الآن وقد أصبحت تعرف أهمية برامج مكتب المساعدة وقررت شراء واحدٍ لشركتك، من المحتمل أن تجد نفسك أمام خيارات متعددة. لتخفيف العبء عليك، إليك قائمة بالعوامل التي يجب أخذها بالاعتبار قبل التركيز على برنامج مكتب المساعدة المناسب:
حجم الفريق
يؤدي حجم فريقك دورًا مهمًا في تحديد برنامج مكتب المساعدة المناسب لك. إذا كان لديك فريق كبير، فابحث عن خطط الأسعار التي تناسب حجم فريقك. من ناحية أخرى، إذا كنت جزءًا من فريق صغير أو موظفًا مستقلاً، فيجب أن تحصل على برنامج لا يوفّر الميزات الضرورية بتكلفة منخفضة فحسب، بل يتميز أيضًا بالمرونة الكافية لاستيعاب التوسع في المستقبل. لتخطي الحدود في مجال خدمة العملاء، تحتاج إلى البرنامج الذي يناسب فريقك.
الميزانية
إذا كنت شركة مبتدئة، فاحرص جدًا على اختيار برنامج مكتب المساعدة المناسب. لا يمكنك تحمل إنفاق جزء كبير من ميزانيتك على خدمة العملاء عندما يكون لديك أقسام أخرى يجب الاهتمام بها أيضًا.
الميزات وعمليات التكامل
أثناء القراءة عن الميزات، من المهم الابتعاد عن المصطلحات المعقدة واستخدام لغة سهلة في نسخة المنتج. حلل ما إذا كانت مجموعة الميزات تجعل التعاون بين وكلائك أبسط وأكثر إنتاجية. بشكل عام، تريد التأكد من أن مكتب المساعدة الذي اخترته يتضمن أتمتة المهام وإمكانات التكامل مع الجهات الخارجية للتعويض عن أي أوجه قصور محتملة. إذا كان لدى شركتك فِرق خدمة أو علامات تجارية متعددة، فتأكد من أن كل الأشخاص المعنيين بالفِرق والعلامات التجارية سيكونون قادرين على استخدام البرنامج من حساب واحد.
نطاق العلامة التجارية
تعرّف على القنوات التي يستخدمها عملاؤك للاتصال بشركتك. إذا كان معظم عملائك يتواصلون معك عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، فتحقق مما إذا كان برنامج مكتب المساعدة يدعم هذه القنوات. تأكد من إجراء تكامل ما بين برنامج مكتب المساعدة ومنصات مواقع التواصل الاجتماعي لتتبع الاتجاهات ومعالجة ملاحظات العملاء.
ملاحظات العملاء
تؤدي قراءة ملاحظات العملاء دورًا كبيرًا في تحديد برنامج مكتب المساعدة الأنسب لك. تحقق من جودة البرنامج من خلال قراءة ملاحظات العملاء. دقّق في ملاحظاتهم وابحث عن قصص النجاح قبل اتخاذ قرار نهائي.
بشكل عام، ابحث عن البرنامج الذي يمكنك استخدامه من دون أن ينهكك.