Arbeiten mit Aufgaben & Veranstaltungen
Wie kann ich...
Aktivitäten spielen eine wichtige Rolle im täglichen Geschäft. Aktivitäten können zeitgebundene Kalenderereignisse wie Meetings, Seminare, Termine usw. oder vom Status abhängige Aufgaben sein, beispielsweise Statusbericht an Manager senden, E-Mail an Kunde senden usw. In Zoho CRM verfügen die meisten Datensätze über eine verknüpfte Aktivitätenliste, um so eine bessere 360-Grad-Ansicht zu bieten. Sie können Aktivitäten mit Modulen verknüpfen, beispielsweise Leads, Konten, Kontakte, potenzielle Kunden, Kampagnen usw. Im Modul "Aktivitäten" können Sie Informationen bezüglich Aufgaben, Veranstaltungen und Anrufen speichern.
Aufgaben erstellen
Eine Aufgabe ist eine spezifische Arbeit, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausgeführt werden muss. Diese werden in Zoho CRM auf der Homepage des Benutzers, auf der Homepage der Aktivitäten und in anderen zugehörigen Datensätzen angezeigt.
Verfügbarkeit
Profilberechtigung erforderlich: Zugriff auf Aufgaben mit den Berechtigungen zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
So erstellen Sie Aufgaben
- Klicken Sie im Modul Aktivitäten auf Neue Aufgabe.
Sie können auch eine Aufgabe innerhalb eines Datensatzes erstellen, indem Sie auf den Link Neue Aufgabe in der zugehörigen Liste Offene Aktivitäten klicken. - Geben Sie auf der Seite Aufgabe erstellen die Details der Aufgabe ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
- Aufgaben werden nur geschlossen, wenn der Status der Aufgabe zu Abgeschlossen geändert wird.
- Der Status Abgeschlossen ist ein vom System definiertes Feld. Ein alternatives benutzerdefiniertes Feld mit dem gleichen Namen schließt die Aufgabe nicht automatisch.
Veranstaltungen erstellen
Eine Veranstaltung ist eine Aktivität, die an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit stattfindet. Diese werden in Zoho CRM auf der Homepage des Benutzers, auf der Homepage der Aktivitäten, im Kalender und in anderen zugehörigen Datensätzen angezeigt.
Verfügbarkeit
Profilberechtigung erforderlich: Zugriff auf Veranstaltungen mit den Berechtigungen zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
So erstellen Sie Veranstaltungen
- Klicken Sie im Modul Aktivitäten auf Neue Veranstaltung.
- Legen Sie im Popup-Fenster Neue Veranstaltung die Details der Veranstaltung fest.
- Klicken Sie auf Speichern.
So erstellen Sie Veranstaltungen aus dem Kalender
- Klicken Sie auf das Symbol Kalender, und wählen Sie die Ansicht Tag, Woche oder Monat aus.
- Klicken Sie im Kalender auf den Link Erstellen, oder klicken Sie auf einen Zeitrahmen im Kalender.
- Legen Sie im Popup-Fenster Neue Veranstaltung die Details der Veranstaltung fest.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
- Veranstaltungen werden automatisch zum angegebenen Enddatum und zur angegebenen Uhrzeit geschlossen. Für Veranstaltungen gibt es keine Statusaktualisierungen.
Wiederkehrende Aktivitäten erstellen
Eine Aktivität kann wiederholt werden, indem Sie beim Erstellen von Aufgaben und Veranstaltungen die Option "Wiederkehrend" verwenden. Außerdem können Sie wiederkehrende Aufgaben in Serie aus der Listenansicht erstellen.
Verfügbarkeit
Profilberechtigung erforderlich: Zugriff auf die Registerkarte "Aktivitäten" mit den Berechtigungen zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
So erstellen Sie wiederkehrende Aktivitäten
- Klicken Sie im Modul Aktivitäten auf Neue Aufgabe oder Neue Veranstaltung.
Sie können auch eine Aufgabe innerhalb eines Datensatzes erstellen, indem Sie auf den Link Neue Aufgabe/Neue Veranstaltung in der zugehörigen Liste Offene Aktivitäten klicken. - Legen Sie auf der Seite Aufgabe erstellen/Veranstaltung die Details der Aktivität fest.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wiederkehrende Aktivität, und führen Sie folgende Schritte aus:
- Geben Sie das Startdatum und das Enddatum für die zu wiederholende Aktivität an.
- Geben Sie die Art der Wiederholung für die Aktivität an, und wählen Sie die entsprechenden Optionen (siehe nachstehende Tabelle).
