برنامج إدارة المشاكل
تُعدّ المشاكل جزءًا لا يمكن تفاديه من أي مهمة، سواء كانت مشروع تطوير برنامج عالي المستوى يمتد على مدار أشهر عديدة، أم جهدًا تعاونيًا قصير الأمد لحدث جماعي يمتد لأيام؛ لأن الأخطاء ملازمة للطبيعة الإنسانية. وتسمى عملية تحديد هذه المشاكل وتتبعها وإصلاحها إدارة المشاكل أو تتبع الأخطاء، مع استخدام المصطلحين "الأخطاء" و"المشاكل" بالتبادل.
لماذا أحتاج إلى أداة تتبع المشاكل؟
مع توسع عملك وزيادة حجم الفرق، هناك هامش أكبر للأخطاء حيث يمكن تجاهل المشاكل أو إهمالها. عندما يصبح العمل أكثر تعقيدًا، قد لا يكون مجرد إدراج الأخطاء على ورقة وإرسالها عبر البريد كافيًا. لمساعدة فريقك في التركيز على الأسئلة المناسبة وإصلاح المشاكل وحلها بنجاح، يجب أن تكون هناك رؤية كاملة لعملية تتبع المشاكل.
وهذا ما نهدف إلى منحك إياه بواسطة برنامج Issue tracker من Zoho Projects. قم بتصنيف المشاكل بشكل صحيح وتتبعها عن كثب وإنشاء تقارير شاملة وإجراء عمليات التصعيد في الوقت المناسب وأتمتة الإجراءات والتنبيهات لجعل عملية تتبع الأخطاء فعالة بالفعل.
الفوائد الرئيسية لبرنامج تتبع المشاكل
- احصل على رؤية شاملة للمشاكل التي لم يتم حلها من خلال طرق عرض تتم تصفيتها حسب درجة الخطورة والفئة وتاريخ الاستحقاق.
- نظّم المشاكل بشكل منتظم باستخدام مهام سير العمل المخصصة وقواعد العمل.
- تتبع المشاكل عن كثب وحدد العوائق بشكل أسرع بمساعدة التقارير الشاملة.
- قم بأتمتة التذكيرات وإرسال إشعارات إلى الأشخاص والفرق المناسبين عن طريق تعيين أنماط الإشعارات.
- قم بإصلاح المشاكل بشكل أسرع من خلال الوصول السهل إلى الحلول والمحفوظات والتعليقات لكل مشكلة.
- قم بتحسين الإنتاجية وتجنب إهدار الوقت عن طريق فهم أي مشاكل هي قابلة للتكرار وإلى أي مدى.
إرسال المشاكل وتنظيمها
يتيح IssueTracker للمسؤولين تكوين الأذونات استنادًا إلى الحالة أو تغيير حالة المشكلة مع تقدّم الأعمال أو حذف المشكلة. يمكنك إدارة المشاكل بسهولة إلى جانب مهام المشروع والتأكد من أن عملك يسير على نحو صحيح دائمًا.
مهام سير العمل المخصصة
يمكنك استيراد المهام مع مهامها الفرعية بشكل يسمح لك بالاحتفاظ بهيكلية تقسيم العمل (WBS) لمشروع MS في Zoho Projects.
التقارير الشاملة للمشاكل
احصل على تقارير أساسية ومتقدمة حول المشاكل استنادًا إلى الحالة والشخص الذي تم تعيينها له والتصعيد ودرجة الخطورة والتصنيف وما إلى ذلك، حتى تعرف تمامًا كيفية تقدم عملك. يمكنك أيضًا التكامل مع Zoho Analytics للحصول على تقارير ولوحات معلومات إضافية.
تحديد قواعد العمل
قم بإعداد قواعد العمل لمساعدتك في تنفيذ الإجراءات بشكل مؤتمت، مثل تغيير درجة الخطورة أو الأولوية أو الوحدة أو نوع المشكلة وتعيين المشكلة إلى مستخدم والمزيد غير ذلك. حدد متى سيتم تشغيل هذه القواعد وستكون على أتم الاستعداد للعمل!
تكوين الإشعارات
تسمح وحدة تتبع المشاكل بأتمتة الإشعارات بالبريد الإلكتروني إلى المستخدمين بشأن الأحداث المختلفة التي تقع أثناء دورة حياة تتبع المشاكل ضمن مشروع معين. يمكنك تكوين الإشعارات عند تعيين مشكلة لك أو عند إنشائها أو حلها طبقًا لاحتياجات مؤسستك.
طريقة عرض المشاكل الخاصة بي
توفر طريقة عرض المشاكل الخاصة بي طريقة عرض موحدة للمشاكل التي أبلغت عنها أو تم تعيينها لك. يساعدك ذلك في تنظيم عملك بشكل أفضل وتركيز وقتك على المشاكل بحسب الأولوية وعدم السماح بإهمال الأخطاء.
