen Wert und fügen den Wert darunter hinzu.
   • Um einen Wert zu löschen, klicken Sie auf das Minus-Symbol für den Wert.
   • Um einen vorhandenen Wert umbenennen, geben Sie einfach den neuen Namen an der Stelle des vorhandenen Werts ein.
   • Um die Optionen alle auf einmal hinzuzufügen, klicken Sie auf Optionen als Massenaktion hinzufügen.
     Geben Sie im Textfeld Optionen als Massenaktion hinzufügen einen Wert unter den anderen ein.
     Klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
   • Um die Werte zu sortieren, klicken Sie auf das Symbol Sortieren.
   • Um die Werte zu importieren, klicken Sie auf das Symbol Importieren.
   • Um das Popup-Fenster zu maximieren, klicken Sie auf das Symbol Maximieren.
6. Wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste Standardwert auswählen aus.
   Wenn kein Wert ausgewählt ist, gilt der ausgewählte Standardwert für dieses Feld.
7. Wenn das Feld ein Pflichtfeld sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich.
8. Klicken Sie auf Fertig.

Auswahllistenwerte ersetzen

Wenn Sie die Werte eines Auswahllistenfelds so bearbeiten möchten, dass sich die Änderung auch in den Datensätzen widerspiegelt, denen sie zugeordnet wurden, sollten Sie die Auswahllistenwerte ersetzen.

So ersetzen Sie Auswahllistenwerte

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das erforderliche Modul aus.
4. Öffnen Sie das erforderliche Auswahllistenfeld, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen, und wählen Sie die Option Werte ersetzen aus.
   
5. Führen Sie im Popup-Fenster Auswahlliste ersetzen die folgenden Schritte aus:
   • Wählen Sie im Feld Wert ändern von einen vorhandenen Wert aus, der ersetzt werden muss.
   • Wählen Sie im Feld Wert ändern in den neuen Wert aus, der den vorhandenen Wert ersetzen soll.
     
     Klicken Sie auf Ersetzen.
6. Klicken Sie auf Speichern.
   Sobald Zoho CRM den Austausch der Werte in den vorhandenen Datensätzen abgeschlossen hat, werden Sie benachrichtigt.

Mehrfach-Auswahllistenwerte hinzufügen

Diese Option ermöglicht das Auswählen mehrerer Werte beim Erstellen oder Bearbeiten von Datensätzen. Zum Beispiel bietet Ihr Unternehmen vielleicht verschiedene Dienstleistungen an, und einige Ihrer Kunden könnten an mehreren Dienstleistungen interessiert sein. In diesem Fall können Sie beim Erstellen eines potenziellen Kunden den Mehrfach-Auswahllistenwert anstelle eines einzelnen Auswahllistenwerts verwenden. Sie können die Auswahllistenwerte in regelmäßigen Abständen entsprechend der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens ändern.

So fügen Sie Mehrfach-Auswahllistenwerte hinzu

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das erforderliche Modul aus.
   Der Layout-Editor wird angezeigt.
4. Ziehen den Feldtyp Mehrfachauswahl per Drag & Drop aus dem Bereich Neue Felder in den gewünschten Abschnitt des [Moduls] auf der rechten Seite.
5. Führen Sie im Abschnitt Eigenschaften der Auswahlliste folgende Schritte aus:
   • Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung einen Namen ein.
     
     • Um einen neuen Wert hinzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol für einen Wert und fügen den Wert darunter hinzu.
     • Um einen Wert zu löschen, klicken Sie auf das Minus-Symbol für den Wert.
     • Um einen vorhandenen Wert umbenennen, geben Sie einfach den neuen Namen an der Stelle des vorhandenen Werts ein.
     • Um die Optionen alle auf einmal hinzuzufügen, klicken Sie auf Optionen als Massenaktion hinzufügen.
       Geben Sie im Textfeld Optionen als Massenaktion hinzufügen einen Wert unter den anderen ein.
       Klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
     • Um die Werte zu sortieren, klicken Sie auf das Symbol Sortieren.
     • Um die Werte zu importieren, klicken Sie auf das Symbol Importieren.
     • Um das Popup-Fenster zu maximieren, klicken Sie auf das Symbol Maximieren.
6. Wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste Standardwert auswählen aus.
   Wenn kein Wert ausgewählt ist, gilt der ausgewählte Standardwert für dieses Feld.
7. Wenn das Feld ein Pflichtfeld sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich.
8. Klicken Sie auf Fertig.

