Chuyển đổi số doanh nghiệp giúp nền kinh tế chuyển mình mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực. Hầu hết các doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi đó bằng việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động và kinh doanh.
Quá trình này mang lại nhiều điểm tích cực nhưng đồng thời nhiều thách thức. Cùng Zoho tìm hiểu về khái niệm này và các giải pháp phù hợp trong hệ sinh thái Zoho góp phần lớn vào hành trình chuyển đổi số của tổ chức.
Chuyển đổi số doanh nghiệp và các mức độ chuyển đổi số
Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số doanh nghiệp là quá trình doanh nghiệp có sự dịch chuyển tư duy, định hướng và ứng dụng công nghệ trong môi trường làm việc.
Điều này bắt đầu từ những thay đổi cơ bản trong môi trường doanh nghiệp bao gồm khía cạnh vận hành, đào tạo nhân viên, ứng dụng các công cụ kỹ thuật số vào phương thức làm việc, quản lý,... của mỗi tổ chức.
Chuyển đổi số doanh nghiệp nhằm cải thiện và phát triển tình hình hoạt động, hướng đến cải thiện bộ máy doanh nghiệp, nâng cao lợi nhuận và nâng tầm năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Hiện nay, công cuộc số hoá đã và đang được đẩy mạnh trên toàn cầu, trải rộng trên đa dạng lĩnh vực. Mục tiêu chuyển đổi số doanh nghiệp nhằm hướng đến:
- Cải thiện môi trường làm việc và nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Tối ưu hoá quy trình làm việc nhằm mang lại lợi ích về các nguồn lực khác liên quan như con người, tài chính, nguyên nhiên liệu,...
Tối ưu hoá các quy trình quản lý và giám sát.
Cải thiện và nâng cao doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp.
Xây dựng thương hiệu hiệu quả.
Tận dụng các nguồn thông tin dữ liệu hữu ích phục vụ cho quá trình hoạt động doanh nghiệp.
Hướng đến phát triển bền vững.
Thúc đẩy nhiều lợi ích khác.
Các mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp
Chuyển đổi số doanh nghiệp được chia thành nhiều mức độ khác nhau bao gồm:
Chưa chuyển đổi số (Mức 0): Doanh nghiệp vẫn lựa chọn theo các phương thức truyền thống, chưa có hoạt động chuyển đổi số nào diễn ra.
Khởi động (Mức 1): Doanh nghiệp đã có nhận thức về việc chuyển đổi số doanh nghiệp và nhen nhóm các hoạt động nhỏ để bước đầu khởi động cho các hoạt động sau này.
Bắt đầu (Mức 2): Tổ chức bắt đầu bắt tay vào thực thi các hoạt động hướng đến công cuộc chuyển đổi số.
Xây dựng và hình thành (Mức 3): Ở giai đoạn này, các hoạt động liên quan chuyển đổi số đã dần rõ nét hơn, và đối với một vài doanh nghiệp có thể có các bộ phận riêng phụ trách. Đây là lúc doanh nghiệp đang trong thời kỳ chuyển mình thành doanh nghiệp số.
Nâng cao (Mức 4): Tại mức độ này, doanh nghiệp thực sự cải tiến và nâng cấp bằng việc ứng dụng các nền tảng, công nghệ số hoá, dữ liệu,... vô quá trình hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp ở giai đoạn này đã được xem là một doanh nghiệp số.
Dẫn dắt (Mức 5): Doanh nghiệp trở nên trưởng thành hơn khi đối diện với sự chuyển đổi số. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp trở nên chủ động và có thể tự tạo lập ra hệ sinh thái số riêng của mình.
Chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả
Lý do cần chuyển đổi số doanh nghiệp?
Nền kinh tế hiện đại dần khẳng định sức ảnh hưởng của chuyển đổi số lên hoạt động của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã thay đổi góc nhìn và dần tiếp nhận, học hỏi nhiều phương thức, chiến lược giúp doanh nghiệp trở nên thích ứng với thời đại công nghệ số như hiện nay.
Bên dưới là các lý do vì sao rất nhiều tổ chức lựa chọn chuyển đổi số doanh nghiệp là một trong những mục tiêu phấn đấu trong thời gian tới:
Hiệu suất và kết quả hoạt động tăng
Đây luôn là mục tiêu cuối cùng mà nhiều doanh nghiệp hướng đến. Việc thi hành và triển khai nhiều dự án công nghệ giúp đẩy nhanh quá trình hoạt động, gia tăng sản lượng số lượng, đảm bảo hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, kích cầu tăng cung dẫn đến kết quả hoạt động tăng đáng kể theo chiều hướng tích cực.
