إخلاء المسؤولية في رسالة البريد الإلكتروني
نصوص إخلاء المسؤولية في رسائل البريد الإلكتروني/المجال هي حواشٍ سفلية على مستوى المؤسسة، تُضاف إلى نهاية كل رسائل البريد الإلكتروني المرسَلة من المؤسسة.
إخلاء المسؤولية في رسالة البريد الإلكتروني
إخلاء المسؤولية في رسالة البريد الإلكتروني/المجال هو فقرة أو جزء من نص ملحق بأسفل البريد الإلكتروني، كإشعار قانوني مقترن بإشعار السرية. ويشار إليه أيضًا بتذييل البريد الإلكتروني وتوقيع المؤسسة والنصوص المعيارية للبريد الإلكتروني وهو مشترك للمؤسسة بأكملها.
ميزة إعداد إخلاء مسؤولية في Zoho Mail عن توقيع البريد الإلكتروني لكل مستخدم هي إضافة إخلاء المسؤولية السري إلى رسائل البريد الإلكتروني، حتى عند إرسالها من عملاء بريد POP أو IMAP آخرين باستخدام خوادم SMTP التابعة لـ Zoho. يدعم Zoho Mail تنسيق النص المنسّق لنصوص إخلاء المسؤولية. قد يفوت المستخدمون إضافة النص أو يكون لديهم بعض أخطاء الكتابة أو قد يكون التنسيق غير متسق.
تكون نصوص إخلاء المسؤولية في رسالة البريد الإلكتروني خاصة بالمجال. إذا كانت لديك عدة مجالات مكوَّنة، فيمكنك إضافة إخلاء مسؤولية لكل مجال من المجالات في مؤسستك.
افترض أن لديك مجالين، zylker.com وzylkertravels.com، مع نصوص إخلاء المسؤولية في رسالة البريد الإلكتروني مكوَّنة لكلا المجالين. إذا كانت لدى المستخدم حسابات بريد إلكتروني في كلا المجالين، فسيُضاف إخلاء المسؤولية الخاص بالمجال الذي يختاره المستخدم عند إرسال البريد الإلكتروني إلى البريد الإلكتروني. فإذا تم إرسال البريد الإلكتروني من rebecca@zylker.com، فسيُضاف إخلاء المسؤولية لمجال zylker.com إلى البريد الإلكتروني.
خطوات إضافة إخلاء المسؤولية في رسالة البريد الإلكتروني:
- سجّل الدخول إلى لوحة تحكم Zoho Mail.
- انتقل إلى قائمة المجالات، وحدد المجال الذي تريد تكوين إخلاء مسؤولية عن المجال له.
- انتقل إلى علامة تبويب الإعدادات وحدد موقع قسم إخلاء المسؤولية عن المجال.
- انقر فوق إخلاء مسؤولية.
- في حقل النص الذي يفتح، أدخل إخلاء المسؤولية ونسِّق المحتوى وفقًا لمتطلباتك.
- يمكنك إعداد نصوص إخلاء مسؤولية مخصصة لمجالات متعددة في مؤسستك.
تأكد من إخبار المستخدمين بأنه ستتم إضافة نص إخلاء المسؤولية على مستوى الخادم. ومن ثَمَّ، إذا أُضيف نص إخلاء المسؤولية في توقيعات أي مستخدم، فستتعين عليه إزالة الخيار، بمجرد قيامك بتطبيق نصوص إخلاء المسؤولية.
نصيحة:
عند إضافة إخلاء مسؤولية للمجال، قد يؤدي هذا إلى عرض مجموعة متعددة من نصوص إخلاء المسؤولية في نهاية رسائل البريد الإلكتروني لسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة داخل المؤسسة. لا يمكن تجنب ذلك لأن إخلاء المسؤولية بمجرد إضافته سيصبح جزءًا من البريد الإلكتروني، ولا يمكن إزالته تلقائيًا أثناء الردود أو إعادة التوجيه. عند الرد على البريد الإلكتروني نفسه أو إعادة توجيهه مرة أخرى، يُضاف إخلاء مسؤولية آخر في النهاية، ما يجعل نصوص إخلاء المسؤولية المتعددة تشغل مساحة وحجمًا أكبر نسبيًا في البريد الإلكتروني. لذا تأكد من أن إخلاء المسؤولية الخاص بك قصير وبسيط وصغير الحجم نسبيًا. سيتم حساب حجم البريد الإلكتروني مع نص إخلاء المسؤولية الذي قمت بإضافته.
نص نموذج إخلاء المسؤولية
يتوفر نموذج إخلاء مسؤولية أدناه كمرجع لك.
تحتوي هذه الرسالة على معلومات سرية وهي مخصصة فقط للشخص المذكور اسمه. إذا لم تكن أنت المرسل إليه المذكور اسمه، فيتعين عليك عدم نشر هذا البريد الإلكتروني أو توزيعه أو نسخه. ولا يمكنك استخدام أي مرفقات في البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهها. يُرجى إعلام المرسل فورًا عبر البريد الإلكتروني إذا تلقيت هذا البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ وحذفه من النظام. شركة X، جناح# 1، الشارع، المدينة، البلد، www.company.com
ملاحظة:
- تتم إضافة نصوص إخلاء المسؤولية على مستوى المجال للمؤسسة بأكملها.
- يتم إعداد التوقيعات على مستوى المستخدم وتتضمن بشكل عام تفاصيل مثل اسم المستخدم ومنصبه ومعلومات موقع العمل، وتنطبق فقط على واجهة الويب