تقسيم العمل على نحو أفضل باستخدام مخطط استخدام الموارد
من السهل العثور على أعضاء مهمين لفريقك، إلا أن التحدي الحقيقي يكمن في إقناعهم بالعمل كفريق. إليك مخطط يساعدك في التأكد من توزيع المهام بالتساوي على زملائك في الفريق. يمنحك مخطط استخدام الموارد فكرة عن الشخص المتاح، والشخص المشغول، والشخص المكلّف بقدر زائد من العمل من فريقك.
ما المقصود بمخطط استخدام الموارد؟
لا يمثّل مخطط استخدام الموارد المخطط النموذجي، فهو يمنحك عرضًا عن مدى التوازن بين ساعات عمل فريقك وساعات فراغه. إليك ما ستكتشفه في هذا المخطط:
الترميز اللوني
يكون العمل ضمن ساعات العمل المتاحة. قد يكون لدى الشخص وقت فراغ بناءً على مدى امتلاء نطاق تاريخ محدد.
تتخطى ساعات العمل للشخص ساعات العمل المتاحة.
أشرطة المهام
لكل مهمة، يمتد شريط أفقي يغطي مدتها الزمنية. يمكنك تمرير الأشرطة عبر التواريخ لإعادة جدوَلة العمل، أو سحبها وإفلاتها لإعادة تعيين العمل إلى مستخدم آخر مباشرةً من المخطط.
طرق العرض
طريقة العرض الشريط - تمثّل الأشرطة الأفقية لكل موظف المدى الأقصى لانشغال جدوله بالنسبة إلى ساعات العمل المتاحة.
طريقة العرض خريطة التمثيل اللوني - تساعد خرائط التمثيل اللوني في توفير عرض مرئي أفضل للجداول المنفصلة من خلال إظهار مدى انشغال شخص ما بالنسبة إلى ساعات العمل المتاحة.
معرفة مدى التوفّر بنظرة سريعة
من خلال مخطط استخدام الموارد، يمكنك معرفة كيف يقضي كل عضو من فريقك وقته من دون أن تضطر إلى احتساب الساعات يدويًا. تم تصميم المخطط بحيث يتيح لك تقييم المعلومات بسرعة واتخاذ إجراءات بناءً عليها على الفور.
أفضل تخصيص مناسب
قم بتمكين فريقك من تحقيق أفضل نتائج عن طريق توزيع العمل حسب الموارد ومعدل التوفّر. عندما تكون لديك مهمة تريد إضافتها، يساعدك هذا المخطط في تحديد الشخص الذي يملك وقت فراغ كافيًا لتكليفه بها.
عرض الجدول للفترة الزمنية المحددة
إذا أردت الاطّلاع على جدول فريقك خلال فترة زمنية محددة، فيمكنك الاعتماد علينا. اطّلع على جدول تعيين المهام يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، أو حدد نطاق تاريخ مخصصًا باستخدام التقويم.
إضافة المهام وإدارتها
لا تكتفِ بنظرة سريعة، بل اتّخذ الإجراءات بناءً على ملاحظاتك أيضًا! أضِف مهامًا جديدة بنقرة واحدة، أو اسحب شرائط المهام وافلتها لإعادة تعيينها إلى عضو مختلف، أو مرّر شريط المهمة لإعادة جدوَلتها أو تعديل ساعات العمل عليها.