Dữ liệu phân tích chuyên sâu
Ngoài các thông tin ghi nhận xuyên suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp trở nên thông minh và hiểu sâu sát thị trường hơn nhờ các thông tin hữu ích được phân tích chi tiết.
Tạo vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Chìa khoá để tồn tại trên thương trường là tạo nên nét riêng và cho khách hàng lý do để lựa chọn thương hiệu bạn thay vì của một đối thủ khác. Vì vậy, giá trị cạnh tranh trên thị trường đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Không riêng gì mang lại giá trị cho nội bộ, trải nghiệm khách hàng là khía cạnh mà doanh nghiệp cần quan tâm. Công nghệ mang lại sự thuận tiện và giúp nhân viên tập trung hơn vào các công việc quan trọng, trong đó là khía cạnh chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra, nhiều tính năng tự động được thiết lập nhằm hỗ trợ khách hàng nhanh nhất khi cần thiết, giúp xử lý những thắc mắc tức thời trong thời gian bộ phận nhân sự được bàn giao xử lý vấn đề.
Tối ưu hoá các nguồn lực
Việc đầu tư công nghệ là định hướng lâu dài cho doanh nghiệp. Không những về con người mà các khía cạnh khác như cơ sở vật chất, chi phí,... đều được tối ưu hoá.
Xác định chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiệu quả
Trước khi bước vào giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả, tổ chức cần xác định rõ ràng mục tiêu cũng như định hướng doanh nghiệp cần trong quá trình chuyển đổi số. Thông thường, doanh nghiệp phát sinh nhiều nhu cầu và mục tiêu theo giai đoạn và ngành nghề. Tuy vậy, tổ chức hướng đến 3 mục tiêu chính bao gồm:
Đẩy mạnh và tối ưu các hoạt động của tổ chức
Bao gồm nhiều hoạt động như vận hành, quản lý và kinh doanh. Việc tối ưu và tự động hoá quy trình giúp tạo nên lợi thế cho doanh nghiệp về mặt lợi thế cạnh tranh, đồng thời nâng cao trải nghiệm của nội bộ lẫn khách hàng qua quá trình tương tác. Nhờ vậy, doanh thu vì thế sẽ được củng cố và tăng bền vững.
Xây dựng trải nghiệm khách hàng
Với tốc độ cạnh tranh trên thị trường, để khách hàng lưu tâm đến một thương hiệu và ở lại sẽ là một thách thức lớn. Chính sự hỗ trợ của nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp loại bỏ những công việc không tên và chú tâm vào trải nghiệm khách hàng, xây dựng một doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Chuyển đổi mô hình doanh nghiệp
Đây cũng là sự chuyển dịch đi từ hoạt động truyền thống sang ứng dụng các nền tảng số và kinh doanh số vào doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi đòi hỏi từ khía cạnh tư duy đến vận hành, và là tập hợp của nhiều sự cộng tác đến từ đông đảo bộ phận trong một tổ chức.
Thách thức trong chuyển đổi số doanh nghiệp
Chuyển đổi số doanh nghiệp đòi hỏi sự cập nhật, tư duy mở, khả năng thích ứng và nhiều hơn thế nữa đến từ tổ chức. Bên cạnh nhiều cơ hội, những thách thức gặp phải khi lựa chọn chuyển đổi số doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi.
Cùng Zoho điểm qua những thách thức quan trọng mà mỗi công ty đều cần lưu tâm và nhìn nhận trên hành trình này:
Yêu cầu cao về đầu tư vào các nguồn lực
Hai nguồn lực quan trọng bao gồm tài chính và con người là khoản đầu tư lớn nhất trong hành trình chuyển đổi số. Chuyển đổi số doanh nghiệp đòi hỏi tổ chức cần có kế hoạch cụ thể và một khoản tài chính lớn để quá trình triển khai, ứng dụng cơ sở vật chất, hạ tầng, phần mềm kỹ thuật không bị gián đoạn.
Đồng thời, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng không kém khi đây là yếu tố đảm bảo việc vận hành quá trình ứng dụng công nghệ diễn ra hiện quả. Vì vậy, đầu tư tài chính phát triển con người hoặc mở rộng phòng ban thuê thêm nhân sự phụ trách chuyển đổi số là khoản đầu tư cần thiết mà nhiều doanh nghiệp đã và đang làm.