Suchfeld erstellen

Das Suchfeld hilft beim Erstellen von Beziehungen zwischen den verschiedenen Modulen. (Zwei unterschiedliche Module werden verknüpft: "Accounts" mit "Contacts".) Nehmen wir zum Beispiel an, einige Ihrer Kontakte empfehlen mehr Leads für Ihr Unternehmen. Sie möchten wissen, welcher Kontakt einen Lead empfohlen hat. Sie haben dafür ein Feld "Empfohlen von" in Ihrem Modul Leads, nach dem Sie es durchsuchen und den entsprechenden Kontakt auswählen können. Diese Verknüpfung wird durch Erstellen eines Suchfelds eingerichtet. Beachten Sie, dass Suchfelder nicht für Aufgaben und Veranstaltungen erstellt werden können.

So erstellen Sie ein Suchfeld

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten Leads, Accounts, Contacts usw.
3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
   Der Layout-Editor wird angezeigt.
4. Ziehen den Feldtyp Suche per Drag & Drop aus dem Bereich Neue Felder in den erforderlichen Abschnitt des [Moduls] auf der rechten Seite.
5. Führen Sie im Popup-Fenster Eigenschaften für Suche die folgenden Schritte aus:
   • Geben Sie einen Namen für das Suchfeld in das Textfeld Feldbezeichnung ein. (Beispiel: Erstellen Sie im Modul Students ein Suchfeld namens Kurse. Dieses Feld ist nun beim Erstellen eines Studenten verfügbar.)
     
   • Wählen Sie ein Modul aus der Dropdown-Liste Suchtyp aus. In dem Feld werden die Daten aus dem hier ausgewählten Modul aufgeführt. (Beispiel: Kurse. Im Suchfeld werden alle Kurse aufgelistet.)
   • Geben Sie den Titel der verknüpften Liste ein. (Beispiel: Verknüpfte Studenten. Im Modul "Courses" wird eine verknüpfte Liste für die Datensätze erstellt.)
6. Klicken Sie auf Fertig.
7. Klicken Sie auf Layout speichern.
   Das Suchfeld Kurse wird beim Erstellen von Studenten angezeigt.
   Die zugehörige Liste Verknüpfte Studenten wird auf allen Detailseiten der Datensätze im Modul "Courses" angezeigt.
   

Suchfelder mit Mehrfachauswahl erstellen

Über das Suchfeld mit Mehrfachauswahl können Sie zwischen zwei CRM-Modulen eine sogenannte n:n-Beziehung erstellen. 

Betrachten Sie das Beispiel einer Versicherungsgesellschaft.

• Viele Versicherungsnehmer können eine einzelne Versicherung haben.
• Ebenso kann ein einzelner Versicherungsnehmer viele Versicherungen haben.

Wenn Sie zwei Module haben – Insurance Policies und PolicyHolder – müssen Sie mehrere Datensätze aus den einzelnen Modulen miteinander verknüpfen. Dies ist mit einem normalen Suchfeld nicht möglich, da es nur eine 1:n-Beziehung zulässt.

In diesem Fall können Sie ein Suchfeld mit Mehrfachauswahl aus dem Bereich Neue Felder im Layout-Editor verwenden. Dadurch können Sie mehrere Datensätze aus zwei Modulen miteinander verknüpfen und damit eine n:n-Beziehung in CRM einrichten.

Um mehr über n:n-Beziehungen und das Erstellen von Suchfeldern mit Mehrfachauswahl zu erfahren, klicken Sie hier.

Feld mit Auto-Nummer erstellen

Das benutzerdefinierte Feld des Typs "Auto-Nummer" hilft bei der Klassifizierung von Datensätzen durch eindeutige Nummern. Sobald das Feld "Auto-Nummer" im CRM-Modul hinzugefügt wurde, wird neuen Datensätzen der Reihe nach eine Nummer hinzugefügt. Dies kann auch verwendet werden, um die vorhandenen Datensätze zu aktualisieren. Beispiele: Rechnungsnummer, Angebotsnummer und Kundenauftrag.

So erstellen Sie ein Feld mit Auto-Nummer

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
   Der Layout-Editor wird angezeigt.
4. Ziehen Sie den Feldtyp Auto-Nummer per Drag & Drop aus dem Bereich Neue Felder.
5. Führen Sie im Popup-Fenster Eigenschaften für Auto-Nummer die folgenden Schritte aus:
   • Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung einen Namen ein.
     