- Klicken Sie auf Speichern.
| Täglich – Felder | Beschreibung |
| Jeden Tag | Wählen Sie diese Option aus, wenn die Aktivität täglich wiederholt werden soll. |
| Alle ___ Tag(e) wiederholen | Wählen Sie diese Option aus, um festzulegen, wie oft die Aktivität wiederholt werden soll. |
| Wöchentlich – Felder | Beschreibung |
| Alle _____ Woche(n) wiederholen | Geben Sie in Wochen an, wie oft die Aktivität wiederholt werden soll. |
| Wochentage | Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die den Wochentagen entsprechen, an denen die Wiederholung stattfinden soll. |
| Monatlich – Felder | Beschreibung |
| An Tag __ jedes ___ Monats | Geben Sie ein, nach wie vielen Monaten und an welchem Tag des Monats die Aktivität wiederholt werden soll. |
| Alle __ Monate am ___ | Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, an dem die Aktivität jeden Monat wiederholt werden soll. |
| Jährlich – Felder | Beschreibung |
| An jedem ___ ____ | Geben Sie an, wie oft die Aktivität in einem Jahr wiederholt werden soll. |
| An____ ____ von ____ | Geben Sie ein, wie oft pro Jahr und an welchem Tag die Aktivität wiederholt werden soll. |
So erstellen Sie wiederkehrende Aktivitäten in Serie
- Klicken Sie auf die Registerkarte [Modul].
- Aktivieren Sie in der Listenansicht die Kontrollkästchen der Datensätze, für die Sie wiederkehrende Aufgaben erstellen möchten.
- Klicken Sie auf WeitereAktionen >Aufgabenerstellen.
- Geben Sie im Popup-Fenster die Aufgabendetails an, und klicken Sie auf Wiederholen, um die Details der Wiederholung anzugeben.
- Geben Sie das Startdatum und das Enddatuman. In der Tabelle oben finden Sie weitere Details.
- Tägliche Wiederholung: Die Wiederholung kann auf maximal 30 Tage eingestellt werden.
- Wöchentliche Wiederholung: Die Wiederholung kann auf maximal 30 Wochen eingestellt werden.
- Monatliche Wiederholung: Die Wiederholung kann auf maximal 30 Monate eingestellt werden.
- Jährliche Wiederholung: Die Wiederholung kann auf maximal 10 Jahre eingestellt werden.
- Klicken Sie auf Fertig und anschließend auf Speichern.
Erinnerungen festlegen
Es gibt zwei Optionen für Erinnerungen:
- Benachrichtigung per E-Mail
- Benachrichtigung per Popup-Fenster
Bei Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, den gewünschten Erinnerungstyp festzulegen. Bei Veranstaltungen sind beide Erinnerungsoptionen aktiviert und können nicht deaktiviert werden, wenn eine Veranstaltung auf der Registerkarte "Aktivitäten" hinzugefügt wird. Ihr Kalender verfügt jedoch möglicherweise über andere Erinnerungsoptionen. Sie können in Ihren Kalendereinstellungen die E-Mail-Erinnerung deaktivieren. Die Popup-Erinnerung kann nicht deaktiviert werden.
Verfügbarkeit
Profilberechtigung erforderlich: Zugriff auf die Registerkarte "Aktivitäten" mit den Berechtigungen zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
So richten Sie Erinnerungen für Aufgaben ein
- Klicken Sie auf der Registerkarte Aktivitäten auf die Aufgabe, für die Sie Erinnerungen festlegen möchten.
- Klicken Sie auf der Seite Aufgabendetails auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung , und führen Sie folgende Schritte aus:
- Legen Sie das Datum und die Uhrzeit für die Erinnerung fest.
- Legen Sie das Wiederholungsmuster fest. (Täglich, Wöchentlich, Monatlich usw.)
- Wählen Sie Benachrichtigung per E-Mail oder Benachrichtigung per Popup-Fenster aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Teilnehmer hinzufügen
Mehrere Benutzer, Leads oder Kontakte zur Veranstaltung einladen
- Klicken Sie auf der Registerkarte Aktivitäten auf die Veranstaltung, für die Sie Teilnehmer einladen möchten.
- Klicken Sie auf der Seite Veranstaltungsdetails auf Aktionen > Teilnehmer hinzufügen.
Sie können auch auf Bearbeiten klicken und Teilnehmer für die Veranstaltung im Popup-Fenster hinzufügen. - Wählen Sie im Popup-Fenster Teilnehmer hinzufügen die Gruppe aus, von der Sie Teilnehmer hinzufügen möchten.
Sie können auch direkt nach Benutzern, Leads, Kontakten usw. suchen. - Aktivieren Sie in der Liste der Benutzer, Leads oder Kontakte die entsprechenden Kontrollkästchen.
- Geben Sie im Textfeld Per E-Mail-Adresse einladen die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten und deren Details nicht in Zoho CRM verfügbar sind.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Jedes Mal, wenn ein Teilnehmer die Einladung akzeptiert, ablehnt oder hält, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Wenn Sie keine Antwort erhalten, können Sie Teilnehmer erneut individuell einladen, indem Sie im Statusfenster "Teilnehmer" unter Aktionen auf "Erneut einladen" klicken.
Beachten Sie, dass Veranstaltungen in CRM als Meetings angesehen werden und die E-Mail-Benachrichtigung, die an einen Teilnehmer gesendet wird, die Liste aller eingeladenen Teilnehmer für die jeweilige Veranstaltung enthält.