Sự xê dịch trong văn hoá
Văn hoá truyền thống có thể hoặc không còn phù hợp trong giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp, do việc chuyển đổi số không chỉ dừng ở việc đưa công nghệ vào môi trường làm việc mà còn là sự thay đổi trong cách mà doanh nghiệp vận hành.
Sự thay đổi này đòi hỏi mỗi cá nhân trong tổ chức đồng thời học cách thích ứng về mặt tư duy và tiếp nhận ứng dụng công nghệ mới vào môi trường làm việc. Vì vậy, đây có thể là nguyên nhân gây không ít sự xáo trộn trong nội bộ doanh nghiệp nếu không được tiếp nhận và điều chỉnh phù hợp.
Bảo mật và rủi ro
Sự phụ thuộc vào các nền tảng công nghệ cũng đặt ra nhiều thách thức về mặt bảo mật và quản lý rủi ro. Các nền tảng nhỏ lẻ và thiếu hệ thống dễ bị phá hoại bởi tin tặc hoặc các vấn nạn liên quan dữ liệu.
Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp an toàn, uy tín để đảm bảo về mặt dữ liệu, quản lý rủi ro trong cả ngắn và dài hạn.
Dữ liệu phân tán
Một khía cạnh không thể bỏ qua trong quá trình quản lý và kinh doanh là dữ liệu. Các công cụ hỗ trợ quá trình quản lý dữ liệu hiệu quả hơn nhưng đồng thời cũng tạo nên thách thức khi lượng dữ liệu lớn nhưng lại thiếu sự nhất quán và kết nối thông tin khi thực hiện các tác vụ.
Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc thay đổi tư duy, ứng dụng công nghệ, mà còn là quyết định lựa chọn một hệ sinh thái công nghệ phù hợp giúp quá trình làm việc có tính liên kết và hệ thống hơn.
Zoho và các giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp
Chuyển đổi số được triển khai trên nhiều lĩnh vực như chuyển đổi số trong giáo dục, chuyển đổi số du lịch, v.v. Đồng hành cùng hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp, Zoho cung cấp 55+ giải pháp được thiết kế cho mọi quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và trải dài nhiều phòng ban.
Với phương châm hoạt động chú trọng R&D và coi trọng quyền bảo mật, riêng tư khách hàng, Zoho được xem là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp toàn cầu.
Cùng điểm qua hệ sinh thái các giải pháp đa dạng của Zoho qua danh sách các ứng dụng được chia theo nhiều phòng ban như sau:
Marketing
Xây dựng chiến lược Marketing hiệu quả hơn với nhiều công cụ hiện đại đáp ứng nhiều chức năng cần thiết như:
Zoho Campaigns: Công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch email marketing với các chỉ số báo cáo chi tiết, hữu ích.
Zoho Social: Công cụ cung cấp khả năng tích hợp nhiều nền tảng mạng xã hội, nhờ vậy có thể giúp thương hiệu dễ dàng xây dựng và quản lý nhiều kênh mạng xã hội cùng lúc.
Zoho PageSense: Công cụ giúp marketer phân tích các số liệu của website thương hiệu, đẩy nhanh hành trình khách hàng đến giai đoạn chuyển đổi và chủ động triển khai website đa nhiệm hơn một cách dễ dàng.
Zoho Backstage: Ứng dụng giúp quản lý sự kiện hiệu quả với nhiều tính năng mới được cập nhật liên tục.
Zoho Sites: Trình giúp marketer tạo website online với đa dạng các khả năng tuỳ chỉnh.
Zoho Survey: Công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình tạo bảng khảo sát và tiếp nhận thông tin, suy nghĩ, insight từ khách hàng.
Zoho Landing Pages: Công cụ giúp tạo các landing page theo chiến dịch của thương hiệu, với các tính năng nhanh và hiệu quả giúp marketer dễ dàng thao tác.
Zoho Marketing Automation: Giải pháp đa kênh cùng nhiều tính năng được thiết kế cùng nhiều tính năng nổi trội hỗ trợ quá trình marketing.
Kinh doanh
Zoho phát triển những giải pháp bán hàng, hỗ trợ đội ngũ sales tối ưu hoá được hiệu suất bán hàng và chốt deal nhanh chóng. Các giải pháp tham khảo bao gồm:
Zoho CRM: Giải pháp đội ngũ sales quản lý lead và chốt giao dịch nhanh chóng hơn với đa dạng tính năng từ cơ bản đến nâng cao, dành cho mọi doanh nghiệp thuộc đa lĩnh vực.