   • Geben Sie im Abschnitt Format der Auto-Nummer für die Auto-Nummer die Werte für Präfix, Startnummer & Suffix ein.
     Sie können die Vorschau überprüfen.
6. Klicken Sie auf Fertig.
7. Klicken Sie auf Layout speichern.

Benutzerfeld erstellen

Mit dem Benutzerfeld in Zoho CRM können Sie einem Datensatz mehrere Eigentümer zuweisen. Sie können einem Datensatz mehr als einen Teilnehmer mit Eigentumsberechtigungen hinzufügen. Die Miteigentümer des Datensatzes sind in der Lage, sowohl die Details als auch die verknüpften Listen des Datensatzes anzuzeigen.

Beispielsweise kann das Hinzufügen von mehr als einem Miteigentümer in folgenden Fällen nützlich sein:

• Die Aushandlung eines Deals bedarf der Zustimmung durch den Vertriebsleiter.
• Der Vertriebsmanager möchte den Verlauf der einzelnen Phasen oder die offenen Aktivitäten eines Deals überprüfen.

Verfügbarkeit

Berechtigung erforderlich: Benutzer mit Zugriff auf "Anpassung verwalten" können ein Benutzerfeld erstellen.

Funktionen	Free	Standard	Professional	Enterprise
Benutzerfeld	-	-	-

Benutzerfeld konfigurieren

In Zoho CRM ist ein Datensatzeigentümer der primäre Eigentümer eines Datensatzes. Jedoch können Sie je nach Notwendigkeit mehreren Benutzern ermöglichen, sich an Datensatzaktionen zu beteiligen. Sie können einem Datensatz bis zu drei Benutzerfelder hinzufügen.

So konfigurieren Sie ein Benutzerfeld

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
   Der Layout-Editor wird angezeigt.
4. Ziehen Sie das Benutzerfeld per Drag & Drop aus dem Bereich Neue Felder.
5. Geben Sie einen Feldnamen ein. (Beispiele: sekundärer Eigentümer, Vertriebsmanager, Miteigentümer usw.)
6. Klicken Sie auf Speichern.
   

Aktionen im Datensatz auf Basis der Profilberechtigung

Jedes Mitglied eines Unternehmens hat eine andere Rolle, auf deren Basis seine Profilberechtigung innerhalb des Zoho CRM-Kontos definiert ist. Ein Vertriebsmanager kann zum Beispiel ein Administratorprofil, ein Vertriebsleiter hingegen ein Standardprofil haben. Je nach Profil kann ein Miteigentümer in der Lage sein, Aktionen mit einem Datensatz durchzuführen. Siehe auch (Profilberechtigungen).

Emily Ross ist zum Beispiel eine Vertriebsmanagerin bei Zylker Inc. und verfügt über Administratorrechte im CRM-Konto. Daher kann sie in einem Datensatz, von dem sie Miteigentümer ist, Aufgaben bearbeiten oder schließen.

Verknüpfte Liste eines Datensatzes auf Basis der Rollenhierarchie anzeigen

Der Miteigentümer eines Datensatzes ist in der Lage, die verknüpfte Liste des Datensatzes auf Basis seiner Rolle innerhalb des Unternehmens anzuzeigen. 

Emily Ross ist zum Beispiel Vertriebsmanagerin bei Zylker Inc. Sie kann die verknüpften Aktivitäten ihres untergeordneten Miteigentümers (Vertriebsleiter/Tim Drummond) direkt in ihrem CRM-Konto anzeigen.

So zeigen Sie verknüpfte Datensätze an

1. Wählen Sie ein Modul aus.
2. Zeigen Sie auf der Seite Datensätze die Liste der Datensätze an.
   

Anwendungsgebiete für Benutzerfelder

Das Benutzerfeld in Zoho CRM kann auch mit anderen Funktionen verknüpft werden. Im Folgenden finden Sie die Liste der Funktionen, in denen Sie das Benutzerfeld verwenden können:

• Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen: In der Zoho CRM-Automation können Sie beim Erstellen von E-Mail-Benachrichtigungen die Miteigentümer als E-Mail-Empfänger hinzufügen.
  
