Os documentos são essenciais para uma empresa, pois reúnem todas as atividades da corporação, os serviços executados, dados financeiros, jurídicos e mais. Por isso, o gerenciamento de arquivos é parte crucial do trabalho diário dos gestores.
Sem os dados organizados, as empresas param de funcionar e podem ter muitos prejuízos. A informação é um ativo importante e, com a transformação digital, a possibilidade de transformá-la em valor de negócio se tornou ainda maior.
Se a sua empresa ainda não implementou um bom gerenciamento de arquivos, confira as nossas dicas para escolher a melhor estratégia de armazenamento, garantindo a eficiência nos processos empresariais e facilitando o trabalho diário!
Por que o gerenciamento de arquivos é tão importante para uma empresa?
Toda empresa tem que lidar com um grande número de documentos de naturezas diferentes. Esses arquivos entregam informações e fazem funcionar os processos. Para gerenciar esses papéis, é necessário ter métodos e ferramentas eficientes.
O bom gerenciamento de arquivos cria processos para garantir o controle e arquivamento adequado de documentos de qualquer tipo.
Ou seja, é preciso mais do que uma grande pasta para onde vão os documentos. Eles devem estar acessíveis e organizados para que fluxos inteiros não sejam parados pela sua perda.
O foco é facilitar a localização dos documentos mais visualizados, além de proteger os que precisam de certo grau de segurança.
7 dicas para fazer um gerenciamento de arquivos online eficaz
O gerenciamento de arquivos desempenha um papel essencial na gestão empresarial. Para implementá-lo, é necessário inserir algumas práticas na rotina.
Então, continue a leitura e conheça 7 dicas que vão te ajudar a melhorar o gerenciamento de arquivos na sua empresa!
1. Organize bem as pastas
Crie listas ou tabelas para fazer o gerenciamento de arquivos com mais facilidade, categorizando o seguinte:
● Podem ser armazenados digitalmente: por exemplo, registros e relatórios;
● Não há necessidade de digitalizar ou salvar após o uso.
Para fazer a organização, colete os documentos, remova os que são considerados inúteis, separe um espaço para fazer o gerenciamento de arquivos e crie uma maneira de simplificar documentos e pastas (por data e ordem alfabética, por exemplo).
A criação de novos documentos também deve estar dentro de regras: um guia de estilo, os dados necessários, modelos que são o padrão a ser seguido e mais.
Essa organização deve ser bem pensada, pois o colaborador precisa do máximo de eficiência para procurar um arquivo.
2. Use nomenclaturas consistentes
A dificuldade de encontrar arquivos importantes pode prejudicar os fluxos empresariais, então opte pela padronização na hora do gerenciamento. Assim, mesmo quando os arquivos forem nomeados e armazenados por pessoas diferentes, haverá organização.
Evite tempo perdido para encontrar documentos ao criar um código específico que ajude na localização, referentes ao setor, autor, tipo de documento, a sua finalidade, se são ativos (de uso frequente) ou não, ou outras distinções que façam sentido para a sua empresa.
3. Faça o controle de versões
Controlar versões de arquivos é uma prática essencial. Você verá as alterações feitas em um documento ao longo do tempo, podendo comparar as versões e evitar qualquer perda de dados.
Então, escolha um software que te ajude nesse controle, com recursos integrados. O sistema irá registrar as alterações, exclusões ou adições, e você terá um histórico inteiro para conferir.
4. Fique atento ao compartilhamento e colaboração nos arquivos
O compartilhamento e colaboração nos arquivos é necessário para o dia a dia de diversas empresas, seja no formato de trabalho remoto, híbrido ou presencial. É sempre preciso que a equipe possa trabalhar em um documento em tempo real.
Então, gerencie bem as permissões de acesso e compartilhamento. Cada usuário deve ter a sua atribuição e ter acesso aos documentos necessários.
5. Garanta segurança e privacidade no gerenciamento de arquivos
Os procedimentos gerais de segurança para os arquivos digitais incluem o backup regular do documento e o salvamento da cópia de backup do documento em um local diferente do disco rígido do documento original.
O armazenamento externo é melhor para proteger os seus dados de desastres naturais, então a nuvem é uma ótima opção. É preciso restringir acessos a certos documentos, proteger alguns arquivos por senha, monitorar o tráfego e utilizar a criptografia.
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6. Faça backups regulares
Armazenar os arquivos em um único lugar é ideal para a sua organização e controle, mas pode ser prejudicial à segurança dos documentos.
Primeiro, porque, se ocorrer algum problema, todos eles serão perdidos de uma vez. Segundo, por causa do perigo de roubo de dados. Então, o essencial é estar bem protegido contra problemas através de softwares seguros, com senhas, limitações de acesso, backup e outros recursos.
7. Faça revisões para aplicar correções
É essencial realizar revisões periódicas para identificar erros e fazer correções. Assim, você irá se livrar de erros, inconsistências, documentos desatualizados ou desorganizados.
Gostou das dicas? Confira mais sobre como aliar trabalho remoto ao gerenciamento de arquivos eficiente!
Ferramenta para gerenciamento de arquivos e armazenamento
Esperamos que as dicas de gerenciamento de arquivos apresentadas aqui te ajudem a melhorar as atividades de sua empresa. Para isso, coloque em prática o quanto antes, e não deixe de utilizar a ferramenta ideal para essa gestão, ou poderá ter prejuízos.
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