Zoho Bigin: Nền tảng CRM dành cho doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Zoho SalesIQ: Giải pháp quản lý mục tương tác trên website hiện đại hỗ trợ quá trình kết nối với khách hàng và thúc đẩy quá trình chuyển đổi người truy cập website thành khách hàng.
Zoho Forms: Giải pháp giúp tạo các biểu mẫu online hỗ trợ nhiều giai đoạn trong quy trình kinh doanh.
Zoho Signs: Tạo chữ ký số chuyên nghiệp và hợp pháp giúp quy trình làm việc thuận tiện hơn.
Zoho Bookings: Giải pháp giúp lên lịch các cuộc gặp gỡ, tạo tính chủ động và thuận lợi cho việc sắp xếp lịch cho khách hàng.
Zoho Commerce: Nơi doanh nghiệp chủ động quản lý nền tảng thương mại điện tử của thương hiệu một cách chủ động và hiệu quả.
Chăm sóc khách hàng
Giai đoạn chăm sóc khách hàng là bước không thể thiếu trong quy trình kinh doanh. Chăm sóc khách hàng là cách xây dựng bộ mặt thương hiệu, và đồng thời giúp tăng điểm tin cậy và gắn bó của khách hàng với doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng của bộ phận này, Zoho đồng hành cùng doanh nghiệp qua các giải pháp công nghệ như:
Zoho Desk: Nền tảng dành cho bộ phận chăm sóc khách hàng, hỗ trợ xuyên suốt hành trình tương tác giữa thương hiệu và khách hàng.
Zoho Assist: Nền tảng giúp đội ngũ hỗ trợ từ xa hiệu quả.
Zoho Lens: Phần mềm hỗ trợ từ xa có ứng dụng công nghệ thực tế tăng cường.
Tài chính
Các giải pháp của Zoho hỗ trợ đắc lực trong khía cạnh tài chính, hỗ trợ giám sát, tính toán và phân bổ nguồn lực tài chính hiệu quả qua các giải pháp sau:
Zoho Books: Nền tảng hỗ trợ các hoạt động kế toán tối ưu và hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
Zoho Invoice: Hệ thống giúp lập các hoá đơn (invoice) miễn phí và dễ dàng tích hợp cùng nhiều công cụ khác hỗ trợ quá trình tạo invoice hiệu quả.
Zoho Expense: Công cụ giúp quản lý các chi phí công tác, thu chi dự án,... hiệu quả trong doanh nghiệp.
Zoho Inventory: Công cụ mang đến nhiều tính năng giúp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Zoho Checkout: Nền tảng giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập nhiều khoản thanh toán tuỳ chỉnh và dễ dàng.
Email & Cộng tác
Cộng tác và giao tiếp là khía cạnh quan trọng nhằm đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra và mang lại kết quả. Cùng tham khảo các công cụ trong hệ sinh thái Zoho phục vụ cho các khía cạnh này:
Zoho Mail: Nền tảng email lớn và quen thuộc với nhiều người dùng, cung cấp dịch vụ email bảo mật và linh hoạt.
Zoho Meeting: Công cụ giúp bạn tạo và thực hiện các cuộc họp bảo mật, an toàn và hiệu quả với nhiều tính năng nâng cao.
Zoho Cliq: Nền tảng thông minh hỗ trợ quá trình giao tiếp nội bộ mạnh mẽ.
Zoho Connect: Mạng xã hội nội bộ hỗ trợ đắc lực trong quá trình chia sẻ thông tin, thông báo. Nền tảng còn là nơi gắn kết các thành viên và đội ngũ tổ chức hiệu quả.
Zoho WorkDrive: Nơi lưu trữ thông tin an toàn và kết hợp nhiều tính năng chia sẻ, cộng tác hiện đại.
Zoho Writer: Nơi các văn bản được thực thi đúng nhiệm vụ và mang lại không gian cho bạn sáng tạo con chữ.
Zoho Sheet: Trang tính hiện đại với các tính năng từ cơ bản đến nâng cao giúp người dùng thống kê, phân tích, và nhiều hơn thế.
Zoho Show: Bản trình bày giúp bạn sáng tạo bài thuyết trình sinh động.
Zoho Notebook: Công cụ giúp ghi chú hiệu quả các hoạt động doanh nghiệp.
Zoho Projects: Nền tảng hiện đại với nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả.