• Listenansicht: Die Miteigentümer können eine Listenansicht der Miteigentümer erstellen. Zum Beispiel können sie die Deals nach Deals von Miteigentümern filtern.
  
• E-Mail-Felder: Sie können die E-Mail-Adressen der Miteigentümer im An/Von-Feld in allen E-Mail-bezogenen Funktionen von Zoho CRM verwenden. Zum Beispiel können Sie beim Versenden von E-Mails eine E-Mail-Adresse eines Miteigentümers zum Senden verwenden. Das Benutzerfeld kann beim Versenden von Massen-E-Mails, beim Ausführen von Makros, in Autoantworten, in Regeln für Autoantworten, in Webformularen und zur Planung von Massen-E-Mails verwendet werden.
• Filter und Kriterien: Die Datensätze können über das Benutzerfeld gefiltert werden. Sie können die Miteigentümer aus dem Filter für Datensatzeigentümer auswählen.
  
• Platzhalter in E-Mail-Vorlagen: Beim Erstellen einer E-Mail-Vorlage können Sie das Benutzerfeld als Platzhalter verwenden.
  
• Berichte: Beim Generieren von Berichten können Sie das Benutzerfeld unter "Spalten und Kriterien" verwenden.
• Daten importieren und migrieren: Sie können beim Importieren oder Migrieren von Daten in Ihr CRM-Konto die Miteigentümer als Datensatzeigentümer zuordnen.
  

Datensatzbild hinzufügen

In Zoho CRM können Sie ein Bild zu Datensätzen in den Modulen Leads, Contacts, Accounts, Deals, Products, Cases, Solutions, Vendors und in benutzerdefinierten Modulen hinzufügen. So können Ihre Kunden und CRM-Benutzer das Datensatzbild direkt auf der Detailseite anzeigen. In der Immobilienbranche kann zum Beispiel ein Grundstücksbild sowohl durch den Käufer als auch durch den Vertriebsmitarbeiter referenziert werden. 

Beachten Sie, dass Sie als Zoho CRM-Administrator das Feld "Datensatzbild" bei Bedarf deaktivieren können.

So aktivieren Sie das Feld "Datensatzbild"

1. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto mit Administratorrechten an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
3. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das Modul aus.
   Der Layout-Editor wird angezeigt.
4. Aktivieren Sie auf der Seite Layout-Editor über die Schaltfläche das Datensatzbild.
   

Feld zum Hochladen von Dateien hinzufügen

In Zoho CRM können Sie das Feld zum Hochladen von Dateien verwenden, um eine Datei oder ein Dokument, das eng mit einem Datensatz verknüpft ist, direkt im Datensatz hinzuzufügen. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen erfordert, dass Sie Ihrem Kunden eine "Dienstgütevereinbarung", einen "Geschäftsbericht" oder eine "Grundstücksübersicht" zukommen lassen. Dokumente wie diese sind benutzerspezifisch und können daher zum Datensatz des Kunden mithilfe eines Felds "Datei hochladen" für weitere Verweise hinzugefügt werden. 

Verfügbarkeit

Berechtigung erforderlich: Benutzer mit Profilberechtigung "Anpassung verwalten" können ein Feld "Dateien hochladen" hinzufügen.

Funktionen	Free	Standard	Professional	Enterprise
Benutzerfeld	-

Feld zum Hochladen von Dateien hinzufügen

Sie können Dateien aus jeder der folgenden Quellen in einen Datensatz hochladen: PC, Dokumente, Zoho Docs oder Google Drive.

So fügen Sie ein Feld zum Hochladen von Dateien hinzu

1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder.
   Modul bezieht sich auf die Registerkarten "Leads", "Accounts", "Contacts" usw.
2. Wählen Sie in der Listenansicht der Module das [Modul] aus.
   Der Layout-Editor wird angezeigt.
3. Ziehen Sie vom Bereich Neues Feld per Drag & Drop das Feld Datei hochladen in den Modulabschnitt.
   
4. Klicken Sie auf das Symbol Mehr > Eigenschaften bearbeiten, um die Option zum Hinzufügen mehrerer Dateien oder zum Hinzufügen des gleichen Felds in anderen Modulen bereitzustellen.
   Wenn die Einstellung zur Einhaltung der DSGVO aktiviert ist, können Sie auch auswählen, ob die Informationen personenbezogene Daten enthalten.
   
5. Klicken Sie auf Speichern.