Ngoài ra, với khía cạnh giao tiếp cộng tác, Zoho còn nhiều công cụ khác tích hợp hỗ trợ quá trình này bao gồm Zoho ZeptoMail, Office Suite, Calendar, v.v.
Nhân sự
Các quy trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn với hệ sinh thái các công cụ của Zoho như:
Zoho People: Nền tảng thực hiện hầu hết các hoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.
Zoho Recruit: Quản lý quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
Zoho Workerly: Công cụ quản lý nhân viên thời vụ, mang tính tạm thời và sắp xếp lịch làm việc của nhân viên.
Zoho Shifts: Ứng dụng giúp sắp xếp lịch làm việc của nhân viên và quản lý.
Công cụ khác
Ngoài các công cụ điển hình kể trên, hệ sinh thái Zoho đa dạng với nhiều công cụ phục vụ đa dạng tính năng khác như:
Hỗ trợ các quy trình về pháp lý: Zoho Contract (Quản lý hợp đồng)
BI và phân tích, quản lý dữ liệu và hơn thế nữa: Zoho Analytics, Embedded BI, DataPrep
Quản lý dự án: Zoho Projects, Zoho Sprints, BugTracker
Các nền tảng được xây dựng cho nhà phát triển: Zoho Flow, Zoho Creator (Nền tảng low-code, no-code).
Quản lý bảo mật: Zoho Vault, OneAuth,...
Cùng nhiều giải pháp khác đáp ứng hầu hết nhu cầu trên hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Điều đặc biệt, các giải pháp Zoho đều hỗ trợ tích hợp linh hoạt với các nền tảng trong hệ sinh thái Zoho hoặc thuộc bên cung cấp thứ 3, tạo điều kiện cho mọi doanh nghiệp có thể tích cực sử dụng nền tảng dễ dàng.
Bộ công cụ giúp chuyển đổi số doanh nghiệp
Zoho còn mang đến các bộ giải pháp toàn diện nhằm mang đến một nền tảng hợp nhất, giúp doanh nghiệp giải quyết hầu hết các khía cạnh kinh doanh trên hành trình chuyển đổi số. Một số bộ phần mềm đang được khách hàng chúng tôi tin tưởng như:
Zoho CRM Plus: Nền tảng hợp nhất phục vụ gần như mọi hoạt động trong quá trình sales, hỗ trợ đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả. CRM Plus có nhiều nâng cấp mới trong những năm gần đây với nhiều công cụ tích hợp hỗ trợ thuận lợi hơn quá trình làm việc. Tham khảo thêm tại đây.
Zoho Workplace: Bộ ứng dụng thông minh được xây dựng với nhiều công cụ hỗ trợ quá trình cộng tác, giao tiếp và quản lý hiệu quả.
Zoho Marketing Plus: Phòng ban Marketing giờ đây có thể linh hoạt và sáng tạo với bộ phần mềm hợp nhất nhiều tính năng của Marketing, hỗ trợ quá trình tiếp thị và hoạt động thị trường hiệu quả.
Zoho Finance Plus: Bộ ứng dụng toàn diện hỗ trợ các hoạt động về tài chính trong doanh nghiệp.
Zoho People Plus: Một nền tảng hợp nhất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả.
Ngoài ra, Zoho One - Hệ điều hành doanh nghiệp toàn diện - nơi hợp nhất tất cả các phòng ban của một doanh nghiệp với tích hợp hơn 45 giải pháp hỗ trợ tối ưu hoá các hoạt động của tổ chức.
Zoho One được thiết kế nhằm thúc đẩy sự gắn kết và xoá bỏ các rào cản giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp quá trình hợp tác, phát triển thuận lợi.
Lời kết
Chuyển đổi số doanh nghiệp mang lại nhiều cơ hội lẫn thách thức cho doanh nghiệp. Việc nắm bắt cơ hội và tận dụng lợi thế từ các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ sẵn có giúp quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và đúng định hướng.
Hệ sinh thái Zoho mang đến nhiều giải pháp công nghệ số trải dài trên nhiều lĩnh vực và phòng ban, phù hợp với mọi quy mô tổ chức.
Với phương châm hoạt động hướng đến tính bảo mật cá nhân và tập trung phát triển sản phẩm một cách tối ưu nhất, các ứng dụng từ Zoho được tin dùng và lựa chọn trên khắp giới. Tìm hiểu thêm về hành trình của chúng tôi và hệ sinh thái các giải pháp Zoho tại đây.
Comments